公司公文流轉(zhuǎn)管理辦法總則目的為規(guī)范公司公文流轉(zhuǎn)程序，提高公文處理效率，確保公文傳遞的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和安全性，特制定本管理辦法。適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門(mén)之間以及公司與外部相關(guān)單位之間的公文流轉(zhuǎn)?；驹瓌t1.準(zhǔn)確規(guī)范原則：公文內(nèi)容應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，格式規(guī)范統(tǒng)一。2.及時(shí)高效原則：公文流轉(zhuǎn)各環(huán)節(jié)應(yīng)明確時(shí)間節(jié)點(diǎn)，確保公文在規(guī)定時(shí)間內(nèi)傳遞、處理，不得延誤。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保公文在流轉(zhuǎn)過(guò)程中的安全，防止信息泄露。4.分級(jí)負(fù)責(zé)原則：根據(jù)公文的性質(zhì)、重要程度和涉密程度，明確各部門(mén)及人員的職責(zé)，分級(jí)負(fù)責(zé)處理。公文定義及分類(lèi)1.定義：公文是公司在管理活動(dòng)中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書(shū)，是傳達(dá)公司決策、部署工作、溝通情況、請(qǐng)示報(bào)告等的重要工具。2.分類(lèi)上行文：下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的公文，如請(qǐng)示、報(bào)告等。下行文：上級(jí)機(jī)關(guān)向下級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)送的公文，如決定、通知、通報(bào)等。平行文：同級(jí)機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間往來(lái)的公文，如函等。公文流轉(zhuǎn)流程收文處理1.簽收公司辦公室負(fù)責(zé)公文的簽收工作。收到外部來(lái)文后，應(yīng)及時(shí)核對(duì)來(lái)文數(shù)量、封裝情況等，確認(rèn)無(wú)誤后在《公文簽收登記表》上簽字。對(duì)于機(jī)要文件，應(yīng)嚴(yán)格按照機(jī)要文件管理規(guī)定進(jìn)行簽收、登記和保管。2.登記對(duì)簽收的公文進(jìn)行詳細(xì)登記，內(nèi)容包括來(lái)文日期、來(lái)文單位、文號(hào)、標(biāo)題、密級(jí)、份數(shù)等。將登記信息錄入公司公文管理系統(tǒng)，確保信息準(zhǔn)確完整。3.初審辦公室工作人員對(duì)公文進(jìn)行初審，主要審核公文的格式是否規(guī)范、內(nèi)容是否完整、密級(jí)標(biāo)注是否正確等。對(duì)于不符合要求的公文，應(yīng)及時(shí)與來(lái)文單位聯(lián)系，說(shuō)明情況并要求補(bǔ)充或更正。4.呈批根據(jù)公文內(nèi)容和性質(zhì)，辦公室將初審后的公文呈送公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人批示。呈批時(shí)應(yīng)附上《公文呈批單》，注明公文的基本信息、初審情況及呈批建議。5.承辦領(lǐng)導(dǎo)批示后，辦公室根據(jù)批示意見(jiàn)將公文轉(zhuǎn)交給相關(guān)部門(mén)承辦。承辦部門(mén)應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成公文的辦理，并將辦理結(jié)果反饋給辦公室。6.傳閱對(duì)于需要多位領(lǐng)導(dǎo)或部門(mén)傳閱的公文，辦公室應(yīng)按照規(guī)定的傳閱范圍和順序進(jìn)行傳閱。傳閱過(guò)程中，應(yīng)確保公文的安全，及時(shí)提醒傳閱人員閱畢后簽字，并按規(guī)定時(shí)間將公文退回。7.催辦辦公室對(duì)承辦部門(mén)的公文辦理情況進(jìn)行跟蹤催辦，確保公文按時(shí)辦理。對(duì)于逾期未辦理的公文，應(yīng)及時(shí)向承辦部門(mén)發(fā)出催辦通知，了解原因并督促其盡快完成。8.歸檔公文辦理完畢后，承辦部門(mén)應(yīng)將公文原件及相關(guān)辦理材料整理齊全，移交公司檔案室歸檔保存。檔案室應(yīng)按照檔案管理規(guī)定對(duì)公文進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、裝訂和存儲(chǔ)，確保檔案的完整性和可查性。發(fā)文處理1.擬稿公文由相關(guān)部門(mén)或人員負(fù)責(zé)擬稿。擬稿人應(yīng)根據(jù)公司決策和工作需要，認(rèn)真撰寫(xiě)公文內(nèi)容，確保表述準(zhǔn)確、邏輯清晰、格式規(guī)范。擬稿完成后，擬稿人應(yīng)在公文上簽名，并注明擬稿日期。2.審核擬稿部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)擬發(fā)公文進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核公文內(nèi)容是否符合公司政策法規(guī)、是否與其他相關(guān)文件協(xié)調(diào)一致、格式是否規(guī)范等。審核通過(guò)后，擬稿部門(mén)負(fù)責(zé)人在《公文審核單》上簽字。3.會(huì)簽對(duì)于涉及多個(gè)部門(mén)的公文，應(yīng)進(jìn)行會(huì)簽。會(huì)簽部門(mén)應(yīng)認(rèn)真審閱公文內(nèi)容，提出意見(jiàn)和建議，并在《公文會(huì)簽單》上簽字確認(rèn)。擬稿部門(mén)根據(jù)會(huì)簽意見(jiàn)對(duì)公文進(jìn)行修改完善。4.核稿辦公室對(duì)擬發(fā)公文進(jìn)行核稿，主要審核公文的格式、文字表述、審批程序等是否符合要求。核稿無(wú)誤后，辦公室在《公文核稿單》上簽字。5.簽發(fā)公文經(jīng)核稿后，按照公司領(lǐng)導(dǎo)審批權(quán)限呈送相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。簽發(fā)人應(yīng)認(rèn)真審閱公文內(nèi)容，對(duì)公文的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和合法性負(fù)責(zé)，并在公文上簽署意見(jiàn)和姓名。6.編號(hào)辦公室對(duì)簽發(fā)后的公文進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)遵循唯一性和連續(xù)性原則。編號(hào)格式為：[年份][部門(mén)代碼][流水號(hào)]，如[2023][01][001]。7.登記將編號(hào)后的公文信息錄入公司公文管理系統(tǒng)，進(jìn)行發(fā)文登記，內(nèi)容包括發(fā)文日期、發(fā)文單位、文號(hào)、標(biāo)題、密級(jí)、主送單位、抄送單位等。8.印制根據(jù)公文的格式要求和份數(shù)，辦公室安排專(zhuān)人進(jìn)行印制。印制過(guò)程中應(yīng)確保公文內(nèi)容清晰、格式規(guī)范、排版整齊，不得出現(xiàn)錯(cuò)漏現(xiàn)象。9.用印公文印制完成后，由辦公室負(fù)責(zé)加蓋公司印章。用印時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按照公司印章管理規(guī)定進(jìn)行操作，確保印章使用的安全性和嚴(yán)肅性。10.分發(fā)辦公室按照公文的主送單位、抄送單位進(jìn)行分發(fā)。分發(fā)時(shí)應(yīng)填寫(xiě)《公文分發(fā)登記表》，注明分發(fā)日期、分發(fā)單位、份數(shù)等信息，并及時(shí)通知收件單位查收。11.歸檔公文分發(fā)后，辦公室應(yīng)將公文的定稿、印制稿、用印記錄等相關(guān)材料整理歸檔，保存?zhèn)洳?。公文格式與排版格式要求1.用紙規(guī)格：一般采用A4型紙（210mm×297mm）。2.頁(yè)邊距：上、下、左、右頁(yè)邊距一般為2.5cm。3.字體字號(hào)標(biāo)題：一般用二號(hào)小標(biāo)宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱(chēng)，長(zhǎng)短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。正文：一般用三號(hào)仿宋體字，編排于主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)下一行，每個(gè)自然段左空二字，回行頂格。一級(jí)標(biāo)題：用三號(hào)黑體字，序號(hào)用“一、”“二、”“三、”……二級(jí)標(biāo)題：用三號(hào)楷體字，序號(hào)用“（一）”“（二）”“（三）”……三級(jí)標(biāo)題：用三號(hào)仿宋體字，序號(hào)用“1.”“2.”“3.”……四級(jí)標(biāo)題：用三號(hào)仿宋體字，序號(hào)用“（1）”“（2）”“（3）”……4.行距：一般采用固定值28磅。5.頁(yè)碼：一般用四號(hào)半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7mm。單頁(yè)碼居右空一字，雙頁(yè)碼居左空一字。排版規(guī)范1.頁(yè)面設(shè)置：按照上述用紙規(guī)格和頁(yè)邊距要求進(jìn)行頁(yè)面設(shè)置。2.段落格式：正文段落首行縮進(jìn)2個(gè)字符，行距為固定值28磅。各級(jí)標(biāo)題應(yīng)按照相應(yīng)的字體字號(hào)和排版要求進(jìn)行設(shè)置，保持層次分明。3.分隔線：發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行居中排布紅色分隔線，寬度同版心。4.頁(yè)碼編排：頁(yè)碼應(yīng)連續(xù)編排，不得跳頁(yè)、缺號(hào)。公文處理責(zé)任擬稿人責(zé)任1.確保公文內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰，符合公司政策法規(guī)和工作實(shí)際。2.按照公文格式要求進(jìn)行擬稿，保證格式規(guī)范統(tǒng)一。3.對(duì)公文的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和合法性負(fù)責(zé)，及時(shí)修改審核過(guò)程中提出的問(wèn)題。審核人責(zé)任1.認(rèn)真審核公文內(nèi)容，對(duì)公文的質(zhì)量嚴(yán)格把關(guān)，提出審核意見(jiàn)。2.檢查公文格式是否規(guī)范，與其他相關(guān)文件是否協(xié)調(diào)一致。3.對(duì)審核后的公文負(fù)責(zé)，確保公文符合公司要求。會(huì)簽人責(zé)任1.仔細(xì)審閱公文內(nèi)容，結(jié)合本部門(mén)工作實(shí)際提出合理的意見(jiàn)和建議。2.在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成會(huì)簽，對(duì)會(huì)簽意見(jiàn)的準(zhǔn)確性和合理性負(fù)責(zé)。核稿人責(zé)任1.全面審核公文的格式、文字表述、審批程序等，確保公文質(zhì)量。2.對(duì)核稿過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)與相關(guān)人員溝通協(xié)調(diào)，督促修改完善。簽發(fā)人責(zé)任1.對(duì)公文的內(nèi)容和質(zhì)量進(jìn)行最終審定，簽署明確的意見(jiàn)和姓名。2.對(duì)簽發(fā)后的公文負(fù)責(zé)，承擔(dān)相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。承辦人責(zé)任1.按照領(lǐng)導(dǎo)批示和公文要求及時(shí)辦理公文，確保辦理結(jié)果符合規(guī)定。2.將辦理情況及時(shí)反饋給相關(guān)部門(mén)和人員，不得延誤。傳閱人責(zé)任1.及時(shí)傳閱公文，不得積壓、延誤。2.閱畢后簽字，并按規(guī)定時(shí)間將公文退回，確保公文流轉(zhuǎn)順暢。檔案管理人員責(zé)任1.負(fù)責(zé)公文的歸檔整理工作，按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、裝訂和存儲(chǔ)。2.確保檔案的完整性和可查性，為公司提供有效的檔案服務(wù)。公文保密管理保密制度1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，加強(qiáng)公文保密管理。2.明確公文的密級(jí)劃分，對(duì)涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密等重要信息的公文，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行處理。3.限制公文的知悉范圍，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員接觸和查閱涉密公文。保密措施1.涉密公文應(yīng)在專(zhuān)門(mén)的保險(xiǎn)柜或保密場(chǎng)所存放，確保安全。2.傳遞涉密公文應(yīng)通過(guò)機(jī)要渠道或?qū)Ｈ怂瓦_(dá)，不得通過(guò)普通郵寄或網(wǎng)絡(luò)傳輸。3.閱讀和使用涉密公文應(yīng)在符合保密要