公司禮品庫(kù)存管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司禮品庫(kù)存管理，規(guī)范禮品采購(gòu)、存儲(chǔ)、發(fā)放及處置流程，確保禮品庫(kù)存的安全、完整，合理控制庫(kù)存成本，提高禮品使用效益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)在業(yè)務(wù)往來(lái)、客戶維護(hù)、員工福利等活動(dòng)中涉及的禮品庫(kù)存管理。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：禮品庫(kù)存管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保各項(xiàng)操作合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：庫(kù)存數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確反映禮品的實(shí)際數(shù)量、狀態(tài)及價(jià)值，保證賬實(shí)相符。3.效益性原則：在滿足業(yè)務(wù)需求的前提下，合理控制禮品庫(kù)存水平，降低庫(kù)存成本，提高資金使用效率。4.安全性原則：加強(qiáng)禮品存儲(chǔ)管理，確保禮品的安全，防止損壞、丟失、被盜等情況發(fā)生。二、職責(zé)分工（一）采購(gòu)部門1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求及預(yù)算，制定禮品采購(gòu)計(jì)劃，明確禮品的種類、規(guī)格、數(shù)量等要求。2.負(fù)責(zé)禮品供應(yīng)商的選擇、采購(gòu)合同的簽訂及執(zhí)行，確保采購(gòu)禮品的質(zhì)量、價(jià)格符合公司要求。3.及時(shí)跟蹤采購(gòu)禮品的到貨情況，辦理入庫(kù)手續(xù)。（二）倉(cāng)儲(chǔ)部門1.負(fù)責(zé)禮品的驗(yàn)收、存儲(chǔ)及保管工作，確保禮品存儲(chǔ)環(huán)境安全、適宜，防止禮品損壞、變質(zhì)。2.建立健全禮品庫(kù)存臺(tái)賬，詳細(xì)記錄禮品的出入庫(kù)情況，定期進(jìn)行庫(kù)存盤點(diǎn)，保證賬實(shí)相符。3.根據(jù)庫(kù)存情況，及時(shí)向采購(gòu)部門反饋禮品短缺信息，協(xié)助采購(gòu)部門進(jìn)行補(bǔ)貨。（三）使用部門1.根據(jù)業(yè)務(wù)需要，提前向倉(cāng)儲(chǔ)部門提交禮品領(lǐng)用申請(qǐng)，注明禮品的種類、數(shù)量、用途等信息。2.負(fù)責(zé)禮品的發(fā)放及使用管理，確保禮品用于規(guī)定的業(yè)務(wù)活動(dòng)，不得挪作他用。3.對(duì)禮品使用情況進(jìn)行跟蹤和反饋，及時(shí)提供禮品使用效果的相關(guān)信息。（四）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)禮品采購(gòu)資金的預(yù)算安排及支付審核，確保資金使用合規(guī)。2.參與禮品庫(kù)存管理相關(guān)工作，定期對(duì)禮品庫(kù)存進(jìn)行財(cái)務(wù)核算，監(jiān)督庫(kù)存成本控制情況。3.協(xié)助倉(cāng)儲(chǔ)部門進(jìn)行庫(kù)存盤點(diǎn)，對(duì)盤盈、盤虧情況進(jìn)行賬務(wù)處理。（五）審計(jì)部門1.定期對(duì)禮品庫(kù)存管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)、存儲(chǔ)、發(fā)放等環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制執(zhí)行情況。2.對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。三、禮品采購(gòu)管理（一）采購(gòu)計(jì)劃制定1.各使用部門應(yīng)于每年末根據(jù)下一年度業(yè)務(wù)計(jì)劃及預(yù)算，向采購(gòu)部門提交禮品需求預(yù)測(cè)。需求預(yù)測(cè)應(yīng)包括禮品的種類、預(yù)計(jì)使用時(shí)間、大致數(shù)量等信息。2.采購(gòu)部門結(jié)合各使用部門的需求預(yù)測(cè)、公司歷史禮品使用數(shù)據(jù)及市場(chǎng)情況，制定年度禮品采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確禮品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間、預(yù)算金額等內(nèi)容。3.年度禮品采購(gòu)計(jì)劃需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。如因業(yè)務(wù)發(fā)展需要臨時(shí)增加禮品采購(gòu)需求，使用部門應(yīng)提前填寫《禮品采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)原因、禮品信息及預(yù)算情況，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后提交采購(gòu)部門。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.采購(gòu)部門應(yīng)建立禮品供應(yīng)商評(píng)估機(jī)制，對(duì)潛在供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)等方面進(jìn)行綜合評(píng)估。2.通過(guò)招標(biāo)、詢價(jià)、談判等方式選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，并與其簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確禮品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。3.定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，根據(jù)考核結(jié)果調(diào)整合作關(guān)系。對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)采取措施，如警告、減少訂單量、終止合作等。（三）采購(gòu)執(zhí)行與驗(yàn)收1.采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)合同要求，及時(shí)組織禮品采購(gòu)。在采購(gòu)過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格控制采購(gòu)質(zhì)量，確保所采購(gòu)禮品符合公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和要求。2.禮品到貨后，倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)會(huì)同采購(gòu)部門、使用部門按照采購(gòu)合同及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括禮品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等。如發(fā)現(xiàn)禮品存在質(zhì)量問(wèn)題或數(shù)量不符，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其退換貨或補(bǔ)貨。3.驗(yàn)收合格的禮品，倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)填寫《禮品入庫(kù)單》，詳細(xì)記錄禮品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫(kù)時(shí)間等信息，并辦理入庫(kù)手續(xù)。入庫(kù)單一式三聯(lián)，倉(cāng)儲(chǔ)部門、采購(gòu)部門、財(cái)務(wù)部門各執(zhí)一聯(lián)。四、禮品庫(kù)存管理（一）庫(kù)存存儲(chǔ)1.倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)根據(jù)禮品的特性和保管要求，設(shè)置專門的存儲(chǔ)區(qū)域，并配備必要的倉(cāng)儲(chǔ)設(shè)備和設(shè)施，如貨架、貨柜、溫濕度控制設(shè)備等，確保禮品存儲(chǔ)安全、完好。2.對(duì)不同種類、規(guī)格、批次的禮品應(yīng)進(jìn)行分類存放，并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌，注明禮品名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫(kù)時(shí)間等信息，便于查找和管理。3.加強(qiáng)庫(kù)存禮品的日常巡查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理禮品損壞、變質(zhì)、過(guò)期等問(wèn)題。對(duì)于易損、易變質(zhì)的禮品，應(yīng)采取特殊的保管措施，如單獨(dú)存放、定期檢查等。（二）庫(kù)存盤點(diǎn)1.倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)定期進(jìn)行禮品庫(kù)存盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)周期可根據(jù)實(shí)際情況確定，一般為每月或每季度進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)，每年末進(jìn)行一次年終盤點(diǎn)。2.盤點(diǎn)前，倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)制定詳細(xì)的盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)范圍、方法、人員分工及時(shí)間安排等。盤點(diǎn)過(guò)程中，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)禮品的實(shí)際數(shù)量與庫(kù)存臺(tái)賬記錄是否一致，同時(shí)檢查禮品的質(zhì)量狀況。3.盤點(diǎn)結(jié)束后，倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)編制《禮品庫(kù)存盤點(diǎn)表》，如實(shí)反映盤點(diǎn)結(jié)果。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)查明原因，并填寫《禮品盤盈盤虧報(bào)告表》，詳細(xì)說(shuō)明盤盈盤虧的禮品名稱、規(guī)格、數(shù)量、原因等情況，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行賬務(wù)處理。（三）庫(kù)存預(yù)警1.采購(gòu)部門和倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)根據(jù)禮品的采購(gòu)周期、使用頻率、市場(chǎng)供應(yīng)情況等因素，設(shè)定合理的庫(kù)存預(yù)警指標(biāo)。庫(kù)存預(yù)警指標(biāo)包括最高庫(kù)存限額、最低庫(kù)存限額等。2.當(dāng)庫(kù)存數(shù)量接近或達(dá)到預(yù)警指標(biāo)時(shí)，倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)及時(shí)向采購(gòu)部門發(fā)出預(yù)警信息。采購(gòu)部門根據(jù)預(yù)警信息，結(jié)合庫(kù)存實(shí)際情況及業(yè)務(wù)需求，及時(shí)安排補(bǔ)貨或調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃。五、禮品發(fā)放管理（一）領(lǐng)用申請(qǐng)使用部門如需領(lǐng)用禮品，應(yīng)提前填寫《禮品領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明禮品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)發(fā)放時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交倉(cāng)儲(chǔ)部門。（二）發(fā)放審批倉(cāng)儲(chǔ)部門收到《禮品領(lǐng)用申請(qǐng)表》后，應(yīng)根據(jù)庫(kù)存情況進(jìn)行審核。如庫(kù)存充足，可直接批準(zhǔn)發(fā)放；如庫(kù)存不足，應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門補(bǔ)貨，并告知使用部門預(yù)計(jì)補(bǔ)貨時(shí)間。對(duì)于重要客戶或特殊業(yè)務(wù)活動(dòng)的禮品領(lǐng)用申請(qǐng)，還需經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）禮品發(fā)放1.經(jīng)審批同意后，倉(cāng)儲(chǔ)部門按照《禮品領(lǐng)用申請(qǐng)表》的要求發(fā)放禮品。發(fā)放過(guò)程中，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)禮品的種類、規(guī)格、數(shù)量等信息，確保發(fā)放準(zhǔn)確無(wú)誤。2.禮品發(fā)放時(shí)，應(yīng)由領(lǐng)用人員在《禮品發(fā)放登記表》上簽字確認(rèn)?！抖Y品發(fā)放登記表》應(yīng)詳細(xì)記錄禮品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用時(shí)間、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人員等信息，作為禮品發(fā)放的依據(jù)。（四）使用跟蹤使用部門應(yīng)及時(shí)將禮品的使用情況反饋給倉(cāng)儲(chǔ)部門，包括禮品的發(fā)放對(duì)象、發(fā)放效果、客戶反饋等信息。倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)定期對(duì)禮品使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為禮品采購(gòu)和庫(kù)存管理提供參考依據(jù)。六、禮品處置管理（一）禮品報(bào)廢1.對(duì)于因損壞、變質(zhì)、過(guò)期等原因無(wú)法繼續(xù)使用的禮品，倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)填寫《禮品報(bào)廢申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明禮品報(bào)廢的原因、名稱、規(guī)格、數(shù)量等情況，并附上相關(guān)證明材料，如照片、檢驗(yàn)報(bào)告等。2.《禮品報(bào)廢申請(qǐng)表》經(jīng)倉(cāng)儲(chǔ)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行報(bào)廢處理。3.禮品報(bào)廢處理應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，可采用銷毀、變賣等方式。變賣報(bào)廢禮品應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行評(píng)估和拍賣，所得款項(xiàng)應(yīng)及時(shí)上繳公司財(cái)務(wù)。（二）禮品捐贈(zèng)1.如公司有禮品捐贈(zèng)需求，相關(guān)部門應(yīng)填寫《禮品捐贈(zèng)申請(qǐng)表》，說(shuō)明捐贈(zèng)禮品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、捐贈(zèng)對(duì)象、捐贈(zèng)原因等信息，并附上捐贈(zèng)協(xié)議或相關(guān)證明材料。2.《禮品捐贈(zèng)申請(qǐng)表》經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由倉(cāng)儲(chǔ)部門負(fù)責(zé)辦理禮品捐贈(zèng)手續(xù)。捐贈(zèng)禮品時(shí)，應(yīng)確保禮品質(zhì)量完好，并按照捐贈(zèng)協(xié)議要求進(jìn)行包裝和交付。（三）禮品調(diào)劑1.公司內(nèi)部各部門之間如因業(yè)務(wù)需求變化或禮品使用情況不同，可進(jìn)行禮品調(diào)劑。禮品調(diào)劑應(yīng)填寫《禮品調(diào)劑申請(qǐng)表》，注明調(diào)劑禮品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、調(diào)出部門、調(diào)入部門等信息，并經(jīng)雙方部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.倉(cāng)儲(chǔ)部門根據(jù)《禮品調(diào)劑申請(qǐng)表》辦理禮品調(diào)劑手續(xù)，調(diào)整庫(kù)存臺(tái)賬記錄。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)禮品庫(kù)存管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查采購(gòu)計(jì)劃的執(zhí)行情況、供應(yīng)商管理、庫(kù)存存儲(chǔ)與盤點(diǎn)、禮品發(fā)放與處置等環(huán)節(jié)