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文檔簡介
會(huì)議外事管理制度有哪些一、會(huì)議外事管理制度概述
會(huì)議外事管理制度是為了確保會(huì)議順利進(jìn)行,維護(hù)國家利益,保障參會(huì)外賓權(quán)益,以及規(guī)范會(huì)議外事活動(dòng)而設(shè)立的一系列規(guī)章制度。這些制度涵蓋了會(huì)議籌備、接待、交流、安全等多個(gè)方面,旨在為會(huì)議提供一個(gè)有序、高效、和諧的外事環(huán)境。以下將從幾個(gè)方面詳細(xì)介紹會(huì)議外事管理制度的具體內(nèi)容。
二、會(huì)議外事籌備與組織
會(huì)議外事籌備與組織是確保會(huì)議順利進(jìn)行的關(guān)鍵環(huán)節(jié),主要包括以下內(nèi)容:
1.制定外事工作計(jì)劃:根據(jù)會(huì)議主題和目標(biāo),制定詳細(xì)的外事工作計(jì)劃,包括邀請(qǐng)對(duì)象、接待規(guī)格、活動(dòng)安排等。
2.邀請(qǐng)外賓:通過外交渠道或相關(guān)機(jī)構(gòu)邀請(qǐng)外賓參會(huì),確保邀請(qǐng)對(duì)象與會(huì)議主題相符,并關(guān)注外賓的背景資料和特殊需求。
3.外賓接待安排:制定外賓接待方案,包括接送機(jī)、住宿、餐飲、交通等,確保外賓在會(huì)議期間得到周到的服務(wù)。
4.翻譯和口譯服務(wù):根據(jù)會(huì)議規(guī)模和參會(huì)外賓數(shù)量,安排專業(yè)翻譯和口譯人員,確保會(huì)議交流無障礙。
5.會(huì)議資料準(zhǔn)備:翻譯和準(zhǔn)備會(huì)議資料,包括議程、演講稿、背景資料等,確保外賓能夠充分了解會(huì)議內(nèi)容。
6.外事安全保衛(wèi):制定外事安全保衛(wèi)方案,確保會(huì)議期間外賓的人身和財(cái)產(chǎn)安全。
7.會(huì)議場(chǎng)地布置:根據(jù)會(huì)議要求,對(duì)場(chǎng)地進(jìn)行布置,包括座位安排、音響設(shè)備、投影儀等,為外賓提供一個(gè)舒適的會(huì)議環(huán)境。
8.后勤保障:協(xié)調(diào)會(huì)議期間的各項(xiàng)后勤保障工作,如餐飲、住宿、交通等,確保外賓的需求得到滿足。
9.會(huì)議效果評(píng)估:會(huì)議結(jié)束后,對(duì)外事工作進(jìn)行總結(jié)評(píng)估,為今后的會(huì)議外事工作提供參考。
10.資料歸檔:將會(huì)議外事工作的相關(guān)資料進(jìn)行整理和歸檔,以便日后查閱和備查。
三、外賓接待規(guī)格與標(biāo)準(zhǔn)
外賓接待規(guī)格與標(biāo)準(zhǔn)是會(huì)議外事管理中的重要組成部分,其目的是確保外賓在會(huì)議期間得到適當(dāng)?shù)淖鹬睾褪孢m。以下為外賓接待規(guī)格與標(biāo)準(zhǔn)的詳細(xì)內(nèi)容:
1.接待級(jí)別:根據(jù)外賓的身份、地位和參會(huì)目的,確定相應(yīng)的接待級(jí)別。通常包括國家領(lǐng)導(dǎo)人、政府官員、專家學(xué)者、企業(yè)代表等。
2.接待規(guī)格:
-機(jī)場(chǎng)接送:安排專車接送外賓,車輛應(yīng)符合國家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn),并根據(jù)外賓身份提供相應(yīng)級(jí)別的服務(wù)。
-住宿安排:根據(jù)外賓身份和需求,選擇合適的酒店,確保住宿環(huán)境舒適、安全。
-餐飲服務(wù):提供符合外賓飲食習(xí)慣的餐飲服務(wù),包括中西餐選擇,確保飲食健康、衛(wèi)生。
-交通安排:提供會(huì)議期間的交通服務(wù),包括車輛、司機(jī)和必要的交通票據(jù)。
3.外賓接待禮儀:
-接待人員著裝:著正裝或商務(wù)裝,保持儀容整潔,展現(xiàn)專業(yè)形象。
-問候與自我介紹:以禮貌的語言問候外賓,并做好自我介紹,表達(dá)對(duì)對(duì)方的尊重。
-引導(dǎo)與陪同:在外賓參觀、考察或參加會(huì)議時(shí),提供必要的引導(dǎo)和陪同,確保外賓的安全和舒適。
-禮品贈(zèng)送:根據(jù)外賓身份和習(xí)俗,贈(zèng)送適當(dāng)?shù)亩Y品,以示友好和敬意。
4.保密與安全:
-保護(hù)外賓隱私:未經(jīng)外賓同意,不得泄露其個(gè)人信息和行程安排。
-安全措施:采取必要的安全措施,確保外賓的人身和財(cái)產(chǎn)安全。
5.溝通與反饋:
-保持溝通:與外賓保持良好溝通,了解其需求和意見,及時(shí)解決問題。
-收集反饋:會(huì)議結(jié)束后,收集外賓對(duì)接待工作的反饋,為今后的接待工作提供改進(jìn)方向。
四、會(huì)議交流與翻譯服務(wù)
會(huì)議交流與翻譯服務(wù)是保障會(huì)議順利進(jìn)行的關(guān)鍵環(huán)節(jié),以下是相關(guān)服務(wù)的詳細(xì)內(nèi)容:
1.翻譯服務(wù)準(zhǔn)備:
-確定翻譯需求:根據(jù)會(huì)議規(guī)模和參會(huì)外賓的語言背景,確定所需的翻譯語言和翻譯人員數(shù)量。
-翻譯人員選拔:挑選具備專業(yè)資質(zhì)和豐富經(jīng)驗(yàn)的翻譯人員,確保其能夠準(zhǔn)確、流暢地傳達(dá)會(huì)議內(nèi)容。
-翻譯材料準(zhǔn)備:提供會(huì)議議程、演講稿、背景資料等翻譯材料,確保翻譯人員提前熟悉相關(guān)內(nèi)容。
2.口譯服務(wù):
-同聲傳譯:在會(huì)議進(jìn)行時(shí),提供同步口譯服務(wù),確保外賓能夠?qū)崟r(shí)理解會(huì)議內(nèi)容。
-會(huì)議口譯:在討論環(huán)節(jié),提供逐句口譯服務(wù),幫助外賓參與討論。
-交傳口譯:在需要時(shí),提供交傳口譯服務(wù),如私下交流、訪談等。
3.翻譯質(zhì)量監(jiān)控:
-翻譯準(zhǔn)確性:確保翻譯內(nèi)容準(zhǔn)確無誤,不偏離原意。
-語言風(fēng)格:保持翻譯文本的風(fēng)格一致,符合目標(biāo)語言的習(xí)慣。
-專業(yè)術(shù)語:準(zhǔn)確翻譯專業(yè)術(shù)語,避免誤解和混淆。
4.翻譯人員培訓(xùn):
-專業(yè)培訓(xùn):為翻譯人員提供專業(yè)培訓(xùn),提高其翻譯技能和會(huì)議服務(wù)意識(shí)。
-情景模擬:通過模擬會(huì)議場(chǎng)景,讓翻譯人員熟悉會(huì)議流程和應(yīng)對(duì)各種情況。
5.翻譯設(shè)備與技術(shù)支持:
-設(shè)備配備:確保翻譯設(shè)備(如同聲傳譯設(shè)備、無線話筒等)的完好和充足,滿足會(huì)議需求。
-技術(shù)支持:提供必要的技術(shù)支持,如設(shè)備調(diào)試、故障排除等,確保翻譯服務(wù)的順利進(jìn)行。
6.翻譯服務(wù)評(píng)估:
-收集反饋:會(huì)議結(jié)束后,收集參會(huì)外賓對(duì)翻譯服務(wù)的反饋,了解服務(wù)質(zhì)量。
-評(píng)估總結(jié):對(duì)翻譯服務(wù)進(jìn)行全面評(píng)估,總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),為今后的會(huì)議提供改進(jìn)依據(jù)。
五、會(huì)議期間外賓安全與保衛(wèi)
會(huì)議期間外賓的安全與保衛(wèi)是外事管理工作的重中之重,以下是相關(guān)安全與保衛(wèi)措施的詳細(xì)內(nèi)容:
1.安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估:在會(huì)議籌備階段,對(duì)可能存在的安全風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行全面評(píng)估,包括政治、社會(huì)、自然等方面。
2.安全預(yù)案制定:根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果,制定詳細(xì)的安全預(yù)案,包括緊急情況下的應(yīng)對(duì)措施和疏散路線。
3.安全保衛(wèi)力量部署:
-內(nèi)部保衛(wèi):會(huì)議舉辦地內(nèi)部設(shè)置安保人員,負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)巡邏、檢查和應(yīng)急處置。
-外部協(xié)作:與當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)、國家安全部門等建立協(xié)作機(jī)制,共同維護(hù)會(huì)議安全。
4.人員身份驗(yàn)證:
-外賓身份驗(yàn)證:對(duì)所有參會(huì)外賓進(jìn)行身份驗(yàn)證,確保其身份真實(shí),無安全隱患。
-人員出入管理:嚴(yán)格管理會(huì)議場(chǎng)地的人員出入,實(shí)行實(shí)名制登記和安檢制度。
5.信息安全保護(hù):
-保密措施:對(duì)會(huì)議資料和交流內(nèi)容采取保密措施,防止信息泄露。
-網(wǎng)絡(luò)安全:確保會(huì)議網(wǎng)絡(luò)的安全,防止黑客攻擊和數(shù)據(jù)泄露。
6.應(yīng)急處理機(jī)制:
-緊急情況報(bào)告:建立緊急情況報(bào)告機(jī)制,確保一旦發(fā)生緊急情況,能夠迅速上報(bào)并采取相應(yīng)措施。
-應(yīng)急演練:定期進(jìn)行應(yīng)急演練,提高安保人員的應(yīng)急處置能力。
7.安全宣傳教育:
-外賓安全教育:向外賓介紹會(huì)議場(chǎng)地的安全規(guī)定和注意事項(xiàng),提高其安全意識(shí)。
-安保人員培訓(xùn):對(duì)安保人員進(jìn)行安全知識(shí)培訓(xùn),使其熟悉各項(xiàng)安全操作規(guī)程。
8.后勤保障:
-食品安全:確保會(huì)議期間提供的食品衛(wèi)生安全,避免食物中毒等事件發(fā)生。
-環(huán)境安全:檢查會(huì)議場(chǎng)地及周邊環(huán)境,確保無安全隱患。
9.安全工作總結(jié):
-會(huì)議結(jié)束后,對(duì)安全保衛(wèi)工作進(jìn)行總結(jié)評(píng)估,分析存在的問題,為今后的會(huì)議提供改進(jìn)方向。
-撰寫安全報(bào)告,向上級(jí)部門匯報(bào)會(huì)議期間的安全保衛(wèi)工作情況。
六、會(huì)議資料與文件管理
會(huì)議資料與文件管理是確保會(huì)議信息準(zhǔn)確傳遞和保存的重要環(huán)節(jié),以下為相關(guān)管理的詳細(xì)內(nèi)容:
1.資料準(zhǔn)備:
-確定資料需求:根據(jù)會(huì)議議程和參會(huì)人員需求,確定所需準(zhǔn)備的資料類型和數(shù)量。
-資料翻譯:將會(huì)議資料翻譯成外賓所需的語言,確保信息準(zhǔn)確無誤。
-資料校對(duì):對(duì)翻譯后的資料進(jìn)行校對(duì),確保沒有錯(cuò)別字、語法錯(cuò)誤或信息遺漏。
2.文件制作:
-會(huì)議議程:制作詳細(xì)的會(huì)議議程,包括時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議題等內(nèi)容。
-演講稿:準(zhǔn)備演講者的演講稿,確保內(nèi)容符合會(huì)議主題和目標(biāo)。
-背景資料:收集整理與會(huì)議主題相關(guān)的背景資料,供參會(huì)人員參考。
3.文件分發(fā):
-分發(fā)計(jì)劃:制定文件分發(fā)計(jì)劃,確保在會(huì)議前將資料分發(fā)給參會(huì)人員。
-分發(fā)方式:選擇合適的分發(fā)方式,如電子郵件、會(huì)議資料袋等,確保資料及時(shí)送達(dá)。
4.文件存檔:
-電子存檔:將會(huì)議資料電子版存檔,便于日后查閱和備份。
-紙質(zhì)存檔:對(duì)重要文件進(jìn)行紙質(zhì)存檔,確保資料的安全和完整。
5.文件保密:
-保密措施:對(duì)涉及敏感信息的文件采取保密措施,如加密、限制訪問權(quán)限等。
-知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù):尊重并保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán),不得未經(jīng)授權(quán)復(fù)制、傳播會(huì)議資料。
6.文件回收:
-會(huì)議結(jié)束后,及時(shí)回收剩余的會(huì)議資料,防止信息泄露。
-對(duì)回收的資料進(jìn)行分類整理,便于后續(xù)歸檔和銷毀。
7.文件銷毀:
-對(duì)不再需要的會(huì)議資料進(jìn)行安全銷毀,防止信息泄露和環(huán)境污染。
-銷毀過程應(yīng)遵守相關(guān)法律法規(guī),確保銷毀的徹底性和安全性。
8.文件管理培訓(xùn):
-對(duì)負(fù)責(zé)文件管理的人員進(jìn)行培訓(xùn),提高其文件管理意識(shí)和技能。
-定期進(jìn)行文件管理檢查,確保文件管理制度的執(zhí)行。
9.文件管理評(píng)估:
-會(huì)議結(jié)束后,對(duì)文件管理進(jìn)行評(píng)估,總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),為今后的會(huì)議提供改進(jìn)依據(jù)。
-根據(jù)評(píng)估結(jié)果,調(diào)整文件管理制度,提高文件管理的效率和效果。
七、會(huì)議外事費(fèi)用預(yù)算與控制
會(huì)議外事費(fèi)用預(yù)算與控制是確保會(huì)議經(jīng)費(fèi)合理使用和有效監(jiān)督的重要環(huán)節(jié),以下為相關(guān)費(fèi)用管理和控制的詳細(xì)內(nèi)容:
1.費(fèi)用預(yù)算編制:
-根據(jù)會(huì)議規(guī)模、外事活動(dòng)需求以及歷史數(shù)據(jù),編制詳細(xì)的費(fèi)用預(yù)算。
-考慮各項(xiàng)費(fèi)用的合理性和必要性,確保預(yù)算的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。
-預(yù)算內(nèi)容應(yīng)包括外賓接待、翻譯服務(wù)、場(chǎng)地租賃、交通、住宿、餐飲、禮品、通訊、資料印刷等。
2.費(fèi)用控制措施:
-實(shí)施嚴(yán)格的費(fèi)用審批流程,確保每筆支出都有明確依據(jù)。
-對(duì)預(yù)算外的費(fèi)用進(jìn)行特別審批,避免無計(jì)劃支出。
-定期審查費(fèi)用支出情況,與預(yù)算進(jìn)行對(duì)比,及時(shí)發(fā)現(xiàn)和控制超支。
3.費(fèi)用報(bào)銷管理:
-制定明確的費(fèi)用報(bào)銷流程和標(biāo)準(zhǔn),確保報(bào)銷程序規(guī)范、透明。
-對(duì)報(bào)銷單據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格審核,確保真實(shí)性和合法性。
-及時(shí)處理報(bào)銷事項(xiàng),提高工作效率。
4.外事活動(dòng)成本優(yōu)化:
-通過比價(jià)、談判等方式,爭取最優(yōu)的采購價(jià)格和服務(wù)質(zhì)量。
-考慮成本效益,合理選擇供應(yīng)商和合作伙伴。
-利用現(xiàn)有資源,避免重復(fù)投入。
5.費(fèi)用監(jiān)督與審計(jì):
-設(shè)立專門的財(cái)務(wù)監(jiān)督機(jī)構(gòu)或人員,對(duì)費(fèi)用支出進(jìn)行監(jiān)督。
-定期進(jìn)行內(nèi)部審計(jì),確保財(cái)務(wù)紀(jì)律的執(zhí)行和資金使用的合規(guī)性。
-對(duì)審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)整改,并采取措施防止類似問題再次發(fā)生。
6.費(fèi)用報(bào)告與總結(jié):
-定期編制費(fèi)用報(bào)告,向相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)費(fèi)用支出情況。
-會(huì)議結(jié)束后,對(duì)費(fèi)用進(jìn)行總結(jié)分析,評(píng)估預(yù)算控制效果。
-根據(jù)總結(jié)報(bào)告,調(diào)整預(yù)算編制方法和費(fèi)用控制策略。
7.費(fèi)用管理培訓(xùn)與溝通:
-對(duì)負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)和外事管理的人員進(jìn)行費(fèi)用管理培訓(xùn),提高其成本意識(shí)和財(cái)務(wù)管理能力。
-加強(qiáng)與相關(guān)部門的溝通協(xié)調(diào),確保費(fèi)用管理的順利進(jìn)行。
8.費(fèi)用管理制度完善:
-根據(jù)實(shí)際情況和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),不斷完善費(fèi)用管理制度,提高管理的規(guī)范性和有效性。
-定期評(píng)估費(fèi)用管理制度,確保其適應(yīng)性和前瞻性。
八、會(huì)議外事后續(xù)工作與總結(jié)
會(huì)議外事后續(xù)工作與總結(jié)是確保會(huì)議成果鞏固和持續(xù)改進(jìn)的重要環(huán)節(jié),以下為相關(guān)工作的詳細(xì)內(nèi)容:
1.會(huì)議成果整理:
-收集會(huì)議期間形成的文件、記錄、照片等資料,進(jìn)行整理和分類。
-對(duì)會(huì)議討論的成果進(jìn)行歸納總結(jié),形成會(huì)議紀(jì)要或報(bào)告。
2.外賓反饋收集:
-通過問卷調(diào)查、個(gè)別訪談等方式,收集參會(huì)外賓對(duì)會(huì)議的反饋意見。
-分析反饋信息,了解外賓對(duì)會(huì)議組織、內(nèi)容、服務(wù)等方面的滿意度和改進(jìn)建議。
3.資料歸檔與存檔:
-將會(huì)議期間產(chǎn)生的所有資料進(jìn)行歸檔,包括電子版和紙質(zhì)版。
-建立檔案管理系統(tǒng),確保資料的完整性和可追溯性。
4.會(huì)議效果評(píng)估:
-對(duì)會(huì)議的成果、影響和效益進(jìn)行評(píng)估,包括參會(huì)人數(shù)、外賓滿意度、信息傳播效果等。
-分析評(píng)估結(jié)果,總結(jié)會(huì)議的成功經(jīng)驗(yàn)和不足之處。
5.經(jīng)驗(yàn)總結(jié)與改進(jìn):
-根據(jù)會(huì)議效果評(píng)估和反饋意見,總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),形成書面報(bào)告。
-提出改進(jìn)措施,為今后類似會(huì)議的組織提供參考。
6.資源回收與利用:
-對(duì)會(huì)議期間使用的資源進(jìn)行回收和再利用,如會(huì)議用品、宣傳資料等。
-評(píng)估資源使用效率,提出優(yōu)化建議。
7.跨部門溝通與協(xié)調(diào):
-與相關(guān)部門進(jìn)行溝通,分享會(huì)議成果和經(jīng)驗(yàn),促進(jìn)信息共享和資源整合。
-協(xié)調(diào)各部門,確保會(huì)議成果的轉(zhuǎn)化和應(yīng)用。
8.領(lǐng)導(dǎo)層匯報(bào)與決策:
-向領(lǐng)導(dǎo)層匯報(bào)會(huì)議總結(jié)和改進(jìn)建議,爭取支持。
-根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)層的決策,推動(dòng)會(huì)議成果的落實(shí)和應(yīng)用。
9.成果推廣與應(yīng)用:
-通過多種渠道推廣會(huì)議成果,如內(nèi)部刊物、官方網(wǎng)站、社交媒體等。
-將會(huì)議成果應(yīng)用于實(shí)際工作中,提升組織效能和影響力。
10.持續(xù)改進(jìn)與跟蹤:
-建立持續(xù)改進(jìn)機(jī)制,跟蹤會(huì)議成果的應(yīng)用效果。
-定期回顧和評(píng)估改進(jìn)措施的實(shí)施情況,確保會(huì)議成果的長期價(jià)值。
九、會(huì)議外事檔案管理與信息共享
會(huì)議外事檔案管理與信息共享是確保會(huì)議歷史資料完整性和信息流通性的關(guān)鍵環(huán)節(jié),以下為相關(guān)管理的詳細(xì)內(nèi)容:
1.檔案分類與編碼:
-根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)、內(nèi)容、時(shí)間等因素,對(duì)檔案進(jìn)行分類和編碼。
-確保檔案分類清晰、系統(tǒng),便于檢索和管理。
2.檔案收集與整理:
-收集會(huì)議期間產(chǎn)生的各類檔案資料,包括文件、照片、錄音、錄像等。
-對(duì)收集到的檔案進(jìn)行整理,確保其完整性和準(zhǔn)確性。
3.檔案數(shù)字化:
-將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理,提高檔案的保存和利用效率。
-確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量,保證信息傳輸?shù)臏?zhǔn)確性。
4.檔案存儲(chǔ)與保管:
-選擇合適的存儲(chǔ)介質(zhì)和保管條件,確保檔案的安全和耐用性。
-定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù),防止檔案損壞或丟失。
5.檔案檢索與利用:
-建立檔案檢索系統(tǒng),方便用戶快速查找所需檔案。
-為用戶提供檔案利用服務(wù),包括查閱、復(fù)制、借閱等。
6.信息共享平臺(tái)建設(shè):
-建立會(huì)議外事信息共享平臺(tái),實(shí)現(xiàn)檔案資源的在線查詢和交流。
-確保平臺(tái)的安全性和穩(wěn)定性,防止信息泄露和濫用。
7.信息安全與保密:
-對(duì)涉及國家秘密、商業(yè)秘密或個(gè)人隱私的檔案信息,采取嚴(yán)格的保密措施。
-定期對(duì)信息共享平臺(tái)進(jìn)行安全檢查,防止黑客攻擊和數(shù)據(jù)泄露。
8.檔案培訓(xùn)與指導(dǎo):
-對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn),提高其檔案管理技能和信息安全意識(shí)。
-為用戶提供檔案利用指導(dǎo),確保檔案資源的合理利用。
9.檔案更新與維護(hù):
-定期更新檔案信息,確保檔案的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。
-對(duì)檔案管理系統(tǒng)的軟硬件進(jìn)行維護(hù),保證其正常運(yùn)行。
10.檔案評(píng)估與反饋:
-對(duì)檔案管理工作的效果進(jìn)行評(píng)估,收集用戶反饋,不斷改進(jìn)檔案管理服務(wù)。
十、會(huì)議外事管理持續(xù)改進(jìn)與未來展望
會(huì)議外事管理持續(xù)改進(jìn)與未來展望是確保會(huì)議外事工作不斷優(yōu)化和適應(yīng)新形勢(shì)的關(guān)鍵,以下為相關(guān)內(nèi)容的詳細(xì)描述:
1.持續(xù)改進(jìn)機(jī)制:
-建立持續(xù)改進(jìn)機(jī)制,定期回
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