圖書室讀物入庫管理制度一、總則（一）目的為加強圖書室讀物入庫管理，確保入庫讀物的質(zhì)量和數(shù)量準確無誤，提高圖書室的服務水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司圖書室所有讀物的入庫管理工作。（三）職責分工1.采購部門負責根據(jù)圖書室需求計劃進行讀物的采購，確保所采購讀物符合圖書室的定位和讀者需求。在采購過程中，嚴格按照相關法律法規(guī)和公司采購流程，選擇正規(guī)供應商，簽訂采購合同，并跟蹤采購進度。2.驗收部門由圖書室管理人員及相關專業(yè)人員組成驗收小組，負責對入庫讀物進行驗收。驗收小組要依據(jù)采購合同、訂單及相關標準，對讀物的數(shù)量、質(zhì)量、版本等進行全面檢查，確保入庫讀物符合要求。3.倉儲部門提供適宜的倉儲環(huán)境，負責入庫讀物的存放和保管。按照規(guī)定的分類標準和存放方式，對讀物進行科學擺放，做好防潮、防蟲、防火等工作，保證讀物的安全與完整。4.財務部門負責對入庫讀物的采購資金進行審核和結算，確保資金使用的合理性和合規(guī)性。依據(jù)驗收合格的入庫單及采購合同，辦理付款手續(xù)，并對相關財務數(shù)據(jù)進行準確記錄和核算。二、入庫流程（一）采購申請1.各部門根據(jù)工作需要和讀者需求，定期向圖書室提交讀物采購申請。申請內(nèi)容應包括讀物名稱、作者、出版社、數(shù)量、預計采購時間等詳細信息。2.圖書室管理人員對各部門提交的采購申請進行匯總整理，結合圖書室現(xiàn)有藏書情況和發(fā)展規(guī)劃，制定年度、季度和月度讀物采購計劃。（二）采購執(zhí)行1.采購部門依據(jù)批準的采購計劃，選擇合適的供應商進行采購。在選擇供應商時，要對其信譽、資質(zhì)、產(chǎn)品質(zhì)量等進行嚴格考察，優(yōu)先選擇具有良好口碑和資質(zhì)的供應商。2.采購部門與供應商簽訂采購合同，明確讀物的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準、售后服務等條款。合同簽訂后，采購部門要及時跟蹤合同執(zhí)行情況，確保供應商按時、按質(zhì)、按量交貨。（三）到貨通知1.供應商在發(fā)貨前，應提前通知采購部門預計到貨時間和車次等信息。采購部門接到通知后，及時將到貨信息傳遞給驗收部門和倉儲部門。2.驗收部門和倉儲部門根據(jù)到貨信息，做好驗收和入庫準備工作，包括安排驗收人員、準備驗收工具、清理倉儲場地等。（四）驗收1.讀物到貨后，驗收小組按照以下步驟進行驗收：數(shù)量核對：對照送貨單和采購合同，清點讀物的實際數(shù)量，確保數(shù)量準確無誤。如發(fā)現(xiàn)數(shù)量短缺或不符，要及時與供應商溝通解決。質(zhì)量檢查：檢查讀物的外觀是否完好，有無破損、污損、缺頁等情況。查看讀物的版本是否正確，內(nèi)容是否符合要求。對于有特殊質(zhì)量要求的讀物，如精裝版、限量版等，要按照相應標準進行重點檢查。內(nèi)容審核：對于涉及政治、宗教、文化等敏感內(nèi)容的讀物，要進行嚴格的內(nèi)容審核，確保符合國家法律法規(guī)和社會道德規(guī)范。2.驗收合格的讀物，驗收人員在送貨單上簽字確認，并填寫入庫單。入庫單應包括讀物名稱、作者、出版社、版本、數(shù)量、入庫日期等信息。入庫單一式三聯(lián)，一聯(lián)交采購部門作為付款依據(jù)，一聯(lián)交倉儲部門作為入庫憑證，一聯(lián)由驗收部門留存?zhèn)洳椤?.驗收不合格的讀物，驗收小組要及時與供應商聯(lián)系，要求供應商限期補貨或換貨。如因質(zhì)量問題無法補貨或換貨，應按照采購合同的約定，要求供應商承擔相應的違約責任，如退貨、退款等。（五）入庫1.倉儲部門根據(jù)驗收合格的入庫單，將讀物按照分類標準和存放方式進行入庫擺放。入庫時要注意輕拿輕放，避免損壞讀物。2.倉儲部門在入庫后，要及時更新庫存臺賬，記錄讀物的入庫時間、存放位置、數(shù)量等信息，確保庫存數(shù)據(jù)的準確無誤。同時，要對庫存讀物進行定期盤點，保證賬實相符。三、入庫標準（一）質(zhì)量標準1.讀物應內(nèi)容健康、積極向上，符合國家法律法規(guī)和社會道德規(guī)范，不存在反動、淫穢、暴力、歧視等不良內(nèi)容。2.讀物的印刷質(zhì)量應符合行業(yè)標準，字跡清晰、圖案精美、紙張質(zhì)量良好，無模糊、重影、掉色、缺頁等現(xiàn)象。3.對于精裝版、限量版等特殊版本的讀物，要確保裝幀精美、工藝精湛，符合相應的版本要求。（二）版本標準1.優(yōu)先采購正版讀物，嚴禁采購盜版讀物。采購人員要對供應商提供的讀物版本進行嚴格審核，確保所采購讀物具有合法的版權。2.關注讀物的修訂版和新版信息，及時采購最新版本的讀物，以保證圖書室藏書的時效性和準確性。對于一些經(jīng)典讀物，可同時采購不同版本，以滿足讀者的多樣化需求。（三）分類標準1.采用科學合理的分類方法對入庫讀物進行分類，如按照中國圖書館分類法（CLC）進行分類，確保同類讀物集中存放，方便讀者查找和借閱。2.在分類過程中，要對讀物進行準確的編目和標識，標注分類號、書次號、書名、作者、出版社等信息，便于管理和檢索。四、入庫記錄與檔案管理（一）入庫記錄1.倉儲部門要建立詳細的入庫記錄檔案，記錄每一批次讀物的入庫時間、供應商名稱、讀物名稱、作者、出版社、版本、數(shù)量、驗收情況等信息。入庫記錄應妥善保存，以便日后查詢和追溯。2.入庫記錄應定期進行整理和歸檔，按照年度、月份等進行分類存放，便于查找和管理。同時，要對入庫記錄進行電子備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）檔案管理1.采購部門應將采購合同、訂單、到貨通知等相關文件資料進行整理歸檔，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。采購檔案要確保完整、準確，便于查閱和審計。2.驗收部門要將驗收報告、入庫單等資料進行歸檔，與采購檔案一并保存。驗收檔案要詳細記錄讀物的驗收過程和結果，為后續(xù)的管理工作提供依據(jù)。3.圖書室應建立專門的檔案管理制度，指定專人負責檔案的管理和維護。檔案管理人員要定期對檔案進行檢查和清理，確保檔案的安全和完整。同時，要按照規(guī)定的借閱流程，為相關部門和人員提供檔案查閱服務。五、庫存管理（一）庫存盤點1.倉儲部門要定期對庫存讀物進行盤點，確保賬實相符。盤點周期可根據(jù)實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次全面盤點，每年進行一次年終大盤點。2.在盤點過程中，要認真核對庫存讀物的數(shù)量、分類、存放位置等信息，如實記錄盤點結果。對于盤盈或盤虧的情況，要及時查明原因，并填寫盤點報告，報相關部門審批處理。3.根據(jù)盤點結果，調(diào)整庫存臺賬和相關記錄，確保庫存數(shù)據(jù)的準確性。對于因管理不善導致的盤虧，要追究相關人員的責任；對于因客觀原因?qū)е碌谋P盈或盤虧，要及時進行賬務處理。（二）庫存維護1.倉儲部門要為庫存讀物提供良好的倉儲環(huán)境，保持庫房清潔、通風、干燥，溫度和濕度適宜，防止讀物受潮、發(fā)霉、蟲蛀、鼠咬等。2.對庫存讀物要進行合理的擺放和存儲，按照分類標準和存放方式進行有序排列，便于查找和管理。同時，要定期對庫存讀物進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保讀物的質(zhì)量和安全。3.對于長期閑置或損壞無法使用的讀物，要及時進行清理和報廢處理。清理和報廢處理要按照公司相關規(guī)定進行審批，確保資產(chǎn)處置的合規(guī)性。六、信息化管理（一）建立圖書管理系統(tǒng)1.公司應建立一套完善的圖書管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對圖書室讀物入庫、庫存、借閱等業(yè)務的信息化管理。圖書管理系統(tǒng)應具備圖書信息錄入、查詢、統(tǒng)計、報表生成等功能，提高管理效率和準確性。2.采購部門、驗收部門、倉儲部門等相關人員應通過圖書管理系統(tǒng)進行業(yè)務操作，實時更新讀物信息和庫存數(shù)據(jù)。圖書管理系統(tǒng)應與公司內(nèi)部的財務系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)等進行對接，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和協(xié)同工作。（二）數(shù)據(jù)安全與備份1.加強對圖書管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全保護，設置不同的用戶權限，確保只有授權人員才能訪問和操作相關數(shù)據(jù)。同時，要采取數(shù)據(jù)加密、防火墻、防病毒等安全措施，防止數(shù)據(jù)泄露和被篡改。2.定期對圖書管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。備份周期可根據(jù)實際情況確定，一般為每天或每周進行一次全量備份，每月進行一次增量備份。在數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題時，能夠及時恢復數(shù)據(jù)，保證業(yè)務的正常運行。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門要定期對圖書室讀物入庫管理制度的執(zhí)行情況進行審計監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、驗收工作是否認真、庫存管理是否規(guī)范等。2.審計部門要對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。對于違反制度規(guī)定的行為，要按照公司相關規(guī)定進行嚴肅處理，追究相關人員的責任。（二）外部檢查1.積極配合上級主管部門、文化市場監(jiān)管部門等相關單位的檢查工作，如實提供圖書室讀物入庫管理的相關資料和情況。2.對于外部檢查提出的意見和建議，要認真對待，及時整改，不斷完善圖書室讀物入庫管理制度，提高管理水平。八、培訓與考核（一）培訓1.定期組織采購人員、驗收人員、倉儲人員等相關崗位人員參加入庫管理培訓，提高其業(yè)務水平和責任意識。培訓內(nèi)容包括入庫流程、入庫標準、質(zhì)量驗收、庫存管理、信息化操作等方面的知識和技能。2.邀請行業(yè)專家、學者或經(jīng)驗豐富的管理人員進行授課，分享先進的管理經(jīng)驗和方法。同時，鼓勵內(nèi)部人員進行經(jīng)驗交流和分享，共同提高工作質(zhì)量和效率。（二）考核1.建立健全入庫管理工作考核機制，對相關崗位人員的工作表現(xiàn)進行定期考核?？己酥笜税üぷ髻|(zhì)量、工作效率、執(zhí)行制度情況、團隊協(xié)作等方面。