檔案借調(diào)管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司檔案管理，規(guī)范檔案借調(diào)行為，確保檔案的安全與完整，保障公司各項工作的正常開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門、分支機構(gòu)以及因工作需要借調(diào)公司檔案的外部單位和個人。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案借調(diào)必須遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司的相關(guān)規(guī)定。2.安全保密原則：確保檔案在借調(diào)過程中的安全，嚴(yán)格保護(hù)檔案信息的保密性，防止檔案信息泄露。3.審批規(guī)范原則：借調(diào)檔案需經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，明確審批權(quán)限和責(zé)任。4.限時歸還原則：借調(diào)檔案應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還，確需延期的，應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)。二、檔案借調(diào)申請（一）申請主體1.公司內(nèi)部部門因工作需要，需借調(diào)其他部門檔案的，由借調(diào)部門填寫檔案借調(diào)申請表。2.外部單位或個人因工作需要借調(diào)公司檔案的，需向公司檔案管理部門提交檔案借調(diào)申請。（二）申請內(nèi)容1.借調(diào)檔案的名稱、數(shù)量、用途及預(yù)計歸還時間。2.借調(diào)單位或個人的基本信息，包括名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系方式等。3.借調(diào)檔案的使用范圍和保密承諾。（三）申請流程1.內(nèi)部借調(diào)申請：借調(diào)部門將填寫完整的檔案借調(diào)申請表提交至本部門負(fù)責(zé)人審批，部門負(fù)責(zé)人審核同意后，報檔案管理部門審批。2.外部借調(diào)申請：外部單位或個人將檔案借調(diào)申請?zhí)峤恢凉緳n案管理部門，檔案管理部門對申請進(jìn)行初審，初審?fù)ㄟ^后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。三、檔案借調(diào)審批（一）審批權(quán)限1.內(nèi)部借調(diào)檔案，檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批同意后，即可辦理借調(diào)手續(xù)。2.外部借調(diào)檔案，公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，檔案管理部門方可辦理借調(diào)手續(xù)。對于涉及重要檔案或借調(diào)期限較長的申請，需報公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）審批內(nèi)容1.借調(diào)申請的真實性和必要性。2.借調(diào)單位或個人的資質(zhì)和信譽。3.借調(diào)檔案的安全保密措施是否可靠。4.借調(diào)期限是否合理。（三）審批流程1.檔案管理部門收到借調(diào)申請后，對申請內(nèi)容進(jìn)行審核，審核通過后提交至相應(yīng)審批人。2.審批人對借調(diào)申請進(jìn)行審批，簽署審批意見。同意借調(diào)的，明確借調(diào)期限、歸還時間等要求；不同意借調(diào)的，說明理由。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見，通知借調(diào)單位或個人審批結(jié)果。四、檔案借調(diào)手續(xù)辦理（一）借閱登記1.借調(diào)申請經(jīng)審批同意后，借調(diào)單位或個人到檔案管理部門辦理借閱登記手續(xù)。2.檔案管理部門工作人員根據(jù)借調(diào)申請表，詳細(xì)填寫檔案借閱登記表，記錄借調(diào)檔案的名稱、數(shù)量、借調(diào)時間、預(yù)計歸還時間、借調(diào)單位或個人等信息。（二）檔案交付1.檔案管理部門工作人員按照檔案借閱登記表的記錄，向借調(diào)單位或個人交付檔案。2.借調(diào)單位或個人應(yīng)對所借檔案進(jìn)行核對，確認(rèn)檔案的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)檔案有破損、缺頁等情況，應(yīng)及時向檔案管理部門提出。（三）借閱憑證發(fā)放檔案管理部門向借調(diào)單位或個人發(fā)放檔案借閱憑證，借閱憑證應(yīng)注明借調(diào)檔案的相關(guān)信息、借調(diào)期限等內(nèi)容。借調(diào)單位或個人應(yīng)妥善保管借閱憑證，以備查驗。五、檔案借調(diào)期間管理（一）借調(diào)單位或個人責(zé)任1.借調(diào)單位或個人應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司的檔案管理規(guī)定，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、銷毀所借檔案。2.借調(diào)單位或個人應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的保管，確保檔案的安全。檔案存放地點應(yīng)符合安全保密要求，防止檔案丟失、損壞或泄露。3.借調(diào)單位或個人在使用檔案過程中，如需對檔案進(jìn)行復(fù)印、摘錄等操作，應(yīng)事先征得檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行。復(fù)印、摘錄的檔案應(yīng)妥善保管，不得隨意傳播。（二）檔案管理部門監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)定期對借調(diào)檔案的使用情況進(jìn)行檢查，確保借調(diào)檔案按照規(guī)定的用途使用，未出現(xiàn)違規(guī)行為。2.如發(fā)現(xiàn)借調(diào)單位或個人存在違反檔案管理規(guī)定的行為，檔案管理部門有權(quán)責(zé)令其立即改正，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。（三）檔案歸還1.借調(diào)單位或個人應(yīng)在借調(diào)期限屆滿前，將所借檔案歸還至檔案管理部門。如因特殊原因需要延期歸還的，應(yīng)提前向檔案管理部門提出書面申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。2.檔案管理部門工作人員在接收歸還檔案時，應(yīng)認(rèn)真核對檔案的數(shù)量、完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借調(diào)單位或個人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.檔案歸還后，檔案管理部門工作人員應(yīng)在檔案借閱登記表上注明歸還時間，并將借閱憑證收回。六、檔案借調(diào)保密規(guī)定（一）保密責(zé)任1.借調(diào)單位或個人在借調(diào)檔案期間，應(yīng)嚴(yán)格履行保密義務(wù)，對所借檔案涉及的公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、個人隱私等信息予以保密。2.未經(jīng)公司書面同意，借調(diào)單位或個人不得將所借檔案提供給任何第三方使用，不得在公開場合披露檔案內(nèi)容。（二）保密措施1.借調(diào)單位或個人應(yīng)采取必要的保密措施，如對檔案存放地點進(jìn)行保密管理，限制無關(guān)人員接觸檔案等。2.在使用檔案過程中，如需對檔案進(jìn)行處理，應(yīng)在符合保密要求的環(huán)境下進(jìn)行，并確保處理后的檔案信息不被泄露。（三）違規(guī)處理如借調(diào)單位或個人違反檔案借調(diào)保密規(guī)定，給公司造成損失的，應(yīng)依法承擔(dān)賠償責(zé)任。公司將視情節(jié)輕重，對其采取相應(yīng)的法律措施，包括但不限于追究法律責(zé)任、要求賠償經(jīng)濟損失等。七、檔案借調(diào)賠償規(guī)定（一）賠償情形1.借調(diào)單位或個人因保管不善，導(dǎo)致所借檔案丟失、損壞的，應(yīng)按照檔案的重要程度和損失情況，承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。2.借調(diào)單位或個人擅自轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、銷毀所借檔案的，應(yīng)依法承擔(dān)賠償責(zé)任，并接受公司的紀(jì)律處分。（二）賠償方式1.對于能夠修復(fù)的檔案，借調(diào)單位或個人應(yīng)負(fù)責(zé)修復(fù)；無法修復(fù)的，應(yīng)按照檔案的原始價值進(jìn)行賠償。2.賠償方式可以包括現(xiàn)金賠償、實物賠償或其他雙方協(xié)商一致的方式。（三）賠償程序1.檔案管理部門發(fā)現(xiàn)檔案存在丟失、損壞等情況后，應(yīng)及時通知借調(diào)單位或個人，并要求其說明情況。2.借調(diào)單位或個人應(yīng)在接到通知后的規(guī)定時間內(nèi)，提交賠償方案。檔案管理部門對賠償方案進(jìn)行審核，如審核通過，借調(diào)單位或個人應(yīng)按照賠償方案進(jìn)行賠償。3.如借調(diào)單位或個人對賠償責(zé)任存在異議，可在規(guī)定時