企業(yè)檔案查閱管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，規(guī)范檔案查閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及全體員工對(duì)公司檔案的查閱管理。（三）定義1.企業(yè)檔案：是指公司在各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的文件材料，包括但不限于合同協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案、業(yè)務(wù)文件等。2.查閱：是指因工作需要，按照規(guī)定程序獲取檔案內(nèi)容的行為。（四）管理原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.堅(jiān)持檔案查閱的必要性和合理性原則，嚴(yán)禁隨意查閱檔案。3.保證檔案查閱過(guò)程中的安全與保密，防止檔案信息泄露。二、檔案查閱申請(qǐng)（一）申請(qǐng)主體公司內(nèi)部各部門及員工因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》。（二）申請(qǐng)內(nèi)容1.申請(qǐng)人姓名、所在部門、職務(wù)。2.查閱檔案的名稱、文號(hào)、形成時(shí)間等具體信息。3.查閱目的及用途說(shuō)明。（三）申請(qǐng)流程1.申請(qǐng)人填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行初步審查，核實(shí)申請(qǐng)的必要性和合理性。三、檔案查閱審批（一）審批權(quán)限1.查閱一般性檔案，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.查閱重要檔案或涉及機(jī)密信息的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.查閱涉及公司核心機(jī)密的檔案，必須經(jīng)公司總經(jīng)理審批。（二）審批內(nèi)容1.審查查閱申請(qǐng)是否符合本辦法規(guī)定的查閱范圍和目的。2.核實(shí)申請(qǐng)人身份及權(quán)限。3.評(píng)估查閱檔案可能帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)及防范措施。（三）審批流程1.檔案管理部門將審核通過(guò)的《檔案查閱申請(qǐng)表》提交相應(yīng)審批人。2.審批人在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行審批，并簽署審批意見(jiàn)。四、檔案查閱實(shí)施（一）查閱地點(diǎn)檔案查閱應(yīng)在檔案管理部門指定的查閱室進(jìn)行，特殊情況需在其他地點(diǎn)查閱的，需經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)。（二）查閱方式1.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)審批意見(jiàn)，為查閱人提供相應(yīng)的檔案，并在旁監(jiān)督查閱過(guò)程。2.查閱人只能查閱批準(zhǔn)范圍內(nèi)的檔案內(nèi)容，不得擅自摘抄、復(fù)制、涂改、標(biāo)記、污損檔案。如需摘抄、復(fù)制檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序另行申請(qǐng)，并經(jīng)審批同意。（三）查閱時(shí)間檔案查閱時(shí)間應(yīng)根據(jù)檔案管理部門的工作安排確定，一般不得超過(guò)規(guī)定的查閱時(shí)長(zhǎng)。如需延長(zhǎng)查閱時(shí)間，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。五、檔案查閱登記（一）登記內(nèi)容檔案管理部門應(yīng)建立《檔案查閱登記簿》，詳細(xì)記錄查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱檔案名稱、查閱目的、審批意見(jiàn)、查閱時(shí)長(zhǎng)等信息。（二）登記要求1.查閱登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得漏登、錯(cuò)登。2.查閱登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和審計(jì)。六、檔案歸還（一）歸還要求查閱人查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門。檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案數(shù)量和完整性，確保檔案無(wú)缺失、損壞等情況。（二）歸還登記檔案歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在《檔案查閱登記簿》上進(jìn)行歸還登記，注明歸還日期。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.查閱人應(yīng)對(duì)查閱過(guò)程中知悉的檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得向無(wú)關(guān)人員泄露。2.檔案管理部門應(yīng)采取必要的保密措施，如設(shè)置查閱室門禁、安裝監(jiān)控設(shè)備等，防止檔案信息泄露。（二）安全管理1.查閱室應(yīng)保持整潔、安全，配備必要的消防、防盜等設(shè)施。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)查閱室進(jìn)行安全檢查，確保檔案安全。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自查閱檔案。2.超出審批范圍查閱檔案。3.擅自摘抄、復(fù)制、涂改、標(biāo)記、污損檔案。4.向無(wú)關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。5.違反檔案查閱登記、歸還等規(guī)定。（二）處理措施1.對(duì)于輕微違規(guī)行為，檔案管理部門應(yīng)給予口頭警告，并要求立即改正。2.對(duì)于情節(jié)較重的違規(guī)行為，公司將視情況給予通報(bào)批評(píng)、扣發(fā)績(jī)效獎(jiǎng)金等處罰。3.對(duì)于嚴(yán)重違規(guī)行為，如造成檔案信息泄露或重大損失的，公司將依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。九、附則（一）解釋權(quán)本辦法由公司檔