教育公司采購比價管理細則

一、總則1.目的為加強本教育公司采購管理，規(guī)范采購比價行為，降低采購成本，提高資金使用效益，保證采購質(zhì)量，特制定本細則。2.適用范圍本細則適用于教育公司全體員工涉及的所有采購活動，包括但不限于教學(xué)設(shè)備、教材、辦公用品、服務(wù)類采購等。客戶如有相關(guān)采購需求，公司提供咨詢服務(wù)時也可參照本細則相關(guān)原則執(zhí)行。3.企業(yè)文化與設(shè)計理念體現(xiàn)本公司秉持“教育為本，質(zhì)量至上，創(chuàng)新發(fā)展，合作共贏”的企業(yè)文化。在采購比價管理中，以質(zhì)量至上為核心原則，確保所采購的物品和服務(wù)符合教育教學(xué)的高質(zhì)量要求。同時，注重創(chuàng)新發(fā)展理念的貫徹，鼓勵在采購過程中發(fā)現(xiàn)新的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商和性價比更高的產(chǎn)品或服務(wù)。設(shè)計理念上追求高效、透明、公正的采購流程，以扁平化管理為導(dǎo)向，減少不必要的層級審批，提高采購效率。4.社會效益考量采購活動不僅要滿足公司自身發(fā)展需求，還要充分考慮社會效益。優(yōu)先選擇具有良好社會聲譽、環(huán)保達標、符合社會責(zé)任標準的供應(yīng)商，推動公司在教育領(lǐng)域的可持續(xù)發(fā)展，為社會樹立良好的企業(yè)形象。二、組織架構(gòu)與職責(zé)劃分1.采購部門-負責(zé)制定采購計劃，根據(jù)公司各部門需求，結(jié)合市場情況，規(guī)劃采購項目和預(yù)算。-收集、整理、篩選供應(yīng)商信息，建立和維護供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。-主導(dǎo)采購比價工作，組織與供應(yīng)商的商務(wù)談判，確定采購價格、交貨期、質(zhì)量標準等條款。-負責(zé)采購合同的起草、簽訂與執(zhí)行，跟蹤采購訂單的進度，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。2.需求部門-提出采購需求，詳細說明所需物品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、使用時間等信息。-協(xié)助采購部門進行供應(yīng)商考察和評估，提供專業(yè)技術(shù)方面的意見和建議。-參與采購合同的驗收工作，確保所采購的物品或服務(wù)符合本部門需求。3.財務(wù)部門-審核采購預(yù)算和采購合同中的財務(wù)條款，確保采購資金的合理使用和支付安全。-對采購價格進行財務(wù)分析，提供成本控制方面的建議和意見。-參與采購比價過程中的價格評估，從財務(wù)角度評估采購方案的可行性。4.質(zhì)量控制部門-制定采購物品和服務(wù)的質(zhì)量檢驗標準和流程。-參與供應(yīng)商的選擇和評估，重點考察供應(yīng)商的質(zhì)量管理體系。-對采購回來的物品進行質(zhì)量檢驗，對服務(wù)進行質(zhì)量監(jiān)督，確保符合公司質(zhì)量要求。三、管理流程1.采購需求提出-各部門根據(jù)工作需要，填寫《采購需求申請表》，詳細注明采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計使用時間等內(nèi)容。-部門負責(zé)人對采購需求進行審核，確保需求的合理性和必要性，審核通過后提交至采購部門。2.采購計劃制定-采購部門匯總各部門的采購需求，結(jié)合公司資金狀況和庫存情況，制定年度、季度和月度采購計劃。-采購計劃應(yīng)明確采購項目、預(yù)算金額、采購時間節(jié)點等信息，并報公司管理層審批。3.供應(yīng)商選擇與比價-采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括供應(yīng)商的基本情況、產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量、價格水平、信譽口碑等。-對潛在供應(yīng)商進行初步篩選，選擇至少三家符合要求的供應(yīng)商參與比價。-向選定的供應(yīng)商發(fā)送《采購詢價單》，明確采購物品或服務(wù)的詳細規(guī)格、數(shù)量、交貨期等要求，要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)提供報價。-采購部門對供應(yīng)商的報價進行整理和分析，同時考慮供應(yīng)商的其他優(yōu)惠條件，如售后服務(wù)、付款方式等，形成《采購比價報告》。4.商務(wù)談判-根據(jù)比價情況，采購部門選擇報價合理、綜合條件較好的供應(yīng)商進行商務(wù)談判。-談判內(nèi)容包括價格、交貨期、質(zhì)量標準、售后服務(wù)、付款方式等條款。談判過程中，采購部門應(yīng)充分了解供應(yīng)商的底線，爭取最有利的采購條件。-談判結(jié)束后，形成《商務(wù)談判紀要》，記錄談判的主要內(nèi)容和達成的初步共識。5.合同簽訂-根據(jù)商務(wù)談判結(jié)果，采購部門起草采購合同，合同條款應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、采購物品或服務(wù)的詳細信息、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。-采購合同需經(jīng)法務(wù)部門審核，確保合同的合法性和有效性。審核通過后，由公司授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂合同。6.采購執(zhí)行與跟蹤-采購部門按照合同約定向供應(yīng)商下達采購訂單，并跟蹤訂單執(zhí)行情況，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進度和發(fā)貨情況。-如出現(xiàn)供應(yīng)商延遲交貨、質(zhì)量問題等情況，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，采取相應(yīng)的措施解決問題，確保采購活動順利進行。7.驗收與付款-物品到貨或服務(wù)完成后，采購部門組織需求部門、質(zhì)量控制部門等相關(guān)人員按照合同約定的質(zhì)量標準進行驗收。-驗收合格后，采購部門根據(jù)合同約定的付款方式和時間，提交付款申請，經(jīng)財務(wù)部門審核后辦理付款手續(xù)。四、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-員工有權(quán)對采購需求提出合理建議，參與采購需求的討論和決策過程。-在采購比價過程中，員工有權(quán)了解供應(yīng)商的相關(guān)信息和采購價格情況，對不合理的采購行為有提出質(zhì)疑和監(jiān)督的權(quán)利。-員工有權(quán)要求采購部門及時采購符合質(zhì)量要求的物品或服務(wù)，以滿足工作需要。2.員工義務(wù)-員工應(yīng)按照公司規(guī)定的流程提出采購需求，提供準確、詳細的采購信息。-積極配合采購部門、質(zhì)量控制部門等相關(guān)部門的工作，參與供應(yīng)商考察、驗收等活動，提供專業(yè)意見和建議。-保守采購過程中涉及的商業(yè)機密，不得向外部泄露供應(yīng)商信息、采購價格等敏感信息。3.供應(yīng)商權(quán)利-供應(yīng)商有權(quán)按照公司要求參與采購比價活動，公平競爭獲取采購訂單。-在合同履行過程中，供應(yīng)商有權(quán)要求公司按照合同約定及時支付貨款，提供必要的協(xié)助和支持。4.供應(yīng)商義務(wù)-供應(yīng)商應(yīng)按照公司的要求及時提供準確的報價和產(chǎn)品或服務(wù)信息。-嚴格履行采購合同，確保所提供的物品或服務(wù)符合合同約定的質(zhì)量標準、交貨期等要求。-接受公司的監(jiān)督和檢查，對公司提出的質(zhì)量問題及時進行整改。五、監(jiān)督與獎懲機制1.監(jiān)督機制-成立采購監(jiān)督小組，成員包括公司管理層、財務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員，負責(zé)對采購活動進行全程監(jiān)督。-采購監(jiān)督小組定期對采購項目進行檢查，審查采購流程是否合規(guī)、采購價格是否合理、采購質(zhì)量是否達標等。-設(shè)立舉報郵箱和電話，接受公司員工和供應(yīng)商的監(jiān)督舉報，對舉報信息進行及時調(diào)查處理。2.獎勵機制-對在采購比價過程中，通過合理的談判和比價技巧，為公司節(jié)約大量采購成本的員工，給予物質(zhì)獎勵和精神表彰。-對積極提供優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商信息，幫助公司拓寬采購渠道，提高采購質(zhì)量的員工，給予相應(yīng)的獎勵。-對長期合作且產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定、價格合理、服務(wù)優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商，公司給予一定的獎勵，如增加采購份額、頒發(fā)優(yōu)秀供應(yīng)商證書等。3.懲罰機制-對違反采購流程，未經(jīng)批準擅自采購的員工，給予警告、罰款等處罰，情節(jié)嚴重的予以辭退。-對在采購過程中收受賄賂、謀取私利、泄露商業(yè)機密等違規(guī)行為的員工，依法追究法律責(zé)任。-對提供虛假報價、以次充好、延遲交貨等違反采購合同約定的供應(yīng)商，公司將視情節(jié)輕重采取扣除貨款