小公司應(yīng)付賬款管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司應(yīng)付賬款的管理，規(guī)范應(yīng)付賬款的核算與支付流程，確保公司資金的合理使用和財(cái)務(wù)信息的準(zhǔn)確披露，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門在日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中發(fā)生的應(yīng)付賬款的管理。（三）基本原則1.合法性原則：應(yīng)付賬款的管理必須符合國(guó)家法律法規(guī)和財(cái)務(wù)制度的要求。2.準(zhǔn)確性原則：應(yīng)付賬款的核算應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)，確保財(cái)務(wù)信息真實(shí)可靠。3.及時(shí)性原則：應(yīng)按照合同約定及時(shí)支付應(yīng)付賬款，維護(hù)公司良好的商業(yè)信譽(yù)。4.風(fēng)險(xiǎn)控制原則：加強(qiáng)對(duì)應(yīng)付賬款的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與控制，防范逾期付款等風(fēng)險(xiǎn)。二、應(yīng)付賬款的確認(rèn)與計(jì)量（一）確認(rèn)條件1.與供應(yīng)商簽訂的采購(gòu)合同或協(xié)議已生效，且公司已收到相關(guān)貨物或接受相關(guān)服務(wù)。2.采購(gòu)發(fā)票已取得，發(fā)票內(nèi)容與采購(gòu)合同一致。3.采購(gòu)業(yè)務(wù)符合公司的采購(gòu)政策和審批流程。（二）計(jì)量方法應(yīng)付賬款應(yīng)按照實(shí)際發(fā)生額入賬，包括購(gòu)買貨物的價(jià)款、增值稅進(jìn)項(xiàng)稅額、運(yùn)輸費(fèi)、裝卸費(fèi)等相關(guān)費(fèi)用。如涉及現(xiàn)金折扣，應(yīng)按照扣除現(xiàn)金折扣前的金額確定應(yīng)付賬款的入賬價(jià)值，現(xiàn)金折扣在實(shí)際發(fā)生時(shí)計(jì)入財(cái)務(wù)費(fèi)用。三、應(yīng)付賬款的審批流程（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫采購(gòu)申請(qǐng)表，詳細(xì)注明采購(gòu)物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等信息。2.采購(gòu)申請(qǐng)表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確保采購(gòu)需求合理、必要。（二）采購(gòu)審批1.采購(gòu)申請(qǐng)表提交至采購(gòu)部門，采購(gòu)部門根據(jù)公司采購(gòu)政策和供應(yīng)商情況進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)等采購(gòu)活動(dòng)。2.采購(gòu)部門選定供應(yīng)商后，填寫采購(gòu)合同審批表，附上采購(gòu)申請(qǐng)表、采購(gòu)合同草案等相關(guān)資料，提交至公司管理層審批。3.公司管理層根據(jù)采購(gòu)金額大小、重要性等因素進(jìn)行審批，采購(gòu)金額較大或重要的采購(gòu)合同需經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)審議通過。（三）到貨驗(yàn)收1.采購(gòu)物品到貨前，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)通知倉(cāng)庫(kù)管理部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備。2.倉(cāng)庫(kù)管理部門會(huì)同質(zhì)量檢驗(yàn)部門等相關(guān)人員對(duì)到貨物品進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收內(nèi)容包括數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等。3.驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員填寫驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，簽字確認(rèn)。如驗(yàn)收不合格，應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。（四）發(fā)票審核1.采購(gòu)部門收到供應(yīng)商開具的發(fā)票后，應(yīng)及時(shí)將發(fā)票及相關(guān)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等資料提交至財(cái)務(wù)部門。2.財(cái)務(wù)部門對(duì)發(fā)票進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實(shí)性、合法性、完整性，發(fā)票金額與采購(gòu)合同及驗(yàn)收?qǐng)?bào)告是否一致等。3.如發(fā)票審核無(wú)誤，財(cái)務(wù)人員在發(fā)票上加蓋“發(fā)票已審核”章，并進(jìn)行賬務(wù)處理；如發(fā)票存在問題，應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門與供應(yīng)商溝通解決。（五）付款審批1.財(cái)務(wù)部門根據(jù)合同約定的付款期限和發(fā)票審核情況，編制應(yīng)付賬款付款計(jì)劃。2.付款計(jì)劃提交至財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核，財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核通過后提交至公司管理層審批。3.公司管理層根據(jù)資金狀況等因素進(jìn)行付款審批，審批通過后財(cái)務(wù)部門安排資金支付。四、應(yīng)付賬款的核算與管理（一）賬務(wù)處理1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的要求，對(duì)應(yīng)付賬款進(jìn)行準(zhǔn)確的賬務(wù)核算。設(shè)置“應(yīng)付賬款”總賬科目，并按供應(yīng)商名稱設(shè)置明細(xì)科目。2.收到供應(yīng)商發(fā)票并經(jīng)審核無(wú)誤后，借記相關(guān)成本費(fèi)用科目，貸記“應(yīng)付賬款”科目；支付應(yīng)付賬款時(shí)，借記“應(yīng)付賬款”科目，貸記“銀行存款”等科目。3.每月末，財(cái)務(wù)部門應(yīng)編制應(yīng)付賬款余額明細(xì)表，與供應(yīng)商進(jìn)行核對(duì)，確保賬賬相符、賬實(shí)相符。（二）賬齡分析1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)應(yīng)付賬款進(jìn)行賬齡分析，將應(yīng)付賬款按照賬齡分為1年以內(nèi)、12年、23年、3年以上等不同區(qū)間。2.通過賬齡分析，及時(shí)掌握應(yīng)付賬款的構(gòu)成情況，對(duì)于賬齡較長(zhǎng)的應(yīng)付賬款，應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注，分析原因，采取相應(yīng)措施。（三）對(duì)賬管理1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期與供應(yīng)商進(jìn)行對(duì)賬，一般每月或每季度進(jìn)行一次。對(duì)賬方式可采用函證、面對(duì)面核對(duì)等方式。2.對(duì)賬時(shí)，應(yīng)將公司的應(yīng)付賬款余額與供應(yīng)商的應(yīng)收賬款余額進(jìn)行核對(duì)，確保雙方賬目一致。如存在差異，應(yīng)及時(shí)查明原因，進(jìn)行調(diào)整。3.對(duì)于長(zhǎng)期未發(fā)生業(yè)務(wù)往來的供應(yīng)商，也應(yīng)定期進(jìn)行對(duì)賬，確認(rèn)雙方債權(quán)債務(wù)關(guān)系是否仍然存在。（四）檔案管理1.應(yīng)付賬款相關(guān)的采購(gòu)合同、發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證等資料應(yīng)妥善保管，建立健全檔案管理制度。2.檔案管理人員應(yīng)按照檔案管理的要求，對(duì)上述資料進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，確保資料的完整性和可查閱性。3.應(yīng)付賬款檔案的保管期限應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和公司檔案管理制度的規(guī)定，期滿后按照規(guī)定進(jìn)行銷毀或存檔。五、應(yīng)付賬款的支付管理（一）支付方式1.公司應(yīng)根據(jù)與供應(yīng)商的合同約定和實(shí)際情況，選擇合適的支付方式，如支票、銀行轉(zhuǎn)賬、商業(yè)匯票等。2.對(duì)于金額較大的應(yīng)付賬款，原則上應(yīng)采用銀行轉(zhuǎn)賬方式支付，確保資金支付的安全、準(zhǔn)確。（二）支付時(shí)間1.公司應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定的付款期限支付應(yīng)付賬款，不得無(wú)故拖延。如因特殊原因需要延期支付，應(yīng)提前與供應(yīng)商溝通協(xié)商，并取得供應(yīng)商的同意。2.對(duì)于有現(xiàn)金折扣條款的應(yīng)付賬款，應(yīng)在規(guī)定的折扣期限內(nèi)支付，以享受現(xiàn)金折扣優(yōu)惠。（三）支付流程1.財(cái)務(wù)部門根據(jù)付款審批結(jié)果，填寫付款申請(qǐng)單，注明付款金額、付款方式、收款單位名稱、賬號(hào)等信息。2.付款申請(qǐng)單經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至公司管理層審批。3.公司管理層審批通過后，財(cái)務(wù)部門安排資金支付。支付時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照財(cái)務(wù)管理制度的要求，進(jìn)行授權(quán)審批和支付操作。（四）支付記錄1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立應(yīng)付賬款支付記錄臺(tái)賬，詳細(xì)記錄每筆應(yīng)付賬款的支付日期、支付金額、支付方式、收款單位等信息。2.支付記錄臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行核對(duì)和清理，確保支付記錄的準(zhǔn)確性和完整性。六、應(yīng)付賬款的風(fēng)險(xiǎn)控制（一）信用風(fēng)險(xiǎn)1.采購(gòu)部門在選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)充分了解供應(yīng)商的信用狀況，評(píng)估其商業(yè)信譽(yù)和償債能力?？赏ㄟ^查詢供應(yīng)商的信用評(píng)級(jí)、財(cái)務(wù)報(bào)表、過往交易記錄等方式進(jìn)行信用評(píng)估。2.對(duì)于信用狀況不佳的供應(yīng)商，應(yīng)謹(jǐn)慎與其合作，采取適當(dāng)?shù)娘L(fēng)險(xiǎn)防范措施，如要求提供擔(dān)保、縮短付款期限等。（二）逾期風(fēng)險(xiǎn)1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)應(yīng)付賬款賬齡的監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)逾期賬款。對(duì)于逾期賬款，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，了解原因，協(xié)商解決方案。2.如逾期賬款可能對(duì)公司造成重大影響，應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司管理層，采取相應(yīng)的催收措施，如發(fā)送催款函、上門催收、法律訴訟等。（三）信息風(fēng)險(xiǎn)1.加強(qiáng)對(duì)應(yīng)付賬款相關(guān)信息的管理，確保信息的安全、準(zhǔn)確。財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立健全信息保密制度，防止信息泄露。2.定期對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保應(yīng)付賬款核算與管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行，防止因信息系統(tǒng)故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失或錯(cuò)誤。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)應(yīng)付賬款的管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查應(yīng)付賬款的確認(rèn)、計(jì)量、審批、支付等環(huán)節(jié)是否符合本制度的規(guī)定。2.審計(jì)人員應(yīng)通過查閱相關(guān)資料、詢問相關(guān)人員、實(shí)地檢查等方式進(jìn)行審計(jì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改建議，并跟蹤整改情況。（二）財(cái)務(wù)檢查1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)自身應(yīng)付賬款的管理工作進(jìn)行自查，檢查賬務(wù)處理是否準(zhǔn)確、審批流程是否合規(guī)、支付是否及時(shí)等。2.對(duì)于自查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，確保應(yīng)付賬款管理工作的規(guī)范、有序。（三）績(jī)效考核1.將應(yīng)付賬款管理工作納入公司績(jī)效考核體系，對(duì)采購(gòu)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門的應(yīng)付賬款管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核指標(biāo)可包括