人力部門印章管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司人力部門印章的管理，規(guī)范印章使用流程，保障公司及員工合法權(quán)益，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司人力部門所使用的各類印章，包括但不限于公章、合同專用章、人力資源業(yè)務(wù)專用章等。（三）印章管理原則1.合法性原則：印章的刻制、使用必須符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.安全性原則：確保印章存放安全，防止印章被盜用、冒用。3.規(guī)范性原則：嚴(yán)格規(guī)范印章使用流程，明確審批權(quán)限和責(zé)任。4.嚴(yán)肅性原則：印章使用應(yīng)嚴(yán)肅認(rèn)真，不得隨意蓋章。二、印章的刻制與啟用（一）印章刻制1.根據(jù)工作需要，由人力部門提出印章刻制申請，填寫《印章刻制申請表》，詳細(xì)說明印章名稱、規(guī)格、用途等信息。2.申請經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，由公司行政部門統(tǒng)一安排到公安機(jī)關(guān)指定的刻章單位進(jìn)行刻制。（二）印章啟用1.印章刻制完成后，由行政部門負(fù)責(zé)領(lǐng)取并交人力部門保管。2.人力部門填寫《印章啟用申請表》，注明啟用日期、啟用范圍等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.印章啟用前，應(yīng)在《印章使用登記簿》上進(jìn)行登記，記錄印章啟用時間、啟用人等信息。三、印章的保管（一）保管人員1.人力部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)印章的保管，保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識。2.保管人員應(yīng)定期接受印章管理培訓(xùn)，熟悉印章管理規(guī)定和使用流程。（二）保管方式1.印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險柜或?qū)ｉT的印章保管箱。2.印章保管場所應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，確保印章存放安全。3.印章保管人員不得將印章轉(zhuǎn)借他人使用，如有特殊情況需要他人代保管，應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理交接手續(xù)。（三）印章交接1.印章保管人員因工作調(diào)動、離職等原因需要交接印章時，應(yīng)填寫《印章交接清單》，詳細(xì)記錄印章名稱、數(shù)量、交接時間等信息。2.交接雙方應(yīng)在《印章交接清單》上簽字確認(rèn)，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人監(jiān)交。3.交接完成后，原保管人員應(yīng)將印章及相關(guān)資料移交給新保管人員。四、印章的使用（一）使用范圍1.人力部門印章主要用于與人力資源管理相關(guān)的各類文件、合同、協(xié)議等的簽署。2.具體使用范圍包括但不限于員工入職、離職手續(xù)辦理、勞動合同簽訂、薪酬福利核算、培訓(xùn)協(xié)議簽訂等。（二）使用流程1.用印申請人填寫《印章使用申請表》，詳細(xì)說明用印事項、用印文件名稱、份數(shù)等信息。2.用印申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，用印申請人將《印章使用申請表》及相關(guān)文件提交給印章保管人員。4.印章保管人員核對用印申請表及相關(guān)文件無誤后，在用印文件上加蓋印章，并在《印章使用登記簿》上記錄用印時間、用印人、用印事項等信息。5.用印完成后，印章保管人員將用印文件及《印章使用申請表》返還給用印申請人。（三）特殊情況處理1.如遇緊急情況需要使用印章，且無法按照正常流程進(jìn)行審批時，用印申請人應(yīng)電話請示公司分管領(lǐng)導(dǎo)同意后，先進(jìn)行用印，并在事后及時補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.對于涉及重大事項或金額較大的文件用印，應(yīng)經(jīng)公司總經(jīng)理審批后，方可加蓋印章。五、印章的停用與銷毀（一）停用1.因機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因，導(dǎo)致人力部門印章不再使用時，由人力部門填寫《印章停用申請表》，注明停用原因、停用日期等信息。2.申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.印章停用后，保管人員應(yīng)及時將印章存放于保險柜或?qū)ｉT的保管箱中，并在《印章使用登記簿》上注明停用日期。（二）銷毀1.對于已停用的印章，由人力部門填寫《印章銷毀申請表》，詳細(xì)說明印章名稱、停用時間、銷毀原因等信息。2.申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，由行政部門負(fù)責(zé)安排專人將印章進(jìn)行銷毀，并在《印章銷毀登記簿》上記錄銷毀時間、銷毀人等信息。4.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行拍照或錄像，以備查核。六、印章使用的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司審計部門負(fù)責(zé)對人力部門印章使用情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.印章保管是否安全，是否存在被盜用、冒用等情況。2.印章使用流程是否規(guī)范，是否經(jīng)過審批。3.《印章使用登記簿》記錄是否完整、準(zhǔn)確。4.用印文件是否符合規(guī)定，是否存在違規(guī)用印行為。（三）問題處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求人力部門限期整改。2.人力部門應(yīng)針對問題進(jìn)行分析，制定整改措施，并將整改情況及時反饋給審計部門。3.對于違規(guī)使用印章的行為，公司將視情節(jié)輕重，對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行嚴(yán)肅處理；構(gòu)成違法犯罪的，依法追究法律責(zé)任。七、印章管理的信息化建設(shè)（一）建立印章管理系統(tǒng)公司應(yīng)建立印章管理系統(tǒng)，實現(xiàn)印章申請、審批、使用、保管、停用、銷毀等全過程的信息化管理。（二）系統(tǒng)功能1.用印申請功能：用印申請人可通過系統(tǒng)提交用印申請，填寫相關(guān)信息。2.審批流程設(shè)置：可根據(jù)公司規(guī)定設(shè)置不同的審批流程，實現(xiàn)用印申請的在線審批。3.印章使用記錄查詢：管理人員可通過系統(tǒng)查詢印章使用記錄，包括用印時間、用印人、用印事項等。4.印章狀態(tài)監(jiān)控：實時監(jiān)控印章的使用狀態(tài)、保管狀態(tài)等信息。5.數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析：對印章使用數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計分析，為公司管理決策提供依據(jù)。（三）系統(tǒng)安全保障1.加強(qiáng)印章管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法操作。2.定期對系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確