會計檔案管理辦法賬簿總則制定目的本辦法旨在加強(qiáng)公司會計檔案管理，規(guī)范會計檔案的整理、保管、利用和銷毀等工作，確保會計檔案的真實、完整、安全，為公司的經(jīng)濟(jì)管理和決策提供可靠依據(jù)，同時符合國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。適用范圍本辦法適用于公司總部及所屬各分支機(jī)構(gòu)、子公司的會計檔案管理工作，涵蓋各類會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告以及其他會計資料。管理原則會計檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則。公司財務(wù)部門負(fù)責(zé)會計檔案管理工作的組織、指導(dǎo)和監(jiān)督，各分支機(jī)構(gòu)、子公司應(yīng)設(shè)立專人負(fù)責(zé)本單位會計檔案的具體管理工作，確保會計檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。會計檔案的分類與編號會計憑證1.原始憑證：按照業(yè)務(wù)發(fā)生時間順序進(jìn)行整理，每類業(yè)務(wù)的原始憑證單獨裝訂成冊，并在封面上注明業(yè)務(wù)內(nèi)容、日期、憑證張數(shù)等信息。2.記賬憑證：根據(jù)記賬憑證編號順序排列，每本記賬憑證應(yīng)注明所屬會計期間、憑證種類、起止編號等。記賬憑證編號采用統(tǒng)一的編碼規(guī)則，如“記字[年度][月份][順序號]”。會計賬簿1.總賬：按照科目順序排列，每本總賬應(yīng)標(biāo)明賬簿名稱、年度、科目名稱等信息?？傎~編號為“總[年度]”。2.明細(xì)賬：根據(jù)明細(xì)科目分類整理，每本明細(xì)賬應(yīng)注明所屬總賬科目、明細(xì)科目名稱、年度等。明細(xì)賬編號為“明[總賬科目編號][年度]”。3.日記賬：包括現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，按時間順序逐筆登記，每本日記賬應(yīng)注明年度、月份、起止日期等。日記賬編號為“日[年度][月份]”。4.其他輔助賬簿：如固定資產(chǎn)卡片、低值易耗品臺賬等，按照各自的分類方式進(jìn)行編號管理。固定資產(chǎn)卡片編號為“固卡[資產(chǎn)編號]”，低值易耗品臺賬編號為“低耗賬[年度]”。財務(wù)會計報告1.月度財務(wù)會計報告：按照月份順序排列，每冊報告應(yīng)注明報告名稱、月份、年度等。月度財務(wù)會計報告編號為“月報[年度][月份]”。2.季度財務(wù)會計報告：按季度整理，編號為“季報[年度][季度]”。3.半年度財務(wù)會計報告：編號為“半年報[年度]”。4.年度財務(wù)會計報告：編號為“年報[年度]”。財務(wù)會計報告應(yīng)包含資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動表及附注等內(nèi)容。其他會計資料包括銀行對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、納稅申報表、財務(wù)審計報告、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。這些資料按照各自的類別和時間順序進(jìn)行編號，如銀行對賬單編號為“銀對[年度][月份]”，銀行存款余額調(diào)節(jié)表編號為“銀調(diào)[年度][月份]”等。會計檔案的整理會計憑證整理1.每月末，會計人員應(yīng)對本月的原始憑證進(jìn)行分類整理，剔除不符合要求的憑證。原始憑證應(yīng)保持整潔、完整，如有破損或遺失，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)充。2.將整理好的原始憑證粘貼在記賬憑證后面，要求粘貼牢固、整齊，便于翻閱和查閱。3.對記賬憑證進(jìn)行編號，并檢查憑證內(nèi)容是否填寫齊全、準(zhǔn)確，會計分錄是否正確。如有錯誤，應(yīng)及時更正。4.將記賬憑證按照編號順序排列，每20張或30張裝訂成一冊，并在封面上注明單位名稱、年度、月份、起止日期、憑證種類、起止編號、憑證張數(shù)等信息。裝訂時應(yīng)使用棉線在左上角裝訂牢固，并在封面上加蓋裝訂人員印章。會計賬簿整理1.年度終了，會計人員應(yīng)將各類會計賬簿打印齊全，并進(jìn)行核對。核對無誤后，在賬簿的扉頁上加蓋單位公章、會計主管人員和記賬人員印章。2.對賬簿中的空白頁、空行進(jìn)行注銷處理，防止篡改。3.將總賬、明細(xì)賬、日記賬等賬簿按照編號順序整理成冊，并在封面上注明賬簿名稱、年度等信息。對于活頁式賬簿，應(yīng)將賬頁裝訂成冊，并編定頁碼。4.對于固定資產(chǎn)卡片，應(yīng)在卡片上注明資產(chǎn)編號、名稱、規(guī)格型號、購置日期、使用部門、折舊年限等信息，并按照資產(chǎn)類別進(jìn)行分類存放。財務(wù)會計報告整理1.財務(wù)會計報告編制完成后，應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容進(jìn)行打印、裝訂。報告封面應(yīng)加蓋單位公章、法定代表人印章、總會計師印章等。2.對財務(wù)會計報告中的各項數(shù)據(jù)進(jìn)行核對，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。如有調(diào)整，應(yīng)在報告中注明調(diào)整原因和調(diào)整金額。3.將月度、季度、半年度和年度財務(wù)會計報告分別整理成冊，并在封面上注明報告名稱、年度、月份、季度等信息。報告應(yīng)附帶相應(yīng)的附注，詳細(xì)說明重要會計政策、會計估計變更、重大事項等內(nèi)容。其他會計資料整理1.銀行對賬單應(yīng)按月或按季收集整理，與銀行存款日記賬進(jìn)行核對。如有未達(dá)賬項，應(yīng)編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表進(jìn)行調(diào)節(jié)。銀行對賬單和銀行存款余額調(diào)節(jié)表應(yīng)加蓋銀行印章，并注明日期。2.納稅申報表應(yīng)按照稅種、所屬期間進(jìn)行分類整理，確保申報數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。納稅申報表應(yīng)加蓋稅務(wù)機(jī)關(guān)印章，并注明申報日期。3.財務(wù)審計報告應(yīng)按照審計年度進(jìn)行整理，報告應(yīng)包含審計意見、審計發(fā)現(xiàn)的問題及整改建議等內(nèi)容。審計報告應(yīng)加蓋會計師事務(wù)所印章，并由注冊會計師簽字。4.會計檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊等應(yīng)按照規(guī)定的格式進(jìn)行編制，詳細(xì)記錄會計檔案的名稱、數(shù)量、起止日期、保管期限、移交時間、銷毀時間等信息。這些清冊應(yīng)一式多份，分別由財務(wù)部門、檔案管理部門等留存。會計檔案的保管保管期限1.會計憑證的保管期限為30年。2.會計賬簿中，總賬、明細(xì)賬、日記賬的保管期限為30年；固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。3.財務(wù)會計報告中，月度、季度、半年度財務(wù)會計報告的保管期限為10年；年度財務(wù)會計報告的保管期限為永久。4.其他會計資料中，銀行對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、納稅申報表的保管期限為10年；財務(wù)審計報告、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊的保管期限為永久。保管地點公司應(yīng)設(shè)立專門的會計檔案保管庫，確保保管環(huán)境安全、干燥、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。會計檔案保管庫應(yīng)配備必要的貨架、保險柜等設(shè)備，用于存放會計檔案。保管要求1.會計檔案應(yīng)按照分類編號順序存放，便于查找和查閱。2.對于電子會計檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，并存儲在不同的介質(zhì)上，如光盤、硬盤等。備份數(shù)據(jù)應(yīng)與原始數(shù)據(jù)分開存放，異地保管。3.會計檔案保管人員應(yīng)定期對會計檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整性和安全性。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行修復(fù)或處理。4.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入會計檔案保管庫，確因工作需要查閱會計檔案的，應(yīng)辦理相關(guān)審批手續(xù)，并在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行查閱。會計檔案的利用查閱審批1.公司內(nèi)部人員查閱會計檔案，應(yīng)填寫《會計檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和財務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批。2.外部單位查閱會計檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)人批準(zhǔn)。查閱時，應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自將會計檔案帶出保管庫。查閱登記1.檔案管理人員應(yīng)對查閱會計檔案的人員進(jìn)行登記，記錄查閱時間、查閱人員姓名、所在單位、查閱內(nèi)容等信息。2.查閱人員應(yīng)在查閱登記冊上簽字確認(rèn)，不得在會計檔案上涂改、標(biāo)記、抽換或損壞。查閱結(jié)束后，檔案管理人員應(yīng)及時將會計檔案歸還原位。復(fù)制規(guī)定1.因工作需要復(fù)制會計檔案的，應(yīng)經(jīng)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。復(fù)制時，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作，確保復(fù)制件與原件一致。2.復(fù)制的會計檔案應(yīng)加蓋“復(fù)制件”印章，并注明復(fù)制日期、復(fù)制人員姓名等信息。復(fù)制件應(yīng)與原件一樣進(jìn)行妥善保管。會計檔案的銷毀銷毀條件1.會計檔案保管期滿，且已結(jié)清債權(quán)債務(wù)、完成相關(guān)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)核算的，可以按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.對于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。銷毀程序1.由財務(wù)部門提出會計檔案銷毀申請，填寫《會計檔案銷毀申請表》，詳細(xì)說明擬銷毀會計檔案的名稱、數(shù)量、起止日期、保管期限等信息，并附會計檔案銷毀清單。2.財務(wù)部門負(fù)責(zé)人對銷毀申請進(jìn)行審核，簽署意見后報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，組織成立會計檔案銷毀工作小組，成員包括財務(wù)部門、檔案管理部門等相關(guān)人員。4.銷毀工作小組對擬銷毀的會計檔案進(jìn)行清點、核對，確保銷毀清單與實際檔案一致。5.在指定的地點，由專人負(fù)責(zé)對會計檔案進(jìn)行銷毀。銷毀過程中，應(yīng)使用符合安全要求的銷毀設(shè)備，確保會計檔案徹底銷毀，無法恢復(fù)。6.銷毀工作結(jié)束后，銷毀人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)，并將銷毀清單交財務(wù)部門存檔。同時，檔案管理部門應(yīng)在會計檔案銷毀清冊上注明銷毀日期、銷毀人員姓名等信息。監(jiān)督檢查1.公司審計部門應(yīng)對會計檔案銷毀工