原始單據(jù)歸類管理辦法一、引言在企業(yè)的日常運(yùn)營(yíng)中，原始單據(jù)是財(cái)務(wù)核算和業(yè)務(wù)追溯的重要依據(jù)。為了確保原始單據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和可追溯性，便于財(cái)務(wù)工作的順利開展以及企業(yè)對(duì)業(yè)務(wù)的有效管理，特制定本原始單據(jù)歸類管理辦法。希望大家認(rèn)真遵守本辦法，共同維護(hù)公司財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的規(guī)范與清晰。二、適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的各類原始單據(jù)的管理。三、原始單據(jù)分類1.發(fā)票類增值稅專用發(fā)票：用于記錄公司購(gòu)買貨物、接受勞務(wù)等可抵扣進(jìn)項(xiàng)稅額的交易。增值稅普通發(fā)票：涵蓋公司日常經(jīng)營(yíng)中取得的不可抵扣進(jìn)項(xiàng)稅額的各類發(fā)票。其他發(fā)票：如機(jī)動(dòng)車銷售統(tǒng)一發(fā)票、農(nóng)產(chǎn)品收購(gòu)發(fā)票等特殊類型發(fā)票。2.報(bào)銷單據(jù)類差旅費(fèi)報(bào)銷單：用于員工因公務(wù)出差產(chǎn)生的交通、住宿、餐飲等費(fèi)用的報(bào)銷。業(yè)務(wù)招待費(fèi)報(bào)銷單：記錄公司因業(yè)務(wù)需要發(fā)生的招待客戶的費(fèi)用。辦公用品報(bào)銷單：包含購(gòu)買辦公用品、耗材等費(fèi)用的報(bào)銷憑證。其他費(fèi)用報(bào)銷單：如通訊費(fèi)、快遞費(fèi)、水電費(fèi)等報(bào)銷憑證。3.出入庫(kù)單據(jù)類入庫(kù)單：詳細(xì)記錄公司采購(gòu)的物資、商品等入庫(kù)的品種、數(shù)量、規(guī)格、供應(yīng)商等信息。出庫(kù)單：用于表明公司內(nèi)部領(lǐng)用、銷售等發(fā)出物資的情況，包括發(fā)出的品種、數(shù)量、去向等。4.合同協(xié)議類采購(gòu)合同：明確公司與供應(yīng)商之間關(guān)于物資采購(gòu)的各項(xiàng)條款，如價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等。銷售合同：規(guī)范公司與客戶之間的銷售業(yè)務(wù)，涉及產(chǎn)品或服務(wù)的銷售價(jià)格、數(shù)量、付款方式等內(nèi)容。租賃合同：記錄公司租賃辦公場(chǎng)地、設(shè)備等資產(chǎn)的相關(guān)協(xié)議。其他合同：如合作協(xié)議、服務(wù)協(xié)議等與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的合同。5.工資福利類單據(jù)工資表：詳細(xì)列出員工的基本工資、績(jī)效工資、獎(jiǎng)金、補(bǔ)貼等各項(xiàng)收入明細(xì)。社保繳費(fèi)明細(xì)：記錄公司為員工繳納社會(huì)保險(xiǎn)的具體情況。公積金繳存明細(xì)：反映公司為員工繳存住房公積金的金額和明細(xì)。四、原始單據(jù)收集1.各部門在業(yè)務(wù)發(fā)生后，應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)原始單據(jù)，并確保單據(jù)的真實(shí)性、完整性和合法性。2.對(duì)于發(fā)票類單據(jù)，應(yīng)檢查發(fā)票的基本信息是否齊全，包括發(fā)票代碼、號(hào)碼、開票日期、購(gòu)買方信息、銷售方信息、項(xiàng)目?jī)?nèi)容、金額、稅率、稅額等，確保發(fā)票上的信息與實(shí)際業(yè)務(wù)相符。3.報(bào)銷單據(jù)應(yīng)填寫規(guī)范，注明業(yè)務(wù)發(fā)生日期、事由、金額、報(bào)銷人等信息，并由相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字審批。4.出入庫(kù)單據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確記錄物資的出入庫(kù)情況，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)在單據(jù)上簽字確認(rèn)。5.合同協(xié)議類單據(jù)應(yīng)妥善保管原件，并及時(shí)將復(fù)印件提交給財(cái)務(wù)部門備案。五、原始單據(jù)整理1.收集到的原始單據(jù)應(yīng)按照類別進(jìn)行初步整理，同類單據(jù)放在一起。2.對(duì)于發(fā)票類單據(jù)，應(yīng)按照發(fā)票號(hào)碼順序排列，確保連續(xù)無遺漏。3.報(bào)銷單據(jù)應(yīng)按照?qǐng)?bào)銷時(shí)間順序整理，將相關(guān)的附件粘貼整齊，附在報(bào)銷單后面。4.出入庫(kù)單據(jù)應(yīng)按照時(shí)間順序和物資類別進(jìn)行整理，便于查詢和核對(duì)。5.合同協(xié)議類單據(jù)應(yīng)按照簽訂時(shí)間順序整理，并建立合同臺(tái)賬，記錄合同的基本信息、執(zhí)行情況等。6.工資福利類單據(jù)應(yīng)按照月份整理，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。六、原始單據(jù)粘貼1.報(bào)銷單據(jù)的附件應(yīng)使用膠水或膠棒粘貼在報(bào)銷單背面，避免使用訂書釘或回形針，以確保單據(jù)的平整和牢固。2.粘貼時(shí)應(yīng)注意單據(jù)的順序和方向，便于查看和審核。附件較多時(shí)，可采用魚鱗式粘貼法，從右至左、從上至下依次粘貼，確保整齊美觀。3.對(duì)于較大的單據(jù)，如發(fā)票聯(lián)、合同復(fù)印件等，可先折疊成與報(bào)銷單大小一致，再進(jìn)行粘貼，避免超出報(bào)銷單范圍。七、原始單據(jù)審核1.財(cái)務(wù)部門收到原始單據(jù)后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真審核，確保單據(jù)符合公司規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)要求。2.審核內(nèi)容包括單據(jù)的真實(shí)性、完整性、合法性、準(zhǔn)確性以及審批手續(xù)是否齊全等。3.對(duì)于不符合要求的原始單據(jù)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門或人員溝通，要求其補(bǔ)充或更正。4.在審核過程中，如發(fā)現(xiàn)疑問或存在問題的單據(jù)，財(cái)務(wù)部門有權(quán)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，相關(guān)部門和人員應(yīng)積極配合。八、原始單據(jù)編號(hào)1.為了便于原始單據(jù)的管理和查詢，對(duì)經(jīng)過審核的原始單據(jù)應(yīng)進(jìn)行編號(hào)。2.編號(hào)規(guī)則可根據(jù)公司實(shí)際情況制定，例如采用年份+月份+流水號(hào)的方式，如202305001表示2023年5月的第1號(hào)原始單據(jù)。3.編號(hào)應(yīng)連續(xù)且唯一，不得重復(fù)或跳號(hào)。編號(hào)完成后，應(yīng)在原始單據(jù)上加蓋編號(hào)章或注明編號(hào)。九、原始單據(jù)裝訂1.每月末或每季度末，財(cái)務(wù)部門應(yīng)將整理好、審核通過并編號(hào)的原始單據(jù)進(jìn)行裝訂。2.裝訂時(shí)應(yīng)使用裝訂機(jī)和專用的裝訂線，確保裝訂牢固、整齊。3.裝訂順序一般為：封面、目錄、報(bào)銷單據(jù)、發(fā)票、出入庫(kù)單據(jù)、合同協(xié)議等相關(guān)附件，最后是封底。4.封面上應(yīng)注明公司名稱、會(huì)計(jì)期間、單據(jù)類別、冊(cè)數(shù)、起止日期、起止編號(hào)等信息，以便于查閱和保管。十、原始單據(jù)保管1.裝訂成冊(cè)的原始單據(jù)應(yīng)存放在專門的檔案柜中，由財(cái)務(wù)部門指定專人負(fù)責(zé)保管。2.原始單據(jù)的保管期限應(yīng)按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行，一般會(huì)計(jì)憑證保管期限為30年。3.在保管期間，應(yīng)確保原始單據(jù)的安全、完整，防止丟失、損壞或被盜。如有需要查閱原始單據(jù)，應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行登記和借閱，并及時(shí)歸還。4.原始單據(jù)保管期滿后，如需銷毀，應(yīng)按照公司規(guī)定的程序進(jìn)行審批和處理，確保銷毀過程合規(guī)、可追溯。十一、監(jiān)督與檢查1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)原始單據(jù)的歸類管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保本辦法的有效執(zhí)行。2.檢查內(nèi)容包括原始單據(jù)的收集、整理、審核、編號(hào)、裝訂、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整