陜西檔案綜合管理辦法一、總則（一）目的與依據(jù)為了加強(qiáng)陜西檔案綜合管理，有效地保護(hù)和利用檔案，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供有力支持，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》以及國家相關(guān)檔案管理法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合陜西省實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于陜西省行政區(qū)域內(nèi)各級(jí)各類機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案綜合管理活動(dòng)。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則各單位應(yīng)建立健全檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)體制，明確檔案管理職責(zé)，確保檔案工作在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下分級(jí)有序進(jìn)行。2.完整準(zhǔn)確、安全保密原則檔案管理應(yīng)保證檔案的完整性、準(zhǔn)確性，維護(hù)檔案的安全，嚴(yán)格遵守保密制度，防止檔案的損毀、丟失和泄密。3.便于利用原則檔案管理工作應(yīng)充分考慮檔案利用需求，優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為單位各項(xiàng)工作和社會(huì)利用提供便利。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與人員（一）機(jī)構(gòu)設(shè)置1.各級(jí)各類單位應(yīng)根據(jù)工作需要設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，或指定內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)檔案管理工作。檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，確需調(diào)整的，應(yīng)報(bào)上級(jí)主管部門備案。2.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)配備必要的辦公場(chǎng)所和設(shè)施設(shè)備，滿足檔案管理工作的需要。（二）人員配備1.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)配備與檔案管理工作任務(wù)相適應(yīng)的檔案管理人員。檔案管理人員應(yīng)具備檔案專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉單位業(yè)務(wù)工作，遵紀(jì)守法，保守秘密。2.檔案管理人員應(yīng)定期參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案法律法規(guī)、檔案管理專業(yè)知識(shí)、信息技術(shù)應(yīng)用等。（三）職責(zé)分工1.檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人職責(zé)貫徹執(zhí)行國家和地方有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，組織制定本單位檔案管理制度和工作計(jì)劃，并組織實(shí)施。負(fù)責(zé)本單位檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、協(xié)調(diào)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，解決檔案工作中的重大問題。組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。負(fù)責(zé)向單位領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)主管部門報(bào)告檔案工作情況，接受監(jiān)督和指導(dǎo)。2.檔案管理人員職責(zé)負(fù)責(zé)收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)本單位的各類檔案，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作，編制檔案檢索工具，方便檔案查找利用。嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱、查閱制度，做好檔案利用登記工作，及時(shí)收回借出的檔案，確保檔案的安全。負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，將檔案信息錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理和共享。定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定做好檔案的銷毀工作，確保檔案的時(shí)效性和質(zhì)量。參與單位重大活動(dòng)和重要項(xiàng)目的文件材料收集、整理和歸檔工作，提供檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、照片、錄音、錄像等各種載體形式的材料，均應(yīng)納入檔案收集范圍。2.具體收集范圍參照國家和陜西省檔案行政管理部門制定的檔案收集范圍細(xì)則執(zhí)行，并結(jié)合本單位實(shí)際情況進(jìn)行補(bǔ)充和完善。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整地收集齊全。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備，載體形式符合檔案管理要求。3.電子文件的收集應(yīng)符合國家有關(guān)電子文件管理的規(guī)定，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。電子文件應(yīng)采用通用格式存儲(chǔ)，并與相應(yīng)的元數(shù)據(jù)一并收集。（三）整理原則與方法1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.檔案整理采用年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限的分類方法。年度分類以文件形成的自然年度為依據(jù)；機(jī)構(gòu)（問題）分類根據(jù)單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置或業(yè)務(wù)職能進(jìn)行分類；保管期限分類根據(jù)文件的保存價(jià)值分為永久、長期、短期三種。3.檔案整理應(yīng)按照以下步驟進(jìn)行：裝訂：對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行整理裝訂，去除金屬物，破損文件應(yīng)進(jìn)行修復(fù)。分類：按照分類方法對(duì)文件進(jìn)行分類。編號(hào)：為每份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)科學(xué)合理，便于識(shí)別和管理。編目：填寫檔案目錄，包括檔號(hào)、文號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項(xiàng)目，確保目錄信息準(zhǔn)確、完整。裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上填寫相關(guān)信息。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所與設(shè)施1.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等功能，確保檔案的安全保管。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備、檔案裝具等。溫濕度應(yīng)保持在規(guī)定的范圍內(nèi)，一般溫度為14℃24℃，相對(duì)濕度為45%60%。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）檔案裝具1.檔案裝具應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，選用堅(jiān)固耐用、便于管理的檔案柜、檔案架、檔案盒等。2.檔案盒應(yīng)采用統(tǒng)一規(guī)格，材質(zhì)應(yīng)符合檔案保護(hù)要求，能夠有效保護(hù)檔案。檔案盒應(yīng)標(biāo)注全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、起止件號(hào)等信息。3.檔案柜、檔案架應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找。檔案柜、檔案架應(yīng)編號(hào)，標(biāo)明存放檔案的類別和范圍。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期、短期三種。永久保管的檔案是指對(duì)本單位和國家具有長遠(yuǎn)查考利用價(jià)值的檔案；長期保管的檔案是指在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)本單位工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年；短期保管的檔案是指在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本單位工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年至15年。2.檔案保管期限的劃分應(yīng)根據(jù)國家和陜西省檔案行政管理部門的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本單位實(shí)際情況，由檔案管理機(jī)構(gòu)會(huì)同業(yè)務(wù)部門共同確定。3.檔案保管期限確定后，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定執(zhí)行，不得擅自更改。確需調(diào)整保管期限的，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批。（四）檔案的定期檢查與維護(hù)1.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查，對(duì)重點(diǎn)檔案和易損檔案應(yīng)增加檢查次數(shù)。檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、質(zhì)量等方面。2.檢查中發(fā)現(xiàn)檔案有破損、褪色、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)采取修復(fù)、復(fù)制等措施進(jìn)行處理，確保檔案的安全和完整。3.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的載體上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行維護(hù)，檢查電子檔案的可讀性和完整性。五、檔案的利用（一）利用范圍與方式1.本單位工作人員因工作需要，可以查閱、借閱本單位的檔案。查閱、借閱檔案應(yīng)填寫查閱、借閱登記表，注明查閱、借閱的目的、內(nèi)容、期限等信息，并經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.外單位因工作需要查閱本單位檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱目的、內(nèi)容等，并經(jīng)本單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。查閱重要檔案應(yīng)經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案利用方式包括查閱、借閱、復(fù)制等。查閱檔案應(yīng)在檔案管理機(jī)構(gòu)指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出；借閱檔案應(yīng)按照規(guī)定的期限歸還，不得轉(zhuǎn)借他人；復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。（二）利用登記與統(tǒng)計(jì)1.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用目的、查閱或借閱的檔案名稱和數(shù)量等。2.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，掌握檔案利用規(guī)律和趨勢(shì)，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案查閱人次、借閱人次、復(fù)制數(shù)量等。（三）檔案的保密與安全1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，對(duì)涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，不得泄露。2.利用檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的范圍和程序進(jìn)行，不得擅自擴(kuò)大利用范圍或更改利用目的。利用完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還，并檢查檔案的完整性和保密性。3.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案利用場(chǎng)所的安全管理，確保檔案利用過程中的安全。利用場(chǎng)所應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、防盜設(shè)備等。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織與標(biāo)準(zhǔn)1.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)成立檔案鑒定小組，由檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。2.檔案鑒定應(yīng)依據(jù)國家和陜西省檔案行政管理部門制定的檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位實(shí)際情況，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行全面評(píng)估。鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等方面。（二）鑒定程序1.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.鑒定小組對(duì)需要鑒定的檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案的保管期限是否已滿，是否仍有保存價(jià)值。3.鑒定小組對(duì)檔案的鑒定結(jié)果進(jìn)行討論，形成鑒定意見。鑒定意見應(yīng)明確檔案的存毀情況，并經(jīng)鑒定小組成員簽字確認(rèn)。4.檔案鑒定意見應(yīng)報(bào)單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)。（三）銷毀程序1.檔案銷毀應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行，確保檔案銷毀過程的安全和保密。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。2.檔案銷毀方式應(yīng)根據(jù)檔案的載體形式和數(shù)量選擇合適的方法，如焚燒、粉碎等。銷毀后的檔案應(yīng)在銷毀清冊(cè)上注明銷毀方式和時(shí)間。3.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)與規(guī)劃1.檔案信息化建設(shè)應(yīng)遵循國家有關(guān)信息化建設(shè)的法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，結(jié)合本單位檔案管理實(shí)際情況，制定科學(xué)合理的建設(shè)目標(biāo)和規(guī)劃。2.檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，為單位各項(xiàng)工作提供更加便捷的檔案信息支持。3.檔案信息化建設(shè)規(guī)劃應(yīng)包括檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、檔案安全保障體系建設(shè)等方面的內(nèi)容，并明確建設(shè)步驟和時(shí)間安排。（二）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)1.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)配備必要的信息化基礎(chǔ)設(shè)施，如計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等，滿足檔案信息化建設(shè)的需要。2.信息化基礎(chǔ)設(shè)施應(yīng)具備良好的性能和可靠性，能夠保證檔案信息系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)信息化基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行維護(hù)和更新，確保其正常運(yùn)行。（三）檔案信息資源建設(shè)1.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)按照檔案數(shù)字化的要求，對(duì)館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。數(shù)字化處理應(yīng)包括檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、目錄錄入等環(huán)節(jié)，確保數(shù)字化檔案信息的質(zhì)量。2.建立檔案數(shù)據(jù)庫，將數(shù)字化檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中存儲(chǔ)和管理。檔案數(shù)據(jù)庫應(yīng)具備完善的檢索功能，方便用戶快速查找所需檔案信息。3.加強(qiáng)檔案元數(shù)據(jù)管理，建立元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案元數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。元數(shù)據(jù)應(yīng)與數(shù)字化檔案信息一一對(duì)應(yīng)，為檔案信息的管理和利用提供支持。（四）檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)1.選擇適合本單位檔案管理需求的檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。2.檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)具備用戶權(quán)限管理、流程控制、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析、安全審計(jì)等功能，提高檔案管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化水平。3.加強(qiáng)檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)與單位其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和業(yè)務(wù)協(xié)同，為單位各項(xiàng)工作提供更加全面的信息支持。（五）檔案安全保障體系建設(shè)1.建立健全檔案信息安全保障體系，制定檔案信息安全管理制度和應(yīng)急預(yù)案，確保檔案信息的安全。2.加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取防火墻、入侵檢測(cè)、加密技術(shù)等措施，防止檔案信息被非法獲取、篡改和泄露。3.定期對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行安全評(píng)估和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全培訓(xùn)，提高安全意識(shí)和防范能力。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體與職責(zé)1.陜西省檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對(duì)全省檔案綜合管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，指導(dǎo)各級(jí)各類單位做好檔案管理工作。2.各級(jí)主管部門負(fù)責(zé)對(duì)本系統(tǒng)內(nèi)單位的檔案綜合管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，督促所屬單位落實(shí)檔案管理各項(xiàng)制度和要求。3.各單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本單位檔案綜合管理工作的內(nèi)部監(jiān)督檢查，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容與方式1.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配備、制度建設(shè)、檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等工作環(huán)節(jié)，以及檔案信息化建設(shè)情況等。2.監(jiān)督檢查方式包括定期檢查、不定期抽查、專項(xiàng)檢查等。