大學(xué)資產(chǎn)檔案管理辦法一、引言大學(xué)資產(chǎn)檔案管理對(duì)于學(xué)校的資產(chǎn)安全、合理利用以及可持續(xù)發(fā)展至關(guān)重要。隨著教育事業(yè)的不斷發(fā)展，大學(xué)資產(chǎn)規(guī)模日益龐大，種類繁多，規(guī)范資產(chǎn)檔案管理成為保障學(xué)校正常運(yùn)轉(zhuǎn)和資產(chǎn)保值增值的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。本管理辦法旨在依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合學(xué)校實(shí)際運(yùn)營(yíng)需求，建立科學(xué)、完善、高效的大學(xué)資產(chǎn)檔案管理體系，確保資產(chǎn)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，為學(xué)校的教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作提供有力支持。二、適用范圍本辦法適用于學(xué)校各部門、各學(xué)院、各直屬單位以及附屬機(jī)構(gòu)所涉及的各類資產(chǎn)檔案管理工作。包括但不限于固定資產(chǎn)、無(wú)形資產(chǎn)、流動(dòng)資產(chǎn)等在購(gòu)置、使用、處置等全過(guò)程中形成的各類文件、資料、憑證等。三、管理原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)以及教育行業(yè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，確保資產(chǎn)檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：資產(chǎn)檔案應(yīng)如實(shí)反映資產(chǎn)的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整，不得弄虛作假。3.集中統(tǒng)一原則：實(shí)行學(xué)校統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理、分級(jí)負(fù)責(zé)的管理體制，確保資產(chǎn)檔案管理工作的集中性和協(xié)調(diào)性。4.安全保密原則：加強(qiáng)資產(chǎn)檔案的安全防護(hù)，確保檔案信息的保密性、完整性和可用性，防止檔案信息泄露和丟失。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供便捷的檔案服務(wù)。四、管理職責(zé)1.學(xué)校資產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)制定和完善學(xué)校資產(chǎn)檔案管理制度，并組織實(shí)施。指導(dǎo)和監(jiān)督各部門、各學(xué)院的資產(chǎn)檔案管理工作，定期進(jìn)行檢查和評(píng)估。負(fù)責(zé)集中管理學(xué)校重要資產(chǎn)檔案，建立資產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和共享。組織開(kāi)展資產(chǎn)檔案的整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。2.各部門、各學(xué)院明確本部門、本學(xué)院的資產(chǎn)檔案管理責(zé)任人，負(fù)責(zé)本部門、本學(xué)院資產(chǎn)檔案的收集、整理、初步審核和移交工作。按照學(xué)校資產(chǎn)檔案管理制度的要求，做好資產(chǎn)檔案的日常管理工作，確保檔案的完整和安全。積極配合學(xué)校資產(chǎn)管理部門開(kāi)展資產(chǎn)清查、審計(jì)等工作，提供相關(guān)資產(chǎn)檔案資料。3.檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)學(xué)校資產(chǎn)檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，協(xié)助資產(chǎn)管理部門做好檔案的整理、歸檔等工作。按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對(duì)資產(chǎn)檔案進(jìn)行規(guī)范整理、編目和上架保管，確保檔案的有序存放和安全保管。建立資產(chǎn)檔案查閱、借閱制度，為學(xué)校各部門提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理工作。五、資產(chǎn)檔案的分類與編號(hào)1.分類標(biāo)準(zhǔn)固定資產(chǎn)檔案：按照資產(chǎn)類別分為房屋及構(gòu)筑物、專用設(shè)備、通用設(shè)備、文物和陳列品、圖書、檔案、家具、用具、裝具及動(dòng)植物等。無(wú)形資產(chǎn)檔案：包括專利權(quán)、商標(biāo)權(quán)、著作權(quán)、土地使用權(quán)、非專利技術(shù)、商譽(yù)等相關(guān)檔案資料。流動(dòng)資產(chǎn)檔案：涵蓋貨幣資金、短期投資、應(yīng)收及預(yù)付款項(xiàng)、存貨等方面的檔案。2.編號(hào)規(guī)則資產(chǎn)檔案編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識(shí)別和管理。編號(hào)采用“資產(chǎn)類別代碼+年份+順序號(hào)”的方式編制。資產(chǎn)類別代碼按照國(guó)家固定資產(chǎn)分類標(biāo)準(zhǔn)和學(xué)校實(shí)際情況進(jìn)行設(shè)定，如“1”代表房屋及構(gòu)筑物，“2”代表專用設(shè)備等。年份采用四位數(shù)字表示，如“2023”表示檔案形成的年份。順序號(hào)按照資產(chǎn)檔案形成的先后順序依次編排，位數(shù)根據(jù)實(shí)際情況確定，確保編號(hào)的連續(xù)性和完整性。六、資產(chǎn)檔案的形成與收集1.資產(chǎn)購(gòu)置階段在資產(chǎn)購(gòu)置前，相關(guān)部門應(yīng)按照學(xué)校采購(gòu)管理規(guī)定，做好采購(gòu)預(yù)算編制、采購(gòu)申請(qǐng)審批等工作。采購(gòu)過(guò)程中形成的各類文件，如采購(gòu)合同、招投標(biāo)文件、詢價(jià)記錄、采購(gòu)發(fā)票等，應(yīng)及時(shí)收集整理。資產(chǎn)到貨驗(yàn)收時(shí)，驗(yàn)收人員應(yīng)認(rèn)真填寫驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，詳細(xì)記錄資產(chǎn)的名稱、型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等信息，并簽字確認(rèn)。驗(yàn)收?qǐng)?bào)告應(yīng)作為資產(chǎn)檔案的重要組成部分。2.資產(chǎn)使用階段各部門、各學(xué)院應(yīng)建立資產(chǎn)使用管理制度，明確資產(chǎn)使用責(zé)任人。資產(chǎn)使用過(guò)程中產(chǎn)生的維護(hù)保養(yǎng)記錄、維修記錄、使用情況報(bào)告等文件，由使用責(zé)任人負(fù)責(zé)收集整理。對(duì)于涉及資產(chǎn)變更、調(diào)撥、出租、出借等情況的，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)辦理審批手續(xù)，并將審批文件、變更記錄、協(xié)議合同等資料收集歸檔。3.資產(chǎn)處置階段資產(chǎn)處置申請(qǐng)獲批后，處置部門應(yīng)按照規(guī)定的處置方式進(jìn)行資產(chǎn)處置，并收集整理處置過(guò)程中形成的評(píng)估報(bào)告、處置審批文件、處置合同、收款憑證等資料。資產(chǎn)處置完成后，應(yīng)及時(shí)辦理資產(chǎn)核銷手續(xù)，將核銷文件作為資產(chǎn)檔案的重要內(nèi)容留存。4.收集要求各部門、各學(xué)院應(yīng)定期對(duì)本部門形成的資產(chǎn)檔案進(jìn)行收集整理，確保檔案資料的齊全、完整。收集的資產(chǎn)檔案應(yīng)真實(shí)、有效，字跡清晰，紙張質(zhì)量良好，能夠長(zhǎng)期保存。對(duì)于電子文件，應(yīng)確保格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。七、資產(chǎn)檔案的整理與歸檔1.整理原則資產(chǎn)檔案整理應(yīng)遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。按照資產(chǎn)類別和時(shí)間順序，對(duì)收集到的資產(chǎn)檔案進(jìn)行分類整理，確保同一資產(chǎn)的相關(guān)檔案集中存放。2.整理方法對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類、排序、編目、裝訂等工作。編目應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息。對(duì)于電子檔案，應(yīng)按照電子文件管理要求進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，并對(duì)電子文件進(jìn)行命名、標(biāo)注元數(shù)據(jù)等操作，確保電子檔案的可讀性和可追溯性。3.歸檔要求各部門、各學(xué)院應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將整理好的資產(chǎn)檔案移交學(xué)校資產(chǎn)管理部門或檔案管理部門歸檔。歸檔時(shí)應(yīng)填寫資產(chǎn)檔案移交清單，注明檔案名稱、數(shù)量、移交日期等信息，雙方簽字確認(rèn)。學(xué)校資產(chǎn)管理部門和檔案管理部門應(yīng)對(duì)接收的資產(chǎn)檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案資料齊全、整理規(guī)范，符合歸檔要求。八、資產(chǎn)檔案的保管1.保管場(chǎng)所學(xué)校應(yīng)設(shè)立專門的資產(chǎn)檔案保管場(chǎng)所，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全存放。檔案保管場(chǎng)所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。2.保管期限資產(chǎn)檔案的保管期限根據(jù)資產(chǎn)的性質(zhì)、重要程度和使用情況等因素確定。一般分為永久、定期兩種。對(duì)于涉及學(xué)校重大資產(chǎn)決策、產(chǎn)權(quán)歸屬、重要資產(chǎn)變更等具有重要?dú)v史價(jià)值和法律意義的檔案，應(yīng)列為永久保管。其他一般性資產(chǎn)檔案，根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限，一般為10年、20年等。3.保管措施建立資產(chǎn)檔案保管制度，明確檔案管理人員的職責(zé)，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和維護(hù)。對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行分類存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立備份檔案，防止檔案原件損壞或丟失。對(duì)于電子檔案，應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)檢查和恢復(fù)測(cè)試，確保電子檔案的安全性和完整性。嚴(yán)格控制檔案的查閱、借閱權(quán)限，做好檔案查閱、借閱登記工作，確保檔案在使用過(guò)程中的安全。九、資產(chǎn)檔案的鑒定與銷毀1.鑒定工作學(xué)校應(yīng)定期組織開(kāi)展資產(chǎn)檔案鑒定工作，由資產(chǎn)管理部門、檔案管理部門以及相關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組，對(duì)保管期滿的資產(chǎn)檔案進(jìn)行鑒定。鑒定小組應(yīng)根據(jù)資產(chǎn)檔案的保管期限、重要程度、歷史價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見(jiàn)。對(duì)于仍具有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限，繼續(xù)保存；對(duì)于確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制銷毀清單。2.銷毀程序銷毀清單經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷毀工作。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過(guò)程的合規(guī)性和徹底性。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)。銷毀工作完成后，應(yīng)將銷毀清單作為檔案資料留存，以備查考。十、資產(chǎn)檔案的查閱與借閱1.查閱規(guī)定學(xué)校各部門因工作需要查閱資產(chǎn)檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審批后，到學(xué)校資產(chǎn)管理部門或檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記工作。查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出保管場(chǎng)所。查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔和完整，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。2.借閱規(guī)定因特殊情況需要借閱資產(chǎn)檔案的，借閱部門應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由、借閱期限等信息，經(jīng)學(xué)校資產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追究借閱人員的責(zé)任。十一、監(jiān)督與檢查1.學(xué)校資產(chǎn)管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門、各學(xué)院的資產(chǎn)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案的收集整理情況、檔案的保管情況等。2.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。整改完成后