保潔費使用管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司保潔費用的使用管理，規(guī)范保潔費用的支出行為，提高資金使用效益，確保公司辦公區(qū)域及相關(guān)場所的環(huán)境衛(wèi)生符合標(biāo)準(zhǔn)要求，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有保潔費用的使用管理，包括但不限于支付給專業(yè)保潔服務(wù)公司的費用、保潔用品采購費用、保潔設(shè)備維護(hù)費用等。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：保潔費的使用必須符合國家法律法規(guī)以及公司的相關(guān)規(guī)定，確保每一筆支出都合法合規(guī)。2.預(yù)算控制原則：嚴(yán)格按照公司年度預(yù)算安排使用保潔費用，確保費用支出在預(yù)算范圍內(nèi)，避免超支。3.效益優(yōu)先原則：在保證保潔服務(wù)質(zhì)量的前提下，合理控制成本，提高資金使用效益，實現(xiàn)資源的優(yōu)化配置。4.透明公開原則：保潔費用的使用情況應(yīng)定期進(jìn)行公示，接受公司內(nèi)部監(jiān)督，確保費用使用透明、公開。二、職責(zé)分工（一）行政管理部門1.負(fù)責(zé)制定保潔服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量要求，對保潔服務(wù)公司的工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和考核。2.根據(jù)公司實際情況，編制保潔費用年度預(yù)算，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。3.負(fù)責(zé)保潔服務(wù)合同的簽訂、履行和管理，協(xié)調(diào)解決保潔服務(wù)過程中出現(xiàn)的問題。4.定期對保潔費用的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報費用支出情況。（二）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)保潔費用的核算和賬務(wù)處理，確保費用支出準(zhǔn)確、及時。2.審核保潔費用報銷憑證，對不符合規(guī)定的報銷予以退回。3.協(xié)助行政管理部門對保潔費用的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，提供財務(wù)數(shù)據(jù)支持。（三）保潔服務(wù)公司1.按照合同約定提供優(yōu)質(zhì)、高效的保潔服務(wù)，確保公司辦公區(qū)域及相關(guān)場所的環(huán)境衛(wèi)生達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。2.定期向行政管理部門提交保潔工作記錄和報告，接受監(jiān)督和考核。3.合理使用保潔費用，按照公司要求采購保潔用品和維護(hù)保潔設(shè)備，確保費用支出合理合規(guī)。三、保潔費用預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.行政管理部門應(yīng)根據(jù)公司年度工作計劃、辦公區(qū)域面積、保潔服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)等因素，結(jié)合上一年度保潔費用實際支出情況，編制保潔費用年度預(yù)算。2.預(yù)算內(nèi)容應(yīng)包括保潔服務(wù)費用、保潔用品采購費用、保潔設(shè)備維護(hù)費用、臨時保潔費用等明細(xì)項目。3.預(yù)算編制應(yīng)遵循“零基預(yù)算”原則，充分考慮各項費用的必要性和合理性，確保預(yù)算準(zhǔn)確、科學(xué)。（二）預(yù)算審批保潔費用年度預(yù)算編制完成后，應(yīng)報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司實際情況和財務(wù)狀況，對預(yù)算進(jìn)行審核和調(diào)整，確保預(yù)算符合公司整體發(fā)展戰(zhàn)略和財務(wù)承受能力。（三）預(yù)算執(zhí)行1.保潔費用年度預(yù)算經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由行政管理部門負(fù)責(zé)組織實施。行政管理部門應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算安排使用保潔費用，不得擅自調(diào)整預(yù)算。2.如因特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)提前向公司領(lǐng)導(dǎo)提交預(yù)算調(diào)整申請，說明調(diào)整原因、調(diào)整金額及調(diào)整后的預(yù)算安排。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可進(jìn)行預(yù)算調(diào)整。（四）預(yù)算監(jiān)控1.行政管理部門應(yīng)定期對保潔費用預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控，及時掌握費用支出進(jìn)度和使用效果。2.財務(wù)部門應(yīng)協(xié)助行政管理部門做好預(yù)算監(jiān)控工作，定期提供保潔費用預(yù)算執(zhí)行情況報表，對預(yù)算執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題及時進(jìn)行分析和反饋。四、保潔服務(wù)采購管理（一）采購方式1.根據(jù)公司實際情況，保潔服務(wù)采購可采用公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、單一來源采購等方式。2.對于金額較大、服務(wù)要求較高的保潔服務(wù)項目，應(yīng)采用公開招標(biāo)或邀請招標(biāo)的方式進(jìn)行采購；對于金額較小、服務(wù)要求相對簡單的保潔服務(wù)項目，可采用競爭性談判或單一來源采購的方式進(jìn)行采購。（二）采購流程1.需求調(diào)研：行政管理部門負(fù)責(zé)對公司保潔服務(wù)需求進(jìn)行調(diào)研，明確服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)期限等要求。2.供應(yīng)商選擇：根據(jù)采購方式，通過發(fā)布招標(biāo)公告、邀請供應(yīng)商投標(biāo)、資格審查等程序，選擇符合要求的保潔服務(wù)供應(yīng)商。3.合同簽訂：與選定的保潔服務(wù)供應(yīng)商簽訂保潔服務(wù)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)費用、付款方式、違約責(zé)任等條款。4.合同履行：保潔服務(wù)供應(yīng)商按照合同約定提供保潔服務(wù)，行政管理部門負(fù)責(zé)對服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督、檢查和考核。5.合同驗收：保潔服務(wù)期滿或合同履行過程中需要驗收的，行政管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員對保潔服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行驗收。驗收合格后，按照合同約定支付服務(wù)費用。（三）供應(yīng)商管理1.建立保潔服務(wù)供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、服務(wù)業(yè)績、考核評價等情況。2.定期對保潔服務(wù)供應(yīng)商進(jìn)行考核評價，考核評價內(nèi)容包括服務(wù)質(zhì)量、工作態(tài)度、費用控制、合同履行情況等方面。3.根據(jù)考核評價結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，對表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告、限期整改或終止合作等處理。五、保潔用品及設(shè)備管理（一）保潔用品管理1.采購計劃：行政管理部門應(yīng)根據(jù)保潔服務(wù)需求和庫存情況，定期編制保潔用品采購計劃，明確采購品種、數(shù)量、規(guī)格等要求。2.采購實施：按照采購計劃，通過招標(biāo)、詢價、定點采購等方式采購保潔用品。采購過程中應(yīng)嚴(yán)格控制采購成本，確保采購的保潔用品質(zhì)量合格。3.驗收入庫：保潔用品采購到貨后，應(yīng)及時組織驗收。驗收合格的保潔用品應(yīng)辦理驗收入庫手續(xù)，登記入賬；驗收不合格的保潔用品應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系退換貨。4.領(lǐng)用發(fā)放：保潔人員根據(jù)工作需要，填寫保潔用品領(lǐng)用申請表，經(jīng)行政管理部門負(fù)責(zé)人審批后，到倉庫領(lǐng)取保潔用品。倉庫管理人員應(yīng)按照審批后的申請表發(fā)放保潔用品，并做好領(lǐng)用記錄。5.庫存管理：定期對保潔用品庫存進(jìn)行盤點，確保賬實相符。對于庫存積壓、過期變質(zhì)的保潔用品，應(yīng)及時進(jìn)行清理和處理。（二）保潔設(shè)備管理1.設(shè)備配置：根據(jù)保潔服務(wù)需要，合理配置保潔設(shè)備，如清潔車、吸塵器、拖把、抹布等。2.設(shè)備采購：保潔設(shè)備采購應(yīng)按照公司相關(guān)采購規(guī)定執(zhí)行，確保采購的設(shè)備質(zhì)量可靠、性能優(yōu)良。3.設(shè)備驗收：保潔設(shè)備采購到貨后，應(yīng)及時組織驗收。驗收合格的設(shè)備應(yīng)辦理驗收入庫手續(xù)，登記入賬；驗收不合格的設(shè)備應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系退換貨。4.設(shè)備使用與維護(hù)：制定保潔設(shè)備操作規(guī)程，要求保潔人員嚴(yán)格按照操作規(guī)程使用設(shè)備。定期對保潔設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運行。5.設(shè)備報廢：對于已損壞無法修復(fù)或已達(dá)到使用年限的保潔設(shè)備，應(yīng)及時辦理報廢手續(xù)。報廢設(shè)備應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。六、保潔費用報銷管理（一）報銷憑證要求1.保潔費用報銷應(yīng)提供真實、合法、有效的報銷憑證，如發(fā)票、收據(jù)、合同等。2.報銷憑證應(yīng)注明費用名稱、金額、日期、用途等信息，確保憑證內(nèi)容完整、清晰。3.對于不符合規(guī)定的報銷憑證，財務(wù)部門有權(quán)拒絕報銷。（二）報銷流程1.保潔人員或保潔服務(wù)公司按照合同約定完成保潔工作后，應(yīng)及時整理相關(guān)費用報銷憑證，并填寫費用報銷單。2.費用報銷單應(yīng)經(jīng)保潔人員或保潔服務(wù)公司負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交行政管理部門審核。3.行政管理部門負(fù)責(zé)人對費用報銷單進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括費用支出是否符合預(yù)算、是否符合合同約定、報銷憑證是否真實有效等。審核通過后，在費用報銷單上簽字審批。4.費用報銷單經(jīng)行政管理部門負(fù)責(zé)人審批后，提交財務(wù)部門審核。財務(wù)部門對報銷憑證的合法性、合規(guī)性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核，審核通過后，辦理報銷手續(xù)。5.財務(wù)部門按照公司財務(wù)制度的規(guī)定，將報銷款項支付給保潔人員或保潔服務(wù)公司。（三）報銷時間規(guī)定保潔費用報銷應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)進(jìn)行，原則上每月報銷一次。具體報銷時間由公司財務(wù)部門另行通知。七、保潔費用監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.行政管理部門應(yīng)定期對保潔服務(wù)質(zhì)量和保潔費用使用情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.財務(wù)部門應(yīng)定期對保潔費用的核算和賬務(wù)處理進(jìn)行檢查，確保費用支出準(zhǔn)確、合規(guī)。3.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對保潔費用的使用管理情況進(jìn)行審計，發(fā)現(xiàn)問題及時提出審計意