采購合同評(píng)審管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司采購合同管理，規(guī)范采購合同評(píng)審流程，有效防范采購風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有采購合同（包括物資采購合同、服務(wù)采購合同等）的評(píng)審管理。（三）基本原則1.合法性原則：采購合同的簽訂和履行必須符合國家法律法規(guī)及相關(guān)政策的要求。2.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守公司內(nèi)部的各項(xiàng)規(guī)章制度和流程。3.風(fēng)險(xiǎn)防控原則：對(duì)采購合同中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行全面評(píng)估和防控。4.效益優(yōu)先原則：在確保合同合法合規(guī)的前提下，追求采購效益最大化。二、職責(zé)分工（一）采購部門1.負(fù)責(zé)采購合同的發(fā)起，提供合同相關(guān)的商務(wù)條款、技術(shù)要求、供應(yīng)商信息等資料。2.組織合同評(píng)審會(huì)議，協(xié)調(diào)各部門對(duì)合同條款進(jìn)行評(píng)審。3.根據(jù)評(píng)審意見對(duì)合同進(jìn)行修改和完善，并跟蹤合同的簽訂和履行情況。（二）法務(wù)部門1.審查采購合同的合法性、合規(guī)性，對(duì)合同條款提出法律意見。2.協(xié)助采購部門處理合同簽訂和履行過程中的法律問題。（三）財(cái)務(wù)部門1.審核采購合同的財(cái)務(wù)條款，包括付款方式、結(jié)算周期、價(jià)格條款等。2.評(píng)估合同對(duì)公司財(cái)務(wù)狀況和資金流的影響。（四）技術(shù)部門（如有需要）1.對(duì)采購合同中的技術(shù)條款進(jìn)行審核，確保技術(shù)要求明確、合理。2.提供技術(shù)支持，協(xié)助解決合同履行過程中的技術(shù)問題。（五）其他相關(guān)部門根據(jù)合同具體內(nèi)容，參與相關(guān)條款的評(píng)審，提供專業(yè)意見。三、采購合同評(píng)審流程（一）合同發(fā)起采購部門根據(jù)采購需求，起草采購合同初稿，并填寫《采購合同評(píng)審申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明采購項(xiàng)目名稱、采購內(nèi)容、采購金額、供應(yīng)商信息、合同主要條款等內(nèi)容，提交至采購部門負(fù)責(zé)人審核。（二）部門初審1.采購部門負(fù)責(zé)人對(duì)采購合同初稿及《采購合同評(píng)審申請(qǐng)表》進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核采購需求的合理性、采購流程的合規(guī)性、供應(yīng)商選擇的準(zhǔn)確性等。初審?fù)ㄟ^后，將合同初稿及相關(guān)資料分發(fā)給法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、技術(shù)部門（如有需要）等相關(guān)部門進(jìn)行評(píng)審。2.法務(wù)部門收到合同初稿后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成合法性審查，對(duì)合同條款是否符合法律法規(guī)要求、是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)等提出書面意見。3.財(cái)務(wù)部門收到合同初稿后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成財(cái)務(wù)條款審核，對(duì)付款方式、結(jié)算周期、價(jià)格條款等是否符合公司財(cái)務(wù)政策、是否存在財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)等提出書面意見。4.技術(shù)部門（如有需要）收到合同初稿后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成技術(shù)條款審核，對(duì)技術(shù)要求是否明確、合理、可行等提出書面意見。（三）評(píng)審會(huì)議1.采購部門根據(jù)各部門的初審意見，組織召開采購合同評(píng)審會(huì)議。參加會(huì)議的人員包括采購部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門代表、財(cái)務(wù)部門代表、技術(shù)部門代表（如有需要）等。2.會(huì)議主持人介紹采購合同的基本情況及各部門的初審意見，參會(huì)人員對(duì)合同條款進(jìn)行充分討論，重點(diǎn)關(guān)注合同的合法性、合規(guī)性、風(fēng)險(xiǎn)防控、條款合理性等方面。3.各部門代表應(yīng)根據(jù)討論結(jié)果，在《采購合同評(píng)審表》上填寫評(píng)審意見，明確表示同意、不同意或提出修改建議。評(píng)審意見應(yīng)詳細(xì)、具體，具有可操作性。（四）合同修改與完善采購部門根據(jù)評(píng)審會(huì)議的意見，對(duì)采購合同進(jìn)行修改和完善。修改后的合同應(yīng)再次提交給各相關(guān)部門進(jìn)行審核，確保合同條款符合各方要求。如仍存在分歧，應(yīng)進(jìn)一步協(xié)商溝通，直至達(dá)成一致意見。（五）合同審批1.采購合同修改完善后，由采購部門負(fù)責(zé)人簽署意見，連同《采購合同評(píng)審申請(qǐng)表》、《采購合同評(píng)審表》及修改后的合同文本一并提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.公司分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)合同的重要性、金額大小等因素進(jìn)行審批。對(duì)于重大采購合同，可能需提交公司總經(jīng)理辦公會(huì)或董事會(huì)審議。3.審批通過后，采購合同方可正式簽訂。四、采購合同評(píng)審內(nèi)容（一）合法性審查1.合同主體資格：審查供應(yīng)商是否具有合法的經(jīng)營資質(zhì)，是否具備簽訂合同的能力。2.合同內(nèi)容合法性：合同條款是否符合國家法律法規(guī)及相關(guān)政策的要求，是否存在違法違規(guī)內(nèi)容。3.合同簽訂程序合法性：合同的簽訂是否遵循公司內(nèi)部規(guī)定的流程，是否經(jīng)過必要的審批環(huán)節(jié)。（二）合規(guī)性審查1.采購流程合規(guī)性：審查采購活動(dòng)是否按照公司規(guī)定的采購流程進(jìn)行，包括采購計(jì)劃制定、供應(yīng)商選擇、采購談判、合同簽訂等環(huán)節(jié)。2.合同條款合規(guī)性：合同條款是否符合公司內(nèi)部的各項(xiàng)規(guī)章制度，如財(cái)務(wù)制度、采購制度、保密制度等。（三）風(fēng)險(xiǎn)防控審查1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)：評(píng)估市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)、供應(yīng)短缺等因素對(duì)合同履行的影響，是否采取了相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。2.信用風(fēng)險(xiǎn)：審查供應(yīng)商的信用狀況，評(píng)估其按時(shí)履行合同的能力，是否存在逾期交貨、質(zhì)量問題等風(fēng)險(xiǎn)。3.法律風(fēng)險(xiǎn)：識(shí)別合同中可能存在的法律風(fēng)險(xiǎn)，如合同糾紛、知識(shí)產(chǎn)權(quán)糾紛等，并提出防范措施。（四）條款合理性審查1.商務(wù)條款：審查采購合同的商務(wù)條款，如采購數(shù)量、價(jià)格、交貨期、付款方式等是否合理，是否符合市場(chǎng)行情和公司利益。2.技術(shù)條款：（如有需要）審查采購合同的技術(shù)條款是否明確、合理、可行，是否能夠滿足公司的技術(shù)需求。3.質(zhì)量條款：審查采購合同的質(zhì)量條款是否清晰，質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是否明確，驗(yàn)收方式是否合理，是否能夠有效保障公司的利益。五、采購合同簽訂與履行（一）合同簽訂1.采購合同經(jīng)評(píng)審和審批通過后，由采購部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商簽訂合同。簽訂合同的人員應(yīng)具備相應(yīng)的授權(quán)，確保合同簽訂的有效性。2.合同簽訂應(yīng)使用公司統(tǒng)一的合同文本，合同條款應(yīng)與評(píng)審?fù)ㄟ^的內(nèi)容一致。如因特殊情況需要對(duì)合同條款進(jìn)行變更，應(yīng)重新履行評(píng)審和審批程序。3.合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、技術(shù)部門（如有需要）等相關(guān)部門存檔備案。（二）合同履行1.采購部門負(fù)責(zé)跟蹤采購合同的履行情況，及時(shí)掌握供應(yīng)商的交貨進(jìn)度、質(zhì)量情況等信息。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在違約行為，應(yīng)及時(shí)采取措施，要求供應(yīng)商承擔(dān)違約責(zé)任。2.財(cái)務(wù)部門按照合同約定的付款方式和結(jié)算周期進(jìn)行付款操作，確保付款的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。3.技術(shù)部門（如有需要）在合同履行過程中提供技術(shù)支持，協(xié)助解決技術(shù)問題，確保采購物資或服務(wù)符合技術(shù)要求。4.法務(wù)部門對(duì)合同履行過程中的法律問題進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，協(xié)助處理合同糾紛。六、采購合同變更與解除（一）變更1.在采購合同履行過程中，如因不可抗力、市場(chǎng)變化、政策調(diào)整等原因需要變更合同條款，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂書面的合同變更協(xié)議。2.合同變更協(xié)議應(yīng)按照采購合同評(píng)審和審批的流程進(jìn)行審核和批準(zhǔn)，確保變更后的合同條款合法合規(guī)、風(fēng)險(xiǎn)可控。（二）解除1.在采購合同履行過程中，如出現(xiàn)下列情形之一，采購部門可以提出解除合同：因不可抗力致使合同無法履行；供應(yīng)商嚴(yán)重違約，導(dǎo)致合同目的無法實(shí)現(xiàn)；經(jīng)雙方協(xié)商一致同意解除合同。2.解除合同應(yīng)簽訂書面的解除協(xié)議，并按照采購合同評(píng)審和審批的流程進(jìn)行審核和批準(zhǔn)。解除協(xié)議應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)，以及合同解除后的善后事宜。七、采購合同檔案管理（一）檔案收集采購部門負(fù)責(zé)收集采購合同簽訂、履行過程中形成的各類文件資料，包括合同初稿、評(píng)審申請(qǐng)表、評(píng)審表、合同文本、變更協(xié)議、解除協(xié)議、往來函件等，并進(jìn)行整理和歸檔。（二）檔案整理檔案管理人員對(duì)收集到的文件資料進(jìn)行分類整理，按照合同類別、時(shí)間順序等進(jìn)行編號(hào)和裝訂，確保檔案資料的完整性和規(guī)范性。（三）檔案保管檔案管理人員應(yīng)將整理好的采購合同檔案存放在安全、保密的場(chǎng)所，采取必要的防火、防潮、防蟲等措施，確保檔案資料的安全。（四）檔案查閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱采購合同檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。查閱檔案時(shí)應(yīng)遵守檔案管理制度，不得擅自復(fù)印、涂改、損毀檔案資料。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)采購合同的簽訂、履行、評(píng)審等情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查合同的合法性、合規(guī)性、風(fēng)險(xiǎn)防控措施的執(zhí)行情況等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立采購合同評(píng)審管理工作的考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)采購部門及相關(guān)部門在采購合同評(píng)審管理工作中的表現(xiàn)進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核評(píng)價(jià)指標(biāo)包括合