信訪檔案電子化管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司信訪檔案的規(guī)范化、科學(xué)化管理，提高信訪工作效率和質(zhì)量，更好地服務(wù)公司發(fā)展和員工群眾，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及所屬單位在處理信訪事項(xiàng)過(guò)程中形成的各類檔案資料的電子化管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：確保信訪檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確反映信訪事項(xiàng)的處理過(guò)程和結(jié)果。2.完整性原則：全面收集、整理信訪工作中產(chǎn)生的各種文件、資料，保證檔案的完整性。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密、個(gè)人隱私的信訪檔案妥善保管，防止信息泄露。4.便捷性原則：通過(guò)電子化管理，實(shí)現(xiàn)信訪檔案的快速檢索、查閱和利用，提高工作效率。二、信訪檔案電子化管理職責(zé)分工（一）信訪工作部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)信訪事項(xiàng)的受理、登記、交辦、督辦等工作，并及時(shí)將相關(guān)信息錄入電子化管理系統(tǒng)。2.對(duì)信訪檔案進(jìn)行初步整理，確保檔案資料的齊全、完整，按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行電子化轉(zhuǎn)換。3.定期對(duì)信訪檔案進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，并配合檔案管理部門做好檔案的審核、歸檔等工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定信訪檔案電子化管理的具體操作規(guī)程和標(biāo)準(zhǔn)，指導(dǎo)各部門做好檔案的電子化工作。2.負(fù)責(zé)對(duì)信訪檔案電子化數(shù)據(jù)進(jìn)行備份和存儲(chǔ)管理，確保數(shù)據(jù)的安全可靠。3.對(duì)信訪檔案電子化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和管理，保障系統(tǒng)的正常運(yùn)行。4.定期對(duì)信訪檔案進(jìn)行檢查和評(píng)估，對(duì)不符合要求的檔案提出整改意見(jiàn)，督促相關(guān)部門進(jìn)行完善。（三）信息技術(shù)部門職責(zé)1.提供信訪檔案電子化管理所需的技術(shù)支持和保障，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。2.根據(jù)業(yè)務(wù)需求，對(duì)電子化管理系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化和升級(jí)，提高系統(tǒng)的功能和性能。3.協(xié)助做好信訪檔案電子化數(shù)據(jù)的備份、恢復(fù)等工作，制定數(shù)據(jù)安全應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的數(shù)據(jù)安全事故。（四）其他部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門信訪檔案資料的收集、整理和移交工作，按照要求將檔案資料及時(shí)、準(zhǔn)確地錄入電子化管理系統(tǒng)。2.配合信訪工作部門和檔案管理部門做好信訪檔案的審核、歸檔等工作，確保本部門信訪檔案的質(zhì)量。三、信訪檔案電子化管理流程（一）檔案收集1.信訪工作部門在處理信訪事項(xiàng)過(guò)程中，應(yīng)及時(shí)收集與信訪事項(xiàng)相關(guān)的各種文件、資料，包括來(lái)信、來(lái)訪記錄、領(lǐng)導(dǎo)批示、處理意見(jiàn)、反饋情況等。2.對(duì)于通過(guò)電子郵件、傳真等方式接收的信訪材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行打印或保存電子文檔，并按照要求進(jìn)行編號(hào)和登記。3.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)信訪檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。（二）檔案整理1.信訪工作部門對(duì)收集到的信訪檔案資料進(jìn)行初步整理，按照信訪事項(xiàng)的類別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類，去除重復(fù)、無(wú)效的資料。2.對(duì)整理后的檔案資料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查詢和管理。編號(hào)規(guī)則可根據(jù)公司實(shí)際情況制定，一般應(yīng)包含年份、部門代碼、信訪事項(xiàng)序號(hào)等信息。3.將整理好的檔案資料按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行電子化轉(zhuǎn)換，確保電子文檔的清晰、完整、可讀。電子化轉(zhuǎn)換過(guò)程中，應(yīng)注意對(duì)檔案資料的原始內(nèi)容進(jìn)行保護(hù)，不得擅自修改或刪除。（三）檔案錄入1.信訪工作部門將整理好并電子化轉(zhuǎn)換后的信訪檔案資料錄入電子化管理系統(tǒng)。錄入內(nèi)容應(yīng)包括信訪事項(xiàng)的基本信息、處理過(guò)程、處理結(jié)果等，確保信息的準(zhǔn)確、完整。2.在錄入過(guò)程中，應(yīng)按照系統(tǒng)設(shè)定的字段和格式進(jìn)行填寫，不得隨意更改。對(duì)于重要的文件和資料，可同時(shí)上傳電子文檔的掃描件或復(fù)印件，以便查閱。3.錄入完成后，錄入人員應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保錄入信息的準(zhǔn)確性。核對(duì)無(wú)誤后，提交審核。（四）檔案審核1.檔案管理部門對(duì)錄入系統(tǒng)的信訪檔案進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性以及電子化轉(zhuǎn)換的質(zhì)量等。2.審核人員應(yīng)按照審核標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，對(duì)不符合要求的檔案及時(shí)反饋給信訪工作部門進(jìn)行補(bǔ)充或修改。3.審核通過(guò)的信訪檔案，由檔案管理部門進(jìn)行歸檔處理。（五）檔案歸檔1.審核通過(guò)的信訪檔案按照年度、類別等進(jìn)行分類歸檔，建立電子檔案庫(kù)。電子檔案庫(kù)應(yīng)按照一定的邏輯結(jié)構(gòu)進(jìn)行組織，便于查詢和管理。2.對(duì)歸檔后的信訪檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)妥善保管，防止數(shù)據(jù)丟失。備份方式可采用磁帶備份、光盤備份、硬盤陣列備份等多種方式，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。3.在歸檔過(guò)程中，應(yīng)建立檔案索引，記錄檔案的存放位置、編號(hào)、類別等信息，方便快速檢索和查閱。（六）檔案查詢與利用1.公司內(nèi)部人員因工作需要查詢信訪檔案的，應(yīng)填寫《信訪檔案查詢申請(qǐng)表》，注明查詢事由、查詢內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門根據(jù)審批后的查詢申請(qǐng)，在電子化管理系統(tǒng)中進(jìn)行查詢，并按照規(guī)定的權(quán)限提供相應(yīng)的檔案資料。查詢?nèi)藛T不得擅自復(fù)制、傳播或泄露檔案內(nèi)容。3.對(duì)于涉及公司機(jī)密、個(gè)人隱私等敏感信息的信訪檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制查詢范圍和使用權(quán)限。確因工作需要查閱的，須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（七）檔案銷毀1.信訪檔案的保管期限按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。保管期滿后，由檔案管理部門提出銷毀意見(jiàn)，填寫《信訪檔案銷毀申請(qǐng)表》，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的信訪檔案，應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行銷毀，如粉碎、焚燒等。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等信息。3.銷毀記錄應(yīng)妥善保存，以備查考。同時(shí)，應(yīng)在電子化管理系統(tǒng)中對(duì)已銷毀的檔案進(jìn)行標(biāo)注，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。四、信訪檔案電子化管理系統(tǒng)建設(shè)（一）系統(tǒng)功能需求1.檔案錄入功能：支持多種格式的檔案資料錄入，包括文本、圖片、音頻、視頻等，能夠自動(dòng)識(shí)別和提取關(guān)鍵信息，并按照預(yù)設(shè)的格式進(jìn)行存儲(chǔ)。2.檔案查詢功能：提供靈活多樣的查詢方式，如按關(guān)鍵詞查詢、按時(shí)間范圍查詢、按信訪事項(xiàng)類別查詢等，能夠快速定位所需檔案資料。3.檔案審核功能：對(duì)錄入的檔案資料進(jìn)行在線審核，審核人員可批注審核意見(jiàn)，反饋給錄入人員進(jìn)行修改。4.檔案歸檔功能：根據(jù)設(shè)定的歸檔規(guī)則，自動(dòng)將審核通過(guò)的檔案進(jìn)行分類歸檔，建立電子檔案庫(kù)，并生成相應(yīng)的索引。5.安全管理功能：設(shè)置不同的用戶角色和權(quán)限，確保檔案信息的安全性和保密性。對(duì)系統(tǒng)操作進(jìn)行日志記錄，便于審計(jì)和追蹤。6.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)功能：定期對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并提供數(shù)據(jù)恢復(fù)功能，以應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的數(shù)據(jù)丟失或損壞情況。（二）系統(tǒng)選型與建設(shè)1.根據(jù)公司實(shí)際需求和業(yè)務(wù)特點(diǎn)，選擇適合的信訪檔案電子化管理系統(tǒng)。在選型過(guò)程中，應(yīng)充分考慮系統(tǒng)的功能、性能、安全性、穩(wěn)定性以及售后服務(wù)等因素。2.與系統(tǒng)供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保系統(tǒng)建設(shè)和實(shí)施的順利進(jìn)行。3.由信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)系統(tǒng)的安裝、調(diào)試和配置工作，按照系統(tǒng)功能需求進(jìn)行定制化開(kāi)發(fā)，確保系統(tǒng)能夠滿足公司信訪檔案電子化管理的實(shí)際需要。4.在系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)組織相關(guān)部門人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其熟悉系統(tǒng)的操作流程和功能使用方法，為系統(tǒng)上線運(yùn)行做好準(zhǔn)備。（三）系統(tǒng)維護(hù)與升級(jí)1.信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)信訪檔案電子化管理系統(tǒng)的日常維護(hù)工作，定期檢查系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)，及時(shí)處理系統(tǒng)故障和問(wèn)題。2.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和管理需求的變化，及時(shí)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)和優(yōu)化，確保系統(tǒng)功能的先進(jìn)性和實(shí)用性。3.建立系統(tǒng)維護(hù)記錄，詳細(xì)記錄系統(tǒng)維護(hù)的時(shí)間、內(nèi)容、處理結(jié)果等信息，為系統(tǒng)的后續(xù)管理和優(yōu)化提供依據(jù)。五、信訪檔案電子化管理的安全與保密（一）安全管理1.建立健全信訪檔案電子化管理的安全管理制度，明確安全責(zé)任，加強(qiáng)安全防范措施。2.對(duì)電子化管理系統(tǒng)的服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備等硬件設(shè)施進(jìn)行定期維護(hù)和檢查，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。3.安裝防火墻、殺毒軟件等安全防護(hù)軟件，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒入侵。對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)過(guò)程中的安全性。4.制定數(shù)據(jù)備份策略，定期對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在異地安全的存儲(chǔ)介質(zhì)上。建立數(shù)據(jù)恢復(fù)演練機(jī)制，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)測(cè)試，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。（二）保密管理1.嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)信訪檔案中涉及公司機(jī)密、個(gè)人隱私等敏感信息進(jìn)行嚴(yán)格保密。2.對(duì)接觸信訪檔案的人員進(jìn)行保密教育，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.設(shè)置不同的用戶角色和權(quán)限，對(duì)信訪檔案的訪問(wèn)進(jìn)行嚴(yán)格控制。只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)相應(yīng)級(jí)別的檔案信息。4.在信訪檔案電子化管理系統(tǒng)中設(shè)置保密標(biāo)識(shí)，對(duì)敏感信息進(jìn)行特殊保護(hù)。嚴(yán)禁通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)等公共網(wǎng)絡(luò)傳輸涉密信訪檔案信息。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)信訪檔案電子化管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查檔案管理的規(guī)范性、準(zhǔn)確性、安全性等方面的情況。2.檔案管理部門定期對(duì)各部門信訪檔案電子化管理工作進(jìn)行