電子檔案管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司電子檔案管理，確保電子檔案的真實(shí)、完整、可用和安全，提高公司檔案管理水平和工作效率，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及所屬單位在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的電子文件及其相關(guān)的電子檔案管理。（三）定義1.電子文件：指公司在履行職能過(guò)程中形成的，以數(shù)字形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?.電子檔案：指具有保存價(jià)值的電子文件經(jīng)系統(tǒng)整理、鑒定后歸檔保存的電子信息集合。（四）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司電子檔案管理工作由綜合管理部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)，實(shí)行集中管理，確保電子檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。2.全程管理原則：對(duì)電子文件從形成、辦理、傳輸、保管到利用的全過(guò)程進(jìn)行管理，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可用性。3.規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)原則：嚴(yán)格遵循國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和執(zhí)行公司電子檔案管理的各項(xiàng)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，確保電子檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。4.便于利用原則：充分考慮電子檔案的特點(diǎn)，采用先進(jìn)的技術(shù)手段，提高電子檔案的檢索、利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供便捷的檔案信息服務(wù)。二、電子文件的形成與收集（一）形成要求1.公司各部門及所屬單位應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，規(guī)范電子文件的形成過(guò)程，確保電子文件內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.電子文件應(yīng)采用通用格式進(jìn)行存儲(chǔ)，如文本文件（.txt）、文檔文件（.doc、.docx）、電子表格文件（.xls、.xlsx）、演示文稿文件（.ppt、.pptx）等，特殊格式的電子文件應(yīng)轉(zhuǎn)換為通用格式或提供相應(yīng)的閱讀軟件。3.電子文件應(yīng)具備必要的元數(shù)據(jù)，元數(shù)據(jù)應(yīng)包含文件的標(biāo)題、作者、日期、來(lái)源、格式、大小等信息，確保電子文件的可識(shí)別性和可追溯性。（二）收集范圍1.反映公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)等方面的電子文件，包括各類合同、協(xié)議、報(bào)告、報(bào)表、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、技術(shù)文件、圖紙、文檔等。2.公司內(nèi)部形成的具有保存價(jià)值的電子郵件、電子會(huì)議紀(jì)要、電子工作記錄等。3.公司收到的外部文件，如上級(jí)文件、相關(guān)單位來(lái)函、行業(yè)資料等，以電子形式保存的應(yīng)及時(shí)收集。（三）收集職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)本部門形成的電子文件的收集工作，并指定專人負(fù)責(zé)，確保電子文件的及時(shí)收集和整理。2.涉及多個(gè)部門共同形成的電子文件，由牽頭部門負(fù)責(zé)組織收集，并協(xié)調(diào)相關(guān)部門做好文件的交接工作。3.綜合管理部門負(fù)責(zé)對(duì)各部門收集的電子文件進(jìn)行審核和匯總，確保收集的電子文件符合要求。三、電子文件的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于查找和利用。2.按照公司檔案分類方案進(jìn)行分類整理，確保電子文件分類準(zhǔn)確、層次分明。3.電子文件的整理應(yīng)與紙質(zhì)文件的整理相協(xié)調(diào)，保持兩者之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系。（二）整理方法1.分類：根據(jù)公司檔案分類方案，對(duì)電子文件進(jìn)行分類，如將電子文件分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、產(chǎn)品類、科研項(xiàng)目類等類別。2.編號(hào)：為每份電子文件編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)文件的類別、年度、順序號(hào)等信息，便于管理和查找。3.著錄：對(duì)電子文件進(jìn)行著錄，著錄項(xiàng)目應(yīng)包括文件編號(hào)、標(biāo)題、作者、日期、來(lái)源、保管期限、密級(jí)等，確保電子文件的元數(shù)據(jù)完整、準(zhǔn)確。4.存儲(chǔ)：將整理好的電子文件按照分類和編號(hào)順序存儲(chǔ)在電子存儲(chǔ)設(shè)備中，存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)具備安全可靠、容量充足、便于管理等特點(diǎn)。（三）歸檔要求1.各部門應(yīng)定期將整理好的電子文件向綜合管理部門歸檔，歸檔時(shí)間為每年的[具體時(shí)間]。2.歸檔的電子文件應(yīng)確保內(nèi)容完整、格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，并與紙質(zhì)文件的內(nèi)容一致。3.綜合管理部門在接收電子文件歸檔時(shí)，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的審核，對(duì)不符合要求的電子文件應(yīng)退回原部門進(jìn)行整改。四、電子檔案的保管（一）保管方式1.電子檔案應(yīng)采用在線存儲(chǔ)和離線存儲(chǔ)相結(jié)合的方式進(jìn)行保管，確保電子檔案的安全性和完整性。2.在線存儲(chǔ)應(yīng)選用可靠的電子檔案管理系統(tǒng)，具備數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)、加密、訪問(wèn)控制等功能，確保電子檔案的安全存儲(chǔ)和有效利用。3.離線存儲(chǔ)應(yīng)選用質(zhì)量可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)，如磁帶、磁盤、光盤等，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。（二）存儲(chǔ)環(huán)境1.電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)放置在安全、干燥、通風(fēng)的環(huán)境中，避免受到高溫、潮濕、灰塵、磁場(chǎng)等因素的影響。2.定期對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保存儲(chǔ)設(shè)備的正常運(yùn)行，如發(fā)現(xiàn)存儲(chǔ)設(shè)備出現(xiàn)故障，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行維修或更換。（三）保管期限1.電子檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司的實(shí)際情況確定，保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.永久保管的電子檔案主要包括公司重要的規(guī)章制度、年度總結(jié)、財(cái)務(wù)報(bào)表、重大合同等；長(zhǎng)期保管的電子檔案主要包括公司一般的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)文件、技術(shù)文件等；短期保管的電子檔案主要包括公司臨時(shí)性的文件、通知等。3.定期對(duì)電子檔案的保管期限進(jìn)行鑒定，對(duì)已過(guò)保管期限的電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。（四）安全管理1.建立健全電子檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備、管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止電子檔案信息泄露、篡改、丟失等情況的發(fā)生。2.對(duì)電子檔案管理人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)和操作技能，確保電子檔案管理工作的安全。3.采取必要的安全技術(shù)措施，如防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)加密等，對(duì)電子檔案進(jìn)行安全防護(hù)。五、電子檔案的利用（一）利用原則1.遵循保密規(guī)定，確保電子檔案的安全，防止電子檔案信息泄露。2.按照規(guī)定的權(quán)限和程序進(jìn)行利用，確保電子檔案的合法利用。3.充分發(fā)揮電子檔案的作用，為公司各項(xiàng)工作提供便捷的檔案信息服務(wù)。（二）利用方式1.提供電子檔案在線查詢服務(wù)，公司內(nèi)部人員可通過(guò)電子檔案管理系統(tǒng)查詢所需的電子檔案信息。2.提供電子檔案復(fù)制服務(wù)，根據(jù)利用者的需求，為其提供電子檔案的復(fù)制件。3.提供電子檔案借閱服務(wù)，借閱電子檔案應(yīng)辦理借閱手續(xù)，借閱期限不得超過(guò)[具體期限]，借閱人員應(yīng)妥善保管電子檔案，不得擅自復(fù)制、傳播、轉(zhuǎn)借他人。（三）利用審批1.公司內(nèi)部人員利用電子檔案，應(yīng)填寫《電子檔案利用申請(qǐng)表》，注明利用目的、利用內(nèi)容等信息，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審批后，提交綜合管理部門辦理。2.外單位人員利用公司電子檔案，應(yīng)出具單位介紹信，填寫《電子檔案利用申請(qǐng)表》，經(jīng)公司相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批后，提交綜合管理部門辦理。3.涉及公司機(jī)密的電子檔案，利用時(shí)應(yīng)按照公司保密規(guī)定進(jìn)行審批，嚴(yán)格控制知悉范圍。六、電子檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行鑒定，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可用性。2.鑒定工作應(yīng)遵循國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司的實(shí)際情況，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和公正性。（二）鑒定組織1.成立電子檔案鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門代表等。2.鑒定小組負(fù)責(zé)制定電子檔案鑒定方案，組織實(shí)施電子檔案鑒定工作，對(duì)鑒定結(jié)果進(jìn)行審核和審批。（三）鑒定內(nèi)容1.對(duì)電子檔案的內(nèi)容進(jìn)行審查，判斷其是否具有保存價(jià)值。2.對(duì)電子檔案的格式、元數(shù)據(jù)等進(jìn)行檢查，確保電子檔案的完整性和可讀性。3.根據(jù)電子檔案的保管期限，判斷其是否已過(guò)保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的電子檔案，應(yīng)填寫《電子檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀電子檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，經(jīng)鑒定小組組長(zhǎng)審批后，提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.批準(zhǔn)銷毀的電子檔案，應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行銷毀，如數(shù)據(jù)擦除、物理粉碎等，確保電子檔案信息無(wú)法恢復(fù)。3.銷毀電子檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并做好銷毀記錄，記錄內(nèi)容應(yīng)包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、數(shù)量等信息。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督職責(zé)1.綜合管理部門負(fù)責(zé)對(duì)公司電子檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保電子檔案管理工作符合國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司的各項(xiàng)規(guī)定。2.各部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本部門電子文件和電子檔案管理工作的自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并進(jìn)行整改。（二）檢查內(nèi)容1.電子文件的形成、收集、整理、歸檔情況。2.電子檔案的保管、利用、鑒定、銷毀情況。3.電子檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況。4.電子檔案安全管理制度