平安集團印章管理辦法總則目的為加強平安集團印章管理，維護公司合法權(quán)益，規(guī)范印章使用行為，防范風(fēng)險，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于平安集團總部及各分支機構(gòu)、子公司等所屬單位（以下統(tǒng)稱“公司”）印章的管理。印章種類1.公司公章：代表公司對外行使權(quán)力、承擔(dān)責(zé)任的正式印章。2.法定代表人章：用于特定業(yè)務(wù)場景，代表法定代表人行使職權(quán)。3.財務(wù)專用章：專門用于財務(wù)結(jié)算等相關(guān)財務(wù)業(yè)務(wù)。4.合同專用章：簽訂各類合同、協(xié)議時使用。5.部門章：各部門因工作需要刻制的印章，用于本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的文件、資料等。6.其他專用章：根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和管理需要，經(jīng)批準(zhǔn)刻制的用于特定業(yè)務(wù)的印章。印章的刻制與啟用刻制流程1.因工作需要刻制印章的部門或單位，應(yīng)填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、用途、規(guī)格、材質(zhì)等信息，并經(jīng)本部門負責(zé)人審核，報公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過后，由公司指定的印章刻制單位負責(zé)刻制印章?？讨茊挝粦?yīng)具備合法資質(zhì)，嚴(yán)格按照公司要求和國家相關(guān)規(guī)定進行刻制。3.印章刻制完成后，應(yīng)進行印模登記，留存清晰的印模樣本。印模樣本應(yīng)包括印章名稱、規(guī)格、材質(zhì)、啟用日期等信息，并由專人妥善保管。啟用程序1.新印章啟用前，由印章管理部門填寫《印章啟用申請表》，注明啟用日期、使用范圍等內(nèi)容，并附上印模樣本。2.《印章啟用申請表》經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，印章管理部門負責(zé)將新印章正式啟用，并及時通知各相關(guān)部門和單位。3.新印章啟用后，原相關(guān)印章同時廢止，印章管理部門應(yīng)及時收回廢止印章，并進行封存或銷毀處理。印章的保管保管原則1.印章應(yīng)指定專人保管，確保印章安全。保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識，嚴(yán)格遵守印章管理規(guī)定。2.印章保管應(yīng)實行雙人保管或分人分處保管制度，確保印章使用過程中的相互監(jiān)督和制約。3.印章保管人員應(yīng)妥善保管印章存放設(shè)施，確保印章存放安全、整潔，防止印章被盜、丟失、損壞等情況發(fā)生。保管職責(zé)1.公章保管職責(zé)：負責(zé)公章的日常保管，確保公章存放安全。嚴(yán)格按照規(guī)定程序使用公章，認真審核用印文件，對不符合規(guī)定的用印申請予以拒絕。做好公章使用登記工作，詳細記錄用印日期、文件名稱、用印事由、用印份數(shù)等信息。定期對公章進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取相應(yīng)措施。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自將公章帶出公司或交他人使用。2.法定代表人章保管職責(zé)：負責(zé)法定代表人章的日常保管，確保印章存放安全。按照法定代表人授權(quán)或公司規(guī)定，嚴(yán)格控制法定代表人章的使用范圍和程序。做好法定代表人章使用登記工作，詳細記錄用印相關(guān)信息。妥善保管法定代表人章使用授權(quán)文件，以備查驗。3.財務(wù)專用章保管職責(zé)：負責(zé)財務(wù)專用章的日常保管，確保印章存放安全。嚴(yán)格按照財務(wù)制度和相關(guān)規(guī)定使用財務(wù)專用章，對涉及財務(wù)收支、結(jié)算等業(yè)務(wù)的用印申請進行認真審核。做好財務(wù)專用章使用登記工作，詳細記錄用印日期、業(yè)務(wù)內(nèi)容、金額等信息。定期與財務(wù)部門核對用印情況，確保財務(wù)專用章使用的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。4.合同專用章保管職責(zé)：負責(zé)合同專用章的日常保管，確保印章存放安全。嚴(yán)格按照合同管理規(guī)定使用合同專用章，對簽訂合同的用印申請進行嚴(yán)格審核。做好合同專用章使用登記工作，詳細記錄合同名稱、簽訂日期、對方單位名稱、合同金額等信息。配合合同管理部門做好合同簽訂、履行等相關(guān)工作，確保合同專用章使用的合法性和有效性。5.部門章保管職責(zé)：負責(zé)本部門章的日常保管，確保印章存放安全。按照本部門工作需要和規(guī)定程序使用部門章，對本部門內(nèi)部文件、資料等用印申請進行審核。做好部門章使用登記工作，詳細記錄用印日期、文件名稱、用印事由等信息。定期向公司印章管理部門報備部門章使用情況。印章存放1.公司公章、法定代表人章、財務(wù)專用章等重要印章應(yīng)存放在專門的保險柜或印章保管箱內(nèi)，并實行雙人保管或分人分處保管。2.合同專用章、部門章等其他印章應(yīng)存放在安全的文件柜或抽屜內(nèi)，并由專人負責(zé)保管。3.印章存放地點應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲等安全條件，確保印章存放安全。印章的使用使用原則1.印章使用必須嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和審批權(quán)限進行，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自使用印章。2.印章使用應(yīng)基于真實、合法、有效的業(yè)務(wù)需求，嚴(yán)禁在空白文件、紙張上加蓋印章。3.印章使用應(yīng)確保用印文件內(nèi)容準(zhǔn)確、完整，符合法律法規(guī)和公司規(guī)定要求。使用程序1.填寫用印申請表：用印部門或單位應(yīng)填寫《用印申請表》，詳細說明用印事由、文件名稱、用印份數(shù)、用印日期等信息，并附上相關(guān)文件或資料。2.審核審批：《用印申請表》經(jīng)用印部門負責(zé)人審核簽字后，提交至公司相關(guān)審批領(lǐng)導(dǎo)進行審批。審批領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)用印事項的性質(zhì)、重要程度等因素，嚴(yán)格把關(guān)，簽署審批意見。對于涉及重大事項、重要合同、對外報送文件等用印申請，應(yīng)經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。3.用印登記：印章保管人員在收到經(jīng)審批的《用印申請表》后，應(yīng)對用印文件進行認真核對，確認無誤后，按照規(guī)定程序進行用印，并做好用印登記工作。用印登記內(nèi)容應(yīng)包括用印日期、文件名稱、用印事由、用印份數(shù)、用印人、審批人等信息。4.蓋章操作：印章保管人員在用印時，應(yīng)確保印章清晰、端正，蓋印位置準(zhǔn)確無誤。嚴(yán)禁在同一文件上重復(fù)加蓋印章或故意模糊印章。5.用印文件留存：用印完成后，印章保管人員應(yīng)將《用印申請表》及用印文件復(fù)印件等相關(guān)資料整理歸檔，妥善保存。使用范圍1.公司公章使用范圍：以公司名義對外簽署的各類合同、協(xié)議、文件、信函等。公司對外報送的各類報表、報告、證明等文件。公司內(nèi)部發(fā)布的重要規(guī)章制度、通知、通報等文件。法律、法規(guī)、公司章程規(guī)定需要加蓋公章的其他文件。2.法定代表人章使用范圍：按照法定代表人授權(quán)，在相關(guān)文件、合同等上代表法定代表人簽字。辦理法定代表人授權(quán)范圍內(nèi)的其他業(yè)務(wù)事項。3.財務(wù)專用章使用范圍：用于公司財務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具、資金收付等相關(guān)財務(wù)業(yè)務(wù)。按照財務(wù)制度規(guī)定，在財務(wù)報表、憑證、賬簿等上加蓋財務(wù)專用章。4.合同專用章使用范圍：簽訂各類合同、協(xié)議時使用，確保合同的法律效力。與合同相關(guān)的補充協(xié)議、變更協(xié)議等文件的簽署。5.部門章使用范圍：本部門內(nèi)部文件、資料、報表等的蓋章確認。按照公司規(guī)定，在本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)與其他單位或個人往來文件上加蓋部門章。印章的停用與銷毀停用情形1.公司機構(gòu)撤銷、合并、分立等原因?qū)е掠≌虏辉偈褂谩?.印章?lián)p壞、遺失或被盜等原因需要更換印章。3.因法律法規(guī)、公司規(guī)定變更或業(yè)務(wù)調(diào)整，印章已不再適用于當(dāng)前業(yè)務(wù)需要。停用程序1.印章管理部門在確定印章需要停用時，應(yīng)填寫《印章停用申請表》，詳細說明停用原因、停用日期等信息，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.《印章停用申請表》審批通過后，印章管理部門負責(zé)通知各相關(guān)部門和單位印章已停用，并收回停用印章。3.停用印章應(yīng)及時進行封存或銷毀處理，防止印章被誤用。銷毀程序1.對于需要銷毀的印章，由印章管理部門填寫《印章銷毀申請表》，詳細說明印章名稱、規(guī)格、材質(zhì)、停用日期、銷毀原因等信息，并附上印章印模樣本。2.《印章銷毀申請表》經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，印章管理部門應(yīng)會同公司審計、法務(wù)等部門共同實施印章銷毀工作。3.印章銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M行，如粉碎、熔化等，確保印章無法恢復(fù)使用。銷毀過程應(yīng)進行現(xiàn)場監(jiān)督，并由參與銷毀人員簽字確認。4.印章銷毀完成后，印章管理部門應(yīng)填寫《印章銷毀記錄》，詳細記錄印章銷毀的時間、地點、方式、參與人員等信息，并將《印章銷毀申請表》、《印章銷毀記錄》等相關(guān)資料整理歸檔，妥善保存。監(jiān)督與檢查監(jiān)督職責(zé)1.公司審計部門負責(zé)對印章管理情況進行定期審計和監(jiān)督檢查，確保印章管理工作符合法律法規(guī)和公司規(guī)定要求。2.公司法務(wù)部門負責(zé)對印章使用的合法性進行審查，對涉及法律風(fēng)險的印章使用事項提出法律意見和建議。3.公司印章管理部門負責(zé)對印章保管、使用等情況進行日常監(jiān)督和檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。檢查內(nèi)容1.印章管理制度的執(zhí)行情況，包括印章刻制、啟用、保管、使用、停用、銷毀等各個環(huán)節(jié)的操作是否符合規(guī)定程序。2.印章使用登記記錄的完整性和準(zhǔn)確性，檢查用印申請表、用印登記臺賬等資料是否齊全、真實。3.印章保管情況，包括印章存放設(shè)施是否安全、印章保管人員是否嚴(yán)格履行保管職責(zé)等。4.印章使用的合規(guī)性，檢查用印文件內(nèi)容是否符合法律法規(guī)和公司規(guī)定要求，是否存在違規(guī)用印行為。問題處理1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檢查部門應(yīng)及時下達整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)針對存在的問題，制定具體的整改措施，明確整改責(zé)任人，確保問題得到有效解決。3.整改完成后，責(zé)任