血站檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)血站檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在血站管理、業(yè)務(wù)工作及社會服務(wù)中的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于[血站名稱]（以下簡稱“血站”）檔案的管理，包括但不限于采血、供血、檢驗(yàn)、科研、行政、人事、財(cái)務(wù)等各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則血站檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門或指定專人負(fù)責(zé)，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映血站各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案的完整性，不得擅自篡改、偽造或銷毀檔案。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保密措施，防止檔案信息泄露、丟失或損壞，確保檔案的安全性和保密性。4.方便利用原則建立健全檔案管理制度，提高檔案管理信息化水平，方便檔案的查閱、利用，為血站各項(xiàng)工作提供有效支持。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)血站檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定血站檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、整理、分類、編目、裝訂血站各類檔案，建立健全檔案檢索體系。3.妥善保管檔案，確保檔案的安全與完整，定期對檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和維護(hù)。4.組織檔案的鑒定工作，對已到保管期限的檔案提出存毀意見，報(bào)經(jīng)批準(zhǔn)后實(shí)施。5.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時準(zhǔn)確地填報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。6.積極開展檔案利用工作，為血站各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。7.負(fù)責(zé)對各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。（二）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并定期向檔案管理部門移交。2.負(fù)責(zé)將本部門在工作中形成的具有保存價值的文件材料進(jìn)行分類整理，確保文件材料的齊全、完整，并按照規(guī)定的時間和要求移交檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.采血供血業(yè)務(wù)檔案包括獻(xiàn)血者招募、體檢、采血、檢驗(yàn)、血液儲存、發(fā)放等環(huán)節(jié)形成的各類記錄，如獻(xiàn)血登記表、體檢表、采血記錄、檢驗(yàn)報(bào)告、血液出入庫記錄等。2.檢驗(yàn)檔案涵蓋各類血液檢測項(xiàng)目的原始記錄、檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量控制記錄等。3.科研檔案科研項(xiàng)目立項(xiàng)申請書、研究方案、實(shí)驗(yàn)記錄、研究成果報(bào)告等。4.行政檔案血站的各項(xiàng)行政管理文件，如工作計(jì)劃、總結(jié)、會議記錄、規(guī)章制度、請示報(bào)告、批復(fù)等。5.人事檔案員工的個人基本信息、履歷、考核、任免、獎懲、培訓(xùn)等資料。6.財(cái)務(wù)檔案會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)資料。7.設(shè)備檔案設(shè)備購置合同、說明書、操作規(guī)程、維護(hù)保養(yǎng)記錄、維修記錄等。8.其他檔案與血站工作相關(guān)的其他具有保存價值的文件材料，如捐贈協(xié)議、合作協(xié)議、宣傳資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時收集本部門在工作中形成的各類文件材料，確保文件材料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.對收集到的文件材料，應(yīng)進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無效的文件，按照文件形成的時間順序或邏輯關(guān)系進(jìn)行分類。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，載體應(yīng)符合檔案保管要求。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)工作類、人事管理類、財(cái)務(wù)管理類、設(shè)備管理類等。2.編號對每一類檔案編制唯一的編號，便于管理和查詢。編號應(yīng)遵循一定的規(guī)則，具有系統(tǒng)性和邏輯性。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息，以便快速檢索檔案。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、溫濕度計(jì)、消防器材、防蟲藥品等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，排列整齊有序，便于查找和利用。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲于安全可靠的存儲設(shè)備中，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。3.對重要的檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲、異地備份等，以防止檔案信息的丟失或損壞。（三）保管期限1.血站檔案的保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限一般分為30年、10年。2.確定檔案保管期限的原則反映血站主要職能活動和基本歷史面貌的，對血站工作、國家建設(shè)和歷史研究具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。反映血站一般工作活動，在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，列為定期保管。凡是在本單位工作查考、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、研究等方面具有利用價值的文件材料，列為定期保管。（四）檔案的清點(diǎn)與檢查1.定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確無誤。清點(diǎn)工作每年至少進(jìn)行一次。2.定期對檔案進(jìn)行檢查，檢查檔案的保管狀況、載體質(zhì)量等，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進(jìn)行處理。檢查工作每季度至少進(jìn)行一次。3.對檔案的清點(diǎn)和檢查情況應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況應(yīng)及時報(bào)告檔案管理部門負(fù)責(zé)人。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合血站實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行鑒定。2.對已過保管期限的檔案，應(yīng)審查其是否仍具有保存價值，如涉及未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)、法律糾紛等，應(yīng)繼續(xù)保管至相關(guān)事項(xiàng)結(jié)束。3.對保管期限已滿但仍需長期保存的檔案，可進(jìn)行延長保管期限的鑒定。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對保管期限已滿的檔案進(jìn)行清理，列出擬銷毀檔案清單。2.檔案鑒定小組對擬銷毀檔案進(jìn)行逐卷審查，提出存毀意見。3.對確定銷毀的檔案，編制銷毀清冊，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)血站主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。（四）銷毀方法1.對紙質(zhì)檔案的銷毀，應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.對電子檔案的銷毀，應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等技術(shù)手段，確保數(shù)據(jù)徹底刪除。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。六、檔案的統(tǒng)計(jì)與利用（一）統(tǒng)計(jì)工作1.建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定及時準(zhǔn)確地填報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)數(shù)據(jù)真實(shí)、內(nèi)容完整。3.定期對檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為檔案管理工作提供決策依據(jù)。（二）利用工作1.建立健全檔案利用制度，明確檔案利用的范圍、程序和要求。2.積極開展檔案利用工作，為血站內(nèi)部管理、業(yè)務(wù)工作、科研教學(xué)、社會服務(wù)等提供檔案信息支持。3.檔案利用應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，查閱檔案應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。4.對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止檔案信息泄露。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的血站檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化。2.通過檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理工作效率，提升檔案利用服務(wù)水平。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。2.信息化管理系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)或選用適合血站檔案管理的信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、編目、存儲、檢索、利用、統(tǒng)計(jì)等功能的自動化管理。3.網(wǎng)絡(luò)建設(shè)建立檔案管理內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和傳輸，方便各部門之間的檔案業(yè)務(wù)交流。（三）安全管理1.加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取防火墻、入侵檢測、數(shù)據(jù)加密等技術(shù)手段，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.建