年度集中采購管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司年度集中采購行為，加強采購管理，提高采購效率，降低采購成本，保證采購質量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門、子公司年度集中采購活動，包括但不限于物資采購、服務采購等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關行業(yè)標準，確保采購過程合法、合規(guī)。2.公開公正原則：采購信息公開透明，采購程序公正合理，確保所有潛在供應商享有平等參與機會。3.公平競爭原則：通過公平競爭，選擇優(yōu)質供應商，降低采購成本，提高采購效益。4.誠實信用原則：采購各方應誠實守信，履行各自義務，保證采購活動順利進行。二、采購組織與職責（一）采購決策機構公司設立采購決策委員會，負責審議年度集中采購計劃、重大采購項目、采購政策等事項。采購決策委員會由公司高層管理人員、相關部門負責人等組成。（二）采購執(zhí)行部門公司設立采購部門，作為年度集中采購的執(zhí)行機構，負責具體采購工作的組織實施。采購部門應配備專業(yè)的采購人員，明確各崗位職責。（三）相關部門職責1.需求部門：負責提出采購需求，提供技術規(guī)格、數(shù)量、質量要求等相關信息，并參與采購評審工作。2.財務部門：負責審核采購預算、支付款項等財務工作，監(jiān)督采購資金使用情況。3.質量部門：負責對采購物資和服務的質量進行檢驗和驗收，確保符合相關標準和要求。4.法務部門：負責審查采購合同等法律文件，提供法律咨詢和支持，確保采購活動合法合規(guī)。三、采購計劃管理（一）采購需求收集1.各需求部門應于每年[具體時間]前，向采購部門提交下一年度采購需求計劃，包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預計采購時間等詳細信息。2.采購部門應對各需求部門提交的采購需求進行匯總、整理和分析，結合公司年度經營計劃和預算安排，形成年度集中采購需求草案。（二）采購計劃編制1.采購部門根據(jù)年度集中采購需求草案，編制年度集中采購計劃，明確采購項目、采購方式、采購時間安排等內容。2.年度集中采購計劃應報采購決策委員會審議通過，并報公司管理層批準后實施。（三）采購計劃調整1.在采購計劃執(zhí)行過程中，如因市場變化、公司業(yè)務調整等原因需要調整采購計劃，需求部門應及時向采購部門提出申請。2.采購部門應對調整申請進行審核，并根據(jù)實際情況對采購計劃進行相應調整。調整后的采購計劃應按原審批程序進行審批。四、采購方式（一）公開招標1.公開招標是指采購部門依法以招標公告的方式邀請不特定的供應商參加投標，從中擇優(yōu)選擇中標供應商的采購方式。2.符合下列情形之一的采購項目，應采用公開招標方式：采購金額達到規(guī)定標準以上的；采購項目技術復雜或有特殊要求，只有少數(shù)供應商能夠提供的；法律法規(guī)規(guī)定應采用公開招標方式的其他情形。（二）邀請招標1.邀請招標是指采購部門依法從符合相應資格條件的供應商中隨機邀請三家以上供應商，并以投標邀請書的方式邀請其參加投標的采購方式。2.符合下列情形之一的采購項目，可以采用邀請招標方式：具有特殊性，只能從有限范圍的供應商處采購的；采用公開招標方式的費用占采購項目總價值的比例過大的。（三）競爭性談判1.競爭性談判是指采購部門與符合資格條件的供應商就采購貨物、工程和服務事宜進行談判，供應商按照談判文件的要求提交響應文件和最后報價，采購部門從談判小組提出的成交候選人中確定成交供應商的采購方式。2.符合下列情形之一的采購項目，可以采用競爭性談判方式：招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的；技術復雜或者性質特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的；采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計算出價格總額的。（四）單一來源采購1.單一來源采購是指采購部門從某一特定供應商處采購貨物、工程和服務的采購方式。2.符合下列情形之一的采購項目，可以采用單一來源采購方式：只能從唯一供應商處采購的；發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續(xù)從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。（五）詢價1.詢價是指采購部門向有關供應商發(fā)出詢價單讓其報價，在報價基礎上進行比較并確定最優(yōu)供應商的一種采購方式。2.采購的貨物規(guī)格、標準統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目，可以采用詢價方式采購。五、采購流程（一）采購申請需求部門根據(jù)采購計劃，填寫采購申請表，詳細說明采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質量要求、預算金額、預計交貨時間等內容，并提交給采購部門。（二）采購審批采購部門收到采購申請表后，對其進行初步審核，審核通過后提交給相關部門進行審批。審批流程按照公司內部規(guī)定執(zhí)行。（三）采購實施1.采購部門根據(jù)審批后的采購申請表，按照確定的采購方式組織實施采購活動。2.對于公開招標、邀請招標等采購方式，采購部門應發(fā)布招標公告或投標邀請書，組織開標、評標、定標等工作。3.對于競爭性談判、單一來源采購、詢價等采購方式，采購部門應與供應商進行談判、協(xié)商，確定成交供應商。（四）合同簽訂采購部門與成交供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括采購貨物或服務的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、質量標準、付款方式等內容。采購合同應報法務部門審核后簽訂。（五）驗收付款1.采購物資到貨后，需求部門應及時組織質量部門等相關人員進行驗收。驗收合格后，填寫驗收報告。2.財務部門根據(jù)驗收報告和采購合同，辦理付款手續(xù)。付款方式應按照合同約定執(zhí)行。六、供應商管理（一）供應商準入1.采購部門應建立供應商準入制度，明確供應商的準入條件，包括供應商的資質、信譽、生產能力、產品質量、售后服務等方面。2.潛在供應商應向采購部門提交準入申請，提供相關證明材料。采購部門對申請材料進行審核，必要時進行實地考察，符合準入條件的供應商納入供應商庫管理。（二）供應商評價1.采購部門應定期對供應商進行評價，評價內容包括供應商的供貨質量、交貨期、價格、售后服務等方面。2.評價方式可以采用問卷調查、實地考察、數(shù)據(jù)分析等多種方式進行。根據(jù)評價結果，對供應商進行分類管理，分為優(yōu)秀供應商、合格供應商、不合格供應商。（三）供應商淘汰對于評價結果為不合格的供應商，采購部門應及時將其從供應商庫中淘汰，并停止與其合作。對于出現(xiàn)嚴重質量問題、交貨期延誤、違反合同約定等情況的供應商，應立即終止合作，并采取相應的法律措施。（四）供應商激勵采購部門應建立供應商激勵機制，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予獎勵，如優(yōu)先合作、增加采購份額、給予價格優(yōu)惠等。通過激勵機制，提高供應商的積極性和合作意愿，促進供應商不斷提高產品質量和服務水平。七、采購風險管理（一）風險識別與評估采購部門應定期對采購活動進行風險識別與評估，分析可能存在的風險因素，如市場風險、質量風險、供應商風險、法律風險等，并評估風險發(fā)生的可能性和影響程度。（二）風險應對措施1.針對不同的風險因素，制定相應的風險應對措施。如對于市場風險，可以通過市場調研、價格談判等方式降低風險；對于質量風險，可以加強質量檢驗和驗收環(huán)節(jié)，選擇優(yōu)質供應商等；對于供應商風險，可以建立供應商評價和淘汰機制，加強供應商管理等；對于法律風險，可以加強法務審核，確保采購合同合法合規(guī)等。2.采購部門應定期對風險應對措施的執(zhí)行情況進行檢查和評估，及時調整和完善風險應對措施，確保采購活動的順利進行。八、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.公司內部審計部門應定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購程序是否合規(guī)、采購合同是否履行、采購資金使用是否合理等。2.采購部門應建立內部監(jiān)督機