公關(guān)禮品控制管理辦法一、總則（一）目的本辦法旨在規(guī)范公司公關(guān)禮品的管理，確保禮品的使用符合公司利益，遵循相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，有效控制禮品成本，提升公關(guān)效果，維護(hù)公司良好形象。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門在公關(guān)活動(dòng)中涉及的禮品采購、贈(zèng)送、管理等相關(guān)事宜。（三）基本原則1.合法性原則：公關(guān)禮品的采購、贈(zèng)送等活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)，不得進(jìn)行任何違法違規(guī)行為。2.適度性原則：禮品的選擇和贈(zèng)送應(yīng)根據(jù)公關(guān)活動(dòng)的性質(zhì)、對(duì)象等因素適度進(jìn)行，避免過度或不當(dāng)贈(zèng)送。3.實(shí)用性原則：禮品應(yīng)具有一定的實(shí)用價(jià)值，能夠滿足受贈(zèng)者的實(shí)際需求，同時(shí)體現(xiàn)公司的關(guān)懷和心意。4.成本效益原則：在保證公關(guān)效果的前提下，合理控制禮品成本，提高資源利用效率。5.記錄與透明原則：對(duì)公關(guān)禮品的采購、贈(zèng)送等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，確保過程透明，便于監(jiān)督和管理。二、禮品采購管理（一）采購計(jì)劃制定1.各部門根據(jù)公關(guān)活動(dòng)的安排，提前制定禮品采購計(jì)劃，明確禮品的種類、數(shù)量、預(yù)算等信息。2.采購計(jì)劃應(yīng)報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可實(shí)施。（二）供應(yīng)商選擇1.建立合格供應(yīng)商名錄，優(yōu)先選擇具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商。2.采購人員應(yīng)通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，進(jìn)行綜合評(píng)估和比較，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行合作。3.與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等條款。（三）采購流程1.采購人員根據(jù)批準(zhǔn)的采購計(jì)劃，向供應(yīng)商發(fā)送采購訂單，明確采購的禮品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格等要求。2.供應(yīng)商按照訂單要求組織生產(chǎn)或供貨，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將貨物送達(dá)公司指定地點(diǎn)。3.采購人員負(fù)責(zé)對(duì)到貨的禮品進(jìn)行驗(yàn)收，檢查禮品的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等是否符合訂單要求。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通解決。4.驗(yàn)收合格的禮品，采購人員應(yīng)及時(shí)辦理入庫手續(xù)，并填寫入庫單。入庫單應(yīng)注明禮品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。三、禮品贈(zèng)送管理（一）贈(zèng)送對(duì)象確定1.根據(jù)公關(guān)活動(dòng)的目標(biāo)和對(duì)象，確定禮品的贈(zèng)送對(duì)象。贈(zèng)送對(duì)象應(yīng)與公司的業(yè)務(wù)相關(guān)，具有一定的影響力或代表性。2.對(duì)于重要客戶、合作伙伴、政府部門等特定對(duì)象，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的背景調(diào)查和分析，確保贈(zèng)送禮品的針對(duì)性和有效性。（二）贈(zèng)送時(shí)機(jī)選擇1.選擇合適的時(shí)機(jī)贈(zèng)送禮品，如節(jié)日、慶典、商務(wù)活動(dòng)等，以增強(qiáng)禮品的紀(jì)念意義和公關(guān)效果。2.在贈(zèng)送禮品前，應(yīng)提前與受贈(zèng)對(duì)象溝通，告知禮品的性質(zhì)和用途，避免引起誤解或不必要的麻煩。（三）贈(zèng)送方式與記錄1.禮品的贈(zèng)送方式應(yīng)根據(jù)受贈(zèng)對(duì)象的特點(diǎn)和實(shí)際情況選擇合適的方式，如當(dāng)面贈(zèng)送、郵寄、專人送達(dá)等。2.在禮品贈(zèng)送過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)記錄，詳細(xì)記錄贈(zèng)送的時(shí)間、地點(diǎn)、對(duì)象、禮品內(nèi)容等信息。記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和審計(jì)。四、禮品庫存管理（一）庫存盤點(diǎn)1.定期對(duì)公關(guān)禮品庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)周期可根據(jù)實(shí)際情況確定，一般為季度或年度盤點(diǎn)。2.盤點(diǎn)人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)庫存禮品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等信息，并填寫盤點(diǎn)表。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，進(jìn)行調(diào)整。（二）庫存保管1.設(shè)立專門的禮品倉庫，對(duì)庫存禮品進(jìn)行分類存放，確保禮品的安全和完好。2.倉庫應(yīng)具備必要的防火、防潮、防蟲等設(shè)施，保證庫存禮品的質(zhì)量不受影響。3.建立庫存禮品管理制度，明確倉庫管理人員的職責(zé)和權(quán)限，嚴(yán)格控制禮品的出入庫流程。五、禮品預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.各部門在制定公關(guān)禮品采購計(jì)劃時(shí)，應(yīng)同時(shí)編制禮品預(yù)算，明確禮品的采購金額、運(yùn)輸費(fèi)用、包裝費(fèi)用等各項(xiàng)支出。2.禮品預(yù)算應(yīng)根據(jù)公關(guān)活動(dòng)的規(guī)模、重要性、預(yù)計(jì)效果等因素進(jìn)行合理估算，并報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）預(yù)算執(zhí)行與控制1.采購人員應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的禮品預(yù)算進(jìn)行采購，不得超預(yù)算支出。如因特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)提前報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)禮品預(yù)算執(zhí)行情況的監(jiān)督和控制，定期對(duì)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行分析和通報(bào)，確保預(yù)算的嚴(yán)格執(zhí)行。六、禮品使用效果評(píng)估（一）評(píng)估指標(biāo)設(shè)定1.建立禮品使用效果評(píng)估指標(biāo)體系，包括受贈(zèng)對(duì)象的滿意度、公關(guān)活動(dòng)的影響力、業(yè)務(wù)合作的促進(jìn)效果等方面。2.評(píng)估指標(biāo)應(yīng)具有可量化、可操作性強(qiáng)的特點(diǎn)，以便于對(duì)禮品使用效果進(jìn)行客觀、準(zhǔn)確的評(píng)估。（二）評(píng)估方法與周期1.采用問卷調(diào)查、面談、數(shù)據(jù)分析等多種方法對(duì)禮品使用效果進(jìn)行評(píng)估。2.評(píng)估周期可根據(jù)公關(guān)活動(dòng)的性質(zhì)和規(guī)模確定，一般為活動(dòng)結(jié)束后的一個(gè)月內(nèi)進(jìn)行初步評(píng)估，三個(gè)月內(nèi)進(jìn)行全面評(píng)估。（三）評(píng)估結(jié)果應(yīng)用1.根據(jù)禮品使用效果評(píng)估結(jié)果，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為今后的公關(guān)禮品管理提供參考和改進(jìn)依據(jù)。2.對(duì)于禮品使用效果良好的案例，應(yīng)進(jìn)行推廣和宣傳，以提升公司公關(guān)禮品管理的整體水平。七、監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)公關(guān)禮品的采購、贈(zèng)送、管理等情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查是否符合本辦法的規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)的要求。2.各部門應(yīng)配合內(nèi)部審計(jì)部門的工作，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息，接受審計(jì)監(jiān)督。（二）外部審計(jì)1.根據(jù)法律法規(guī)和監(jiān)管要求，公司可能需要接受外部審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)公關(guān)禮品管理情況的審計(jì)。2.公司應(yīng)積極配合外部審計(jì)工作，及時(shí)提供所需資料和信息，確保審計(jì)工作的順利進(jìn)行。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.明確在公關(guān)禮品管理過程中可能出現(xiàn)的違規(guī)行為，如超預(yù)算采購、違規(guī)贈(zèng)送禮品、收受禮品、禮品管理不善導(dǎo)致?lián)p失等。（二）處理措施1.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，應(yīng)視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理措施，包括批評(píng)教育、責(zé)令改正、經(jīng)濟(jì)處罰、紀(jì)律處分等。2.如違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)依法追究相關(guān)人員的賠償責(zé)任。構(gòu)成違法犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)依法處理。九、附則（一）解釋權(quán)本辦法由公司[具體部門]