紙質(zhì)合同管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司紙質(zhì)合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、存檔等流程，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中簽訂的紙質(zhì)合同。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更、解除等應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.審慎嚴(yán)謹(jǐn)原則：簽訂合同前應(yīng)進(jìn)行充分的調(diào)研、評(píng)估和審核，確保合同條款明確、權(quán)利義務(wù)對(duì)等、風(fēng)險(xiǎn)可控。3.全程管理原則：對(duì)合同從起草、審批、簽訂、履行到終止的全過(guò)程進(jìn)行有效管理和監(jiān)督。4.歸口管理原則：合同管理工作由公司指定的部門歸口負(fù)責(zé)，各部門配合實(shí)施。二、合同簽訂前管理（一）合同立項(xiàng)1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求提出合同立項(xiàng)申請(qǐng)，詳細(xì)說(shuō)明合同的背景、目的、主要內(nèi)容、預(yù)計(jì)金額、履行期限等信息。2.立項(xiàng)申請(qǐng)應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核同意后，提交至歸口管理部門。（二）合同起草1.歸口管理部門根據(jù)合同立項(xiàng)申請(qǐng)，指定專人負(fù)責(zé)合同起草工作。起草人員應(yīng)具備相應(yīng)的法律知識(shí)和業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)，確保合同條款合法、準(zhǔn)確、完整。2.合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語(yǔ)言文字，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或者報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、解決爭(zhēng)議的方法等主要條款。3.對(duì)于格式合同，應(yīng)仔細(xì)審查格式條款的內(nèi)容，確保不存在免除己方責(zé)任、加重對(duì)方責(zé)任、排除對(duì)方主要權(quán)利等無(wú)效或可撤銷的情形。（三）合同審核1.合同起草完成后，應(yīng)提交至歸口管理部門進(jìn)行初審。初審主要審查合同的合法性、合規(guī)性、完整性、可行性等方面，提出修改意見(jiàn)和建議。2.初審?fù)ㄟ^(guò)后，合同應(yīng)提交至法律部門進(jìn)行法律審核。法律部門重點(diǎn)審查合同的法律風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)合同條款進(jìn)行合法性審查，確保合同符合法律法規(guī)的要求。3.根據(jù)合同的性質(zhì)和金額，可能還需提交至財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)部門進(jìn)行審核，各部門從專業(yè)角度提出審核意見(jiàn)。4.審核部門應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成審核工作，并出具審核意見(jiàn)。起草人員應(yīng)根據(jù)審核意見(jiàn)對(duì)合同進(jìn)行修改完善，直至審核通過(guò)。（四）合同審批1.經(jīng)審核通過(guò)的合同，應(yīng)按照公司的審批流程提交至各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。審批流程應(yīng)明確各級(jí)審批人員的職責(zé)和權(quán)限，確保合同審批的規(guī)范、高效。2.審批人員應(yīng)認(rèn)真審查合同內(nèi)容，重點(diǎn)關(guān)注合同的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)、條款的合理性、審批流程的合規(guī)性等方面，簽署審批意見(jiàn)。3.對(duì)于重大合同或涉及公司重大利益的合同，應(yīng)提交公司領(lǐng)導(dǎo)班子會(huì)議或董事會(huì)進(jìn)行審議。（五）合同簽訂1.合同經(jīng)審批通過(guò)后，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與對(duì)方當(dāng)事人簽訂合同。簽訂合同前，應(yīng)確保對(duì)方當(dāng)事人具有合法的主體資格和履約能力。2.簽訂合同應(yīng)使用公司統(tǒng)一印制的合同文本，合同文本應(yīng)加蓋公司公章或合同專用章。合同文本一式多份，分別由公司、對(duì)方當(dāng)事人、相關(guān)部門留存。3.簽訂合同的人員應(yīng)具備相應(yīng)的授權(quán)，簽字蓋章應(yīng)齊全、清晰。合同簽訂過(guò)程中，應(yīng)注意防范合同詐騙等風(fēng)險(xiǎn)，確保合同的真實(shí)性和有效性。三、合同履行管理（一）合同交底1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行合同交底，將合同的主要內(nèi)容、雙方的權(quán)利義務(wù)、履行要求、注意事項(xiàng)等向參與合同履行的人員進(jìn)行傳達(dá)和說(shuō)明。2.合同交底應(yīng)形成書(shū)面記錄，由參與交底的人員簽字確認(rèn)。（二）履行跟蹤1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)合同履行情況進(jìn)行跟蹤，及時(shí)掌握合同履行進(jìn)度，協(xié)調(diào)解決合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。2.定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，分析合同履行效果，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施加以解決。3.對(duì)于合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的重大問(wèn)題或風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)及時(shí)向歸口管理部門和公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并提出應(yīng)對(duì)措施和建議。（三）變更與解除1.合同履行過(guò)程中，如需對(duì)合同內(nèi)容進(jìn)行變更，應(yīng)經(jīng)雙方協(xié)商一致，并簽訂書(shū)面協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)作為原合同的補(bǔ)充文件，與原合同具有同等法律效力。2.如因不可抗力或其他原因需要解除合同，應(yīng)按照合同約定的解除條件和程序進(jìn)行操作。解除合同應(yīng)簽訂書(shū)面協(xié)議，并妥善處理合同解除后的相關(guān)事宜。3.合同變更或解除后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將相關(guān)情況通知?dú)w口管理部門，并辦理合同變更或解除的備案手續(xù)。（四）糾紛處理1.在合同履行過(guò)程中如發(fā)生糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)證據(jù)，分析糾紛原因，提出解決方案。2.糾紛處理應(yīng)遵循合法、合理、公平的原則，盡量通過(guò)協(xié)商、調(diào)解等方式解決。如協(xié)商、調(diào)解不成，應(yīng)及時(shí)采取仲裁或訴訟等法律手段維護(hù)公司的合法權(quán)益。3.歸口管理部門和法律部門應(yīng)積極參與糾紛處理工作，提供法律支持和指導(dǎo)，確保糾紛處理工作的順利進(jìn)行。四、合同存檔管理（一）存檔范圍公司簽訂的所有紙質(zhì)合同均應(yīng)進(jìn)行存檔。（二）存檔要求1.合同存檔應(yīng)按照合同類別、簽訂時(shí)間、項(xiàng)目名稱等進(jìn)行分類整理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.合同檔案應(yīng)包括合同文本、合同審批表、合同交底記錄、合同履行記錄、變更協(xié)議、解除協(xié)議、糾紛處理記錄等相關(guān)資料。3.合同檔案應(yīng)使用專用的檔案袋或文件夾進(jìn)行存放，并標(biāo)注合同名稱、編號(hào)、簽訂時(shí)間等信息。（三）存檔期限合同檔案的存檔期限應(yīng)按照國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般為[X]年。對(duì)于重要合同或涉及公司重大利益的合同，存檔期限應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)。（四）檔案查閱1.因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核同意后，提交至歸口管理部門。2.歸口管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案查閱工作，并對(duì)查閱情況進(jìn)行登記。查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)注意保護(hù)檔案的完整性和保密性，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)歸口管理部門同意，并辦理相關(guān)手續(xù)。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.歸口管理部門負(fù)責(zé)對(duì)公司合同管理工作進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括合同簽訂、履行、存檔等環(huán)節(jié)的合規(guī)性、準(zhǔn)確性、完整性等方面。2.監(jiān)督檢查可采取查閱合同檔案、實(shí)地走訪、問(wèn)卷調(diào)查等方式進(jìn)行。對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求相關(guān)部門限期整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立合同管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)各部門合同管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。考核評(píng)價(jià)指標(biāo)包括合同簽訂的規(guī)范性、履行的有效性、檔案管理的完整性等方面。2.考核評(píng)價(jià)結(jié)果與部門和個(gè)人的績(jī)效掛鉤，對(duì)合同管理工作