電子用章管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司電子用章的使用與管理，確保電子印章使用的安全性、合法性和有效性，維護公司正常運營秩序，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門在各類業(yè)務(wù)活動中使用電子印章的管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：電子用章的使用必須符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求。2.安全可靠原則：確保電子印章的存儲、傳輸、使用等環(huán)節(jié)的安全性，防止印章被盜用、冒用、篡改等情況發(fā)生。3.權(quán)限明確原則：明確各部門及人員使用電子印章的權(quán)限范圍，嚴禁越權(quán)使用。4.痕跡可查原則：對電子印章的使用過程進行詳細記錄，以便追溯和查詢。二、電子印章的定義與分類（一）定義電子印章是指公司以電子數(shù)據(jù)形式存在的，用于代替實體印章在電子文檔上進行蓋章確認的電子符號。（二）分類1.公司公章電子章：用于代表公司對外行使權(quán)利、承擔(dān)義務(wù)的重要電子印章。2.合同專用章電子章：專門用于簽訂各類合同的電子印章。3.財務(wù)專用章電子章：用于公司財務(wù)相關(guān)文件、票據(jù)等蓋章的電子印章。4.法定代表人電子名章：代表公司法定代表人身份進行簽署的電子印章。5.部門專用章電子章：各部門根據(jù)工作需要自行設(shè)定的，用于特定業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的電子印章。三、電子印章的申請與審批（一）申請1.各部門因工作需要使用電子印章的，應(yīng)填寫《電子印章申請表》，詳細說明申請電子印章的名稱、用途、使用范圍等信息。2.申請表需經(jīng)部門負責(zé)人簽字確認后，提交至公司行政管理部門。（二）審批1.行政管理部門收到申請表后，對申請事項進行審核。審核內(nèi)容包括申請理由是否充分、使用范圍是否合理、是否符合公司規(guī)定等。2.對于涉及重要業(yè)務(wù)或重大事項的電子印章申請，行政管理部門應(yīng)組織相關(guān)部門進行聯(lián)合評審，并將評審結(jié)果報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)審批通過的電子印章申請，由行政管理部門負責(zé)辦理電子印章的制作或開通手續(xù)。四、電子印章的制作與存儲（一）制作1.電子印章的制作應(yīng)委托具有合法資質(zhì)的電子印章制作機構(gòu)進行。2.制作機構(gòu)應(yīng)按照國家相關(guān)標準和公司要求，采用先進的技術(shù)手段，確保電子印章的安全性和可靠性。3.電子印章制作完成后，應(yīng)進行嚴格的測試和驗證，確保印章的功能正常、外觀清晰、與實體印章具有同等法律效力。（二）存儲1.電子印章應(yīng)以加密的形式存儲在公司指定的安全服務(wù)器或存儲設(shè)備中。2.存儲設(shè)備應(yīng)具備安全防護措施，如訪問控制、數(shù)據(jù)加密、備份恢復(fù)等功能，防止電子印章數(shù)據(jù)丟失、泄露或被篡改。3.公司應(yīng)定期對電子印章存儲設(shè)備進行檢查和維護，確保設(shè)備運行正常。五、電子印章的使用（一）使用流程1.使用電子印章前，使用人員應(yīng)登錄公司指定的電子印章管理系統(tǒng)，輸入正確的用戶名和密碼進行身份驗證。2.身份驗證通過后，使用人員在電子印章管理系統(tǒng)中選擇需要加蓋的電子印章，并上傳待蓋章的電子文檔。3.使用人員按照系統(tǒng)提示，對電子印章的位置、大小、角度等進行調(diào)整，確認無誤后提交蓋章申請。4.系統(tǒng)對蓋章申請進行審核，審核通過后，電子印章管理系統(tǒng)自動在電子文檔上加蓋電子印章，并生成蓋章記錄。（二）使用權(quán)限1.公司根據(jù)各部門及人員的工作職責(zé)和業(yè)務(wù)范圍，明確其使用電子印章的權(quán)限。2.使用人員只能在其權(quán)限范圍內(nèi)使用電子印章，嚴禁越權(quán)操作。3.對于涉及重要業(yè)務(wù)或重大事項的電子印章使用，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)授權(quán)人員審批后方可進行。（三）使用規(guī)范1.電子印章應(yīng)加蓋在電子文檔的指定位置，確保印章清晰、完整、與正文內(nèi)容相符。2.使用電子印章的電子文檔應(yīng)格式規(guī)范、內(nèi)容真實、合法有效。3.嚴禁在空白電子文檔上加蓋電子印章。如需在空白文檔上蓋章，必須在蓋章前填寫完整的文檔內(nèi)容，并確保內(nèi)容符合公司規(guī)定和法律法規(guī)要求。六、電子印章的管理與維護（一）日常管理1.公司行政管理部門負責(zé)電子印章的日常管理工作，包括印章的申請、審批、制作、存儲、使用、停用、銷毀等環(huán)節(jié)的管理。2.行政管理部門應(yīng)建立電子印章使用臺賬，詳細記錄電子印章的使用情況，包括使用時間、使用人員、使用事項、蓋章文檔等信息。3.定期對電子印章使用臺賬進行核對和清理，確保臺賬記錄準確、完整。（二）安全維護1.公司應(yīng)加強對電子印章管理系統(tǒng)的安全防護，采取防火墻、入侵檢測、加密傳輸?shù)燃夹g(shù)手段，防止系統(tǒng)遭受網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對電子印章管理系統(tǒng)進行安全檢查和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)并修復(fù)系統(tǒng)存在的安全隱患。3.對電子印章存儲設(shè)備進行定期備份，確保電子印章數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。（三）更新與維護1.隨著公司業(yè)務(wù)發(fā)展和法律法規(guī)要求的變化，及時對電子印章的使用范圍、使用權(quán)限等進行調(diào)整和更新。2.對電子印章管理系統(tǒng)進行定期升級和維護，確保系統(tǒng)功能的穩(wěn)定性和安全性。3.對電子印章的外觀、樣式等進行定期檢查，如有損壞或不符合規(guī)定的情況，及時進行更換或修復(fù)。七、電子印章的停用與銷毀（一）停用1.當(dāng)電子印章不再使用或因其他原因需要停用的，使用部門應(yīng)填寫《電子印章停用申請表》，說明停用原因及停用時間。2.申請表經(jīng)部門負責(zé)人簽字確認后，提交至公司行政管理部門。3.行政管理部門收到申請表后，對停用申請進行審核。審核通過后，在電子印章管理系統(tǒng)中對該電子印章進行停用操作，并通知相關(guān)部門和人員。（二）銷毀1.對于已停用的電子印章，應(yīng)按照公司規(guī)定進行銷毀。2.銷毀電子印章時，應(yīng)采用安全可靠的方式進行，確保電子印章數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。3.銷毀過程應(yīng)進行詳細記錄，包括銷毀時間、銷毀方式、銷毀人員等信息，并由相關(guān)人員簽字確認。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對電子印章的使用與管理情況進行審計監(jiān)督，檢查電子印章的使用是否符合規(guī)定、管理是否規(guī)范、安全措施是否到位等。2.行政管理部門應(yīng)定期對電子印章的使用情況進行自查，及時發(fā)現(xiàn)并糾正存在的問題。（二）外部檢查1.積極配合國家相關(guān)部門對公司電子印章使用與管理情況的監(jiān)督檢查，如實提供相關(guān)資料和信息。2.根據(jù)外部檢查意見和建議，及時對公司電子印章管理辦法和相關(guān)制度進行修訂和完善。九、法律責(zé)任（一）違規(guī)責(zé)任1.對于違反本辦法規(guī)定使用電子印章的部門和人員，公司將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處罰；情節(jié)嚴重的，將依法追究其法律責(zé)任。2.因違規(guī)使用電子印章給公司造成經(jīng)濟損失或其他不良影響的，違規(guī)部門和人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（二）法律風(fēng)險防范1.公司在電子印章使用過程中，應(yīng)加強與法律專業(yè)機構(gòu)的溝通與