水泥企業(yè)采購管理辦法一、總則（一）目的為加強水泥企業(yè)采購管理，規(guī)范采購行為，降低采購成本，保證采購質(zhì)量，提高企業(yè)經(jīng)濟效益和市場競爭力，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本水泥企業(yè)及所屬各部門、各子公司的采購活動。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策，確保采購行為合法合規(guī)。2.經(jīng)濟性原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和方法，降低采購成本，實現(xiàn)經(jīng)濟效益最大化。3.質(zhì)量保證原則：嚴格把控采購物資的質(zhì)量，確保所采購的物資符合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的要求。4.公開公正公平原則：采購過程應(yīng)公開透明，遵循公正、公平的原則，確保所有潛在供應(yīng)商有平等的機會參與競爭。5.誠實守信原則：采購人員和供應(yīng)商應(yīng)誠實守信，履行合同約定，維護企業(yè)良好形象。二、采購管理職責分工（一）采購部門職責1.負責制定采購計劃和采購預(yù)算，根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營需求，合理安排采購數(shù)量和時間。2.組織實施采購活動，包括供應(yīng)商的選擇、采購合同的簽訂與執(zhí)行等。3.負責采購物資的催交、驗收、付款等工作，確保采購任務(wù)按時完成。4.建立和維護供應(yīng)商檔案，定期對供應(yīng)商進行評估和管理。5.收集市場信息，分析采購價格走勢，為企業(yè)采購決策提供參考依據(jù)。（二）需求部門職責1.根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營計劃，及時向采購部門提出物資需求計劃，明確物資的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求等。2.參與采購過程中的技術(shù)談判、質(zhì)量檢驗等工作，提供技術(shù)支持和質(zhì)量標準。3.對采購物資的使用情況進行跟蹤和反饋，協(xié)助采購部門解決采購過程中出現(xiàn)的問題。（三）質(zhì)量管理部門職責1.制定采購物資的質(zhì)量標準和驗收規(guī)范，參與采購合同中質(zhì)量條款的審核。2.負責對采購物資進行質(zhì)量檢驗和驗收，確保所采購物資符合質(zhì)量要求。3.對不合格采購物資進行處理，監(jiān)督采購部門采取整改措施。（四）財務(wù)部門職責1.審核采購預(yù)算和采購合同，確保采購資金的合理使用。2.負責采購款項的支付審核和賬務(wù)處理，及時與供應(yīng)商核對賬目。3.對采購成本進行核算和分析，為企業(yè)采購決策提供財務(wù)支持。三、采購計劃管理（一）采購計劃的編制1.各需求部門應(yīng)于每年[具體時間]前，根據(jù)企業(yè)年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃，編制本部門下一年度的物資需求計劃，并提交給采購部門。2.采購部門結(jié)合各需求部門的物資需求計劃、庫存情況、市場供應(yīng)情況等因素，綜合平衡后編制年度采購計劃。年度采購計劃應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)計采購時間等內(nèi)容。3.對于臨時性、緊急性的物資采購需求，需求部門應(yīng)填寫《緊急采購申請表》，經(jīng)部門負責人審批后提交給采購部門。采購部門應(yīng)及時安排采購，確保生產(chǎn)經(jīng)營的正常進行。（二）采購計劃的審批1.年度采購計劃編制完成后，應(yīng)提交企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從企業(yè)整體利益出發(fā)，對采購計劃的合理性、必要性、經(jīng)濟性等進行審核，并提出修改意見。2.經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后的采購計劃，由采購部門負責組織實施。如遇特殊情況需要調(diào)整采購計劃，應(yīng)重新履行審批程序。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商的選擇1.采購部門應(yīng)通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商信息庫。供應(yīng)商信息庫應(yīng)包括供應(yīng)商的基本情況、經(jīng)營范圍、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等內(nèi)容。2.根據(jù)采購物資的類別和特點，制定供應(yīng)商選擇標準。選擇標準應(yīng)包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等方面。3.采購部門應(yīng)按照供應(yīng)商選擇標準，對潛在供應(yīng)商進行評估和篩選。評估方式可包括實地考察、樣品檢驗、市場調(diào)研、供應(yīng)商信譽調(diào)查等。4.對于重要物資的供應(yīng)商選擇，應(yīng)組織相關(guān)部門進行聯(lián)合評審。聯(lián)合評審小組應(yīng)包括采購部門、需求部門、質(zhì)量管理部門、財務(wù)部門等人員。聯(lián)合評審小組應(yīng)根據(jù)評審結(jié)果，確定合格供應(yīng)商名單。（二）供應(yīng)商的評價與考核1.采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進行評價和考核。評價和考核內(nèi)容應(yīng)包括供應(yīng)商的交貨期、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面。2.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商評價與考核檔案，記錄供應(yīng)商的評價和考核結(jié)果。對于評價和考核不合格的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)及時采取措施，如暫停合作、限期整改、取消合作資格等。3.根據(jù)供應(yīng)商的評價和考核結(jié)果，采購部門應(yīng)調(diào)整供應(yīng)商的合作策略。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，可給予更多的合作機會和優(yōu)惠政策；對于表現(xiàn)較差的供應(yīng)商，應(yīng)減少合作份額或終止合作。（三）供應(yīng)商的動態(tài)管理1.采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商信息庫進行更新和維護，確保供應(yīng)商信息的準確性和完整性。2.關(guān)注供應(yīng)商的經(jīng)營狀況、市場動態(tài)等信息，及時發(fā)現(xiàn)潛在風(fēng)險。對于出現(xiàn)經(jīng)營困難、產(chǎn)品質(zhì)量問題、信譽問題等情況的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)及時采取措施，降低企業(yè)采購風(fēng)險。3.鼓勵供應(yīng)商不斷改進產(chǎn)品質(zhì)量、提高服務(wù)水平。采購部門可與供應(yīng)商共同探討改進措施，促進供應(yīng)商與企業(yè)共同發(fā)展。五、采購合同管理（一）采購合同的簽訂1.采購部門應(yīng)在確定供應(yīng)商后，按照企業(yè)合同管理規(guī)定，與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量標準、價格、交貨期、交貨地點、付款方式、違約責任等內(nèi)容。2.采購合同簽訂前，采購部門應(yīng)將合同草本提交給需求部門、質(zhì)量管理部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門進行審核。相關(guān)部門應(yīng)從各自職責出發(fā)，對合同條款進行審核，提出修改意見。3.經(jīng)相關(guān)部門審核通過后的采購合同，由采購部門負責人簽字，并加蓋企業(yè)合同專用章。采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，以便各部門履行職責。（二）采購合同的執(zhí)行1.采購部門應(yīng)按照采購合同約定，及時向供應(yīng)商發(fā)出采購訂單，明確采購物資的具體要求和交貨時間。2.采購部門應(yīng)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨。如遇特殊情況需要變更合同條款，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商一致，并簽訂補充協(xié)議。3.需求部門應(yīng)按照采購合同約定，及時接收采購物資，并進行驗收。如發(fā)現(xiàn)采購物資存在質(zhì)量問題或數(shù)量不符等情況，需求部門應(yīng)及時通知采購部門，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商解決。（三）采購合同的變更與解除1.在采購合同履行過程中，如因不可抗力或其他原因需要變更或解除合同，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂變更或解除協(xié)議。2.采購合同的變更或解除協(xié)議應(yīng)明確變更或解除的原因、內(nèi)容、雙方的權(quán)利和義務(wù)等。變更或解除協(xié)議簽訂后，采購部門應(yīng)及時將相關(guān)情況通知需求部門、質(zhì)量管理部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門。3.因變更或解除采購合同給企業(yè)造成損失的，應(yīng)按照合同約定追究責任方的賠償責任。（四）采購合同的歸檔與保管1.采購部門應(yīng)建立采購合同檔案管理制度，對采購合同進行分類歸檔和保管。采購合同檔案應(yīng)包括合同草本、審核意見、簽訂的合同正本、補充協(xié)議、變更或解除協(xié)議、交貨憑證、驗收報告、付款憑證等相關(guān)資料。2.采購合同檔案應(yīng)妥善保管，保存期限應(yīng)符合企業(yè)檔案管理規(guī)定。采購合同檔案的查閱和借閱應(yīng)履行審批手續(xù)，確保檔案的安全和完整。六、采購物資驗收管理（一）驗收標準的制定1.質(zhì)量管理部門應(yīng)根據(jù)采購物資的特點和企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營需求，制定采購物資的驗收標準。驗收標準應(yīng)明確物資的質(zhì)量要求、檢驗方法、檢驗項目、合格判定標準等內(nèi)容。2.驗收標準應(yīng)符合國家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標準的要求，確保所采購物資的質(zhì)量安全。（二）驗收程序1.采購物資到貨前，采購部門應(yīng)通知需求部門和質(zhì)量管理部門做好驗收準備工作。2.采購物資到貨后，需求部門應(yīng)組織相關(guān)人員按照驗收標準進行驗收。驗收人員應(yīng)包括需求部門人員、質(zhì)量管理部門人員、采購部門人員等。3.驗收過程中，驗收人員應(yīng)認真核對采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量等，確保與采購合同約定一致。對于需要進行檢驗檢測的物資，應(yīng)按照規(guī)定的檢驗方法和檢驗項目進行檢驗檢測。4.驗收合格的采購物資，驗收人員應(yīng)在驗收報告上簽字確認。驗收報告應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量狀況、驗收結(jié)論等內(nèi)容。驗收合格的物資應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)。5.驗收不合格的采購物資，驗收人員應(yīng)填寫《不合格物資處理單》，注明不合格原因和處理建議。采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求供應(yīng)商采取補貨、換貨、退貨、降價等措施。（三）驗收記錄與檔案管理1.驗收人員應(yīng)做好采購物資的驗收記錄，記錄內(nèi)容應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量狀況、驗收時間、驗收人員等。驗收記錄應(yīng)真實、準確、完整。2.采購部門應(yīng)將驗收記錄整理歸檔，保存期限應(yīng)符合企業(yè)檔案管理規(guī)定。驗收記錄檔案應(yīng)作為采購物資質(zhì)量追溯和供應(yīng)商評價考核的重要依據(jù)。七、采購付款管理（一）付款申請1.采購物資驗收合格后，采購部門應(yīng)根據(jù)采購合同約定，及時填寫《付款申請表》，注明物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、采購金額、付款方式、付款期限等內(nèi)容，并附上采購合同、驗收報告、發(fā)票等相關(guān)資料。2.《付款申請表》應(yīng)經(jīng)采購部門負責人審核簽字后，提交給財務(wù)部門。（二）付款審核1.財務(wù)部門應(yīng)按照企業(yè)財務(wù)管理制度和采購合同約定，對采購部門提交的《付款申請表》及相關(guān)資料進行審核。審核內(nèi)容包括采購物資的真實性、合法性、合規(guī)性，采購金額的準確性，付款方式和付款期限的合理性等。2.財務(wù)部門審核通過后，應(yīng)在《付款申請表》上簽字確認，并提交給企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）付款審批1.企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)財務(wù)部門的審核意見，對采購付款申請進行審批。審批通過后，財務(wù)部門應(yīng)按照審批意見及時辦理付款手續(xù)。2.對于金額較大的采購付款申請，應(yīng)提交企業(yè)總經(jīng)理辦公會或董事會審議通過后，再辦理付款手續(xù)。（四）付款方式1.采購付款方式應(yīng)根據(jù)采購合同約定和企業(yè)資金狀況合理確定。常見的付款方式包括支票、匯票、電匯、銀行承兌匯票等。2.財務(wù)部門應(yīng)嚴格按照付款審批意見和采購合同約定的付款方式進行付款，確保付款安全和準確。八、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.采購部門應(yīng)定期對采購活動進行風(fēng)險識別和評估，分析可能存在的風(fēng)險因素，如市場價格波動風(fēng)險、供應(yīng)商違約風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、法律風(fēng)險等。2.采購部門應(yīng)根據(jù)風(fēng)險識別和評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施，降低采購風(fēng)險。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.市場價格波動風(fēng)險：采購部門應(yīng)加強市場價格監(jiān)測和分析，及時掌握市場價格走勢。對于價格波動較大的物資，可采取套期保值、簽訂長期合同、分批采購等方式，降低價格波動風(fēng)險。2.供應(yīng)商違約風(fēng)險：采購部門應(yīng)加強供應(yīng)商管理，選擇信譽良好、實力較強的供應(yīng)商合作。在采購合同中明確違約責任條款，對供應(yīng)商的違約行為進行約束。同時，采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商違約預(yù)警機制，及時發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商的違約跡象，采取相應(yīng)的措施，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險。3.質(zhì)量風(fēng)險：質(zhì)量管理部門應(yīng)加強采購物資的質(zhì)量檢驗和驗收，嚴格把控采購物資的質(zhì)量。在采購合同中明確質(zhì)量標準和驗收條款，對供應(yīng)商的質(zhì)量責任進行約束。同時，采購部門應(yīng)建立質(zhì)量追溯機制，對出現(xiàn)質(zhì)量問題的采購物資進行追溯和處理，降低質(zhì)量風(fēng)險。4.法律風(fēng)險：采購部門應(yīng)加強法律法規(guī)學(xué)習(xí)，提高法律意識。在采購活動中，嚴格遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策，確保采購行為合法合規(guī)。同時，采購部門應(yīng)在采購合同中明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，對法律風(fēng)險進行防范和控制。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督1.企業(yè)內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購計劃的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與執(zhí)行情況、采購物資的驗收情況、采購付款情況等。2.內(nèi)部審計部門應(yīng)根據(jù)審計結(jié)果，提出審計意見和建議，督促采購部門改進采購管理工作，規(guī)范采購行為。（二）紀檢監(jiān)察監(jiān)督1.企業(yè)紀檢監(jiān)察部門應(yīng)加強對采購活動的監(jiān)督檢查，嚴肅查處采購活動中的違規(guī)違紀行為。2.紀檢監(jiān)察部門應(yīng)建立舉報機制，鼓勵員工對采購活動中的違規(guī)違紀行為進行舉報。對于舉報屬實的，應(yīng)給予舉報人獎勵，并對違規(guī)違紀人員進行嚴肅處理。（三）考核與獎懲1.企業(yè)應(yīng)建立采購管