金融檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強公司金融檔案管理，確保金融檔案的完整、準確、安全和有效利用，根據(jù)國家有關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司在金融業(yè)務活動中形成的各類檔案，包括但不限于會計憑證、賬簿、報表、合同協(xié)議、交易記錄、風險管理文檔、客戶資料等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司金融檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等工作。2.真實完整原則：確保金融檔案內(nèi)容真實、準確、完整，如實反映公司金融業(yè)務活動的全過程。3.安全保密原則：采取有效措施，保障金融檔案的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。4.方便利用原則：建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理辦法，制定和完善公司金融檔案管理制度。2.負責公司金融檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、編目等基礎工作，確保檔案資料的規(guī)范化和標準化。3.建立健全金融檔案保管制度，配備必要的檔案保管設施，對檔案進行妥善保管，確保檔案的安全。4.定期對金融檔案進行鑒定，提出檔案銷毀意見，經(jīng)批準后組織實施檔案銷毀工作。5.負責檔案信息的開發(fā)利用，為公司各項工作提供檔案查詢、借閱等服務。6.組織開展檔案管理培訓和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識。（二）業(yè)務部門職責1.負責本部門金融檔案的形成、積累和初步整理工作，并按照規(guī)定定期向檔案管理部門移交檔案。2.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的整理、鑒定、銷毀等工作，提供必要的檔案信息和資料。3.在業(yè)務活動中，嚴格遵守檔案管理規(guī)定，確保檔案的真實、完整和安全。（三）其他部門職責1.各部門應指定專人負責本部門涉及金融檔案的相關工作，配合檔案管理部門做好檔案管理工作。2.在工作中形成的與金融業(yè)務相關的文件、資料等，應及時移交檔案管理部門歸檔。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在金融業(yè)務活動中形成的各類文件、資料、記錄等，包括但不限于：會計憑證、賬簿、報表等財務檔案。各類金融合同、協(xié)議、契約等法律文件。交易指令、交易記錄、結算單據(jù)等業(yè)務檔案。風險管理報告、風險評估資料等風險檔案?？蛻糸_戶資料、客戶交易記錄、客戶服務檔案等客戶檔案。內(nèi)部審計報告、合規(guī)檢查資料等監(jiān)督檢查檔案。其他與金融業(yè)務相關的檔案。2.公司外部機構發(fā)送的與金融業(yè)務有關的文件、函件、通知等，以及公司對外發(fā)送的重要文件的回執(zhí)、復函等。（二）收集要求1.業(yè)務部門應按照檔案管理要求，及時收集本部門在業(yè)務活動中形成的各類檔案資料，并進行初步整理。2.檔案資料應真實、完整、清晰，簽字蓋章齊全，符合檔案保存要求。3.對于電子檔案，應確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進行備份存儲。（三）整理方法1.檔案管理部門對接收的檔案資料進行統(tǒng)一整理，按照檔案的形成時間、類別、來源等進行分類。2.對每份檔案資料進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，確保目錄準確反映檔案內(nèi)容。4.對檔案資料進行裝訂，裝訂應牢固、整齊，便于翻閱和保存。四、檔案的保管（一）保管期限1.金融檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、20年、25年等。2.具體保管期限按照國家有關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合公司實際情況確定。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應存放在專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施。2.電子檔案應進行備份存儲，存儲介質(zhì)應選擇安全可靠的設備，并定期進行檢查和維護，確保電子檔案的完整性和可用性。3.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度、濕度應符合檔案保管要求。（三）檔案保管要求1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。2.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，確保檔案的完整性。3.嚴格限制非檔案管理人員進入檔案庫房，確因工作需要進入的，應辦理相關手續(xù)，并在檔案管理人員的陪同下進行。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門定期組織對已到保管期限的金融檔案進行鑒定。鑒定工作應由檔案管理部門牽頭，業(yè)務部門、審計部門等相關人員參加。2.鑒定人員應根據(jù)國家有關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合公司實際情況，對檔案的保存價值進行評估，提出鑒定意見。3.鑒定意見應形成書面報告，經(jīng)公司領導批準后作為檔案銷毀的依據(jù)。（二）銷毀程序1.對經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案管理部門編制檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊應包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，并由檔案管理人員和監(jiān)銷人員簽字確認。3.檔案銷毀工作應在公司領導指定的地點進行，由檔案管理部門會同相關部門共同實施監(jiān)銷。4.監(jiān)銷人員應對檔案銷毀過程進行全程監(jiān)督，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。5.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應在檔案銷毀清冊上簽字，并將檔案銷毀情況報告公司領導。六、檔案的利用（一）利用范圍公司內(nèi)部人員因工作需要，可以查閱、借閱金融檔案。外部單位或個人因特殊原因需要查閱、借閱公司金融檔案的，應按照公司規(guī)定辦理相關手續(xù)。（二）利用要求1.查閱、借閱檔案應填寫檔案查閱、借閱申請表，注明查閱、借閱的目的、內(nèi)容、期限等信息，并經(jīng)部門負責人簽字批準。2.檔案管理人員應根據(jù)申請表提供的信息，及時查找、提供檔案，并做好查閱、借閱記錄。3.查閱檔案應在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出指定地點。如需復印檔案資料，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進行登記。4.借閱檔案應嚴格按照規(guī)定的期限歸還，如需延期歸還，應辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員應妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、丟失檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案損壞或丟失，應及時報告檔案管理部門，并承擔相應的責任。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立公司金融檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務水平。（二）信息化管理措施1.對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.在電子檔案數(shù)據(jù)庫中建立完善的索引和分類體系，便于檔案的檢索和查詢。3.利用信息化手段對檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)進行管理，實現(xiàn)檔案管理工作的自動化和規(guī)范化。4.加強電子檔案的安全管理，采取數(shù)據(jù)加密、訪問控制、備份存儲等措施，確保電子檔案的安全。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責公司內(nèi)部審計部門負責對金融檔案管理工作進行定期監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作符合國家有關法律法規(guī)及公司檔案管理辦法的要求。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等工作的規(guī)范性。3.檔案信息化管理工作的開展情況。4.檔案利用情況及檔案