物業(yè)分供商管理暫行辦法總則目的為加強(qiáng)公司物業(yè)分供商管理，規(guī)范分供商選擇、使用、評價及退出等流程，確保物業(yè)服務(wù)質(zhì)量，保障公司及業(yè)主合法權(quán)益，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司所管理的各類物業(yè)項目涉及的所有分供商，包括但不限于保潔服務(wù)、綠化養(yǎng)護(hù)、安保服務(wù)、設(shè)施設(shè)備維修保養(yǎng)、電梯維護(hù)、垃圾清運(yùn)等相關(guān)服務(wù)的供應(yīng)商?；驹瓌t1.公平公正原則：在分供商的選擇、評價和管理過程中，遵循公平、公正的原則，確保所有分供商享有平等的機(jī)會，不受任何歧視。2.擇優(yōu)選用原則：優(yōu)先選擇具備良好信譽(yù)、專業(yè)能力強(qiáng)、服務(wù)質(zhì)量高、價格合理的分供商，以保障物業(yè)服務(wù)的優(yōu)質(zhì)高效。3.動態(tài)管理原則：對分供商進(jìn)行動態(tài)跟蹤和評估，根據(jù)其服務(wù)表現(xiàn)及時調(diào)整合作策略，激勵分供商不斷提升服務(wù)水平。4.合作共贏原則：與分供商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，實現(xiàn)互利共贏，共同推動物業(yè)服務(wù)行業(yè)的健康發(fā)展。分供商的選擇分供商準(zhǔn)入條件1.具有獨立承擔(dān)民事責(zé)任的能力：分供商應(yīng)是依法注冊登記的企業(yè)法人或其他經(jīng)濟(jì)組織，具備合法有效的營業(yè)執(zhí)照等相關(guān)證照。2.具備相應(yīng)的資質(zhì)證書：根據(jù)所提供服務(wù)的行業(yè)要求，分供商需具備相應(yīng)的專業(yè)資質(zhì)證書，如保潔服務(wù)資質(zhì)、綠化工程資質(zhì)、安保服務(wù)資質(zhì)、特種設(shè)備維修資質(zhì)等。3.良好的商業(yè)信譽(yù)：在以往的經(jīng)營活動中無重大違法違規(guī)記錄，無不良信用記錄，具有良好的口碑和市場形象。4.具備一定的經(jīng)濟(jì)實力：能夠滿足項目服務(wù)需求，具備承擔(dān)服務(wù)過程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險的能力，財務(wù)狀況良好。5.專業(yè)技術(shù)人員和設(shè)備：擁有與所提供服務(wù)相匹配的專業(yè)技術(shù)人員，具備相應(yīng)的專業(yè)技能和經(jīng)驗；同時配備滿足服務(wù)需求的設(shè)備、工具等。分供商信息收集1.多種渠道收集：通過網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦、同行交流、招標(biāo)平臺等多種渠道，廣泛收集潛在分供商信息。2.建立信息庫：對收集到的分供商信息進(jìn)行整理、分類，建立分供商信息庫，詳細(xì)記錄分供商的基本情況、經(jīng)營范圍、資質(zhì)證書、業(yè)績案例、聯(lián)系方式等內(nèi)容。分供商篩選與考察1.初步篩選：根據(jù)分供商準(zhǔn)入條件，對信息庫中的分供商進(jìn)行初步篩選，確定符合基本要求的分供商名單。2.實地考察：對初步篩選后的分供商進(jìn)行實地考察，了解其經(jīng)營場所、設(shè)備設(shè)施、人員配備、管理水平、服務(wù)能力等實際情況。考察內(nèi)容包括但不限于：企業(yè)規(guī)模與辦公環(huán)境；設(shè)備設(shè)施的先進(jìn)性與適用性；人員的專業(yè)素質(zhì)與工作狀態(tài)；過往服務(wù)項目的質(zhì)量與口碑；管理制度與流程的完善性。3.綜合評估：根據(jù)實地考察情況，對分供商進(jìn)行綜合評估，形成評估報告。評估報告應(yīng)包括分供商的優(yōu)勢、劣勢、存在問題及改進(jìn)建議等內(nèi)容，為分供商的選擇提供決策依據(jù)。分供商選擇方式1.招標(biāo)方式：對于金額較大、服務(wù)要求較高、競爭較為充分的項目，采用公開招標(biāo)或邀請招標(biāo)的方式選擇分供商。招標(biāo)過程應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)和公司招標(biāo)管理規(guī)定執(zhí)行，確保程序合法、公正、透明。2.議標(biāo)方式：對于一些專業(yè)性較強(qiáng)、市場競爭不充分或緊急情況下的項目，可采用議標(biāo)方式選擇分供商。議標(biāo)應(yīng)選擇至少三家符合要求的分供商進(jìn)行洽談，綜合比較其報價、服務(wù)方案、技術(shù)能力等因素，確定最優(yōu)合作方。3.直接委托方式：對于一些特定的、單一來源的服務(wù)項目，如與原分供商續(xù)簽合同或因特殊原因只能由特定分供商提供服務(wù)的情況，經(jīng)公司相關(guān)部門審批后，可采用直接委托方式選擇分供商。合同簽訂1.合同條款明確：與選定的分供商簽訂詳細(xì)的服務(wù)合同，合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)期限、價格及付款方式、質(zhì)量考核與違約責(zé)任等條款。2.審核與備案：合同簽訂前，應(yīng)提交公司相關(guān)部門進(jìn)行審核，確保合同條款符合法律法規(guī)和公司要求。審核通過后，合同應(yīng)進(jìn)行備案管理，以便后續(xù)查詢和監(jiān)督。分供商的使用與管理服務(wù)交底1.項目對接：在分供商正式進(jìn)場服務(wù)前，由項目經(jīng)理組織相關(guān)人員與分供商進(jìn)行項目對接，向其詳細(xì)介紹項目的基本情況、服務(wù)要求、業(yè)主需求、特殊注意事項等內(nèi)容。2.服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)傳達(dá)：向分供商明確服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量要求，提供服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)文件或相關(guān)說明，確保分供商清楚了解服務(wù)目標(biāo)和驗收依據(jù)。日常監(jiān)督與檢查1.定期檢查：項目經(jīng)理應(yīng)定期對分供商的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行檢查，檢查頻率根據(jù)項目實際情況確定，但每周至少進(jìn)行一次全面檢查。檢查內(nèi)容包括服務(wù)人員的工作狀態(tài)、服務(wù)質(zhì)量是否符合標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)備設(shè)施的運(yùn)行情況等。2.不定期抽查：除定期檢查外，項目經(jīng)理還應(yīng)不定期對分供商的服務(wù)進(jìn)行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和解決服務(wù)過程中出現(xiàn)的問題。3.問題記錄與反饋：對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時記錄并向分供商反饋，要求其限期整改。整改情況應(yīng)進(jìn)行跟蹤復(fù)查，確保問題得到徹底解決。溝通協(xié)調(diào)1.建立溝通機(jī)制：建立與分供商的定期溝通機(jī)制，如每周召開一次工作例會，及時溝通服務(wù)進(jìn)展情況、存在的問題及解決方案等。2.及時解決問題：對于分供商在服務(wù)過程中遇到的困難和問題，應(yīng)積極協(xié)調(diào)解決，為其提供必要的支持和幫助，確保服務(wù)工作順利進(jìn)行。培訓(xùn)與指導(dǎo)1.專業(yè)培訓(xùn)：根據(jù)項目服務(wù)需求和分供商人員的實際情況，組織分供商人員參加相關(guān)專業(yè)培訓(xùn)，提高其服務(wù)技能和業(yè)務(wù)水平。2.服務(wù)意識培訓(xùn)：加強(qiáng)對分供商人員的服務(wù)意識培訓(xùn)，使其樹立良好的服務(wù)形象，增強(qiáng)服務(wù)意識和責(zé)任感。分供商的評價與考核評價指標(biāo)體系1.服務(wù)質(zhì)量：包括服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行情況、服務(wù)效果、業(yè)主滿意度等方面。2.工作態(tài)度：分供商人員的工作積極性、責(zé)任心、服從管理等情況。3.安全管理：服務(wù)過程中的安全措施落實情況，有無安全事故發(fā)生。4.成本控制：實際服務(wù)成本與合同約定成本的對比情況，是否存在超支現(xiàn)象。5.應(yīng)急處理能力：對突發(fā)事件的應(yīng)急響應(yīng)速度和處理能力。評價周期1.月度評價：由項目經(jīng)理對分供商當(dāng)月的服務(wù)情況進(jìn)行評價，填寫月度評價表，評價結(jié)果作為當(dāng)月支付服務(wù)費的參考依據(jù)。2.季度考核：每季度末，由公司相關(guān)部門組織對分供商進(jìn)行全面考核，綜合月度評價結(jié)果和季度檢查情況，形成季度考核報告。3.年度總評：每年年底，根據(jù)分供商全年的服務(wù)表現(xiàn)，進(jìn)行年度總評，評選出優(yōu)秀分供商、合格分供商和不合格分供商。評價與考核方式1.業(yè)主滿意度調(diào)查：通過問卷調(diào)查、電話回訪、現(xiàn)場訪談等方式，收集業(yè)主對分供商服務(wù)的意見和建議，作為評價服務(wù)質(zhì)量的重要依據(jù)。2.現(xiàn)場檢查：考核人員到項目現(xiàn)場對分供商的服務(wù)進(jìn)行實地檢查，查看服務(wù)質(zhì)量、人員工作狀態(tài)、設(shè)備設(shè)施運(yùn)行等情況。3.資料審查：審查分供商提交的服務(wù)記錄、工作報告、費用清單等相關(guān)資料，核實其服務(wù)情況和成本支出。評價結(jié)果應(yīng)用1.費用支付調(diào)整：根據(jù)月度評價結(jié)果，對服務(wù)質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的分供商，可適當(dāng)扣減當(dāng)月服務(wù)費；對表現(xiàn)優(yōu)秀的分供商，可給予一定的獎勵。2.合作關(guān)系調(diào)整：季度考核結(jié)果作為分供商續(xù)期合作的重要依據(jù)。對于連續(xù)兩個季度考核不合格的分供商，公司有權(quán)終止合作合同；對于年度總評優(yōu)秀的分供商，在后續(xù)項目合作中可給予優(yōu)先考慮。3.激勵與約束機(jī)制：通過評價結(jié)果的應(yīng)用，建立分供商激勵與約束機(jī)制，促使分供商不斷提高服務(wù)質(zhì)量，積極履行合同義務(wù)。分供商的退出主動退出1.合同期滿：分供商與公司簽訂的服務(wù)合同期滿，雙方不再續(xù)簽合同，分供商自動退出。2.自身原因：分供商因自身經(jīng)營不善、資質(zhì)被吊銷、違法違規(guī)等原因，主動提出退出合作。被動退出1.考核不合格：經(jīng)年度總評或連續(xù)多個季度考核不合格，且整改后仍不符合要求的分供商，公司有權(quán)終止合作合同，要求其退出。2.嚴(yán)重違約：分供商在服務(wù)過程中嚴(yán)重違反合同約定，如擅自降低服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、拖欠員工工資、發(fā)生重大安全事故等，公司可立即解除合同，責(zé)令其退出。退出流程1.通知分供商：公司相關(guān)部門提前[X]天書面通知分供商退出事宜，并明確退出時間和相關(guān)要求。2.工作交接：分供商應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成與公司及項目的工作交接，包