公司管理辦法格式要求一、總則（一）目的本管理辦法旨在規(guī)范公司各類文檔的格式，確保公司文件的規(guī)范性、一致性和可讀性，提高工作效率，便于信息的準確傳達與存檔管理，保障公司運營的順暢進行。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門、各分支機構(gòu)以及全體員工在工作中所涉及的各類文檔，包括但不限于報告、通知、請示、合同、協(xié)議、規(guī)章制度、會議紀要等。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標準規(guī)范，確保管理辦法的各項規(guī)定合法合規(guī)。2.規(guī)范性原則：明確各類文檔的格式標準，要求文檔格式統(tǒng)一、規(guī)范，避免格式混亂影響文檔質(zhì)量和工作開展。3.實用性原則：充分考慮實際工作需求，注重格式要求的可操作性和實用性，便于員工理解和執(zhí)行。4.一致性原則：保持公司各類文檔格式在整體風(fēng)格、排版要求等方面的一致性，提升公司形象。二、文檔結(jié)構(gòu)與排版（一）頁面設(shè)置1.紙張規(guī)格：一般采用A4紙（210mm×297mm）。特殊情況需使用其他規(guī)格紙張的，應(yīng)經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準，并在文檔中注明原因。2.頁邊距：上、下頁邊距為2.54cm，左、右頁邊距為3.17cm。3.頁眉頁腳：頁眉一般為公司名稱或文檔所屬部門名稱，字體為宋體，字號五號，居中顯示；頁腳內(nèi)容為頁碼，宋體小五號，居右顯示。頁碼從正文首頁開始編排，格式為“第X頁，共Y頁”。（二）字體字號1.標題：一級標題：宋體二號加粗，居中排列，上下各空一行。二級標題：宋體三號加粗，左對齊，段前空一行。三級標題：宋體四號加粗，左對齊。四級標題：宋體小四號加粗，左對齊。2.正文：宋體小四號，行距一般為1.5倍行距。特殊文檔根據(jù)內(nèi)容實際情況可適當調(diào)整行距，但應(yīng)保持整體排版的協(xié)調(diào)性。3.表格內(nèi)文字：一般采用宋體小五號。（三）段落格式1.首行縮進：正文段落首行縮進2個字符。2.段落間距：段前、段后間距一般為0.5行，根據(jù)文檔內(nèi)容可適當調(diào)整。（四）頁碼編排1.頁碼應(yīng)連續(xù)編排，不得跳頁、缺頁。2.雙面打印的文檔，頁碼應(yīng)在頁面底部居中位置；單面打印的文檔，頁碼應(yīng)在頁面右側(cè)底部。（五）目錄1.對于篇幅較長、內(nèi)容較多的文檔，應(yīng)編制目錄。目錄應(yīng)置于文檔首頁之后，另起一頁。2.目錄內(nèi)容應(yīng)準確反映文檔的章節(jié)標題及頁碼，標題與頁碼應(yīng)一一對應(yīng)。3.目錄字體格式與正文標題有所區(qū)別，一般采用宋體小四號，行距為1.2倍行距。三、各類文檔格式要求（一）報告1.標題：應(yīng)準確概括報告的核心內(nèi)容，簡潔明了。2.正文：按照提出問題、分析問題、解決問題的邏輯順序進行撰寫，層次分明。3.落款：包括報告部門（單位）名稱、報告日期，應(yīng)置于正文右下方。（二）通知1.標題：一般由發(fā)文部門、事由和文種組成，如“[部門名稱]關(guān)于[具體事由]的通知”。2.正文：明確通知的目的、事項、要求等內(nèi)容，語言簡潔、語義清晰。3.主送單位：頂格書寫，寫明受文對象。4.落款：同報告落款要求。（三）請示1.標題：與通知標題格式類似。2.正文：詳細闡述請示的原因、依據(jù)，明確請示事項，并提出本部門的意見或建議。3.主送單位：一般為公司上級主管部門或領(lǐng)導(dǎo)。4.落款：同報告落款要求。（四）合同/協(xié)議1.標題：簡潔概括合同/協(xié)議的主要內(nèi)容。2.正文：詳細規(guī)定雙方的權(quán)利義務(wù)、合同/協(xié)議的履行方式、期限、違約責(zé)任等條款，條款應(yīng)明確、具體，避免歧義。3.雙方簽字蓋章：合同/協(xié)議需經(jīng)雙方簽字蓋章后生效，簽字蓋章應(yīng)齊全、清晰。4.附件：如有相關(guān)附件，應(yīng)在合同/協(xié)議正文中注明附件名稱，并在附件上加蓋騎縫章。附件格式應(yīng)符合本管理辦法要求。（五）規(guī)章制度1.標題：一般為“[公司名稱][規(guī)章制度名稱]”。2.正文：按照總則、分則、附則的結(jié)構(gòu)編寫?？倓t部分應(yīng)闡述規(guī)章制度的目的、依據(jù)、適用范圍等；分則部分詳細規(guī)定各項具體內(nèi)容；附則部分說明規(guī)章制度的解釋權(quán)、生效日期等。3.發(fā)布與實施：規(guī)章制度應(yīng)明確發(fā)布部門、發(fā)布日期，并注明實施日期。發(fā)布后應(yīng)及時組織員工學(xué)習(xí)培訓(xùn)，確保員工知曉并遵守。（六）會議紀要1.標題：通常為“[會議名稱]會議紀要”。2.正文：準確記錄會議的主要內(nèi)容、討論事項、決議結(jié)果等，重點突出，條理清晰。3.落款：記錄部門（單位）名稱、記錄日期。四、文檔編號與分類（一）編號規(guī)則1.公司應(yīng)建立統(tǒng)一的文檔編號體系，以便對各類文檔進行有效管理和查詢。2.編號一般由字母和數(shù)字組成，具體規(guī)則如下：字母部分：代表文檔所屬類別，如“BG”表示報告，“TZ”表示通知，“QS”表示請示，“HT”表示合同，“GZ”表示規(guī)章制度，“JY”表示會議紀要等。數(shù)字部分：按照年份、部門代碼、流水號的順序編排。年份為四位數(shù)，部門代碼根據(jù)公司內(nèi)部部門設(shè)置進行編制，流水號為三位數(shù)。例如：“BG202301001”表示2023年由01部門提交的第1份報告。（二）分類管理1.根據(jù)文檔的性質(zhì)、用途等因素，對文檔進行分類管理。常見的分類包括行政類、財務(wù)類、業(yè)務(wù)類、人力資源類等。2.各部門應(yīng)按照公司的文檔分類標準，對本部門產(chǎn)生的文檔進行分類整理，并及時歸檔。3.文檔管理人員應(yīng)定期對文檔進行檢查、清理，確保文檔分類準確、存放有序。五、文檔的起草、審核與審批（一）起草1.文檔起草人員應(yīng)根據(jù)工作需要和相關(guān)要求，按照規(guī)定的格式進行起草。2.起草過程中應(yīng)確保內(nèi)容準確、完整、邏輯清晰，語言表達規(guī)范、簡潔。3.涉及多個部門的文檔，應(yīng)由主辦部門負責(zé)牽頭起草，并充分征求其他相關(guān)部門的意見。（二）審核1.文檔起草完成后，應(yīng)提交至本部門負責(zé)人進行審核。2.部門負責(zé)人應(yīng)認真審核文檔內(nèi)容，檢查格式是否符合要求，數(shù)據(jù)是否準確，語言是否通順等。對不符合要求的地方提出修改意見，退回起草人員進行修改。3.重要文檔或涉及公司重大事項的文檔，在部門審核后，還應(yīng)提交至相關(guān)職能部門或分管領(lǐng)導(dǎo)進行審核。（三）審批1.經(jīng)審核通過的文檔，按照公司的審批流程提交至相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)進行審批。2.審批人應(yīng)根據(jù)公司政策、法規(guī)以及實際情況，對文檔內(nèi)容進行全面審查，簽署審批意見。3.審批通過的文檔方可正式發(fā)布或?qū)嵤?；審批未通過的文檔，應(yīng)根據(jù)審批意見進行修改完善后重新提交審批。六、文檔的發(fā)布與存檔（一）發(fā)布1.文檔經(jīng)審批通過后，應(yīng)按照規(guī)定的方式進行發(fā)布。2.重要文檔一般通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)發(fā)布，以便全體員工查閱；一般性通知等可通過郵件、公告欄等方式發(fā)布。3.發(fā)布文檔時應(yīng)注明發(fā)布日期、發(fā)布部門等信息，確保員工能夠及時獲取最新的文檔內(nèi)容。（二）存檔1.文檔發(fā)布后，應(yīng)及時進行存檔。存檔方式可分為紙質(zhì)存檔和電子存檔兩種。2.紙質(zhì)文檔應(yīng)按照分類編號順序進行裝訂成冊，放入專門的檔案柜中保存；電子文檔應(yīng)存儲在公司指定的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，按照分類編號進行命名保存。3.文檔管理人員應(yīng)定期對存檔文檔進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，應(yīng)建立文檔查閱登記制度，嚴格控制文檔的查閱權(quán)限，確保文檔的安