合同預結算管理辦法一、總則（一）目的為加強公司合同預結算管理，規(guī)范預結算工作流程，提高預結算工作質(zhì)量和效率，合理控制成本，確保公司經(jīng)濟利益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有合同項目的預結算管理，包括但不限于工程建設、物資采購、服務外包等各類合同。（三）管理原則1.依法合規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保合同預結算工作合法合規(guī)。2.準確及時原則：預結算數(shù)據(jù)應準確無誤，按時完成編制、審核及審批工作，為公司決策提供可靠依據(jù)。3.全面覆蓋原則：涵蓋合同從簽訂到執(zhí)行完畢的全過程預結算管理，包括預算編制、結算審核、款項支付等環(huán)節(jié)。4.責任明確原則：明確各部門及人員在合同預結算管理中的職責，做到分工明確、責任到人。二、管理職責（一）預算管理部門1.負責組織：牽頭組織合同預算的編制、審核及調(diào)整工作。2.收集資料：收集與合同預算相關的各類資料，如合同文件、設計圖紙、技術規(guī)范等。3.編制預算：根據(jù)收集的資料，結合市場行情和公司實際情況，編制合同預算草案。4.溝通協(xié)調(diào)：與項目部門、采購部門等相關部門溝通協(xié)調(diào)，確保預算編制的準確性和合理性。（二）項目部門1.提供資料：向預算管理部門提供項目相關的詳細資料，包括項目需求、施工方案、進度計劃等。2.協(xié)助編制：協(xié)助預算管理部門進行合同預算的編制工作，提供專業(yè)技術支持和意見。3.執(zhí)行預算：按照合同預算嚴格控制項目成本，確保項目費用不超預算。4.反饋變更：及時向預算管理部門反饋項目變更情況，配合做好預算調(diào)整工作。（三）采購部門1.采購預算：負責編制物資采購合同的預算，提供采購價格信息和市場行情分析。2.供應商選擇：根據(jù)預算要求，選擇合適的供應商，確保采購成本控制在預算范圍內(nèi)。3.合同簽訂：參與物資采購合同的簽訂工作，確保合同條款符合預算要求。4.結算審核：配合預算管理部門進行采購合同的結算審核工作，提供相關采購資料。（四）財務部門1.審核監(jiān)督：對合同預結算進行審核，監(jiān)督預結算工作的執(zhí)行情況，確保財務數(shù)據(jù)的準確性。2.款項支付：根據(jù)合同預結算審核結果和公司資金狀況，辦理款項支付手續(xù)。3.成本核算：負責合同項目的成本核算工作，定期分析成本情況，為公司決策提供財務依據(jù)。（五）審計部門1.審計監(jiān)督：對合同預結算工作進行審計監(jiān)督，檢查預結算編制、審核及審批過程的合規(guī)性和準確性。2.提出意見：對審計中發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，督促相關部門進行整改，確保預結算工作規(guī)范有序。三、合同預算編制（一）編制依據(jù)1.合同文件：包括合同協(xié)議書、中標通知書、投標文件等，明確合同的主要條款和要求。2.設計文件：如施工圖紙、設計變更通知等，作為工程量計算的依據(jù)。3.技術規(guī)范：相關行業(yè)技術標準和規(guī)范，確定工程質(zhì)量和施工工藝要求。4.市場價格信息：參考市場同類產(chǎn)品或服務的價格水平，結合公司歷史采購價格數(shù)據(jù)，合理確定預算價格。5.項目計劃：項目進度計劃、施工組織設計等，用于估算人工、材料、機械等費用。（二）編制流程1.資料收集：預算管理部門按照上述編制依據(jù)，收集相關資料，并進行整理和分析。2.工程量計算：根據(jù)設計文件和技術規(guī)范，由專業(yè)人員對工程項目的工程量進行詳細計算，確保計算準確無誤。3.價格確定：參考市場價格信息，結合項目實際情況，確定各項費用的預算價格。對于主要材料和設備，應進行市場詢價或招標采購，以獲取合理的價格。4.費用匯總：將工程量乘以相應的預算價格，匯總各項費用，編制合同預算草案。5.審核審批：預算草案編制完成后，由預算管理部門組織相關部門進行審核，審核通過后報公司領導審批。（三）預算調(diào)整1.變更原因：在合同執(zhí)行過程中，如因設計變更、施工條件變化、市場價格波動等原因?qū)е骂A算需要調(diào)整，項目部門應及時提出變更申請。2.調(diào)整流程：變更申請經(jīng)項目部門負責人簽字確認后，提交預算管理部門。預算管理部門根據(jù)變更內(nèi)容，重新計算工程量和費用，編制預算調(diào)整草案。調(diào)整草案經(jīng)審核審批后，作為合同預算的補充文件。四、合同結算管理（一）結算依據(jù)1.合同文件：執(zhí)行合同約定的結算條款和方式。2.結算資料：包括工程竣工驗收報告、工程結算書、工程量簽證單、材料設備采購發(fā)票等相關資料。3.變更文件：設計變更通知、工程洽商記錄等作為結算調(diào)整的依據(jù)。（二）結算流程1.提交申請：項目完成后，項目部門應在規(guī)定時間內(nèi)整理好結算資料，向預算管理部門提交結算申請。2.初審：預算管理部門收到結算申請后，對結算資料進行初審，核對工程量、費用計算等是否準確無誤。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與項目部門溝通核實。3.審核：初審通過后，預算管理部門組織相關部門進行結算審核。審核人員應深入項目現(xiàn)場，核實工程實際完成情況，并對結算資料的真實性、完整性進行審查。對于重大項目或結算金額較大的項目，可委托外部專業(yè)機構進行審核。4.審批：結算審核完成后，形成結算報告，報公司領導審批。審批通過后的結算金額作為合同最終結算金額。（三）結算爭議處理1.爭議原因：在結算過程中，如項目部門與預算管理部門或其他相關部門對結算金額、結算方式等存在爭議，應及時溝通協(xié)商解決。2.協(xié)商解決：雙方首先應通過友好協(xié)商的方式，尋求解決方案。協(xié)商過程中，應充分聽取各方意見，依據(jù)合同文件、結算依據(jù)等進行客觀分析。3.第三方鑒定：如協(xié)商不成，可根據(jù)合同約定或相關法律法規(guī)，委托具有資質(zhì)的第三方鑒定機構進行鑒定。鑒定結果作為結算爭議處理的依據(jù)。五、款項支付管理（一）支付原則1.按合同執(zhí)行：嚴格按照合同約定的付款方式和時間進行款項支付。2.審核通過：款項支付必須以合同預結算審核通過為前提，確保支付金額準確無誤。3.手續(xù)齊全：支付申請應附齊相關合同文件、結算報告、發(fā)票等資料，手續(xù)完備后方可辦理支付。（二）支付流程1.申請支付：項目部門根據(jù)合同執(zhí)行情況，填寫款項支付申請單，注明支付金額、支付理由、收款單位等信息，并附上相關結算資料。2.部門審核：支付申請單提交至預算管理部門，預算管理部門對支付金額和結算資料進行審核，確認無誤后簽字蓋章。3.財務審核：財務部門對支付申請進行財務審核，重點審核資金來源、支付方式、發(fā)票合規(guī)性等。審核通過后簽字蓋章。4.領導審批：經(jīng)預算管理部門和財務部門審核通過的支付申請，報公司領導審批。領導根據(jù)公司資金狀況和項目實際情況進行審批。5.款項支付：審批通過后，財務部門按照公司資金支付流程辦理款項支付手續(xù)，確?？铐椉皶r、準確支付到收款單位。六、檔案管理（一）檔案內(nèi)容合同預結算檔案包括合同文件、預算編制資料、結算審核資料、款項支付憑證、變更文件等與合同預結算相關的各類資料。（二）檔案整理1.分類歸檔：按照合同項目類別和時間順序，對檔案資料進行分類整理，建立清晰的檔案目錄。2.編號標識：為每份檔案資料賦予唯一的編號，便于查詢和管理。（三）檔案保管1.專人負責：指定專人負責合同預結算檔案的保管工作，確保檔案資料的安全和完整。2.保管期限：根據(jù)相關法律法規(guī)和公司規(guī)定，確定檔案資料的保管期限，到期后按照規(guī)定進行銷毀或存檔。（四）檔案查閱1.查閱申請：因工作需要查閱合同預結算檔案的，應填寫查閱申請單，注明查閱內(nèi)容、查閱目的等信息，經(jīng)部門負責人批準后提交檔案保管人員。2.查閱登記：檔案保管人員對查閱申請進行審核，審核通過后進行查閱登記，記錄查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。3.現(xiàn)場查閱：查閱人員應在檔案保管人員指定的地點進行查閱，不得擅自將檔案資料帶出保管場所。如需復印或摘錄相關資料，應經(jīng)檔案保管人員同意。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.定期檢查：公司審計部門定期對合同預結算管理工作進行檢查，重點檢查預結算編制、審核、審批流程的執(zhí)行情況，以及檔案管理的規(guī)范性。2.專項檢查：針對重大合同項目或預結算管理中出現(xiàn)的問題，組織專項檢查，深入分析原因，提出整改措施。（二）考核評價1.考核指標：建立合同預結算管理工作考核指標體系，包括預算準確率、結算及時率、成本控制情況、檔案管理質(zhì)量等指標。2.考核方式：采用定量