采購使用管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司采購與使用管理，規(guī)范采購行為，提高采購效率，確保采購物資和服務(wù)符合公司需求，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進(jìn)行，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門涉及的物資采購、服務(wù)采購以及相關(guān)資產(chǎn)的使用管理。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)，符合相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和政策要求。2.效益性原則：在保證質(zhì)量的前提下，追求采購成本的最小化，提高采購資金的使用效益。3.公開、公平、公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，確保所有潛在供應(yīng)商享有平等的機(jī)會參與競爭，杜絕不正當(dāng)交易行為。4.歸口管理原則：明確采購管理部門，實(shí)行歸口管理，避免多頭采購，提高管理效率。二、采購管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）采購管理部門1.職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善公司采購管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)。組織實(shí)施公司各類物資和服務(wù)的采購工作，包括采購計(jì)劃的制定、供應(yīng)商的選擇與管理、采購合同的簽訂與執(zhí)行等。建立和維護(hù)供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核。協(xié)調(diào)處理采購過程中的各種問題和糾紛，確保采購工作的順利進(jìn)行。負(fù)責(zé)采購信息的統(tǒng)計(jì)、分析和報(bào)告，為公司決策提供依據(jù)。2.人員配備采購管理部門應(yīng)配備專業(yè)的采購人員，采購人員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識、技能和經(jīng)驗(yàn)，熟悉采購業(yè)務(wù)流程和相關(guān)法律法規(guī)。（二）需求部門1.職責(zé)根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃和實(shí)際需求，提出物資采購申請和服務(wù)需求。參與采購項(xiàng)目的技術(shù)要求制定、供應(yīng)商選擇和采購合同的評審。負(fù)責(zé)采購物資和服務(wù)的驗(yàn)收工作，確保所采購的物資和服務(wù)符合要求。對采購物資和服務(wù)的使用情況進(jìn)行跟蹤和反饋，提出改進(jìn)意見和建議。2.人員配備需求部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)采購相關(guān)工作，確保與采購管理部門的有效溝通和協(xié)作。（三）財(cái)務(wù)部門1.職責(zé)負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，確保采購資金的合理安排。參與采購合同的評審，審核合同付款條款。負(fù)責(zé)采購資金的支付和核算工作，對采購資金的使用情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查。2.人員配備財(cái)務(wù)部門應(yīng)配備專業(yè)的財(cái)務(wù)人員，負(fù)責(zé)采購財(cái)務(wù)相關(guān)工作。（四）審計(jì)部門1.職責(zé)對采購活動進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況以及采購資金的使用效益。對采購過程中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)違紀(jì)問題進(jìn)行調(diào)查和處理，提出審計(jì)意見和建議。2.人員配備審計(jì)部門應(yīng)配備專業(yè)的審計(jì)人員，負(fù)責(zé)采購審計(jì)相關(guān)工作。三、采購計(jì)劃管理（一）采購計(jì)劃的編制1.依據(jù)需求部門應(yīng)根據(jù)公司年度生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃、預(yù)算安排、庫存狀況以及實(shí)際需求，提前編制采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)采購時間等內(nèi)容。2.流程需求部門于每月[具體日期]前將次月采購計(jì)劃提交至采購管理部門。采購管理部門對需求部門提交的采購計(jì)劃進(jìn)行匯總、審核和平衡，結(jié)合庫存情況，編制公司月度采購計(jì)劃，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后的月度采購計(jì)劃由采購管理部門組織實(shí)施。（二）采購計(jì)劃的調(diào)整1.調(diào)整原因在采購計(jì)劃執(zhí)行過程中，如因市場變化、生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃調(diào)整、設(shè)計(jì)變更等原因需要調(diào)整采購計(jì)劃的，需求部門應(yīng)及時提出書面申請。2.調(diào)整流程需求部門填寫采購計(jì)劃調(diào)整申請表，詳細(xì)說明調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容等，并提交至采購管理部門。采購管理部門對調(diào)整申請進(jìn)行審核，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，采購管理部門對采購計(jì)劃進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整，并及時通知相關(guān)部門。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商的選擇1.選擇標(biāo)準(zhǔn)具有合法經(jīng)營資格，具備良好的商業(yè)信譽(yù)和財(cái)務(wù)狀況。具有較強(qiáng)的生產(chǎn)能力、技術(shù)水平和質(zhì)量保證能力，能夠提供符合公司要求的物資和服務(wù)。價格合理，具有較強(qiáng)的市場競爭力。售后服務(wù)良好，能夠及時響應(yīng)公司的需求并解決問題。2.選擇流程采購管理部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。根據(jù)采購項(xiàng)目的需求，從供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫中篩選出潛在供應(yīng)商，并向其發(fā)送詢價函或招標(biāo)邀請書。潛在供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)提交報(bào)價文件或投標(biāo)文件。采購管理部門組織相關(guān)部門對供應(yīng)商的報(bào)價文件或投標(biāo)文件進(jìn)行評審，綜合考慮供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、價格、質(zhì)量、服務(wù)等因素，確定中標(biāo)供應(yīng)商或入圍供應(yīng)商名單。采購管理部門與中標(biāo)供應(yīng)商或入圍供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。（二）供應(yīng)商的評估與考核1.評估內(nèi)容定期對供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面進(jìn)行評估。收集公司內(nèi)部各部門對供應(yīng)商的反饋意見，包括物資質(zhì)量問題、交貨延遲問題、服務(wù)態(tài)度問題等。2.考核指標(biāo)建立供應(yīng)商考核指標(biāo)體系，包括質(zhì)量指標(biāo)、交貨期指標(biāo)、價格指標(biāo)、服務(wù)指標(biāo)等。根據(jù)考核結(jié)果對供應(yīng)商進(jìn)行分級管理，對于考核優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，對于考核不合格的供應(yīng)商采取警告、暫停合作、取消合作等措施。3.評估與考核流程采購管理部門定期組織對供應(yīng)商的評估與考核工作，一般每季度進(jìn)行一次全面評估，每月進(jìn)行一次日常考核。采購管理部門制定供應(yīng)商評估與考核表，分發(fā)給相關(guān)部門和人員進(jìn)行評分。采購管理部門匯總各部門和人員的評分結(jié)果，計(jì)算供應(yīng)商的綜合得分，并根據(jù)得分情況對供應(yīng)商進(jìn)行分級。采購管理部門將供應(yīng)商評估與考核結(jié)果反饋給供應(yīng)商，并與供應(yīng)商溝通改進(jìn)措施。五、采購方式（一）集中采購1.適用范圍對于公司通用的、需求量較大的物資和服務(wù)，如辦公用品、辦公設(shè)備、勞保用品、運(yùn)輸服務(wù)等，實(shí)行集中采購。2.采購流程采購管理部門定期發(fā)布集中采購目錄和采購需求，組織供應(yīng)商進(jìn)行集中報(bào)價或招標(biāo)。采購管理部門對供應(yīng)商的報(bào)價文件或投標(biāo)文件進(jìn)行評審，確定中標(biāo)供應(yīng)商或入圍供應(yīng)商名單。采購管理部門與中標(biāo)供應(yīng)商或入圍供應(yīng)商簽訂集中采購合同，明確采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。需求部門根據(jù)實(shí)際需求，在集中采購合同范圍內(nèi)向采購管理部門提交采購申請，采購管理部門根據(jù)合同約定組織供應(yīng)商發(fā)貨。（二）分散采購1.適用范圍對于技術(shù)含量較高、專業(yè)性較強(qiáng)、個性化需求較多的物資和服務(wù)，以及緊急采購項(xiàng)目，實(shí)行分散采購。2.采購流程需求部門填寫采購申請表，詳細(xì)說明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、采購原因、預(yù)計(jì)采購時間等內(nèi)容，并提交至采購管理部門。采購管理部門對采購申請進(jìn)行審核，根據(jù)采購金額和性質(zhì)確定采購方式。對于金額較小的采購項(xiàng)目，可采用詢價采購方式；對于金額較大的采購項(xiàng)目，應(yīng)采用招標(biāo)采購方式。采購管理部門按照確定的采購方式組織實(shí)施采購工作，包括選擇供應(yīng)商、發(fā)送詢價函或招標(biāo)邀請書、評審報(bào)價文件或投標(biāo)文件、簽訂采購合同等。需求部門負(fù)責(zé)采購物資和服務(wù)的驗(yàn)收工作，確保所采購的物資和服務(wù)符合要求。（三）緊急采購1.適用范圍因生產(chǎn)經(jīng)營急需、突發(fā)事件等原因，無法按照正常采購流程進(jìn)行采購的物資和服務(wù)，可進(jìn)行緊急采購。2.采購流程需求部門填寫緊急采購申請表，詳細(xì)說明緊急采購的原因、采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求等內(nèi)容，并提交至采購管理部門。采購管理部門對緊急采購申請進(jìn)行審核，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，采購管理部門立即組織實(shí)施緊急采購工作。在緊急情況下，可采用電話、郵件等方式與供應(yīng)商溝通，盡快確定采購物資或服務(wù)的價格、交貨期等條款，并簽訂采購合同或采購協(xié)議。需求部門負(fù)責(zé)緊急采購物資和服務(wù)的驗(yàn)收工作，確保所采購的物資和服務(wù)符合要求。緊急采購?fù)瓿珊?，采購管理部門應(yīng)及時補(bǔ)辦相關(guān)采購手續(xù)。六、采購合同管理（一）合同的簽訂1.簽訂流程采購管理部門在確定中標(biāo)供應(yīng)商或入圍供應(yīng)商后，應(yīng)及時與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購合同簽訂前，應(yīng)提交公司法律部門或法律顧問進(jìn)行審核，確保合同的合法性和有效性。2.合同文本采購合同應(yīng)采用書面形式，一般使用公司統(tǒng)一制定的合同模板。合同文本應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、完整，避免模糊不清或歧義條款。（二）合同的執(zhí)行1.供應(yīng)商履約管理采購管理部門應(yīng)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，督促供應(yīng)商按照合同約定履行義務(wù)。定期與供應(yīng)商溝通，了解物資生產(chǎn)進(jìn)度、交貨期等情況，及時協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。2.公司內(nèi)部協(xié)調(diào)采購管理部門應(yīng)及時將采購合同的執(zhí)行情況反饋給需求部門，需求部門應(yīng)做好接收物資或服務(wù)的準(zhǔn)備工作。財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定及時支付貨款，確保合同的順利執(zhí)行。（三）合同的變更與解除1.變更原因在采購合同執(zhí)行過程中，如因市場變化、生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃調(diào)整、設(shè)計(jì)變更等原因需要變更合同條款的，雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。2.解除原因如因不可抗力、供應(yīng)商違約、公司生產(chǎn)經(jīng)營不再需要等原因需要解除采購合同的，雙方應(yīng)按照合同約定或法律法規(guī)的規(guī)定辦理解除手續(xù)，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.變更與解除流程合同變更或解除的申請應(yīng)由采購管理部門提出，填寫合同變更申請表或合同解除申請表，詳細(xì)說明變更或解除的原因、變更或解除的內(nèi)容等，并提交至公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，采購管理部門與供應(yīng)商協(xié)商簽訂變更協(xié)議或解除協(xié)議，并及時通知相關(guān)部門。七、采購驗(yàn)收管理（一）驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)1.物資驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)采購物資應(yīng)符合采購合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)格型號、數(shù)量等要求。需求部門應(yīng)根據(jù)采購物資的特點(diǎn)和使用要求，制定具體的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收方法。2.服務(wù)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)采購服務(wù)應(yīng)符合采購合同約定的服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)期限等要求。需求部門應(yīng)根據(jù)服務(wù)的性質(zhì)和特點(diǎn)，制定相應(yīng)的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收方法。（二）驗(yàn)收流程1.物資驗(yàn)收流程采購物資到貨前，需求部門應(yīng)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作，包括制定驗(yàn)收方案、準(zhǔn)備驗(yàn)收工具等。采購物資到貨后，采購管理部門應(yīng)及時通知需求部門進(jìn)行驗(yàn)收。需求部門應(yīng)組織相關(guān)人員按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對采購物資進(jìn)行驗(yàn)收，填寫物資驗(yàn)收單，詳細(xì)記錄驗(yàn)收情況。如驗(yàn)收合格，需求部門在物資驗(yàn)收單上簽字確認(rèn)，并將物資驗(yàn)收單提交至采購管理部門。采購管理部門根據(jù)物資驗(yàn)收單辦理入庫手續(xù)或直接交付使用。如驗(yàn)收不合格，需求部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商采取整改措施或更換物資。如供應(yīng)商拒絕整改或更換，需求部門應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。2.服務(wù)驗(yàn)收流程采購服務(wù)完成后，需求部門應(yīng)及時組織相關(guān)人員按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對采購服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收，填寫服務(wù)驗(yàn)收單，詳細(xì)記錄驗(yàn)收情況。如驗(yàn)收合格，需求部門在服務(wù)驗(yàn)收單上簽字確認(rèn)，并將服務(wù)驗(yàn)收單提交至采購管理部門。采購管理部門根據(jù)服務(wù)驗(yàn)收單辦理付款手續(xù)。如驗(yàn)收不合格，需求部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商采取整改措施或重新提供服務(wù)。如供應(yīng)商拒絕整改或重新提供服務(wù)，需求部門應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。八、采購付款管理（一）付款原則1.按合同付款原則采購付款應(yīng)嚴(yán)格按照采購合同約定的付款方式、付款期限等條款執(zhí)行，確保付款的準(zhǔn)確性和及時性。2.審核把關(guān)原則財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對采購付款的審核把關(guān)，確保付款憑證的真實(shí)性、合法性和完整性。對不符合合同約定或財(cái)務(wù)制度的付款申請，應(yīng)予以拒絕。（二）付款流程1.申請需求部門在采購物資或服務(wù)驗(yàn)收合格后，填寫付款申請表，詳細(xì)說明采購項(xiàng)目名稱、采購合同編號、付款金額、付款方式、付款原因等內(nèi)容，并提交至采購管理部門。2.審核采購管理部門對付款申請表進(jìn)行審核，確認(rèn)采購物資或服務(wù)已驗(yàn)收合格且符合合同約定后，簽字蓋章并提交至財(cái)務(wù)部門。3.審批財(cái)務(wù)部門對付款申請表進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核付款憑證的真實(shí)性、合法性和完整性，以及付款金額是否與合同約定一致。審核無誤后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.支付經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，財(cái)務(wù)部門按照合同約定的付款方式和付款期限進(jìn)行付款，并做好付款記錄。九、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識別1.市場風(fēng)險(xiǎn)市場價格波動、供應(yīng)商壟斷、原材料供應(yīng)不足等因素可能導(dǎo)致采購成本增加、物資供應(yīng)中斷等風(fēng)險(xiǎn)。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)供應(yīng)商提供的物資或服務(wù)不符合質(zhì)量要求，可能導(dǎo)致公司生產(chǎn)經(jīng)營受到影響，甚至引發(fā)安全事故等風(fēng)險(xiǎn)。3.合同風(fēng)險(xiǎn)采購合同條款不明確、合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)糾紛等因素可能導(dǎo)致公司權(quán)益受損的風(fēng)險(xiǎn)。4.人員風(fēng)險(xiǎn)采購人員的職業(yè)道德問題、業(yè)務(wù)能力不足等因素可能導(dǎo)致采購工作出現(xiàn)失誤，給公司帶來損失的風(fēng)險(xiǎn)。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施1.市場風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施建立市場價格監(jiān)測機(jī)制，及時掌握市場價格動態(tài)，合理安排采購時機(jī)，降低采購成本。與多家供應(yīng)商建立合作關(guān)系，避免對單一供應(yīng)商的過度依賴，降低供應(yīng)商壟斷風(fēng)險(xiǎn)。加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通與協(xié)調(diào)，建立應(yīng)急供應(yīng)機(jī)制，確保在原材料供應(yīng)不足時能夠及時獲得物資供應(yīng)。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施加強(qiáng)對供應(yīng)商的質(zhì)量管理，嚴(yán)格篩選供應(yīng)商，確保供應(yīng)商具備良好的質(zhì)量保證能力。簽訂詳細(xì)的質(zhì)量條款，明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收方法，加強(qiáng)對采購物資和服務(wù)的質(zhì)量檢驗(yàn)。建立質(zhì)量反饋機(jī)制，及時處理質(zhì)量問題，要求供應(yīng)商采取整改措施或更換物資。3.合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施加強(qiáng)采購合同管理，嚴(yán)格審核合同條款，確保合同的合法性和有效性。建立合