合同簽訂跟蹤管理辦法一、引言在當(dāng)今競(jìng)爭(zhēng)激烈的商業(yè)環(huán)境中，合同作為企業(yè)與外部合作伙伴之間權(quán)利與義務(wù)的重要約定，對(duì)于保障企業(yè)的合法權(quán)益、促進(jìn)業(yè)務(wù)的順利開(kāi)展起著至關(guān)重要的作用。為了確保合同的簽訂、履行過(guò)程得到有效管理，避免潛在風(fēng)險(xiǎn)，提高企業(yè)運(yùn)營(yíng)效率，特制定本合同簽訂跟蹤管理辦法。我們鼓勵(lì)全體員工認(rèn)真學(xué)習(xí)并遵守本辦法，共同維護(hù)公司合同管理的規(guī)范與嚴(yán)謹(jǐn)，為公司的穩(wěn)定發(fā)展提供有力支持。二、適用范圍本辦法適用于公司所有對(duì)外簽訂的各類(lèi)合同，包括但不限于采購(gòu)合同、銷(xiāo)售合同、服務(wù)合同、租賃合同等。三、職責(zé)分工合同管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)制定和完善合同簽訂跟蹤管理的相關(guān)制度和流程。2.對(duì)合同簽訂前的條款審核、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估等工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。3.跟蹤合同簽訂進(jìn)度，協(xié)調(diào)解決合同簽訂過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。4.建立合同臺(tái)賬，對(duì)合同的執(zhí)行情況進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理和統(tǒng)計(jì)分析。業(yè)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)合同的起草、談判、簽訂等具體業(yè)務(wù)操作。2.及時(shí)向合同管理部門(mén)反饋合同簽訂過(guò)程中的相關(guān)信息。3.按照合同約定履行義務(wù)，確保合同的順利執(zhí)行。法務(wù)部門(mén)1.參與重大合同的審核，提供法律意見(jiàn)和風(fēng)險(xiǎn)防范建議。2.協(xié)助處理合同糾紛，維護(hù)公司的合法權(quán)益。財(cái)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)對(duì)合同涉及的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核，確保財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)可控。2.根據(jù)合同執(zhí)行情況進(jìn)行款項(xiàng)收付的審核和管理。四、合同簽訂前管理合同立項(xiàng)1.業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需求提出合同立項(xiàng)申請(qǐng)，明確合同的基本信息、簽訂背景、主要條款等內(nèi)容。2.合同管理部門(mén)對(duì)合同立項(xiàng)申請(qǐng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查項(xiàng)目的必要性、可行性以及合同條款的合規(guī)性。合同起草與審核1.業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)合同的起草工作，確保合同條款清晰、準(zhǔn)確、完整，符合法律法規(guī)和公司利益。2.合同起草完成后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)將合同文本提交給合同管理部門(mén)、法務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)進(jìn)行審核。各審核部門(mén)應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提出審核意見(jiàn)，業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)審核意見(jiàn)對(duì)合同進(jìn)行修改完善。3.對(duì)于重大合同或涉及復(fù)雜法律、財(cái)務(wù)問(wèn)題的合同，應(yīng)組織專(zhuān)題會(huì)議進(jìn)行討論，充分聽(tīng)取各方意見(jiàn)，確保合同風(fēng)險(xiǎn)可控。合同審批1.合同經(jīng)審核通過(guò)后，按照公司內(nèi)部審批流程進(jìn)行審批。審批流程應(yīng)明確各級(jí)審批人員的職責(zé)和權(quán)限，確保審批過(guò)程規(guī)范、高效。2.審批人員應(yīng)認(rèn)真審查合同條款，對(duì)合同的合法性、合規(guī)性、合理性等進(jìn)行全面評(píng)估，簽署審批意見(jiàn)。合同簽訂1.合同經(jīng)審批通過(guò)后，由業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)與對(duì)方當(dāng)事人簽訂合同。簽訂合同前，應(yīng)確保合同文本與審批通過(guò)的版本一致，雙方當(dāng)事人的簽字、蓋章齊全。2.合同簽訂過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，確保合同簽訂程序合法、有效。五、合同簽訂跟蹤管理建立合同臺(tái)賬1.合同管理部門(mén)應(yīng)建立合同臺(tái)賬，對(duì)每份合同的基本信息、簽訂時(shí)間、履行情況等進(jìn)行詳細(xì)記錄。合同臺(tái)賬應(yīng)定期更新，確保信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。2.合同臺(tái)賬應(yīng)包括以下內(nèi)容：合同編號(hào)、合同名稱(chēng)、簽訂日期、合同雙方當(dāng)事人、合同金額、合同期限、履行情況、付款記錄、收款記錄、變更記錄、糾紛處理情況等。跟蹤合同履行進(jìn)度1.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照合同約定，及時(shí)履行合同義務(wù)，并定期向合同管理部門(mén)反饋合同履行情況。反饋內(nèi)容應(yīng)包括合同執(zhí)行進(jìn)度、遇到的問(wèn)題及解決方案等。2.合同管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)合同履行過(guò)程中存在的問(wèn)題，并協(xié)調(diào)相關(guān)部門(mén)采取措施加以解決。3.對(duì)于合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的重大問(wèn)題或風(fēng)險(xiǎn)，合同管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并提出相應(yīng)的建議和措施。合同變更管理1.合同履行過(guò)程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同條款的，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)提出合同變更申請(qǐng)，并說(shuō)明變更的原因、內(nèi)容及對(duì)合同履行的影響。2.合同變更申請(qǐng)經(jīng)合同管理部門(mén)、法務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)審核通過(guò)后，按照公司內(nèi)部審批流程進(jìn)行審批。審批通過(guò)后，雙方當(dāng)事人應(yīng)簽訂合同變更協(xié)議。3.合同管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)更新合同臺(tái)賬，確保合同變更信息準(zhǔn)確記錄。合同付款與收款管理1.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)合同約定和業(yè)務(wù)部門(mén)提供的付款申請(qǐng)，對(duì)款項(xiàng)支付進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括付款金額、付款時(shí)間、付款方式等是否符合合同約定。2.財(cái)務(wù)部門(mén)在審核通過(guò)后，按照公司財(cái)務(wù)管理制度辦理款項(xiàng)支付手續(xù)。同時(shí)，應(yīng)及時(shí)記錄付款情況，確保合同付款信息準(zhǔn)確無(wú)誤。3.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)負(fù)責(zé)跟蹤合同收款情況，及時(shí)與對(duì)方當(dāng)事人溝通協(xié)調(diào)，確?？铐?xiàng)按時(shí)足額收回。如出現(xiàn)逾期未收款情況，應(yīng)及時(shí)向合同管理部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)報(bào)告，并采取相應(yīng)的催收措施。六、合同糾紛處理糾紛預(yù)警1.在合同履行過(guò)程中，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)密切關(guān)注合同履行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)可能引發(fā)糾紛的潛在風(fēng)險(xiǎn)因素，并向合同管理部門(mén)報(bào)告。2.合同管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行分析評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)合同糾紛的預(yù)警信號(hào)，并采取相應(yīng)的防范措施。糾紛處理1.如發(fā)生合同糾紛，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)證據(jù)材料，并向合同管理部門(mén)和法務(wù)部門(mén)報(bào)告。合同管理部門(mén)和法務(wù)部門(mén)應(yīng)共同研究制定糾紛處理方案，明確處理原則、方法和步驟。2.糾紛處理過(guò)程中，應(yīng)盡量通過(guò)協(xié)商、調(diào)解等方式解決糾紛。如協(xié)商、調(diào)解不成，應(yīng)及時(shí)采取法律手段維護(hù)公司的合法權(quán)益。3.合同管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)跟蹤糾紛處理進(jìn)展情況，定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并做好相關(guān)記錄。糾紛處理結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，完善合同管理流程和制度。七、監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)合同簽訂跟蹤管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查合同管理制度的執(zhí)行情況、合同簽訂與履行的合規(guī)性、合同臺(tái)賬的準(zhǔn)確性等。2.監(jiān)督檢查過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。對(duì)于違反合同管理制度的行為，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理?？己嗽u(píng)價(jià)1.合同管理部門(mén)應(yīng)建立合同簽訂跟蹤管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)業(yè)務(wù)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)在合同簽訂跟蹤管理工作中的表現(xiàn)進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核評(píng)價(jià)指標(biāo)應(yīng)包括合同簽訂的及時(shí)性、合同條款的合規(guī)性、合同履行的情況、糾紛處理的效果等。考核評(píng)價(jià)結(jié)果應(yīng)與部門(mén)