期刊中介合同管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司期刊中介合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險，維護(hù)公司合法權(quán)益，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司與期刊中介機(jī)構(gòu)簽訂的各類合同，包括但不限于期刊代理發(fā)行合同、期刊廣告推廣合同、期刊合作出版合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則合同的簽訂、履行、變更、終止等行為必須遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保合同合法有效。2.公平公正原則合同條款應(yīng)體現(xiàn)公平公正，明確雙方權(quán)利義務(wù)，避免一方憑借優(yōu)勢或?qū)Ψ搅觿莺炗嗭@失公平的合同。3.誠實(shí)守信原則雙方應(yīng)誠實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)，不得擅自變更或解除合同。4.風(fēng)險防控原則加強(qiáng)合同風(fēng)險評估與防控，對可能出現(xiàn)的風(fēng)險提前制定應(yīng)對措施，降低公司損失。二、合同簽訂管理（一）合同主體資格審查1.業(yè)務(wù)部門在簽訂合同前，應(yīng)對期刊中介機(jī)構(gòu)的主體資格進(jìn)行審查，包括營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營范圍、資質(zhì)證書等。2.核實(shí)期刊中介機(jī)構(gòu)是否具有從事相關(guān)業(yè)務(wù)的合法資質(zhì)，如是否具備期刊發(fā)行資質(zhì)、廣告經(jīng)營資質(zhì)等。3.審查期刊中介機(jī)構(gòu)的信用狀況，可通過信用中國、國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)等渠道查詢其是否存在違法違規(guī)行為、經(jīng)營異常等情況。（二）合同條款擬定1.合同條款應(yīng)明確、具體、完整，包括但不限于合同雙方基本信息、期刊名稱、合同標(biāo)的、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)期限、費(fèi)用及支付方式、雙方權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任、爭議解決方式等。2.對于服務(wù)內(nèi)容，應(yīng)詳細(xì)描述期刊中介機(jī)構(gòu)的具體工作任務(wù)、目標(biāo)要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等，確保雙方對服務(wù)內(nèi)容理解一致。3.費(fèi)用及支付方式應(yīng)明確約定，包括費(fèi)用金額、支付時間、支付方式等，避免出現(xiàn)模糊不清或歧義的表述。4.明確雙方權(quán)利義務(wù)，特別是期刊中介機(jī)構(gòu)的保密義務(wù)、知識產(chǎn)權(quán)歸屬等重要條款，保護(hù)公司合法權(quán)益。5.違約責(zé)任條款應(yīng)具體明確，對雙方可能出現(xiàn)的違約行為及相應(yīng)的違約責(zé)任進(jìn)行詳細(xì)約定，以約束雙方履行合同義務(wù)。（三）合同審批1.合同擬定后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫合同審批表，附上合同文本及相關(guān)資料，提交至法務(wù)部門進(jìn)行合法性審查。2.法務(wù)部門對合同條款的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審查，重點(diǎn)審查合同是否存在法律風(fēng)險、是否符合公司利益等，并出具審查意見。3.合同經(jīng)法務(wù)部門審查通過后，提交至公司管理層進(jìn)行審批。管理層根據(jù)公司業(yè)務(wù)情況、財務(wù)狀況等因素，對合同進(jìn)行全面評估，做出審批決定。4.對于重大合同或涉及金額較大的合同，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行專題論證，確保合同簽訂的必要性和可行性。（四）合同簽訂1.合同經(jīng)審批通過后，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與期刊中介機(jī)構(gòu)簽訂合同。簽訂合同應(yīng)使用公司統(tǒng)一印制的合同文本，確保合同格式規(guī)范、內(nèi)容完整。2.合同簽訂過程中，應(yīng)確保雙方簽字蓋章齊全、有效。簽字蓋章應(yīng)符合法律法規(guī)及公司規(guī)定，避免出現(xiàn)代簽、偽造印章等情況。3.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同原件交至公司檔案室進(jìn)行歸檔，并將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，以便各部門履行合同管理職責(zé)。三、合同履行管理（一）合同執(zhí)行跟蹤1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的具體執(zhí)行，應(yīng)建立合同執(zhí)行臺賬，詳細(xì)記錄合同履行情況，包括工作進(jìn)度、服務(wù)成果、費(fèi)用支付等信息。2.定期對合同執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時發(fā)現(xiàn)并解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。對于重大問題或可能影響合同履行的問題，應(yīng)及時向公司管理層匯報。3.要求期刊中介機(jī)構(gòu)定期提交工作匯報，匯報合同履行進(jìn)展情況、存在的問題及解決方案等，以便公司及時掌握合同執(zhí)行動態(tài)。（二）服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督1.建立服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督機(jī)制，對期刊中介機(jī)構(gòu)的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行定期或不定期檢查。檢查內(nèi)容包括服務(wù)內(nèi)容完成情況、工作質(zhì)量、是否遵守合同約定等。2.根據(jù)服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督結(jié)果，對期刊中介機(jī)構(gòu)進(jìn)行評價。評價結(jié)果作為后續(xù)合作的重要參考依據(jù)，對于服務(wù)質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的中介機(jī)構(gòu)，應(yīng)及時提出整改要求或采取相應(yīng)的處罰措施。3.如發(fā)現(xiàn)期刊中介機(jī)構(gòu)存在違反合同約定或法律法規(guī)的行為，應(yīng)及時要求其改正，并追究其違約責(zé)任。情節(jié)嚴(yán)重的，應(yīng)解除合同，并依法追究其法律責(zé)任。（三）費(fèi)用支付管理1.財務(wù)部門負(fù)責(zé)合同費(fèi)用支付的審核與管理。根據(jù)合同約定及業(yè)務(wù)部門提交的費(fèi)用支付申請，對費(fèi)用支付的金額、時間、方式等進(jìn)行審核。2.審核通過后，按照公司財務(wù)制度辦理費(fèi)用支付手續(xù)。費(fèi)用支付應(yīng)確保資金安全，避免出現(xiàn)資金風(fēng)險。3.對于逾期未支付費(fèi)用的期刊中介機(jī)構(gòu)，應(yīng)按照合同約定收取逾期違約金，并采取相應(yīng)的催款措施。如經(jīng)多次催款仍未支付，可暫停相關(guān)服務(wù)或解除合同。四、合同變更管理（一）變更情形1.在合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化或雙方協(xié)商一致，需要對合同內(nèi)容進(jìn)行變更的，應(yīng)按照本辦法規(guī)定的程序進(jìn)行辦理。2.常見的合同變更情形包括服務(wù)內(nèi)容調(diào)整、服務(wù)期限延長或縮短、費(fèi)用調(diào)整、雙方權(quán)利義務(wù)變更等。（二）變更申請與審批1.合同變更應(yīng)由業(yè)務(wù)部門提出書面申請，說明變更的原因、內(nèi)容及對合同履行的影響等。2.申請經(jīng)法務(wù)部門進(jìn)行合法性審查后，提交至公司管理層進(jìn)行審批。管理層根據(jù)實(shí)際情況做出審批決定，同意變更的，應(yīng)明確變更后的合同條款。3.合同變更申請未經(jīng)審批通過前，雙方應(yīng)繼續(xù)按照原合同履行義務(wù)，不得擅自變更合同內(nèi)容。（三）變更合同簽訂1.合同變更經(jīng)審批通過后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)與期刊中介機(jī)構(gòu)重新簽訂變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)明確變更的具體內(nèi)容，并與原合同具有同等法律效力。2.變更協(xié)議簽訂后，按照合同簽訂管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行歸檔和分發(fā)。五、合同終止管理（一）終止情形1.合同期滿，雙方未續(xù)簽合同的，合同自動終止。2.合同履行過程中，因一方嚴(yán)重違反合同約定，另一方依法解除合同的，合同終止。3.因不可抗力或其他不可預(yù)見、不可避免的原因?qū)е潞贤瑹o法繼續(xù)履行的，合同終止。4.經(jīng)雙方協(xié)商一致，提前解除合同的，合同終止。（二）終止通知1.合同終止前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)提前通知期刊中介機(jī)構(gòu)，并說明合同終止的原因、時間等信息。2.通知應(yīng)采用書面形式，確保期刊中介機(jī)構(gòu)能夠及時收到通知，并了解合同終止的相關(guān)事宜。（三）終止清算1.合同終止后，雙方應(yīng)按照合同約定進(jìn)行清算。業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)對期刊中介機(jī)構(gòu)的服務(wù)成果進(jìn)行驗(yàn)收，核實(shí)費(fèi)用支付情況等。2.財務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同終止涉及的費(fèi)用進(jìn)行結(jié)算，確保雙方費(fèi)用結(jié)清。對于存在爭議的費(fèi)用，應(yīng)按照合同約定的爭議解決方式進(jìn)行處理。3.合同終止后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時辦理相關(guān)資料的交接手續(xù)，收回公司提供的相關(guān)物品、文件等。（四）合同歸檔合同終止后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同終止的相關(guān)資料整理歸檔，包括合同終止通知、變更協(xié)議、清算報告等，以便日后查閱和審計(jì)。六、合同風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.建立合同風(fēng)險識別與評估機(jī)制，定期對合同進(jìn)行風(fēng)險排查。風(fēng)險識別應(yīng)涵蓋合同簽訂、履行、變更、終止等各個環(huán)節(jié)，包括法律風(fēng)險、市場風(fēng)險、信用風(fēng)險等。2.對識別出的風(fēng)險進(jìn)行評估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度。根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.對于法律風(fēng)險，加強(qiáng)合同條款的合法性審查，確保合同符合法律法規(guī)要求。同時，建立法律顧問咨詢機(jī)制，及時解決合同簽訂和履行過程中遇到的法律問題。2.針對市場風(fēng)險，密切關(guān)注市場動態(tài)，加強(qiáng)對期刊行業(yè)市場變化的研究和分析。在合同中合理約定價格調(diào)整機(jī)制、市場波動應(yīng)對條款等，降低市場風(fēng)險對公司的影響。3.對于信用風(fēng)險，加強(qiáng)對期刊中介機(jī)構(gòu)的信用管理，建立信用檔案。在簽訂合同前，嚴(yán)格審查其信用狀況，對于信用不佳的中介機(jī)構(gòu)，謹(jǐn)慎簽訂合同或采取風(fēng)險防范措施。（三）風(fēng)險監(jiān)控與預(yù)警1.建立合同風(fēng)險監(jiān)控機(jī)制，對合同履行過程中的風(fēng)險進(jìn)行實(shí)時監(jiān)控。及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險變化情況，如期刊中介機(jī)構(gòu)出現(xiàn)經(jīng)營異常、違約行為等，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理。2.設(shè)定風(fēng)險預(yù)警指標(biāo)，當(dāng)風(fēng)險指標(biāo)達(dá)到預(yù)警值時，及時發(fā)出預(yù)警信號。相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)預(yù)警信號，迅速采取應(yīng)對措施，防范風(fēng)險擴(kuò)大。七、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定，及時將合同原件及相關(guān)資料收集整理，移交至公司檔案室。2.收集的檔案資料應(yīng)包括合同文本、合同審批表、相關(guān)補(bǔ)充協(xié)議、往來信函、服務(wù)成果報告、費(fèi)用支付憑證等。（二）檔案整理與歸檔1.檔案室對收集的合同檔案進(jìn)行整理，按照合同類別、簽訂時間等進(jìn)行分類編號，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。2.將整理好的合同檔案進(jìn)行歸檔，建立電子檔案和紙質(zhì)檔案，便于查閱和管理。同時，應(yīng)建立檔案索引，方便快速查找所需檔案。（三）檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案室查閱。2.查閱檔案時，應(yīng)在檔案室指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.因特殊情況需要借閱合同檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)公司管理層審批后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[具體期限]，借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復(fù)制、涂改、損毀檔案。（四）檔案保管與銷毀1.檔案室應(yīng)妥善保管合同檔