巖石進口資料管理辦法一、總則（一）目的為加強公司巖石進口資料的管理，規(guī)范資料的收集、整理、歸檔、保管和使用，確保資料的完整性、準確性和安全性，提高工作效率，保障公司業(yè)務的順利開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有涉及巖石進口業(yè)務的部門和人員，包括但不限于采購部門、物流部門、質(zhì)量檢驗部門、技術(shù)研發(fā)部門等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保巖石進口資料管理工作合法合規(guī)。2.真實準確原則：資料應如實反映巖石進口業(yè)務的實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤，內(nèi)容完整可靠。3.及時有效原則：資料的收集、整理、歸檔和使用應及時高效，以滿足公司業(yè)務決策和日常工作的需要。4.安全保密原則：加強資料的安全保管，防止資料泄露、丟失或損壞，確保公司商業(yè)機密和敏感信息的安全。二、資料范圍（一）采購合同及相關(guān)文件1.巖石進口采購合同，包括合同編號、簽訂日期、供應商信息、巖石品種、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式等條款。2.采購合同的補充協(xié)議、變更協(xié)議等相關(guān)文件。（二）物流運輸文件1.提單、運單等運輸單據(jù)，記錄巖石的起運港、目的港、運輸方式、運輸時間等信息。2.運輸保險單，確保巖石在運輸過程中的風險得到保障。3.運輸過程中的相關(guān)文件，如裝箱單、重量單、貨物清單等。（三）質(zhì)量檢驗文件1.質(zhì)量檢驗報告，由具備資質(zhì)的檢驗機構(gòu)出具，證明巖石的質(zhì)量符合合同約定的標準。2.檢驗證書、原產(chǎn)地證書等相關(guān)文件，用于證明巖石的來源和質(zhì)量狀況。3.質(zhì)量檢驗過程中的記錄和文件，如抽樣記錄、檢驗數(shù)據(jù)、檢驗照片等。（四）報關(guān)報檢文件1.報關(guān)單，向海關(guān)申報巖石進口的相關(guān)信息，包括貨物名稱、數(shù)量、價值、原產(chǎn)地等。2.報檢單，向檢驗檢疫機構(gòu)申報巖石進口的檢驗檢疫信息。3.報關(guān)報檢過程中的相關(guān)文件，如發(fā)票、裝箱單、提單副本等。（五）技術(shù)文件1.巖石的技術(shù)規(guī)格書、質(zhì)量標準等文件，明確巖石的技術(shù)要求和質(zhì)量指標。2.技術(shù)交流文件，與供應商或相關(guān)機構(gòu)進行技術(shù)溝通和交流的記錄。3.技術(shù)研發(fā)過程中的文件，如實驗報告、研究論文等。（六）其他相關(guān)文件1.與巖石進口業(yè)務相關(guān)的會議紀要、電子郵件、傳真等文件。2.進口巖石的使用記錄、庫存記錄等文件。三、資料收集（一）責任部門與人員1.采購部門負責收集采購合同及相關(guān)文件，確保合同條款明確、完整，并及時跟蹤合同執(zhí)行情況。2.物流部門負責收集物流運輸文件，與運輸公司保持密切溝通，確保運輸單據(jù)的及時獲取和準確傳遞。3.質(zhì)量檢驗部門負責收集質(zhì)量檢驗文件，按照合同要求組織檢驗工作，并及時出具檢驗報告。4.報關(guān)報檢部門負責收集報關(guān)報檢文件，準確填寫報關(guān)報檢單，辦理相關(guān)手續(xù)，并保存好相關(guān)文件。5.各業(yè)務部門在工作過程中產(chǎn)生的其他相關(guān)文件，由本部門負責收集和整理。（二）收集要求1.各責任部門應指定專人負責資料收集工作，確保資料收集的及時性和準確性。2.資料收集應遵循“誰經(jīng)辦、誰負責”的原則，經(jīng)辦人員應在業(yè)務完成后的規(guī)定時間內(nèi)將相關(guān)資料提交給資料管理部門。3.收集的資料應原件齊全，如無法提供原件，應提供清晰、有效的復印件，并注明與原件一致。4.資料應按照規(guī)定的格式和內(nèi)容要求進行填寫和整理，確保資料的規(guī)范性和完整性。四、資料整理（一）分類標準1.根據(jù)資料的性質(zhì)和用途，將巖石進口資料分為采購合同及相關(guān)文件、物流運輸文件、質(zhì)量檢驗文件、報關(guān)報檢文件、技術(shù)文件和其他相關(guān)文件六大類。2.每大類下再根據(jù)具體內(nèi)容進行細分，如采購合同及相關(guān)文件可分為合同正本、合同副本、補充協(xié)議、變更協(xié)議等。（二）整理方法1.資料管理部門收到各責任部門提交的資料后，應及時進行審核和整理。2.對審核通過的資料，按照分類標準進行分類，并進行編號和標注，以便于查找和管理。3.對于同一類資料，應按照時間順序或業(yè)務流程進行排列，確保資料的連貫性和邏輯性。4.對資料中的空白處、錯誤處或不清晰的地方，應及時進行補充、更正或說明，確保資料的完整性和準確性。五、資料歸檔（一）歸檔方式1.采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進行歸檔。紙質(zhì)檔案應按照分類標準進行裝訂成冊，編制檔案目錄，并在檔案盒上標注檔案名稱、編號、年度等信息。2.電子檔案應按照紙質(zhì)檔案的分類標準進行分類存儲，建立電子檔案目錄，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案一一對應。電子檔案應存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并定期進行備份。（二）歸檔時間1.資料整理完成后，應及時進行歸檔。一般情況下，采購合同及相關(guān)文件、物流運輸文件、質(zhì)量檢驗文件、報關(guān)報檢文件等應在業(yè)務完成后的一個月內(nèi)歸檔；技術(shù)文件和其他相關(guān)文件應在文件形成后的半個月內(nèi)歸檔。2.對于一些重要的、時效性較強的資料，應在資料形成后立即歸檔，確保資料的及時性和有效性。（三）歸檔要求1.歸檔的資料應完整、準確、清晰，符合檔案管理的要求。2.檔案目錄應詳細、準確地反映檔案的內(nèi)容和存放位置，便于查找和利用。3.電子檔案應進行加密處理，確保檔案的安全性和保密性。4.檔案管理人員應定期對歸檔的資料進行檢查和核對，確保檔案的質(zhì)量。六、資料保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案保管室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案保管室應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合檔案保管的要求。（二）保管期限1.巖石進口資料的保管期限應根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和公司的實際情況確定。一般情況下，采購合同及相關(guān)文件、物流運輸文件、質(zhì)量檢驗文件、報關(guān)報檢文件等應保管[X]年；技術(shù)文件和其他相關(guān)文件應根據(jù)其重要性和時效性確定保管期限，重要的文件應長期保管。2.對于超過保管期限的資料，應按照公司的檔案銷毀制度進行銷毀。（三）保管措施1.建立檔案借閱登記制度，嚴格控制檔案的借閱范圍和借閱時間。借閱檔案時，應填寫借閱申請表，經(jīng)部門負責人批準后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理延期手續(xù)。2.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和盤點，確保檔案的安全保管。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或其他異常情況，應及時報告并采取相應的措施。3.加強檔案保管場所的安全防范措施，安裝監(jiān)控設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案保管場所的安全。4.對電子檔案應進行定期備份，并存儲在不同的存儲設(shè)備上，防止因存儲設(shè)備損壞或其他原因?qū)е码娮訖n案丟失。七、資料使用（一）使用范圍1.公司內(nèi)部各部門因業(yè)務需要，可查閱、借閱巖石進口資料。查閱、借閱資料應嚴格按照本辦法的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.外部單位因工作需要查閱公司巖石進口資料的，應經(jīng)公司主管領(lǐng)導批準，并簽訂保密協(xié)議后，方可查閱。（二）使用流程1.內(nèi)部查閱流程查閱人填寫《巖石進口資料查閱申請表》，注明查閱資料的名稱、編號、查閱目的等信息。將申請表提交給部門負責人審批，部門負責人根據(jù)查閱人的工作需要進行審批。審批通過后，查閱人持申請表到檔案保管室查閱資料。檔案管理人員應按照查閱申請表的要求提供資料，并做好查閱記錄。2.內(nèi)部借閱流程借閱人填寫《巖石進口資料借閱申請表》，注明借閱資料的名稱、編號、借閱期限等信息。將申請表提交給部門負責人審批，部門負責人根據(jù)借閱人的工作需要進行審批。審批通過后，借閱人持申請表到檔案保管室辦理借閱手續(xù)。檔案管理人員應按照借閱申請表的要求提供資料，并與借閱人簽訂《巖石進口資料借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務。借閱期限屆滿，借閱人應及時歸還資料。如需延期，應辦理延期手續(xù)。3.外部查閱流程外部單位查閱人填寫《巖石進口資料查閱申請表》，注明查閱資料的名稱、編號、查閱目的、查閱單位等信息。將申請表提交給公司主管領(lǐng)導審批，公司主管領(lǐng)導根據(jù)外部單位的工作需要進行審批。審批通過后，外部單位查閱人持申請表到檔案保管室查閱資料。檔案管理人員應按照查閱申請表的要求提供資料，并與查閱人簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務。查閱過程中，檔案管理人員應全程陪同，確保資料的安全。（三）使用要求1.使用資料時應愛護資料，不得在資料上涂改、亂畫、撕毀等。如發(fā)現(xiàn)資料有損壞或丟失，應及時報告并承擔相應的責任。2.使用資料后應及時歸還，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或帶出公司。如需復印或摘錄資料，應經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.對于涉及公司商業(yè)機密和敏感信息的資料，使用人員應嚴格遵守公司的保密制度，不得泄露給任何第三方。八、資料銷毀（一）銷毀條件1.資料保管期限屆滿，且公司認為該資料已無保存價值的，可進行銷毀。2.資料因損壞、丟失等原因無法繼續(xù)保存的，可進行銷毀。3.公司根據(jù)業(yè)務調(diào)整或其他原因，需要對某些資料進行清理銷毀的，可按照本辦法的規(guī)定進行銷毀。（二）銷毀流程1.檔案管理人員定期對超過保管期限的資料進行清理，編制《巖石進口資料銷毀清單》，注明資料的名稱、編號、保管期限、銷毀原因等信息。2.將《巖石進口資料銷毀清單》提交給部門負責人審核，部門負責人審核通過后，報公司主管領(lǐng)導批準。3.經(jīng)公司主管領(lǐng)導批準后，檔案管理人員組織實施資料銷毀工作。銷毀工作應在兩人以上的監(jiān)督下進行，確保銷毀過程的真實性和安全性。4.資料銷毀后，檔案管理人員應在《巖石進口資料銷毀清單》上簽字確認，并將銷毀清單存檔。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司設(shè)立資料管理監(jiān)督小組，由公司辦公室、審計部門等相關(guān)人員組成，負責對巖石進口資料管理工作進行監(jiān)督和檢查。（二）檢查內(nèi)容1.資料收集、整理、歸檔、保管和使用等環(huán)節(jié)的工作是否符合本辦法的規(guī)定。2.資料的完整性、準確性和安全性是否得到保障。3.檔案管理人員的工作是否認真負責，是否嚴格遵守檔案管理的相關(guān)制度。（三）檢查方式1.定期檢查：資料管理監(jiān)督小組定期對巖石進口資料管理工作進行檢查，一般每半年檢查一次。2.不定期抽查：資料管理監(jiān)督小組不定期對資料管理工作進行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。3.專項檢查：根據(jù)公司業(yè)務需要或其他特殊情況，對某一階段或某一類型的資料管理工作進行專項檢查。（四）問題處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，資料管理監(jiān)督小組應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。2