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工程機(jī)械合同管理辦法一、總則(一)目的為加強(qiáng)公司工程機(jī)械合同管理,規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為,防范合同風(fēng)險(xiǎn),維護(hù)公司合法權(quán)益,特制定本辦法。(二)適用范圍本辦法適用于公司與供應(yīng)商、客戶、分包商等就工程機(jī)械的采購、租賃、維修、施工等業(yè)務(wù)所簽訂的各類合同。(三)基本原則1.依法合規(guī)原則合同的簽訂、履行、變更、終止等活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),確保合同合法有效。2.平等自愿原則合同雙方應(yīng)在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同,任何一方不得強(qiáng)迫另一方簽訂合同。3.公平公正原則合同條款應(yīng)公平合理,不得損害合同雙方的合法權(quán)益,不得顯失公平。4.誠(chéng)實(shí)守信原則合同雙方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信,嚴(yán)格履行合同約定的義務(wù),不得擅自變更或解除合同。二、合同簽訂管理(一)合同主體資格審查1.業(yè)務(wù)部門在簽訂合同前,應(yīng)對(duì)合同對(duì)方的主體資格進(jìn)行審查,確保對(duì)方具有合法的經(jīng)營(yíng)資格和履約能力。2.審查內(nèi)容包括:營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、法定代表人身份證明書、授權(quán)委托書等相關(guān)證件的原件或復(fù)印件,并加蓋對(duì)方公章。3.對(duì)于首次合作的客戶或供應(yīng)商,應(yīng)通過工商行政管理部門、稅務(wù)部門等渠道核實(shí)對(duì)方的注冊(cè)登記情況、經(jīng)營(yíng)狀況、信用記錄等信息。(二)合同條款擬定1.合同條款應(yīng)根據(jù)合同性質(zhì)和交易內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)、明確的擬定,確保合同條款完整、準(zhǔn)確、清晰,避免歧義。2.合同條款一般應(yīng)包括:合同雙方的基本信息、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等主要條款。3.對(duì)于工程機(jī)械采購合同,還應(yīng)明確設(shè)備的型號(hào)、規(guī)格、配置、技術(shù)參數(shù)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容;對(duì)于租賃合同,應(yīng)明確租賃期限、租金計(jì)算方式、租賃設(shè)備的使用范圍、維修保養(yǎng)責(zé)任等內(nèi)容;對(duì)于施工合同,應(yīng)明確工程范圍、工程質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、工期要求、工程款支付方式等內(nèi)容。(三)合同審批流程1.合同擬定完成后,業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同文本提交至法務(wù)部門進(jìn)行法律審查。法務(wù)部門應(yīng)對(duì)合同條款的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審查,并提出法律意見和建議。2.業(yè)務(wù)部門根據(jù)法務(wù)部門的審查意見,對(duì)合同文本進(jìn)行修改完善后,提交至相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。審批流程按照公司內(nèi)部的審批制度執(zhí)行,一般包括部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批、總經(jīng)理審批等環(huán)節(jié)。3.經(jīng)審批通過的合同文本,由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與合同對(duì)方進(jìn)行簽訂。簽訂合同時(shí),應(yīng)確保合同雙方的簽字(蓋章)齊全、有效,合同文本的份數(shù)符合公司存檔和使用的要求。三、合同履行管理(一)合同交底1.合同簽訂后,業(yè)務(wù)部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行合同交底,確保合同執(zhí)行人員了解合同的主要內(nèi)容和要求,明確各自的職責(zé)和義務(wù)。2.合同交底的內(nèi)容包括:合同的基本情況、合同條款的解釋、合同履行的重點(diǎn)和難點(diǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)防范措施等。3.合同交底應(yīng)形成書面記錄,由參與交底的人員簽字確認(rèn),并作為合同履行過程中的重要參考資料。(二)合同執(zhí)行跟蹤1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立合同執(zhí)行跟蹤機(jī)制,定期對(duì)合同的履行情況進(jìn)行檢查和評(píng)估,及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。2.合同執(zhí)行跟蹤的內(nèi)容包括:合同對(duì)方的履約情況、合同標(biāo)的的交付情況、工程進(jìn)度、質(zhì)量驗(yàn)收、款項(xiàng)支付等方面。3.對(duì)于合同履行過程中出現(xiàn)的重大問題或風(fēng)險(xiǎn),業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),并采取有效的措施進(jìn)行處理,確保合同的順利履行。(三)合同變更管理1.合同履行過程中,如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同條款的,合同雙方應(yīng)協(xié)商一致,并簽訂書面的合同變更協(xié)議。2.合同變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、原因、生效時(shí)間等條款,并經(jīng)雙方簽字(蓋章)確認(rèn)。3.業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同變更協(xié)議及時(shí)提交至法務(wù)部門進(jìn)行法律審查,并按照公司內(nèi)部的審批制度進(jìn)行審批。經(jīng)審批通過的合同變更協(xié)議作為原合同的補(bǔ)充文件,與原合同具有同等法律效力。四、合同結(jié)算管理(一)結(jié)算依據(jù)1.合同結(jié)算應(yīng)依據(jù)合同約定的結(jié)算方式、結(jié)算時(shí)間、結(jié)算金額等條款進(jìn)行。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在合同履行完畢后,及時(shí)收集和整理與合同結(jié)算相關(guān)的資料,如發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、結(jié)算清單等,作為合同結(jié)算的依據(jù)。(二)結(jié)算流程1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同約定和實(shí)際履行情況,編制合同結(jié)算清單,并提交至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)對(duì)合同結(jié)算清單的金額、發(fā)票等內(nèi)容進(jìn)行審核,確保結(jié)算金額準(zhǔn)確無誤,發(fā)票真實(shí)有效。3.經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核通過的合同結(jié)算清單,由業(yè)務(wù)部門提交至合同對(duì)方進(jìn)行確認(rèn)。合同對(duì)方確認(rèn)后,業(yè)務(wù)部門將合同結(jié)算清單提交至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行付款申請(qǐng)。4.財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司的資金狀況和付款審批流程,對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審批。審批通過后,財(cái)務(wù)部門按照合同約定的付款方式和時(shí)間向合同對(duì)方支付款項(xiàng)。(三)結(jié)算爭(zhēng)議處理1.如合同雙方在結(jié)算過程中發(fā)生爭(zhēng)議,應(yīng)首先通過友好協(xié)商解決。協(xié)商不成的,可以按照合同約定的爭(zhēng)議解決方式進(jìn)行處理,如仲裁或訴訟。2.在爭(zhēng)議解決期間,雙方應(yīng)繼續(xù)履行合同約定的其他義務(wù),不得因爭(zhēng)議而影響合同的正常履行。五、合同檔案管理(一)檔案收集1.合同簽訂后,業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同文本及相關(guān)資料收集整理,并移交至公司檔案管理部門進(jìn)行存檔。2.合同相關(guān)資料包括:合同審批表、法律審查意見、合同變更協(xié)議、結(jié)算清單、發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。(二)檔案整理1.檔案管理部門應(yīng)對(duì)收集到的合同檔案進(jìn)行分類整理,按照合同類別、簽訂時(shí)間、項(xiàng)目名稱等進(jìn)行編號(hào)和歸檔。2.合同檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保存,確保檔案的完整性和安全性。(三)檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的,應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表,經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后,到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)按照查閱申請(qǐng)表的內(nèi)容提供相應(yīng)的合同檔案,并對(duì)查閱過程進(jìn)行登記和監(jiān)督。查閱人員不得擅自復(fù)印、拍照、涂改合同檔案內(nèi)容。3.涉及公司商業(yè)秘密或重要信息的合同檔案,查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度,不得泄露檔案內(nèi)容。六、合同風(fēng)險(xiǎn)管理(一)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)合同履行過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和評(píng)估,分析風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。2.合同風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別的內(nèi)容包括:合同主體風(fēng)險(xiǎn)、合同條款風(fēng)險(xiǎn)、合同履行風(fēng)險(xiǎn)、合同結(jié)算風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等方面。3.業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的結(jié)果,制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施,降低合同風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。(二)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.對(duì)于合同主體風(fēng)險(xiǎn),應(yīng)加強(qiáng)對(duì)合同對(duì)方的資格審查和信用評(píng)估,選擇信譽(yù)良好、履約能力強(qiáng)的合作伙伴。2.對(duì)于合同條款風(fēng)險(xiǎn),應(yīng)在合同簽訂前仔細(xì)審查合同條款,確保合同條款合法、合規(guī)、完整、準(zhǔn)確,避免出現(xiàn)歧義或漏洞。3.對(duì)于合同履行風(fēng)險(xiǎn),應(yīng)建立合同執(zhí)行跟蹤機(jī)制,加強(qiáng)對(duì)合同履行過程的監(jiān)督和管理,及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。4.對(duì)于合同結(jié)算風(fēng)險(xiǎn),應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定的結(jié)算方式和時(shí)間進(jìn)行結(jié)算,加強(qiáng)對(duì)結(jié)算資料的審核和管理,確保結(jié)算金額準(zhǔn)確無誤,發(fā)票真實(shí)有效。5.對(duì)于法律風(fēng)險(xiǎn),應(yīng)加強(qiáng)對(duì)合同的法律審查,確保合同的簽訂和履行符合法律法規(guī)的要求。在合同履行過程中,如遇到法律問題,應(yīng)及時(shí)咨詢公司的法務(wù)部門或聘請(qǐng)專業(yè)的法律顧問提供法律支持。七、監(jiān)督與考核(一)監(jiān)督檢查1.公司應(yīng)建立合同管理監(jiān)督檢查制度,定期對(duì)合同管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查,確保合同管理辦法的有效執(zhí)行。2.監(jiān)督檢查的內(nèi)容包括:合同簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)的合規(guī)性,合同檔案管理的完整性和安全性,合同風(fēng)險(xiǎn)管理措施的落實(shí)情況等方面。3.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題,應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書,要求相關(guān)部門限期整改,并對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤檢查。(二)考核評(píng)價(jià)1.公司應(yīng)建立合同管理考核評(píng)價(jià)制度,對(duì)各部門的合同管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià),將考核結(jié)果與部門和個(gè)人的績(jī)效掛鉤。2.考核評(píng)價(jià)的內(nèi)容包括:合同簽訂的規(guī)范性、合同履行的及時(shí)性和準(zhǔn)確性、合同變更的合理性、
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