日常辦公耗費(fèi)管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司日常辦公耗費(fèi)的管理，規(guī)范辦公資源的使用，降低運(yùn)營(yíng)成本，提高公司經(jīng)濟(jì)效益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及全體員工在日常辦公過程中涉及的各項(xiàng)耗費(fèi)管理，包括但不限于辦公用品、水電費(fèi)、通訊費(fèi)、差旅費(fèi)等。（三）基本原則1.節(jié)約高效原則倡導(dǎo)全體員工樹立節(jié)約意識(shí)，優(yōu)化辦公流程，提高辦公資源的使用效率，避免浪費(fèi)。2.預(yù)算控制原則各項(xiàng)辦公耗費(fèi)應(yīng)納入預(yù)算管理，嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行，確保費(fèi)用支出在可控范圍內(nèi)。3.規(guī)范透明原則明確辦公耗費(fèi)的標(biāo)準(zhǔn)、審批流程和核算方法，做到管理規(guī)范、信息透明。二、辦公用品管理（一）采購(gòu)管理1.需求預(yù)測(cè)各部門應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際情況，每月末提交次月辦公用品需求計(jì)劃，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)行政部門匯總。行政部門結(jié)合歷史數(shù)據(jù)和公司業(yè)務(wù)發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)需求計(jì)劃進(jìn)行綜合分析和調(diào)整，制定公司月度辦公用品采購(gòu)計(jì)劃。2.采購(gòu)流程行政部門根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。采購(gòu)過程中應(yīng)遵循貨比三家、性價(jià)比最優(yōu)的原則，與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確采購(gòu)物品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期等條款。對(duì)于批量采購(gòu)的辦公用品，應(yīng)通過招標(biāo)、詢價(jià)等方式確定供應(yīng)商，確保采購(gòu)價(jià)格合理。3.驗(yàn)收入庫(kù)辦公用品到貨后，行政部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物品的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否與采購(gòu)合同一致。驗(yàn)收合格后，辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫入庫(kù)單，并將辦公用品分類存放。（二）領(lǐng)用管理1.領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)行政部門根據(jù)辦公用品的性質(zhì)和使用頻率，制定各類辦公用品的領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)。例如，普通員工每月領(lǐng)用筆記本不超過[X]本，中性筆不超過[X]支等。各部門應(yīng)嚴(yán)格按照領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)控制辦公用品的領(lǐng)用數(shù)量。2.領(lǐng)用流程員工因工作需要領(lǐng)用辦公用品時(shí)，應(yīng)填寫領(lǐng)用申請(qǐng)表，注明領(lǐng)用物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后到行政部門領(lǐng)取。行政部門根據(jù)審批后的領(lǐng)用申請(qǐng)表發(fā)放辦公用品，并在領(lǐng)用登記表上做好記錄。3.以舊換新制度對(duì)于部分可重復(fù)使用的辦公用品，如中性筆芯、墨盒等，實(shí)行以舊換新制度。員工在領(lǐng)用新物品時(shí)，應(yīng)將舊物品交回行政部門，行政部門對(duì)舊物品進(jìn)行回收處理。（三）庫(kù)存管理1.定期盤點(diǎn)行政部門應(yīng)定期對(duì)辦公用品庫(kù)存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)周期為每月一次，盤點(diǎn)結(jié)束后，編制盤點(diǎn)報(bào)告，對(duì)盤盈、盤虧情況進(jìn)行說明，并提出處理建議。2.庫(kù)存預(yù)警行政部門根據(jù)辦公用品的庫(kù)存數(shù)量和使用情況，設(shè)定庫(kù)存預(yù)警線。當(dāng)庫(kù)存數(shù)量低于預(yù)警線時(shí)，及時(shí)發(fā)出預(yù)警通知，提醒相關(guān)人員進(jìn)行采購(gòu)，確保辦公用品的正常供應(yīng)。3.閑置物品處理對(duì)于長(zhǎng)期閑置不用的辦公用品，行政部門應(yīng)定期清理，進(jìn)行分類整理。對(duì)于可繼續(xù)使用的物品，可調(diào)劑給其他部門使用；對(duì)于無法使用的物品，按照公司固定資產(chǎn)報(bào)廢處理流程進(jìn)行報(bào)廢處理。三、水電費(fèi)管理（一）費(fèi)用核算1.計(jì)量器具安裝公司應(yīng)按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定，安裝合格的水電計(jì)量器具，確保水電用量計(jì)量準(zhǔn)確。水電計(jì)量器具應(yīng)定期進(jìn)行校驗(yàn)和維護(hù)，保證其正常運(yùn)行。2.抄表統(tǒng)計(jì)每月末，由專人負(fù)責(zé)抄錄水電表讀數(shù)，并進(jìn)行統(tǒng)計(jì)匯總。抄表人員應(yīng)如實(shí)記錄水電用量數(shù)據(jù)，不得虛報(bào)、瞞報(bào)。3.費(fèi)用核算財(cái)務(wù)部門根據(jù)抄表統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，結(jié)合水電單價(jià)，核算各部門當(dāng)月的水電費(fèi)。水電費(fèi)單價(jià)按照當(dāng)?shù)毓╇?、供水部門的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。（二）節(jié)約措施1.設(shè)備管理加強(qiáng)對(duì)公司水電設(shè)備的日常維護(hù)和管理，確保設(shè)備正常運(yùn)行，提高能源利用效率。定期對(duì)空調(diào)、照明、辦公設(shè)備等進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并修復(fù)漏水、漏電等問題。2.使用規(guī)范制定水電使用規(guī)范，要求員工養(yǎng)成節(jié)約水電的良好習(xí)慣。例如，隨手關(guān)燈、關(guān)電腦，合理設(shè)置空調(diào)溫度，避免長(zhǎng)時(shí)間無人使用電器設(shè)備等。3.節(jié)能改造根據(jù)公司實(shí)際情況，適時(shí)進(jìn)行水電節(jié)能改造。例如，更換節(jié)能燈具、安裝智能電表、優(yōu)化空調(diào)系統(tǒng)控制等，降低水電消耗。（三）費(fèi)用分?jǐn)?.部門分?jǐn)傇瓌t水電費(fèi)按照各部門實(shí)際使用量進(jìn)行分?jǐn)?。?duì)于多個(gè)部門共同使用的水電設(shè)備，如中央空調(diào)、公共區(qū)域照明等，根據(jù)各部門占用面積、使用時(shí)間等因素進(jìn)行合理分?jǐn)偂?.分?jǐn)偡椒ㄘ?cái)務(wù)部門根據(jù)水電費(fèi)核算結(jié)果，按照以下公式計(jì)算各部門應(yīng)分?jǐn)偟乃娰M(fèi)：某部門應(yīng)分?jǐn)偹娰M(fèi)=該部門當(dāng)月水電實(shí)際用量×水電單價(jià)×分?jǐn)傁禂?shù)分?jǐn)傁禂?shù)根據(jù)各部門占用面積、使用時(shí)間等因素確定，具體計(jì)算方法由財(cái)務(wù)部門制定。四、通訊費(fèi)管理（一）標(biāo)準(zhǔn)制定1.固定電話費(fèi)用公司根據(jù)業(yè)務(wù)需要，制定固定電話費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)。固定電話費(fèi)用主要包括月租費(fèi)、市內(nèi)通話費(fèi)、長(zhǎng)途通話費(fèi)等。各部門應(yīng)嚴(yán)格控制固定電話費(fèi)用支出，嚴(yán)禁利用固定電話進(jìn)行私人通話。2.移動(dòng)通訊費(fèi)用根據(jù)員工工作崗位和業(yè)務(wù)需求，制定移動(dòng)通訊費(fèi)用補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)。補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)分為不同檔次，員工可根據(jù)自身實(shí)際情況選擇相應(yīng)檔次的套餐。超出補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)的部分由員工自行承擔(dān)。（二）報(bào)銷管理1.報(bào)銷憑證員工報(bào)銷通訊費(fèi)用時(shí)，應(yīng)提供正規(guī)的發(fā)票作為報(bào)銷憑證。發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與通訊費(fèi)用實(shí)際發(fā)生情況相符，包括手機(jī)號(hào)碼、費(fèi)用明細(xì)等。2.報(bào)銷流程員工填寫通訊費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)表，附上發(fā)票原件，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)財(cái)務(wù)部門審批。財(cái)務(wù)部門按照公司通訊費(fèi)管理規(guī)定進(jìn)行審核，對(duì)符合報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)的費(fèi)用予以報(bào)銷，對(duì)不符合規(guī)定的費(fèi)用不予報(bào)銷。（三）監(jiān)督檢查1.費(fèi)用監(jiān)控財(cái)務(wù)部門定期對(duì)員工通訊費(fèi)用報(bào)銷情況進(jìn)行監(jiān)控，分析費(fèi)用支出是否合理。對(duì)于異常高額的通訊費(fèi)用報(bào)銷，及時(shí)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)。2.違規(guī)處理如發(fā)現(xiàn)員工存在虛報(bào)、多報(bào)通訊費(fèi)用等違規(guī)行為，公司將按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，追回違規(guī)報(bào)銷的費(fèi)用，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。五、差旅費(fèi)管理（一）出差審批1.出差申請(qǐng)員工因工作需要出差時(shí)，應(yīng)提前填寫出差申請(qǐng)表，注明出差事由、目的地、出差時(shí)間、預(yù)計(jì)費(fèi)用等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.審批權(quán)限出差審批權(quán)限根據(jù)出差人員的職級(jí)和出差費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)設(shè)定。一般員工單次出差費(fèi)用在[X]元以內(nèi)的，由部門負(fù)責(zé)人審批；超過[X]元的，需報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。部門負(fù)責(zé)人出差費(fèi)用由分管領(lǐng)導(dǎo)審批，分管領(lǐng)導(dǎo)出差費(fèi)用由公司總經(jīng)理審批。（二）費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)1.交通費(fèi)用根據(jù)出差的目的地、交通方式等因素，制定合理的交通費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)。例如，乘坐飛機(jī)應(yīng)選擇經(jīng)濟(jì)艙，特殊情況需乘坐頭等艙的，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；乘坐火車應(yīng)選擇硬座或硬臥，如因工作需要乘坐軟臥的，需說明理由并經(jīng)批準(zhǔn)。2.住宿費(fèi)用按照不同地區(qū)和城市級(jí)別，設(shè)定住宿費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)。一線城市住宿標(biāo)準(zhǔn)為[X]元/天，二線城市為[X]元/天，三線及以下城市為[X]元/天。員工應(yīng)選擇符合標(biāo)準(zhǔn)的酒店住宿，并取得正規(guī)發(fā)票。3.餐飲補(bǔ)貼根據(jù)出差地區(qū)的消費(fèi)水平，制定餐飲補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)。一般地區(qū)餐飲補(bǔ)貼為[X]元/天，特殊地區(qū)可適當(dāng)提高補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)。餐飲補(bǔ)貼用于補(bǔ)貼員工出差期間的餐飲費(fèi)用支出，不再另行報(bào)銷餐飲發(fā)票。（三）報(bào)銷管理1.報(bào)銷憑證員工出差結(jié)束后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)辦理報(bào)銷手續(xù)。報(bào)銷時(shí)需提供出差申請(qǐng)表、發(fā)票、行程單等相關(guān)憑證。發(fā)票應(yīng)真實(shí)、合法、有效，行程單應(yīng)與實(shí)際出差行程相符。2.報(bào)銷流程員工填寫差旅費(fèi)報(bào)銷申請(qǐng)表，附上相關(guān)憑證，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)財(cái)務(wù)部門審批。財(cái)務(wù)部門按照公司差旅費(fèi)管理規(guī)定進(jìn)行審核，對(duì)符合報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)的費(fèi)用予以報(bào)銷，對(duì)不符合規(guī)定的費(fèi)用不予報(bào)銷。（四）費(fèi)用控制1.預(yù)算管理各部門應(yīng)根據(jù)年度工作安排，制定本部門的差旅費(fèi)預(yù)算。差旅費(fèi)預(yù)算應(yīng)納入公司年度預(yù)算管理體系，嚴(yán)格按照預(yù)算控制差旅費(fèi)支出。2.數(shù)據(jù)分析財(cái)務(wù)部門定期對(duì)差旅費(fèi)支出情況進(jìn)行分析，統(tǒng)計(jì)各部門、各地區(qū)的差旅費(fèi)支出數(shù)據(jù)，找出費(fèi)用控制的重點(diǎn)和難點(diǎn)問題。針對(duì)分析結(jié)果，提出改進(jìn)措施和建議，加強(qiáng)差旅費(fèi)管理。六、會(huì)議費(fèi)管理（一）會(huì)議審批1.會(huì)議申請(qǐng)召開會(huì)議前，主辦部門應(yīng)填寫會(huì)議申請(qǐng)表，注明會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議內(nèi)容、預(yù)計(jì)費(fèi)用等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.審批權(quán)限會(huì)議審批權(quán)限與差旅費(fèi)審批權(quán)限相同。對(duì)于大型會(huì)議或重要會(huì)議，需報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。（二）費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)1.場(chǎng)地租賃費(fèi)用根據(jù)會(huì)議規(guī)模和場(chǎng)地要求，合理確定場(chǎng)地租賃費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)。場(chǎng)地租賃費(fèi)用應(yīng)與會(huì)議實(shí)際需求相匹配，避免浪費(fèi)。2.餐飲費(fèi)用會(huì)議期間的餐飲費(fèi)用應(yīng)根據(jù)參會(huì)人數(shù)和用餐標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行控制。用餐標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)合理，不得鋪張浪費(fèi)。3.其他費(fèi)用會(huì)議所需的資料費(fèi)、設(shè)備租賃費(fèi)、交通費(fèi)等其他費(fèi)用，應(yīng)按照實(shí)際發(fā)生情況進(jìn)行控制，確保費(fèi)用支出合理。（三）報(bào)銷管理1.報(bào)銷憑證會(huì)議結(jié)束后，主辦部門應(yīng)及時(shí)辦理會(huì)議費(fèi)報(bào)銷手續(xù)。報(bào)銷時(shí)需提供會(huì)議申請(qǐng)表、發(fā)票、會(huì)議簽到表、費(fèi)用明細(xì)清單等相關(guān)憑證。發(fā)票應(yīng)真實(shí)、合法、有效，費(fèi)用明細(xì)清單應(yīng)詳細(xì)列出各項(xiàng)費(fèi)用的支出情況。2.報(bào)銷流程主辦部門填寫會(huì)議費(fèi)報(bào)銷申請(qǐng)表，附上相關(guān)憑證，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)財(cái)務(wù)部門審批。財(cái)務(wù)部門按照公司會(huì)議費(fèi)管理規(guī)定進(jìn)行審核，對(duì)符合報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)的費(fèi)用予以報(bào)銷，對(duì)不符合規(guī)定的費(fèi)用不予報(bào)銷。（四）監(jiān)督檢查1.費(fèi)用監(jiān)控財(cái)務(wù)部門定期對(duì)會(huì)議費(fèi)支出情況進(jìn)行監(jiān)控，檢查會(huì)議費(fèi)報(bào)銷是否符合規(guī)定，費(fèi)用支出是否合理。對(duì)于異常高額的會(huì)議費(fèi)支出，及時(shí)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)。