江蘇會議管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司/組織會議管理，提高會議效率，確保會議質量，特制定本辦法。本辦法旨在規(guī)范各類會議的組織、安排、記錄及后續(xù)跟進等流程，使會議能夠切實發(fā)揮溝通信息、協(xié)調工作、解決問題、決策部署等作用，促進公司/組織各項工作的順利開展。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織在江蘇省范圍內召開的各類會議，包括但不限于公司級會議、部門會議、專項工作會議、臨時會議等。（三）基本原則1.精簡高效原則：嚴格控制會議數(shù)量、規(guī)模和時間，提高會議效率，避免形式主義，確保會議能夠解決實際問題，達成預期目標。2.規(guī)范有序原則：明確會議組織、參與各方的職責和會議流程，使會議的各個環(huán)節(jié)有章可循，規(guī)范有序進行。3.務實創(chuàng)新原則：注重會議內容的務實性，緊密圍繞公司/組織的中心工作和實際需求安排會議議題，同時鼓勵在會議形式、溝通方式等方面進行創(chuàng)新，以提高會議效果。二、會議分類及職責分工（一）會議分類1.公司級會議：由公司高層領導主持召開，參會人員為公司各部門負責人及相關重要崗位人員，主要討論公司戰(zhàn)略規(guī)劃、年度工作計劃、重大決策事項等全局性工作。2.部門會議：由各部門負責人組織召開，部門內部成員參加，主要傳達公司會議精神，安排本部門工作任務，協(xié)調部門內部工作等。3.專項工作會議：針對公司特定的專項工作或項目召開，由相關專項工作負責人或項目負責人召集，涉及的相關部門及人員參加，旨在推進專項工作的順利進行，解決專項工作中遇到的問題。4.臨時會議：因工作中出現(xiàn)突發(fā)情況或緊急問題需要及時溝通協(xié)調而臨時召開的會議，參會人員根據(jù)具體情況確定。（二）職責分工1.會議召集人職責公司級會議：公司高層領導作為召集人，負責確定會議主題、議程、參會人員范圍等，主持會議并引導會議討論方向，做出決策或明確工作要求。部門會議：各部門負責人為召集人，負責組織本部門會議，確定會議時間、地點、議題，傳達上級會議精神，安排本部門工作，并督促會議決議的執(zhí)行。專項工作會議：專項工作負責人或項目負責人作為召集人，負責發(fā)起專項工作會議，明確會議目的、議程，協(xié)調相關部門及人員參會，推動專項工作的開展，并及時向公司領導匯報專項工作進展情況。臨時會議：由相關工作的負責人或發(fā)現(xiàn)問題的人員作為召集人，根據(jù)緊急情況迅速確定會議時間、地點、參會人員，明確會議要解決的問題，組織召開臨時會議，并跟進問題的解決情況。2.會議組織者職責負責會議的籌備工作，包括確定會議場地、通知參會人員、準備會議資料、安排會議設備等，確保會議順利進行。協(xié)助會議召集人維護會議秩序，記錄會議內容，整理會議紀要，并按照規(guī)定流程進行分發(fā)和存檔。3.參會人員職責按時參加會議，遵守會議紀律，不得遲到、早退、缺席。提前準備與會議議題相關的資料，積極參與會議討論，發(fā)表真實、客觀的意見和建議。認真落實會議決議，按照會議要求及時完成相關工作任務，并及時反饋工作進展情況。三、會議籌備（一）會議計劃制定1.會議召集人應根據(jù)工作需要提前制定會議計劃，明確會議主題、目的、時間、地點、議程、參會人員范圍等內容。2.對于涉及多個部門或重要事項的會議，召集人應提前與相關部門或人員進行溝通協(xié)調，確保會議計劃的合理性和可行性。（二）會議通知1.會議組織者應根據(jù)會議計劃及時發(fā)出會議通知，通知方式可采用郵件、內部辦公系統(tǒng)、短信等多種形式，但應確保參會人員能夠及時收到通知。2.會議通知應包含會議的基本信息（如主題、時間、地點、議程等）、參會人員要求及注意事項等內容，如有需要，還應附上相關會議資料。3.對于重要會議，應提前提醒參會人員做好準備，并確認參會人員是否能夠按時參加會議。（三）會議資料準備1.根據(jù)會議主題和議程，會議組織者應準備相關的會議資料，如匯報材料、數(shù)據(jù)報表、討論議題等。2.會議資料應內容準確、簡潔明了，能夠支持會議討論和決策，提前分發(fā)給參會人員，以便參會人員提前熟悉資料內容，提高會議效率。（四）會議場地及設備準備1.根據(jù)會議規(guī)模和要求，選擇合適的會議場地，確保場地環(huán)境舒適、設施齊全，能夠滿足會議的需求。2.提前檢查會議場地的音響設備、投影儀、麥克風、網(wǎng)絡等設備是否正常運行，如有問題及時聯(lián)系相關人員進行維修和調試。3.準備好會議所需的文具、飲用水等物品，為會議的順利進行提供保障。四、會議組織與實施（一）會議簽到1.會議組織者應在會議開始前安排專人負責會議簽到工作，確保參會人員按時簽到。2.簽到方式可采用紙質簽到、電子簽到等多種形式，簽到表應記錄參會人員的姓名、部門、職務等信息。（二）會議開場1.會議開始時，會議召集人應簡要介紹會議的目的、議程和參會人員，強調會議紀律和注意事項。2.按照會議議程依次進行各項議題的討論，召集人應引導會議討論方向，鼓勵參會人員積極發(fā)言，充分發(fā)表意見和建議。（三）會議討論與決策1.參會人員應圍繞會議議題進行充分討論，發(fā)言應簡潔明了、重點突出，避免冗長和無關的發(fā)言。2.對于重要決策事項，應進行充分的論證和分析，廣泛征求參會人員的意見，確保決策的科學性和合理性。3.會議召集人應根據(jù)討論情況及時做出決策或明確工作要求，對于存在爭議的問題，應進一步溝通協(xié)商，達成共識后再做出決策。（四）會議記錄1.會議組織者應安排專人負責會議記錄，記錄內容應準確、完整、客觀，包括會議時間、地點、參會人員、會議議程、討論內容、決策結果等。2.會議記錄可采用紙質記錄或電子記錄的方式，記錄人員應及時整理會議記錄，確保記錄內容清晰、易讀。3.會議記錄應在會議結束后及時整理成會議紀要，經會議召集人審核后分發(fā)至參會人員及相關部門。五、會議紀要（一）會議紀要的內容1.會議紀要應包含會議的基本信息（如會議名稱、時間、地點、參會人員等）、會議議程、主要討論內容、決策結果及工作要求等內容。2.會議紀要應突出重點，簡潔明了，避免冗長和繁瑣的表述，能夠準確反映會議的核心內容和決策要點。（二）會議紀要的撰寫與審核1.會議記錄人員應在會議結束后及時撰寫會議紀要，經會議組織者初步審核后提交給會議召集人進行審核。2.會議召集人應對會議紀要進行認真審核，確保會議紀要內容準確、客觀、完整，符合會議實際情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與會議記錄人員溝通修改。（三）會議紀要的分發(fā)與存檔1.審核通過的會議紀要應及時分發(fā)給參會人員及相關部門，以便參會人員了解會議決策和工作要求，落實會議決議。2.會議紀要應按照公司/組織的檔案管理規(guī)定進行存檔，以便日后查閱和參考。六、會議決議執(zhí)行與跟進（一）責任明確1.會議決議應明確責任部門和責任人，確保每項工作任務都有專人負責落實。2.責任部門和責任人應根據(jù)會議決議制定詳細的工作計劃，明確工作目標、工作步驟、時間節(jié)點等內容，并報上級領導審核備案。（二）進度跟蹤1.責任部門和責任人應定期向上級領導匯報工作進展情況，及時反饋工作中遇到的問題和困難。2.會議召集人或相關領導應定期對會議決議的執(zhí)行情況進行跟蹤檢查，及時掌握工作進度，協(xié)調解決工作中出現(xiàn)的問題。（三）結果反饋1.工作任務完成后，責任部門和責任人應及時向會議召集人或相關領導提交工作成果報告，匯報工作完成情況及取得的成效。2.會議召集人或相關領導應對工作成果進行評估和驗收，如發(fā)現(xiàn)工作未達到預期目標，應責令責任部門和責任人進行整改，直至達到要求。七、會議評估與改進（一）定期評估1.公司/組織應定期對會議的組織和效果進行評估，評估內容包括會議的效率、質量、參會人員滿意度等方面。2.評估方式可采用問卷調查、座談會、個別訪談等多種形式，廣泛征求參會人員及相關部門的意見和建議。（二）問題分析與改進措施1.根據(jù)會議評估結果，分析會議組織和實施過程中存在的問題，如會議議題設置不合理、會議時間過長、溝通不暢等。2.針對存在的問題，制定相應的改進措施，明確責任部門和責任人，限期進行整改。（三）持續(xù)優(yōu)化