物料申購管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司物料申購流程，加強物料采購管理，確保物料及時供應(yīng)，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營需求，降低采購成本，提高資金使用效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)各部門因生產(chǎn)、研發(fā)、銷售、辦公等需要進行的物料申購活動。（三）基本原則1.按需申購原則：各部門應(yīng)根據(jù)實際工作需要，合理申購物料，避免盲目申購和積壓浪費。2.預(yù)算控制原則：物料申購應(yīng)納入部門預(yù)算管理，嚴格控制在預(yù)算范圍內(nèi)，確保預(yù)算的有效執(zhí)行。3.流程規(guī)范原則：物料申購應(yīng)按照規(guī)定的流程進行，確保申購信息準確、審批環(huán)節(jié)嚴格、采購過程透明。4.成本效益原則：在滿足公司業(yè)務(wù)需求的前提下，充分考慮成本因素，通過合理采購、批量采購等方式降低采購成本。二、申購流程（一）申購需求提出1.使用部門根據(jù)工作安排和庫存情況，填寫《物料申購單》《物料申購單》應(yīng)詳細注明物料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求日期、用途等信息。對于特殊規(guī)格或定制的物料，應(yīng)提供詳細的技術(shù)要求和圖紙。2.使用部門負責(zé)人對申購內(nèi)容進行審核審核申購物料的必要性、合理性和準確性，確保申購需求符合實際工作需要。如申購內(nèi)容存在疑問或不合理之處，應(yīng)及時與申購人溝通并進行調(diào)整。（二）申購審批1.《物料申購單》提交至部門主管審批部門主管根據(jù)部門預(yù)算和工作實際情況，對申購事項進行審批。審批重點包括申購物料的必要性、預(yù)算安排、庫存情況等，如不符合要求，應(yīng)退回使用部門重新填寫或調(diào)整。2.超過部門預(yù)算的申購，需經(jīng)財務(wù)部門審核財務(wù)部門對申購金額與部門預(yù)算進行核對，評估其合理性和資金支付能力。如申購金額超出部門預(yù)算，財務(wù)部門應(yīng)提出審核意見，要求使用部門說明原因并提供相應(yīng)的預(yù)算調(diào)整方案或資金來源說明。3.重大金額或特殊物料申購，需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批重大金額申購是指單次申購金額達到公司規(guī)定標準以上的情況，特殊物料申購是指對公司生產(chǎn)經(jīng)營有重大影響的物料。公司主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司戰(zhàn)略規(guī)劃、資金狀況等因素進行綜合審批，確保申購決策符合公司整體利益。（三）采購執(zhí)行1.經(jīng)審批后的《物料申購單》提交至采購部門采購部門根據(jù)申購內(nèi)容和審批意見，負責(zé)組織物料采購工作。采購人員應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，了解物料的供應(yīng)情況、價格、交貨期等信息，選擇合適的供應(yīng)商進行采購。2.采購人員與供應(yīng)商簽訂采購合同采購合同應(yīng)明確物料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式等條款，確保雙方權(quán)益得到保障。采購合同簽訂前，應(yīng)提交法律部門或相關(guān)專業(yè)人員進行審核，避免合同風(fēng)險。3.采購人員跟蹤采購訂單執(zhí)行情況及時與供應(yīng)商溝通，了解物料生產(chǎn)進度、運輸情況等，確保物料按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。如出現(xiàn)供應(yīng)商交貨延遲、質(zhì)量問題等情況，采購人員應(yīng)及時采取措施，如催貨、換貨、索賠等，減少對公司生產(chǎn)經(jīng)營的影響。（四）驗收入庫1.物料到貨后，采購部門通知使用部門和質(zhì)量檢驗部門進行驗收使用部門負責(zé)對物料的數(shù)量、規(guī)格型號、外觀等進行核對，確保與申購單和采購合同一致。質(zhì)量檢驗部門按照相關(guān)質(zhì)量標準對物料進行檢驗，出具檢驗報告。2.驗收合格的物料辦理入庫手續(xù)倉庫管理人員根據(jù)驗收結(jié)果，在《物料申購單》上簽字確認，并將物料入庫存儲。入庫物料應(yīng)按照類別、規(guī)格型號等進行分類存放，便于管理和查找。3.驗收不合格的物料，采購部門負責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商處理如屬于供應(yīng)商質(zhì)量問題，采購部門應(yīng)要求供應(yīng)商換貨、補貨或退貨，并承擔相應(yīng)的損失。如因其他原因?qū)е买炇詹缓细瘢瑧?yīng)根據(jù)具體情況進行分析處理，如調(diào)整使用計劃、報廢等。三、物料庫存管理（一）庫存盤點1.倉庫管理人員定期對物料進行盤點盤點周期根據(jù)公司實際情況確定，一般為每月、每季度或每年進行一次全面盤點。盤點前，倉庫管理人員應(yīng)制定盤點計劃，明確盤點范圍、方法、時間安排等，并通知相關(guān)部門和人員。2.盤點過程中，應(yīng)如實記錄物料的實際數(shù)量、規(guī)格型號、存放位置等信息盤點人員應(yīng)認真核對物料，確保盤點數(shù)據(jù)的準確性。如發(fā)現(xiàn)賬實不符情況，應(yīng)及時查明原因，并填寫《盤盈盤虧報告表》。3.盤點結(jié)束后，倉庫管理人員編制盤點報告盤點報告應(yīng)包括盤點情況概述、盤盈盤虧明細、原因分析及處理建議等內(nèi)容。盤點報告提交至財務(wù)部門和相關(guān)部門負責(zé)人，作為庫存管理和財務(wù)核算的依據(jù)。（二）庫存預(yù)警1.設(shè)定物料庫存預(yù)警指標根據(jù)物料的采購周期、使用頻率、安全庫存等因素，設(shè)定合理的庫存預(yù)警上限和下限。庫存預(yù)警指標應(yīng)定期進行評估和調(diào)整，確保其合理性和有效性。2.倉庫管理人員實時監(jiān)控物料庫存情況當庫存數(shù)量接近或達到預(yù)警下限或上限時，倉庫管理人員應(yīng)及時發(fā)出預(yù)警信息。預(yù)警信息可通過郵件、短信、內(nèi)部管理系統(tǒng)等方式發(fā)送給相關(guān)部門和人員，提醒及時申購或處理庫存。（三）呆滯物料處理1.定期對庫存物料進行清理，識別呆滯物料呆滯物料是指長期積壓在倉庫中，超過一定期限未使用或難以使用的物料。倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)物料的入庫時間、使用頻率等因素，定期篩選出呆滯物料，并填寫《呆滯物料清單》。2.對呆滯物料進行評估和處理相關(guān)部門組織對呆滯物料進行評估，分析其產(chǎn)生原因、可利用價值等。根據(jù)評估結(jié)果，采取相應(yīng)的處理措施，如降價銷售、報廢處理、與供應(yīng)商協(xié)商退貨等，以減少庫存積壓，盤活資金。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.建立供應(yīng)商信息庫采購部門負責(zé)收集、整理供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證明、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、交貨期、售后服務(wù)等方面的資料，建立供應(yīng)商信息庫。供應(yīng)商信息庫應(yīng)定期更新和維護，確保信息的準確性和完整性。2.制定供應(yīng)商選擇標準根據(jù)公司物料采購需求和質(zhì)量要求，制定供應(yīng)商選擇標準，包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、質(zhì)量管理體系、信譽度等方面。供應(yīng)商選擇標準應(yīng)明確、具體、可量化，便于采購人員進行評估和篩選。3.按照供應(yīng)商選擇標準，對潛在供應(yīng)商進行評估和篩選采購人員通過實地考察、樣品檢驗、市場調(diào)研、參考其他用戶評價等方式，對潛在供應(yīng)商進行綜合評估。根據(jù)評估結(jié)果，選擇合格的供應(yīng)商列入合格供應(yīng)商名錄，并與其簽訂合作協(xié)議。（二）供應(yīng)商考核1.建立供應(yīng)商考核機制采購部門定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價格水平、售后服務(wù)等方面進行考核評價。考核方式可采用定量考核與定性考核相結(jié)合的方式，如根據(jù)質(zhì)量合格率、交貨準時率、價格波動情況、投訴處理情況等指標進行量化考核，同時結(jié)合采購人員和使用部門的評價意見進行定性考核。2.設(shè)定供應(yīng)商考核指標和權(quán)重根據(jù)公司對供應(yīng)商的要求和關(guān)注重點，設(shè)定合理的考核指標和權(quán)重。考核指標一般包括質(zhì)量指標（如合格率、退貨率等）、交貨期指標（如準時交貨率、交貨延遲次數(shù)等）、價格指標（如價格合理性、價格調(diào)整頻率等）、服務(wù)指標（如售后服務(wù)響應(yīng)速度、解決問題能力等）等。3.根據(jù)考核結(jié)果對供應(yīng)商進行分類管理對于考核優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予優(yōu)先合作機會、增加采購份額、提供一定的獎勵等激勵措施。對于考核不合格的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)與其溝通，要求其限期整改；如整改后仍不符合要求，應(yīng)暫停或終止合作關(guān)系。（三）供應(yīng)商關(guān)系維護1.定期與供應(yīng)商溝通交流采購人員應(yīng)定期與供應(yīng)商進行溝通，了解其生產(chǎn)經(jīng)營情況、新產(chǎn)品開發(fā)情況、市場動態(tài)等信息。通過溝通交流，加強雙方的合作與信任，及時解決合作過程中出現(xiàn)的問題。2.組織供應(yīng)商培訓(xùn)和交流活動根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要，組織供應(yīng)商參加相關(guān)培訓(xùn)和交流活動，提高供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)水平。培訓(xùn)和交流活動內(nèi)容可包括公司產(chǎn)品質(zhì)量標準、生產(chǎn)工藝要求、采購政策等方面，促進供應(yīng)商更好地滿足公司需求。3.建立供應(yīng)商激勵機制對在產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、服務(wù)等方面表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予適當?shù)募睿绐剟罱?、?yōu)先合作項目、推薦給其他客戶等。通過激勵機制，提高供應(yīng)商的積極性和主動性，促進雙方長期穩(wěn)定合作。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計1.公司內(nèi)部審計部門定期對物料申購管理情況進行審計審計內(nèi)容包括申購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與執(zhí)行情況、物料驗收與入庫情況、庫存管理情況、供應(yīng)商管理情況等。通過審計，發(fā)現(xiàn)存在的問題和風(fēng)險，并提出改進建議和措施。2.對審計發(fā)現(xiàn)的問題，相關(guān)部門應(yīng)及時整改被審計部門應(yīng)根據(jù)審計意見，制定整改計劃，明確整改責(zé)任人和整改期限。整改完成后，向內(nèi)部審計部門提交整改報告，內(nèi)部審計部門對整改情況進行跟蹤檢查，確保問題得到徹底解決。（二）日常監(jiān)督1.采購部門和倉庫管理部門應(yīng)加強對物料申購和庫存管理的日常監(jiān)督檢查申購流程是否規(guī)范執(zhí)行，申購信息是否準確完整，審批環(huán)節(jié)是