清收檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司清收檔案管理，規(guī)范清收檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保清收檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，為公司清收工作提供有力支持，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有涉及清收業(yè)務(wù)的檔案管理，包括但不限于各類債權(quán)債務(wù)檔案、訴訟及執(zhí)行檔案、清收過程中形成的各類文件資料等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則清收檔案由公司指定的專門部門或機(jī)構(gòu)進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)完整原則清收檔案應(yīng)如實(shí)反映清收業(yè)務(wù)的全過程，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、完整，不得篡改、偽造檔案資料。3.分類科學(xué)原則根據(jù)清收檔案的性質(zhì)、來源、時(shí)間等因素進(jìn)行科學(xué)分類，便于檔案的整理、保管和利用。4.安全保密原則加強(qiáng)清收檔案的安全保密工作，防止檔案信息泄露，確保檔案的安全與完整。二、清收檔案的收集（一）收集范圍1.債權(quán)債務(wù)檔案包括但不限于借款合同、擔(dān)保合同、借據(jù)、還款計(jì)劃、對賬單、催款函等與債權(quán)債務(wù)相關(guān)的文件資料。2.訴訟及執(zhí)行檔案包括但不限于起訴狀、答辯狀、證據(jù)材料、判決書、裁定書、調(diào)解書、執(zhí)行申請書、執(zhí)行裁定書、執(zhí)行筆錄等與訴訟及執(zhí)行程序相關(guān)的文件資料。3.清收過程中形成的其他文件資料如清收方案、會(huì)議紀(jì)要、工作匯報(bào)、往來函件、調(diào)查取證材料等。（二）收集要求1.各清收業(yè)務(wù)部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)清收檔案的收集工作，確保檔案資料及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地收集。2.清收檔案應(yīng)按照形成時(shí)間順序進(jìn)行收集，確保檔案的連續(xù)性和完整性。3.對于電子檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份，并確保備份數(shù)據(jù)的真實(shí)性和完整性。4.收集的檔案資料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，如有破損、缺頁等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)或補(bǔ)充。（三）收集流程1.清收業(yè)務(wù)部門在完成清收業(yè)務(wù)后，應(yīng)及時(shí)將形成的檔案資料進(jìn)行整理，并移交至公司指定的檔案管理部門。2.檔案管理部門在接收清收檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對檔案資料的數(shù)量、內(nèi)容等，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。3.對于不符合收集要求的檔案資料，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)退回清收業(yè)務(wù)部門，并要求其補(bǔ)充或更正。三、清收檔案的整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（二）整理方法1.分類根據(jù)清收檔案的性質(zhì)、來源、時(shí)間等因素，將清收檔案分為債權(quán)債務(wù)檔案、訴訟及執(zhí)行檔案、其他檔案等三大類，并在每大類下進(jìn)一步細(xì)分小類。2.編號為便于檔案的管理和檢索，應(yīng)對每一份清收檔案進(jìn)行編號。編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，可采用數(shù)字編碼或字母與數(shù)字相結(jié)合的方式進(jìn)行編制。3.編目對整理好的清收檔案進(jìn)行編目，編制檔案目錄。檔案目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容。4.裝訂對紙張規(guī)格不一致、破損或易散失的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行裝訂。裝訂應(yīng)整齊、牢固，不得壓字、掉頁。（三）整理流程1.檔案管理部門接收清收檔案后，應(yīng)按照整理原則和方法進(jìn)行分類、編號、編目等整理工作。2.在整理過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案資料存在問題或不完整的情況，應(yīng)及時(shí)與清收業(yè)務(wù)部門溝通，要求其補(bǔ)充或更正。3.整理好的清收檔案應(yīng)按照類別和編號順序進(jìn)行排列，并裝入檔案盒或檔案袋中，同時(shí)在檔案盒或檔案袋上標(biāo)明檔案類別、編號、題名等信息。四、清收檔案的保管（一）保管期限1.債權(quán)債務(wù)檔案一般保管期限為自債權(quán)債務(wù)結(jié)清之日起[X]年。2.訴訟及執(zhí)行檔案一般保管期限為自案件終結(jié)之日起[X]年。3.其他檔案根據(jù)其重要性和實(shí)際需要確定保管期限，一般保管期限為[X]年。（二）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并分別存儲在不同的介質(zhì)上，如硬盤、光盤、磁帶等，同時(shí)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全和完整。4.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。（三）保管流程1.檔案管理部門將整理好的清收檔案按照保管期限和類別進(jìn)行分類存放，并建立檔案保管臺賬。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案保管情況進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。3.對于超過保管期限的檔案，檔案管理部門應(yīng)按照公司有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀，并做好銷毀記錄。五、清收檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱清收檔案的，可按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)后進(jìn)行查閱。2.因法律訴訟等特殊原因需要查閱清收檔案的，應(yīng)按照法律程序辦理相關(guān)手續(xù)后進(jìn)行查閱。（二）利用要求1.查閱清收檔案應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理部門查閱。2.檔案管理人員應(yīng)按照查閱申請表的要求提供檔案資料，并對查閱過程進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案資料的安全和完整。3.查閱人員不得在檔案資料上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等，如需復(fù)印或摘錄檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意后按照規(guī)定進(jìn)行操作。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案資料歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（三）利用流程1.查閱人員填寫查閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門審核查閱申請表，如符合要求，安排檔案管理人員提供檔案資料，并對查閱過程進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員查閱檔案資料后，應(yīng)及時(shí)將檔案資料歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。4.檔案管理部門對查閱申請表和歸還手續(xù)進(jìn)行歸檔保存。六、清收檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度，對清收檔案進(jìn)行鑒定。2.堅(jiān)持全面審查、綜合分析的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。（二）鑒定方法1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、清收業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、法律專業(yè)人員等組成。2.檔案鑒定小組對清收檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)檔案的保管期限、重要性、利用價(jià)值等因素，確定檔案的存毀。3.對擬銷毀的檔案，檔案鑒定小組應(yīng)填寫檔案銷毀鑒定表，注明檔案編號、題名、日期、保管期限、鑒定意見等內(nèi)容，并經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可進(jìn)行銷毀。（三）銷毀流程1.檔案管理部門根據(jù)檔案鑒定小組的鑒定意見，編制檔案銷毀清單，注明檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。2.檔案管理部門組織專人對擬銷毀的檔案進(jìn)行銷毀，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，并做好銷毀記錄。3.檔案銷毀后，檔案管理部門應(yīng)將檔案銷毀清單、檔案銷毀鑒定表等相關(guān)資料進(jìn)行歸檔保存。七、清收檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立清收檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)清收檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能，提高清收檔案管理的效率和水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對清收檔案進(jìn)行掃描、圖像處理等數(shù)字化處理，建立清收檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫。2.系統(tǒng)開發(fā)開發(fā)清收檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的錄入、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。3.安全保障建立完善的信息化安全保障體系，確保清收檔案信息的安全和保密。（三）信息化管理流程1.檔案管理部門將整理好的清收檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，并將數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)錄入清收檔案信息化管理系統(tǒng)。2.檔案管理人員通過清收檔案信息化管理系統(tǒng)對檔案進(jìn)行檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等操作，并及時(shí)更新檔案信息。3.定期對清收檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)的安全。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司審計(jì)部門負(fù)責(zé)對清收檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.清收檔案的收集、整理、保管、利用等工作是否符合本辦法的規(guī)定。2.清收檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和安全性是否得到保障。3.清收檔案信息化管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況是否正常。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查審計(jì)部門定期對清收檔案管理工作進(jìn)行檢查，檢查周期為每年[X