基層行政印章管理辦法一、引言基層行政印章作為公司/組織對外行使權力、對內進行管理的重要象征，其管理的規(guī)范性和嚴謹性直接關系到公司/組織的正常運營、合法權益以及形象聲譽。為了加強基層行政印章的管理，確保印章使用的安全、規(guī)范、高效，依據相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合公司/組織實際運營需求，特制定本管理辦法。二、適用范圍本辦法適用于公司/組織內各部門、各分支機構在日常行政事務中涉及的各類印章，包括但不限于公司公章、合同專用章、財務專用章、法人章、部門章等。三、印章的刻制與啟用1.印章刻制因工作需要刻制印章時，由需求部門填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、用途、規(guī)格等信息，并經部門負責人審核、分管領導批準后，交至行政管理部門統(tǒng)一辦理。行政管理部門應選擇具有合法資質的印章制作單位進行刻制，確保印章質量符合相關標準。2.印章啟用新印章刻制完成后，行政管理部門應及時組織相關部門對印章進行驗收。驗收內容包括印章的規(guī)格、字體、圖案、材質等是否與申請內容一致，印章是否清晰、完整。驗收合格的印章，由行政管理部門填寫《印章啟用申請表》，注明啟用日期、啟用范圍等信息，經分管領導批準后，正式啟用。印章啟用后，行政管理部門應及時將印章的啟用情況通知相關部門和人員，并在公司/組織內部進行公示。四、印章的保管1.保管原則印章應實行專人保管制度，確保印章的安全存放。印章保管人員應具備高度的責任心和保密意識，不得擅自將印章交予他人保管或使用。2.保管地點公司公章、合同專用章、財務專用章等重要印章應存放于專門的保險柜中，并放置在安全可靠的地點。部門章可根據實際情況，由各部門指定專人保管，并存放于部門內部安全的地方。3.保管人員職責印章保管人員應妥善保管印章，定期檢查印章的使用情況和保管狀態(tài)，確保印章安全無虞。每日下班前，印章保管人員應將印章存放于保險柜中，并鎖好保險柜。節(jié)假日期間，印章應封存保管。印章保管人員如因工作變動等原因需要交接印章時，應嚴格按照印章交接程序進行交接，并填寫《印章交接登記表》。五、印章的使用1.使用流程印章使用前，使用人應填寫《印章使用申請表》，詳細說明用印事項、用印文件名稱、份數、用印時間等信息，并經部門負責人審核、分管領導批準。對于涉及重大事項或金額較大的合同等文件用印，還需經總經理審批。印章保管人員在收到經批準的《印章使用申請表》后，應認真核對申請表內容與用印文件是否一致，確認無誤后，方可在用印文件上加蓋印章。用印完成后，印章保管人員應在《印章使用申請表》上填寫實際用印時間，并將申請表存檔保管。2.使用規(guī)范印章應加蓋在文件規(guī)定的位置，確保印章清晰、端正、完整。嚴禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等文件上加蓋印章。如因工作需要確需提前蓋章的，應在蓋章后及時填寫文件內容，并由專人負責跟蹤文件的使用情況。對于涉及多頁的文件，應逐頁加蓋印章或使用騎縫章，以確保文件的完整性和真實性。六、印章的停用與銷毀1.印章停用因機構調整、業(yè)務變更、印章損壞等原因，需要停用印章時，由行政管理部門填寫《印章停用申請表》，注明停用原因、停用日期等信息，經分管領導批準后，正式停用。印章停用后，行政管理部門應及時將印章停用情況通知相關部門和人員，并收回停用印章。2.印章銷毀對于不再使用的印章，行政管理部門應按照公司/組織的相關規(guī)定進行銷毀。印章銷毀前，應填寫《印章銷毀申請表》，詳細說明印章名稱、數量、銷毀原因等信息，并經分管領導批準。印章銷毀時，應由行政管理部門會同財務部門、審計部門等相關人員共同進行監(jiān)督，并在《印章銷毀登記表》上簽字確認。銷毀后的印章應妥善保存相關記錄，以備查閱。七、監(jiān)督與檢查1.定期檢查公司/組織應定期對基層行政印章的管理情況進行檢查，檢查內容包括印章的保管、使用、停用、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的規(guī)定。行政管理部門應制定印章檢查計劃，明確檢查的時間、范圍、內容等，并組織相關人員進行檢查。2.不定期抽查公司/組織還應不定期對印章管理情況進行抽查，及時發(fā)現和糾正印章管理中存在的問題。對于抽查中發(fā)現的違規(guī)行為，應按照公司/組織的相關規(guī)定進行嚴肅處理，并追究相關人員的責任。八、責任追究1.對于違反本辦法規(guī)定，擅自刻制、使用、保管印章，造成公司/組織經濟損失或不良影響的，公司/組織將依法追