檔案用印管理辦法一、總則（一）目的為加強公司檔案用印管理，規(guī)范用印行為，維護公司印章使用的嚴(yán)肅性和權(quán)威性，確保公司檔案的真實性、合法性和完整性，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及下屬單位在檔案管理過程中涉及的印章使用。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保用印行為合法合規(guī)。2.審批嚴(yán)格原則：建立健全用印審批制度，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自用印。3.登記備案原則：對每一次用印進行詳細登記備案，以便追溯和查詢。4.專人負責(zé)原則：指定專人負責(zé)印章的保管和使用，確保印章安全。二、印章種類及使用范圍（一）公司公章1.用于以公司名義發(fā)布的各類文件、通知、報告、函件等。2.用于簽訂合同、協(xié)議等具有法律效力的文件。3.用于證明公司身份、資質(zhì)、榮譽等相關(guān)文件。（二）檔案專用章1.用于公司檔案管理部門出具的檔案證明、檔案借閱登記等與檔案管理相關(guān)的文件。2.用于在檔案復(fù)印件上加蓋確認(rèn)章，以證明復(fù)印件與原件一致。（三）部門章1.各部門根據(jù)工作需要，經(jīng)公司批準(zhǔn)刻制的部門章，用于本部門內(nèi)部文件、通知等的發(fā)布。2.部門章的使用范圍僅限于本部門業(yè)務(wù)相關(guān)事項，不得對外簽訂合同或出具具有法律效力的文件。三、印章保管（一）保管人員1.公司公章由公司辦公室指定專人保管，檔案專用章由檔案管理部門指定專人保管，部門章由各部門指定專人保管。2.印章保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，熟悉印章管理規(guī)定，嚴(yán)格遵守用印流程。（二）保管要求1.印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險柜、專用印章盒等，并配備必要的防盜、防火、防潮設(shè)施。2.印章保管人員不得將印章轉(zhuǎn)借他人使用，不得擅自委托他人代管印章。3.印章保管人員因工作調(diào)動、離職等原因不再負責(zé)印章保管時，應(yīng)及時辦理印章交接手續(xù)，確保印章安全移交。四、用印審批（一）審批流程1.填寫用印申請表：使用印章前，申請人應(yīng)填寫《用印申請表》，詳細注明用印事由、用印文件名稱、用印份數(shù)、用印日期等信息，并簽字確認(rèn)。2.部門負責(zé)人審核：申請人所在部門負責(zé)人對用印事由進行審核，簽署意見并簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門審核：涉及檔案相關(guān)文件用印的，需經(jīng)檔案管理部門審核，確認(rèn)文件內(nèi)容與檔案記錄相符，簽署意見并簽字確認(rèn)。4.分管領(lǐng)導(dǎo)審批：經(jīng)部門負責(zé)人和檔案管理部門審核通過后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批，分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)具體情況簽署審批意見并簽字確認(rèn)。5.主要領(lǐng)導(dǎo)審批（如需）：對于重要文件、重大事項或涉及公司核心利益的用印，需報主要領(lǐng)導(dǎo)審批，主要領(lǐng)導(dǎo)簽署審批意見并簽字確認(rèn)。（二）審批權(quán)限1.一般性文件用印，由分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.涉及公司重要決策、重大合同、對外投資等文件用印，需報主要領(lǐng)導(dǎo)審批。3.部門章的使用，由各部門負責(zé)人審批，但涉及重要事項的仍需按照上述流程報分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）特殊情況處理1.如遇緊急情況，無法按照正常審批流程進行用印時，申請人應(yīng)電話請示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后先行用印，并在事后及時補辦審批手續(xù)。2.對于因時間緊迫等原因需要在非工作時間用印的，申請人應(yīng)提前與印章保管人員溝通協(xié)調(diào)，經(jīng)同意后按照規(guī)定流程進行用印。五、用印登記（一）登記內(nèi)容印章保管人員在用印時，應(yīng)詳細填寫《用印登記簿》，登記內(nèi)容包括用印日期、用印文件名稱、用印事由、用印份數(shù)、申請人姓名、審批人姓名、用印情況說明等。（二）登記要求1.用印登記應(yīng)及時、準(zhǔn)確、完整，不得遺漏或虛假登記。2.《用印登記簿》應(yīng)妥善保管，保存期限不少于[X]年，以便查閱和追溯。六、用印操作（一）用印前檢查1.印章保管人員在用印前，應(yīng)對用印文件進行認(rèn)真檢查，確保文件內(nèi)容合法合規(guī)、格式規(guī)范、簽字蓋章齊全。2.檢查用印文件的紙張質(zhì)量，避免因紙張破損、受潮等原因影響用印效果。（二）用印方法1.使用紅色印泥或電子印章進行用印，確保印章清晰、端正、完整。2.用印位置應(yīng)準(zhǔn)確無誤，一般應(yīng)蓋在文件落款處或指定的蓋章位置。3.對于多頁文件，應(yīng)逐頁加蓋印章，并在騎縫處加蓋騎縫章，確保文件的完整性和連續(xù)性。（三）用印后處理1.用印完成后，印章保管人員應(yīng)及時將印章歸位保管，并對用印文件進行整理和歸檔。2.對用印文件的復(fù)印件或掃描件，應(yīng)注明“與原件一致”字樣，并加蓋檔案專用章或相關(guān)印章。七、檔案用印的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司辦公室定期對各部門印章使用情況進行檢查，重點檢查用印審批手續(xù)是否齊全、用印登記是否規(guī)范、印章保管是否安全等。2.檔案管理部門對涉及檔案用印的文件進行定期抽查，確保檔案用印符合規(guī)定要求。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、審計部門、紀(jì)檢監(jiān)察部門等的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)部門的工作，如實提供印章使用情況和相關(guān)資料。2.對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行整改，對違規(guī)用印行為依法依規(guī)進行嚴(yán)肅處理。八、責(zé)任追究（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自用印的。2.超越審批權(quán)限用印的。3.在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上用印的。4.用印文件內(nèi)容虛假、違法違規(guī)的。5.未按規(guī)定進行用印登記或登記不實的。6.因保管不善導(dǎo)致印章丟失、被盜用的。（二）責(zé)任追究方式1.對于違規(guī)用印行為，視情節(jié)輕重，給予責(zé)任人批評教育、警告、罰款、降職、撤職等處分。2.因違規(guī)用印給公司造成經(jīng)濟損失的，責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.構(gòu)成違法犯罪的，依法移送司法機關(guān)追究刑事責(zé)任。九、附則（一）解釋權(quán)本辦法由公司辦公室負責(zé)