工程合同存檔管理辦法一、總則（一）目的為加強公司工程合同存檔管理，規(guī)范合同管理流程，確保合同檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，維護公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有工程合同的存檔管理，包括但不限于建筑工程、安裝工程、裝飾裝修工程等各類工程項目所涉及的合同。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保合同存檔管理工作合法合規(guī)。2.統(tǒng)一管理原則：工程合同檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門部門負(fù)責(zé)收集、整理、保管和利用。3.完整準(zhǔn)確原則：保證合同檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確反映合同簽訂及履行全過程。4.安全保密原則：加強合同檔案的安全保護措施，防止信息泄露。二、管理職責(zé)（一）合同管理部門1.負(fù)責(zé)工程合同的起草、審核、簽訂、履行跟蹤等工作。2.及時將合同正本及相關(guān)資料移交檔案管理部門存檔，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理部門做好合同檔案的查閱、借閱等工作。（二）檔案管理部門1.制定工程合同存檔管理制度和流程，明確檔案管理人員職責(zé)。2.負(fù)責(zé)合同檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等工作。3.建立合同檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息化管理，方便查詢和利用。4.對合同檔案的安全保管負(fù)責(zé)，定期檢查檔案保管情況，確保檔案安全。（三）其他部門1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門工程合同的收集、整理，并及時移交合同管理部門。2.在合同履行過程中，配合合同管理部門做好相關(guān)工作，提供必要的資料和信息。三、合同簽訂前的準(zhǔn)備工作（一）合同文本審查1.合同管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員對合同文本進(jìn)行嚴(yán)格審查，重點審查合同條款是否合法合規(guī)、權(quán)利義務(wù)是否明確、風(fēng)險防范措施是否得當(dāng)?shù)取?.對于涉及重大金額、復(fù)雜條款或法律風(fēng)險較高的合同，可聘請法律顧問或?qū)I(yè)律師進(jìn)行審核。（二）合同審批流程1.工程合同應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批，確保合同簽訂符合公司決策程序。2.審批過程中，各審批環(huán)節(jié)應(yīng)明確審批意見和時間要求，對不符合要求的合同及時提出修改意見。（三）合同編號管理1.合同管理部門應(yīng)對每份工程合同進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和管理。2.編號規(guī)則應(yīng)明確規(guī)定編號的組成結(jié)構(gòu)、位數(shù)、含義等，確保編號的規(guī)范性。四、合同簽訂與履行（一）合同簽訂1.合同管理部門根據(jù)審核通過的合同文本，與對方當(dāng)事人簽訂正式合同。簽訂過程中應(yīng)確保合同簽字蓋章齊全、手續(xù)完備。2.合同簽訂后，合同管理部門應(yīng)及時將合同正本一份留存，并復(fù)印多份分發(fā)給相關(guān)部門，確保各部門對合同內(nèi)容有充分了解。（二）合同履行跟蹤1.合同管理部門負(fù)責(zé)對工程合同的履行情況進(jìn)行跟蹤，及時掌握合同執(zhí)行進(jìn)度，協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。2.各部門應(yīng)積極配合合同管理部門的工作，按照合同約定履行各自的義務(wù)，并及時向合同管理部門反饋合同履行情況。（三）合同變更與解除1.如因客觀原因需要對合同進(jìn)行變更或解除，合同管理部門應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作，簽訂書面的變更或解除協(xié)議，并及時通知相關(guān)部門。2.變更或解除合同的相關(guān)資料應(yīng)作為合同檔案的重要組成部分進(jìn)行存檔。五、合同存檔管理（一）存檔范圍1.工程合同正本及副本。2.合同審批文件，包括審批表、審核意見、會議紀(jì)要等。3.合同履行過程中的相關(guān)文件，如補充協(xié)議、變更通知、往來函件、驗收報告等。4.與合同有關(guān)的其他資料，如招投標(biāo)文件、技術(shù)方案、圖紙等。（二）存檔要求1.合同檔案應(yīng)保持原件的完整性，如有破損、缺頁等情況應(yīng)及時修復(fù)或補充。2.合同文本應(yīng)使用A4紙張打印或復(fù)印，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固整齊。3.合同檔案中的文件應(yīng)按照形成時間順序排列，標(biāo)注頁碼，并編制目錄。（三）存檔流程1.合同簽訂后，合同管理部門應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)將合同正本及相關(guān)資料移交檔案管理部門。2.檔案管理部門收到合同檔案后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對，對不符合存檔要求的及時退回合同管理部門補充完善。3.核對無誤后，檔案管理部門對合同檔案進(jìn)行整理、分類、編號、裝訂，并上架存放。（四）電子檔案管理1.建立工程合同電子檔案庫，將合同檔案的電子掃描件或電子文檔進(jìn)行集中存儲。2.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并按照紙質(zhì)檔案的分類、編號規(guī)則進(jìn)行命名和存儲。3.加強電子檔案的安全管理，設(shè)置訪問權(quán)限，防止電子檔案被篡改、丟失或泄露。六、合同檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)按照申請表的要求提供合同檔案，并做好查閱登記工作。查閱人員不得在合同檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等。3.查閱涉及商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要合同檔案的，應(yīng)經(jīng)公司保密管理部門批準(zhǔn)，并嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管合同檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、拍照、傳播合同檔案內(nèi)容。歸還時，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真核對檔案的完整性和準(zhǔn)確性。七、合同檔案的保管與保密（一）保管期限1.工程合同檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)及公司規(guī)定執(zhí)行，一般分為短期、中期和長期。2.短期保管期限為[X]年，中期保管期限為[X]年，長期保管期限為[X]年以上。具體保管期限根據(jù)合同性質(zhì)、重要程度等因素確定。（二）保管環(huán)境1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，確保庫房環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好，溫度、濕度適宜。2.庫房應(yīng)配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，定期進(jìn)行檢查和維護，確保設(shè)施設(shè)備正常運行。（三）保密措施1.加強合同檔案的保密管理，對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要合同檔案，應(yīng)嚴(yán)格限制接觸范圍。2.檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)，不得泄露合同檔案內(nèi)容。3.查閱、借閱合同檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得將合同檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。八、合同檔案的銷毀（一）銷毀條件1.合同檔案保管期滿，且已無保存價值的，可按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。2.因不可抗力等原因?qū)е潞贤瑱n案損壞、丟失，無法修復(fù)或補辦的，經(jīng)相關(guān)部門批準(zhǔn)后，可進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的合同檔案進(jìn)行清理，提出銷毀意見，填寫《合同檔案銷毀申請表》，注明擬銷毀合同檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等。2.《合同檔案銷毀申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，報公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)合同檔案的銷毀工作，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，并做好記錄。4.銷毀記錄應(yīng)包括銷毀時間、地點、銷毀人員、監(jiān)銷人員等信息，銷毀記錄應(yīng)保存[X]年。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對工程合同存檔管理情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查合同檔案管理是否符合本辦法規(guī)定，是否存在違規(guī)行為。2.檔案管理部門應(yīng)定期對合同檔案管理工作進(jìn)行自查，及時發(fā)現(xiàn)問題并進(jìn)行整改。（二）外部檢查1.接受國家有關(guān)