法規(guī)部門印章管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司法規(guī)部門印章的管理，規(guī)范印章的使用，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司法規(guī)部門各類印章的管理，包括但不限于公章、合同專用章、法人章、部門章等。（三）印章定義1.公章：代表公司法人意志，具有最高法律效力的印章，用于對(duì)外簽署合同、協(xié)議、文件等重要事項(xiàng)。2.合同專用章：專門用于簽訂各類合同的印章，確保合同的有效性和專業(yè)性。3.法人章：代表公司法定代表人身份的印章，用于特定的法律文件或財(cái)務(wù)票據(jù)等。4.部門章：法規(guī)部門內(nèi)部使用的印章，用于部門文件、通知、報(bào)表等內(nèi)部事務(wù)。（四）管理原則1.專人負(fù)責(zé)原則：設(shè)立專門的印章管理人員，負(fù)責(zé)印章的保管、使用和登記等工作。2.審批制度原則：嚴(yán)格執(zhí)行印章使用審批流程，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自使用印章。3.安全保密原則：確保印章的安全存放，防止印章被盜用、冒用或丟失，對(duì)印章使用信息嚴(yán)格保密。4.規(guī)范使用原則：印章的使用必須符合法律法規(guī)和公司規(guī)定，確保印章使用的合法性、準(zhǔn)確性和嚴(yán)肅性。二、印章的刻制與啟用（一）印章刻制1.根據(jù)工作需要，由法規(guī)部門提出印章刻制申請(qǐng)，填寫《印章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明印章名稱、規(guī)格、用途等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，由公司行政部門統(tǒng)一安排印章刻制，選擇具有資質(zhì)的印章制作單位進(jìn)行刻制。4.印章刻制完成后，制作單位應(yīng)提供印章印模，并在印模上注明印章名稱、規(guī)格、啟用日期等信息。（二）印章啟用1.印章刻制完成后，法規(guī)部門印章管理人員應(yīng)及時(shí)將印章印模與《印章刻制申請(qǐng)表》進(jìn)行核對(duì)，確保印章內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。2.核對(duì)無誤后，填寫《印章啟用申請(qǐng)表》，注明印章名稱、啟用日期、啟用范圍等信息，并附上印章印模。3.《印章啟用申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.審批通過后，印章正式啟用。印章管理人員應(yīng)將印章啟用情況記錄在《印章管理臺(tái)賬》中，包括印章名稱、啟用日期、啟用范圍、保管人等信息。三、印章的保管（一）保管人員1.法規(guī)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)印章的保管，保管人員應(yīng)具備責(zé)任心強(qiáng)、工作認(rèn)真細(xì)致、保密意識(shí)高的素質(zhì)。2.保管人員應(yīng)與印章使用人員分離，不得兼任印章使用審批工作。（二）保管方式1.印章應(yīng)存放在安全可靠的保險(xiǎn)柜或?qū)ｉT的印章保管箱內(nèi)，保險(xiǎn)柜或保管箱應(yīng)設(shè)置密碼和鑰匙，密碼和鑰匙應(yīng)由保管人員分別妥善保管。2.印章保管場(chǎng)所應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、整潔，防止印章受潮、生銹或損壞。3.印章保管人員應(yīng)定期對(duì)印章進(jìn)行檢查，確保印章的完好無損。如發(fā)現(xiàn)印章有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告部門負(fù)責(zé)人，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。（三）保管要求1.保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守印章保管制度，不得擅自將印章交予他人保管或使用。2.保管人員應(yīng)妥善保管印章密碼和鑰匙，不得將密碼和鑰匙泄露給他人。如因工作需要必須將印章交予他人使用時(shí)，應(yīng)在印章使用登記表上進(jìn)行登記，并全程監(jiān)督印章的使用情況。3.保管人員應(yīng)定期對(duì)印章保管情況進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。如因保管不善導(dǎo)致印章被盜用、冒用或丟失，保管人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。四、印章的使用（一）使用范圍1.公章的使用范圍包括但不限于對(duì)外簽署合同、協(xié)議、文件、信函、報(bào)表等重要事項(xiàng)；對(duì)內(nèi)發(fā)布重要通知、決定、決議等文件；辦理各類資質(zhì)證書、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等相關(guān)手續(xù)；代表公司參加各類會(huì)議、活動(dòng)等。2.合同專用章的使用范圍僅限于簽訂各類合同。3.法人章的使用范圍包括但不限于特定的法律文件、財(cái)務(wù)票據(jù)、授權(quán)委托書等。4.部門章的使用范圍僅限于法規(guī)部門內(nèi)部文件、通知、報(bào)表等內(nèi)部事務(wù)。（二）使用流程1.申請(qǐng)：使用印章時(shí)，使用人應(yīng)填寫《印章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明用印事項(xiàng)、用印文件名稱、份數(shù)、用印日期等信息，并附上相關(guān)文件或資料。2.審批：《印章使用申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，在申請(qǐng)表上簽署審批意見，并注明審批日期。3.登記：印章管理人員根據(jù)審批通過的《印章使用申請(qǐng)表》，在《印章管理臺(tái)賬》上進(jìn)行登記，記錄用印事項(xiàng)、用印文件名稱、份數(shù)、用印日期、審批人等信息。4.用?。河≌鹿芾砣藛T按照審批意見，在用印文件或資料上加蓋相應(yīng)的印章，并確保印章加蓋清晰、端正。5.存檔：用印完成后，印章管理人員應(yīng)將《印章使用申請(qǐng)表》、用印文件或資料等進(jìn)行整理歸檔，妥善保存。（三）特殊情況處理1.如遇緊急情況需要使用印章，且無法按照正常流程進(jìn)行審批時(shí)，使用人應(yīng)電話請(qǐng)示公司主管領(lǐng)導(dǎo)同意后，先使用印章，并在事后及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.如因工作失誤需要對(duì)已加蓋印章的文件或資料進(jìn)行修改或作廢時(shí)，使用人應(yīng)填寫《印章修改/作廢申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明修改或作廢的原因、涉及文件或資料名稱、份數(shù)等信息，并附上相關(guān)證明材料。申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，印章管理人員按照審批意見進(jìn)行處理。五、印章的停用與銷毀（一）停用1.因機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更、印章?lián)p壞等原因，需要停用印章時(shí)，法規(guī)部門應(yīng)填寫《印章停用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明停用原因、印章名稱、停用日期等信息。2.《印章停用申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，印章管理人員應(yīng)將停用印章的印模與《印章管理臺(tái)賬》進(jìn)行核對(duì)，確保印章內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。核對(duì)無誤后，在《印章管理臺(tái)賬》上注明印章停用日期，并將停用印章妥善保管。（二）銷毀1.對(duì)于不再使用的印章，法規(guī)部門應(yīng)填寫《印章銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明銷毀原因、印章名稱、銷毀日期等信息，并附上印章印模。2.《印章銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，由公司行政部門統(tǒng)一安排印章銷毀工作。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行全程監(jiān)督，并由監(jiān)督人員和銷毀人員在《印章銷毀登記表》上簽字確認(rèn)。4.印章銷毀后，印章管理人員應(yīng)將《印章銷毀申請(qǐng)表》、《印章銷毀登記表》等相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔，妥善保存。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立印章管理監(jiān)督小組，由法規(guī)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、審計(jì)部門負(fù)責(zé)人等組成，負(fù)責(zé)對(duì)印章管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組應(yīng)定期對(duì)印章的保管、使用、登記等情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）檢查內(nèi)容1.印章保管情況：檢查印章是否存放在安全可靠的保險(xiǎn)柜或?qū)ｉT的印章保管箱內(nèi)；保險(xiǎn)柜或保管箱的密碼和鑰匙是否由保管人員分別妥善保管；印章保管場(chǎng)所是否保持干燥、通風(fēng)、整潔等。2.印章使用情況：檢查印章使用是否符合審批制度；《印章使用申請(qǐng)表》填寫是否完整、準(zhǔn)確；審批意見是否齊全；印章使用登記是否及時(shí)、準(zhǔn)確等。3.印章管理制度執(zhí)行情況：檢查印章管理人員是否嚴(yán)格遵守印章保管制度和使用流程；是否存在擅自將印章交予他人保管或使用的情況；是否定期對(duì)印章保管情況進(jìn)行自查等。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反印章管理規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、辭退等。2.如因違反印章管理規(guī)定給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良