辦公耗材采購管理辦法一、總則（一）目的為加強公司辦公耗材采購管理，規(guī)范采購行為，降低采購成本，提高采購效率，確保辦公耗材質(zhì)量，滿足公司日常辦公需求，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門辦公耗材的采購管理活動，包括但不限于辦公用品、打印耗材、電腦周邊設(shè)備等。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標準，確保采購活動合法合規(guī)。2.效益性原則：在保證辦公耗材質(zhì)量的前提下，通過科學(xué)管理和合理采購，降低采購成本，提高資金使用效益。3.公正性原則：采購過程應(yīng)公開、公平、公正，維護公司利益，杜絕不正當(dāng)交易。4.及時性原則：根據(jù)公司辦公需求，及時采購辦公耗材，確保供應(yīng)不影響正常工作。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機構(gòu)公司成立采購管理委員會，負責(zé)審議和決策重大采購事項。采購管理委員會由公司高層管理人員、相關(guān)部門負責(zé)人組成。其職責(zé)包括：1.制定和修訂公司采購政策與戰(zhàn)略。2.審議年度采購預(yù)算和采購計劃。3.審批重大采購項目的采購方案、供應(yīng)商選擇等事項。4.監(jiān)督采購活動的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的重大問題。（二）采購執(zhí)行部門公司設(shè)立采購部，作為辦公耗材采購的執(zhí)行部門。采購部的職責(zé)如下：1.貫徹執(zhí)行公司采購政策和相關(guān)制度，負責(zé)辦公耗材采購的具體實施。2.根據(jù)公司各部門需求，編制采購計劃，經(jīng)審批后組織采購活動。3.收集、整理供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商檔案，進行供應(yīng)商評估和管理。4.負責(zé)采購合同的起草、簽訂、履行和管理，跟蹤采購進度，確保按時、按質(zhì)、按量完成采購任務(wù)。5.負責(zé)采購成本的控制和分析，定期向上級匯報采購工作情況。6.配合公司內(nèi)部審計等部門對采購活動進行監(jiān)督和檢查，及時整改存在的問題。（三）需求部門各部門為辦公耗材的需求部門，負責(zé)根據(jù)本部門實際工作需要，提出辦公耗材的采購申請，并配合采購部進行采購工作。其職責(zé)包括：1.準確預(yù)測本部門辦公耗材的需求，及時向采購部提交采購申請。2.參與采購過程中的供應(yīng)商選擇、樣品確認等工作，提供專業(yè)意見。3.負責(zé)驗收所采購的辦公耗材，對質(zhì)量、數(shù)量等進行核對，發(fā)現(xiàn)問題及時反饋給采購部。三、采購流程（一）采購申請1.各部門根據(jù)辦公耗材的庫存情況和實際需求，填寫《辦公耗材采購申請表》，詳細注明所需辦公耗材的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)計采購時間等信息。2.《辦公耗材采購申請表》經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后，提交至采購部。（二）采購計劃編制采購部收到各部門的采購申請后，進行匯總整理，并結(jié)合庫存情況，編制月度采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、采購時間、預(yù)計采購金額等內(nèi)容。采購計劃經(jīng)采購部負責(zé)人審核后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商開發(fā)采購部通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對收集到的供應(yīng)商信息進行初步篩選，確定潛在供應(yīng)商名單。采購部組織相關(guān)人員對潛在供應(yīng)商進行實地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等情況。根據(jù)考察結(jié)果，建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證書、產(chǎn)品報價、合作歷史等內(nèi)容。2.供應(yīng)商評估采購部定期對供應(yīng)商進行評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)、環(huán)保要求等方面。采用定量與定性相結(jié)合的評估方法，對供應(yīng)商進行打分，評估結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。對于評估結(jié)果為不合格的供應(yīng)商，采購部應(yīng)及時與其溝通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，應(yīng)停止與其合作。3.供應(yīng)商選擇根據(jù)采購計劃和供應(yīng)商評估結(jié)果，采購部選擇合適的供應(yīng)商進行采購。對于金額較大、技術(shù)復(fù)雜的采購項目，應(yīng)采用招標、競爭性談判、詢價等采購方式，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。采購部與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、售后服務(wù)等條款。（四）采購實施1.采購部根據(jù)采購合同，向供應(yīng)商發(fā)送采購訂單，明確采購物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、交貨時間、交貨地點等要求。2.供應(yīng)商收到采購訂單后，應(yīng)按照訂單要求及時組織生產(chǎn)和發(fā)貨，并將發(fā)貨信息反饋給采購部。3.采購部跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，解決采購過程中出現(xiàn)的問題，確保按時、按質(zhì)、按量完成采購任務(wù)。（五）驗收與入庫1.辦公耗材到貨后，采購部應(yīng)及時通知需求部門進行驗收。2.需求部門組織相關(guān)人員按照采購合同和驗收標準對辦公耗材的質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格、型號等進行驗收。3.驗收合格的辦公耗材，由需求部門在《辦公耗材驗收單》上簽字確認，并辦理入庫手續(xù)。入庫時，倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)驗收單和實際到貨情況，填寫《辦公耗材入庫單》，注明辦公耗材的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、入庫時間等信息。4.驗收不合格的辦公耗材，需求部門應(yīng)及時通知采購部，采購部負責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商解決，如退貨、換貨、補貨等。（六）付款1.采購部根據(jù)采購合同和驗收情況，填寫《辦公耗材付款申請表》，附上采購合同、驗收單、發(fā)票等相關(guān)憑證，經(jīng)采購部負責(zé)人審核簽字后，報公司財務(wù)部門審批。2.財務(wù)部門對《辦公耗材付款申請表》及相關(guān)憑證進行審核，審核無誤后按照公司財務(wù)制度辦理付款手續(xù)。四、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.采購部會同財務(wù)部門，根據(jù)公司年度工作計劃和辦公耗材的歷史使用情況，編制年度辦公耗材采購預(yù)算。2.年度辦公耗材采購預(yù)算應(yīng)明確采購項目、采購金額、采購時間等內(nèi)容，并報公司采購管理委員會審議批準。3.在年度預(yù)算執(zhí)行過程中，采購部可根據(jù)實際情況，對月度采購計劃進行調(diào)整，但調(diào)整后的月度采購計劃累計金額不得超過年度采購預(yù)算。（二）預(yù)算執(zhí)行與控制1.采購部應(yīng)嚴格按照批準的采購預(yù)算執(zhí)行采購任務(wù)，控制采購成本，確保采購金額不超過預(yù)算。2.財務(wù)部門負責(zé)對采購預(yù)算的執(zhí)行情況進行監(jiān)控，定期對采購支出進行統(tǒng)計和分析，發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行偏差較大時，及時向采購部反饋，并協(xié)助采購部采取措施進行調(diào)整。五、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.采購部應(yīng)定期對辦公耗材采購過程中的風(fēng)險進行識別和評估，包括市場風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、合同風(fēng)險、付款風(fēng)險等。2.采用定性與定量相結(jié)合的方法，對識別出的風(fēng)險進行評估，確定風(fēng)險等級，為制定風(fēng)險應(yīng)對措施提供依據(jù)。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.市場風(fēng)險應(yīng)對關(guān)注市場動態(tài)，及時了解辦公耗材的價格波動情況，合理安排采購時間和采購數(shù)量，降低市場價格波動對采購成本的影響。與供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，爭取更有利的采購價格和條款。2.供應(yīng)商風(fēng)險應(yīng)對加強供應(yīng)商管理，定期對供應(yīng)商進行評估和考核，確保供應(yīng)商的穩(wěn)定性和可靠性。建立供應(yīng)商備用機制，在主要供應(yīng)商出現(xiàn)問題時，能夠及時切換到備用供應(yīng)商，保證辦公耗材的正常供應(yīng)。3.質(zhì)量風(fēng)險應(yīng)對嚴格把控采購質(zhì)量，在采購合同中明確質(zhì)量標準和驗收條款，加強驗收環(huán)節(jié)的管理，確保所采購的辦公耗材符合質(zhì)量要求。要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件和售后服務(wù)承諾，對出現(xiàn)質(zhì)量問題的辦公耗材，及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，如退貨、換貨、補貨等。4.合同風(fēng)險應(yīng)對加強采購合同管理，簽訂規(guī)范、詳細的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，避免合同糾紛。對采購合同進行審核，確保合同條款符合法律法規(guī)和公司利益要求。跟蹤采購合同的履行情況，及時處理合同變更、違約等問題。5.付款風(fēng)險應(yīng)對嚴格按照采購合同約定的付款方式和付款時間辦理付款手續(xù)，避免逾期付款給公司帶來不必要的損失。加強對供應(yīng)商的信用管理，對信用狀況不佳的供應(yīng)商，采取相應(yīng)的風(fēng)險防范措施，如要求提供擔(dān)保、縮短付款期限等。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對辦公耗材采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況、采購成本的控制情況等。2.采購部應(yīng)定期向公司采購管理委員會匯報辦