文書檔案管理暫行辦法一、總則（一）目的為加強本公司/組織文書檔案管理，確保文書檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于查閱和利用，根據(jù)國家有關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織各部門形成的各類文書檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織文書檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則：文書檔案應如實反映公司/組織各項工作的真實情況，保證檔案內(nèi)容的真實性和準確性。3.安全保密原則：采取有效措施確保文書檔案的安全，防止檔案信息的泄露、篡改和丟失，嚴格遵守保密規(guī)定。4.便于利用原則：檔案管理應便于公司/組織內(nèi)部各部門及相關人員查閱和利用，提高工作效率。二、管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織文書檔案管理制度并組織實施。2.負責接收、收集、整理、分類、編目、裝訂、保管本公司/組織的文書檔案，確保檔案的質(zhì)量。3.建立健全檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查找和利用。4.定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀。5.負責檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，確保檔案的安全與完整。6.開展檔案利用服務工作，為公司/組織內(nèi)部各部門及相關人員提供檔案查閱、借閱等服務，并做好登記和跟蹤管理。7.組織檔案管理人員的業(yè)務培訓，提高檔案管理水平。8.參與公司/組織重大活動和重要項目的文件材料收集、整理和歸檔工作，提供檔案業(yè)務指導。（二）各部門職責1.負責本部門各類文書材料的形成、積累和整理工作，并按照檔案管理部門的要求及時移交檔案。2.明確本部門兼職檔案員，負責本部門文書材料的日常收集、整理和初步分類工作，確保材料的齊全、完整，并定期向檔案管理部門移交。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供有關檔案利用的必要信息。4.在開展各項工作過程中，嚴格按照檔案管理要求，規(guī)范文件材料的形成和處理，確保文件材料符合歸檔標準。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，認真履行崗位職責。2.負責檔案的具體管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、保管、利用等，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。3.熟悉檔案業(yè)務知識，不斷提高業(yè)務水平，熟練掌握檔案管理軟件和相關設備的操作技能。4.嚴格遵守檔案安全保密制度，保守檔案機密，不得擅自提供、抄錄、公布檔案內(nèi)容。5.積極主動為公司/組織各部門及相關人員提供檔案利用服務，及時、準確地查找和提供所需檔案。6.定期對檔案管理工作進行總結(jié)和分析，提出改進意見和建議，不斷完善檔案管理工作。三、文件材料的形成與收集（一）文件材料的形成1.公司/組織各部門在開展各項工作過程中，應按照國家法律法規(guī)、行業(yè)標準及公司/組織內(nèi)部規(guī)定，及時形成各類文件材料，確保文件材料的真實性、準確性和完整性。2.文件材料應使用耐久性強的書寫材料和字跡材料，如碳素墨水、藍黑墨水等，禁止使用鉛筆、圓珠筆、純藍墨水等易褪色的書寫材料。3.文件材料應格式規(guī)范、內(nèi)容完整，具備明確的標題、文號、日期、發(fā)文單位、主送單位、正文、附件等要素。（二）文件材料的收集1.各部門兼職檔案員應定期對本部門形成的文件材料進行收集，確保文件材料無遺漏。2.對于重要會議、重大活動、重要項目等形成的文件材料，應及時進行收集，并指定專人負責跟蹤收集全過程，確保文件材料的齊全、完整。3.涉及多個部門的文件材料，由主辦部門負責收集齊全后，交檔案管理部門統(tǒng)一整理歸檔；協(xié)辦部門應積極配合主辦部門做好文件材料的收集工作，并將本部門形成的相關文件材料及時移交主辦部門。4.公司/組織內(nèi)部人員外出參加會議、培訓、調(diào)研等活動帶回的文件材料，應及時交本部門兼職檔案員進行登記，并按照要求進行整理歸檔。5.對于從外部接收的文件材料，如上級文件、來函、合同協(xié)議等，應及時進行登記，并按照規(guī)定程序進行處理和歸檔。四、文件材料的整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類標準1.按照年度機構（問題）保管期限分類。即先將文件材料按年度分開，再在每個年度內(nèi)按機構（問題）進行分類，最后根據(jù)文件材料的保管期限進行排列。2.年度分類：以文件形成的自然年度為依據(jù)進行分類，不同年度的文件材料分別整理。3.機構（問題）分類：根據(jù)公司/組織內(nèi)部的機構設置或業(yè)務性質(zhì)，將文件材料分為不同的類別。如行政類、財務類、業(yè)務類等，每個類別下再根據(jù)具體情況進一步細分。4.保管期限分類：根據(jù)文件材料的重要程度和保存價值，將文件材料劃分為永久、長期、短期三個保管期限。（三）整理方法1.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進行修整，去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式進行裝訂，確保文件材料整齊、牢固。2.編頁號：在文件材料的右上角或左上角編寫頁號，正面編在右上角，背面編在左上角，空白頁不編號。3.編目：按照分類標準，對文件材料進行編號、著錄，編制卷內(nèi)文件目錄。卷內(nèi)文件目錄應包括順序號、文號、責任者、題名、日期、頁號、備注等項目。4.裝盒：將整理好的文件材料裝入檔案盒，并在檔案盒上填寫全宗號、年度、機構（問題）、保管期限、起止件號、盒號等項目。五、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，庫房應具備良好的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房應配備必要的設施設備，如空調(diào)、除濕機、防蟲藥、滅火器、防盜門窗、遮光窗簾等，確保檔案的安全保管。3.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）檔案上架排列1.檔案應按照分類方案進行上架排列，同一類別的檔案應集中存放，便于查找和管理。2.檔案盒應按照順序依次排列在檔案架上，不得隨意堆放或倒置。3.對于電子檔案，應按照存儲介質(zhì)的類別進行分類存放，并建立相應的存儲目錄和索引，便于查找和調(diào)用。（三）檔案保管期限劃分1.永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對本公司/組織、國家和社會具有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。主要包括公司章程、公司發(fā)展規(guī)劃、重要會議記錄、重大決策文件、財務決算報告、重要合同協(xié)議、知識產(chǎn)權文件等。2.長期保管的檔案：凡是反映公司/組織一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本公司/組織有查考利用價值的檔案，列為長期保管。保管期限一般為16年至50年。主要包括一般性會議文件、業(yè)務文件、工作計劃與總結(jié)、財務審計報告等。3.短期保管的檔案：凡是反映公司/組織局部工作活動，在較短時間內(nèi)對本公司/組織有查考利用價值的檔案，列為短期保管。保管期限一般為15年以下。主要包括一般性通知、簡報、便函等。（四）檔案的定期檢查1.檔案管理部門應定期對檔案進行檢查，一般每年至少進行一次全面檢查，對重點檔案應增加檢查次數(shù)。2.檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況、安全情況等，如發(fā)現(xiàn)檔案有破損、霉變、蟲蛀、丟失等情況，應及時采取措施進行處理。3.對檢查情況應做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題應及時分析原因，并提出改進措施和建議，確保檔案的安全保管。六、檔案的利用（一）利用范圍公司/組織內(nèi)部各部門及相關人員因工作需要，可查閱、借閱本公司/組織的文書檔案。（二）利用方式1.查閱：因工作需要查閱檔案的人員，可到檔案管理部門查閱檔案。查閱時，檔案管理人員應提供必要的幫助和指導，查閱人員應在指定地點查閱，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。2.借閱：因工作需要借閱檔案的人員，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報檔案管理部門負責人審批。檔案管理部門根據(jù)審批意見，辦理檔案借閱手續(xù)，并將檔案交借閱人員。借閱人員應在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損、抽取、撤換、轉(zhuǎn)借或擅自復印檔案。2.查閱、借閱檔案人員應嚴格遵守檔案保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。如需引用檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理部門同意，并注明出處。3.檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進行詳細記錄，包括查閱、借閱日期、查閱人姓名、所在部門、借閱檔案名稱、數(shù)量、用途、歸還日期等，以便跟蹤管理和統(tǒng)計分析。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人及檔案管理人員組成，負責對檔案進行定期鑒定。（二）鑒定標準根據(jù)檔案的保管期限劃分標準，結(jié)合公司/組織實際情況，對檔案進行鑒定。對于已超過保管期限、失去保存價值的檔案，應予以銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對檔案進行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定小組對需要鑒定的檔案進行逐一審查，根據(jù)鑒定標準，確定檔案的存毀意見。3.對擬銷毀的檔案，應編制《檔案銷毀清冊》，詳細記錄檔案的名稱、文號、日期、責任者、保管期限、數(shù)量等信息。4.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案鑒定小組審核簽字后，報公司/組織主管領導審批。5.經(jīng)批準銷毀的檔案，由檔案管理部門指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。監(jiān)銷人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。（四）銷毀記錄檔案管理部門應對檔案銷毀過程進行詳細記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式等，并存檔備查。八、電子檔案管理（一）電子檔案的形成與收集1.公司/組織各部門在工作過程中形成的電子文件，應按照檔案管理要求進行收集和整理，確保電子文件的完整性和準確性。2.電子文件應采用通用格式進行存儲，如PDF、DOC、XLS等，便于長期保存和查閱利用。3.對于重要的電子文件，應進行備份，備份存儲介質(zhì)應與原始存儲介質(zhì)分開存放，并定期進行檢查和更新，確保備份數(shù)據(jù)的安全可靠。（二）電子檔案的整理與存儲1.電子檔案應按照與紙質(zhì)檔案相同的分類方案進行整理，建立相應的電子目錄和索引，便于查找和利用。2.電子檔案應存儲在專用的存儲設備上，如磁盤陣列、磁帶庫等，并定期進行數(shù)據(jù)遷移和存儲介質(zhì)的更新，防止數(shù)據(jù)丟失。3.電子檔案存儲設備應設置訪問權限，只有經(jīng)過授權的人員才能訪問和操作電子檔案，確保電子檔案的安全保密。（三）電子檔案的利用1.公司/組織內(nèi)部人員可通過網(wǎng)絡平臺或檔案管理系統(tǒng)查閱、借閱電子檔案，檔案管理部門應提供必要的技術支持和指導。2.查閱、借