專業(yè)外包管理辦法第一章總則第一條為規(guī)范公司物業(yè)服務(wù)相關(guān)活動，保障公司合法權(quán)益及社會公共利益，防止違規(guī)服務(wù)行為的發(fā)生，提升資金使用效率，依據(jù)《中華人民共和國合同法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實際情況，特制定本辦法。第二條本辦法所稱專業(yè)外包，系指公司日常服務(wù)過程中實施的專業(yè)服務(wù)類項目外包（包括但不限于公共秩序服務(wù)、保潔服務(wù)、綠化養(yǎng)護服務(wù)、電梯維保服務(wù)、弱電系統(tǒng)維護服務(wù)、消防系統(tǒng)保養(yǎng)服務(wù)、給排水系統(tǒng)保養(yǎng)服務(wù)等專業(yè)外包項目）。第三條本辦法適用范圍:公司及各項目管理處。第二章組織機構(gòu)及職責(zé)第四條公司設(shè)立專業(yè)外包項目工作領(lǐng)導(dǎo)小組（以下簡稱“領(lǐng)導(dǎo)小組”），組長由總經(jīng)理擔(dān)任，副組長由副總經(jīng)理及副書記擔(dān)任，成員由辦公室、財務(wù)部、市場拓展部、物業(yè)管理部、項目管理處相關(guān)負責(zé)人構(gòu)成。領(lǐng)導(dǎo)小組設(shè)立不同類別的外包單位工作小組。領(lǐng)導(dǎo)小組職責(zé)如下：（一）負責(zé)制定公司各項專業(yè)外包工作的政策、規(guī)定；（二）負責(zé)確定專業(yè)外包招標方式、招標公告，審定招標文件；（三）選擇采取資料審核、現(xiàn)場考察、分項評分、逐級審核、評估會議等方式對專業(yè)外包單位進行評估；（四）審定年度內(nèi)部評標專業(yè)人員名單；（五）監(jiān)督和檢查各工作小組依照本辦法組織專業(yè)外包工作的情況；（六）負責(zé)批準選擇的合格專業(yè)外包的最終采購。第五條公司辦公室和財務(wù)部成立專業(yè)外包監(jiān)督工作小組,主要職責(zé)：（一）負責(zé)對專業(yè)外包單位的付款方式及合同約定支付價格進行財務(wù)審核監(jiān)控；（二）負責(zé)對專業(yè)外包招投標活動全過程進行監(jiān)督，定期或不定期抽查公司招標過程的合法性；（三）負責(zé)對專業(yè)外包單位服務(wù)質(zhì)量評估管理的監(jiān)督工作，并對監(jiān)督事項作出決定。第六條公司市場拓展部成立專業(yè)外包招標工作小組，主要職責(zé)：（一）負責(zé)專業(yè)外包單位的招標管理工作，及時掌握國家、地方相關(guān)法律、法規(guī)的有關(guān)規(guī)定；（二）組織對專業(yè)外包單位的招標及評標工作并處理招標工作中的解釋工作；（三）定期收集招標需求，組織招標信息的預(yù)審并起草招標文件；（四）負責(zé)招標項目合同的草擬、簽訂與履行；（五）負責(zé)招標項目有關(guān)材料的記錄與文檔管理。第七條公司物業(yè)管理部和項目管理處成立專業(yè)外包質(zhì)量監(jiān)控工作小組，主要職責(zé)：（一）負責(zé)對專業(yè)外包單位的消息收集、專業(yè)外包單位的考察及推薦；(二)負責(zé)專業(yè)外包單位服務(wù)質(zhì)量記錄的監(jiān)督、檢查、評價；（三）組織服務(wù)質(zhì)量數(shù)據(jù)分析及服務(wù)質(zhì)量改進措施的研究與實施工作；（四）負責(zé)服務(wù)質(zhì)量運作的監(jiān)督、檢查和控制，組織處理與服務(wù)質(zhì)量有關(guān)的投訴問題；（五）及時收集、整理有關(guān)提高服務(wù)質(zhì)量方面的建議和信息，并及時向領(lǐng)導(dǎo)小組匯報。第三章招標流程及辦法第八條業(yè)務(wù)外包招標工作應(yīng)根據(jù)招標項目的具體要求，采用公開招標、邀請招標、競爭性談判或詢價議標等方式。招標方式及相應(yīng)的資格要求由公司領(lǐng)導(dǎo)小組審定。第九條預(yù)算金額20萬元（不含20萬元）以下的各類專業(yè)外包，由公司采取直接委托的方式確定外包單位。第十條預(yù)算金額為二十萬元至五十萬元（含二十萬元）的各類專業(yè)外包項目，應(yīng)當(dāng)采用邀請招標或者競爭性談判方式實施。公司依據(jù)招標內(nèi)容及具體要求，確定招標控制價，并提交總公司內(nèi)部審批程序。經(jīng)總公司確認招標控制價后，公司向相關(guān)單位發(fā)出投標邀請。投標邀請單位數(shù)量應(yīng)當(dāng)不少于三家，且不得超過七家。對擬邀請的投標單位，應(yīng)當(dāng)重點考察其近期財務(wù)狀況、過往承接同類項目的管理能力、行業(yè)資質(zhì)等級、本地及行業(yè)內(nèi)的信譽狀況以及對招標項目的綜合履約能力。經(jīng)實地考察或暗訪調(diào)查后，對符合相關(guān)條件的單位，方可發(fā)出邀請招標。所有投標單位應(yīng)當(dāng)在投標截止之日起提交投標文件及相關(guān)材料，其主要內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括項目解決方案、實施計劃、資源配置及報價等。自投標截止之日起兩個工作日內(nèi)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)外包內(nèi)容組建評標委員會，評標委員會成員應(yīng)當(dāng)從專家組中產(chǎn)生，人數(shù)一般為五人及以上單數(shù)。專家組由總公司系統(tǒng)內(nèi)部具備招標法律法規(guī)知識和實踐經(jīng)驗、辦事公正、具有職業(yè)資格的專業(yè)人員組成，或從相關(guān)職能部門專家?guī)熘谐槿〈_定。評標全過程應(yīng)當(dāng)在總公司紀委及法務(wù)審計部的列席見證下進行，評分最高者確定為中標單位，投標評分標準詳見《專業(yè)外包單位投標評分細則》。第十一條預(yù)算金額為人民幣伍拾萬元整（含伍拾萬元）及以上的各類專業(yè)服務(wù)外包項目，應(yīng)依照《中華人民共和國政府采購法》及其相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定執(zhí)行，且應(yīng)當(dāng)通過公開招標方式確定供應(yīng)商。招標預(yù)算經(jīng)招標工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批后，應(yīng)提交至總公司辦理內(nèi)部簽報程序，并由總公司行政部報送區(qū)政府采購辦公室進行審核，以明確采購方式，即集中采購或分散采購。若確定采用集中采購方式，由區(qū)財政局政府采購中心負責(zé)組織實施招標程序；若確定采用分散采購方式，則由公司依照招標采購相關(guān)流程自行實施，具體實施流程如下：1.確定招標代理機構(gòu)（可由招標人自行組織）2.編制招標文件3.組織專家評審4.在公共資源交易平臺發(fā)布招標公告5.接收投標單位的報名申請6.開展資格預(yù)審工作7.獲取招標文件8.組織開標、評標活動9.向中標人發(fā)出中標通知書10.簽訂建設(shè)工程施工合同11.向財政部門進行備案登記第十二條選擇專業(yè)外包單位應(yīng)當(dāng)依照法定程序及授權(quán)范圍進行決策，同時綜合考量公司內(nèi)部及外部相關(guān)因素，對業(yè)務(wù)外包涉及的人工成本、營銷成本、業(yè)務(wù)收入及人力資源等關(guān)鍵指標進行測算與分析，合理確定外包價格，嚴格控制業(yè)務(wù)外包成本。應(yīng)當(dāng)建立健全回避制度與監(jiān)督問責(zé)機制，防止相關(guān)人員在外包單位選聘過程中發(fā)生貪污、賄賂及舞弊等違法行為。第四章后續(xù)管理第十三條對擬外包的各項工作事項，應(yīng)當(dāng)與承包單位簽訂書面合同。合同應(yīng)當(dāng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)關(guān)系、承包范圍、工作內(nèi)容、質(zhì)量標準、責(zé)任承擔(dān)及是否具有特殊要求等事項。第十四條承包合同中應(yīng)當(dāng)明確約定：當(dāng)外包單位未能履行合同約定的義務(wù)或服務(wù)質(zhì)量未達到合同約定的標準時，發(fā)包方有權(quán)依據(jù)本合同約定采取相應(yīng)的處罰措施，并有權(quán)在經(jīng)書面通知后仍未能糾正違約行為的情況下，單方解除合同。第十五條對各類外包業(yè)務(wù)必須按一定比例分期付款，款項必須在對外包業(yè)務(wù)服務(wù)質(zhì)量評定后支付。第十六條項目管理處應(yīng)當(dāng)全面掌握合同相關(guān)要求，定期更新外包單位基本信息，及時掌握其經(jīng)營狀況，必要時采取相應(yīng)措施確保其具備持續(xù)履行服務(wù)合同的能力，并將相關(guān)情況向公司物業(yè)管理部報備。第十七條項目管理處應(yīng)當(dāng)建立與外包單位的定期溝通協(xié)調(diào)機制，及時協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，并確保為外包單位提供合同約定的各項工作條件，依法依約協(xié)助其開展相關(guān)工作。第十八條項目管理處應(yīng)當(dāng)對外包單位的各項工作實施監(jiān)督與驗收，并應(yīng)按照合同約定要求外包單位相關(guān)人員提供其工作記錄（服務(wù)人員及項目負責(zé)人應(yīng)當(dāng)簽字確認），相關(guān)工作情況應(yīng)當(dāng)提交至公司物業(yè)管理部。第十九條項目管理機構(gòu)應(yīng)當(dāng)定期開展項目評估工作，于每月最后一日對全部委托項目進行評估，并填寫并提交《專項服務(wù)單位服務(wù)質(zhì)量月度評定表》。針對評估過程中發(fā)現(xiàn)的重大或普遍存在的問題，應(yīng)當(dāng)以書面形式通知受托單位，提出整改意見并明確整改期限。對于未在規(guī)定期限內(nèi)完成整改的，應(yīng)當(dāng)按照合同約定的處理方式予以處理，同時應(yīng)當(dāng)采取必要措施保障項目實施的連續(xù)性與合規(guī)性。上報公司物業(yè)管理部。第二十條公司物業(yè)管理部應(yīng)組織相關(guān)外包服務(wù)提供方的負責(zé)人召開季度聯(lián)席會議，就日常服務(wù)工作中涉及的服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)態(tài)度、專業(yè)服務(wù)水平及合同履行情況等事項進行深入溝通與協(xié)調(diào)。第二十一條公司物業(yè)管理部及項目管理處應(yīng)組織進行年度外包服務(wù)單位綜合評估。評估內(nèi)容應(yīng)涵蓋服務(wù)單位的工作績效、專業(yè)能力、服務(wù)成果及合同履行情況等項內(nèi)容，填寫《專項服務(wù)單位服務(wù)質(zhì)量年度綜合評定表》，并提出是否繼續(xù)確認其作為合格外包單位的建議，提交公司領(lǐng)導(dǎo)小組審議批準。第五章評估標準及應(yīng)用第二十二條月度評估系對業(yè)務(wù)外包供應(yīng)商的實時評價，評估記錄由項目負責(zé)人以書面形式填寫并提交，作為公司對外包單位進行年度評估的參考依據(jù)，由其自行妥善保管，并報送公司物業(yè)管理部備案。評估結(jié)果系外包單位服務(wù)質(zhì)量評定的重要參考依據(jù)。第二十三條年度綜合評估系對業(yè)務(wù)外包供應(yīng)商實施系統(tǒng)性評估，其評估意見將作為公司決定是否繼續(xù)與供應(yīng)商合作的重要參考依據(jù)。公司應(yīng)基于月度績效評價意見，對業(yè)務(wù)外包供應(yīng)商實施等級評定管理，其綜合評分等級分為A、B、C、D、E五級。A級：外包費用全額結(jié)算并優(yōu)先續(xù)簽合同；B級：外包費用全額結(jié)算；C級：扣除當(dāng)年費用1%-2%；D級:扣除當(dāng)年費用3%-5%；E級:扣除當(dāng)年費用6%-8%，2年以內(nèi)不得參與公司相關(guān)專業(yè)外包項目。第二十四條如發(fā)生重大安全責(zé)任事故（包括重大治安責(zé)任事件）或重大設(shè)備事故的，應(yīng)當(dāng)扣除當(dāng)月全部費用，并解除專業(yè)外包合同，同時將相關(guān)情況納入公司誠信檔案；在后續(xù)項目資格預(yù)審環(huán)節(jié)中，該承包方將喪失競標資格。第二十五條年度評估是總結(jié)經(jīng)驗的重要手段。各專業(yè)外包單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)年度綜合評價結(jié)果，及時制定并切實落實改進措施，同時糾正存在的問題。第二十六條公司物業(yè)管理部應(yīng)當(dāng)于每年度對參與評估的全部外包單位按照年度綜合評估得分進行排序，并將排序結(jié)果提交公司領(lǐng)導(dǎo)小組審核，作為下一年度專業(yè)外包單位服務(wù)質(zhì)量的評選依據(jù)。第六章附則第二十七條本辦法所規(guī)定的評估標準及適用規(guī)則，應(yīng)當(dāng)作為與專業(yè)外包單位簽訂的全部相關(guān)法律協(xié)議及文件的附件內(nèi)容，與協(xié)議正文具有同等法律效力。如相關(guān)法律法規(guī)與本辦法規(guī)定存在沖突，以法律法規(guī)為準。第二十八條本辦法未作規(guī)定的，適用法律法規(guī)或上級文件的相關(guān)規(guī)定；本辦法與法律法規(guī)或上級文件規(guī)定存在沖突時，以法律法規(guī)或上級文件的規(guī)定為準。第二十九條本辦法由上海山湖秀物業(yè)管理有限公司制定，并依法享有解釋權(quán)，自頒布之日起生效。附表:專業(yè)外包單位投標評分細則說明如下：本項目價格分采用最低價法進行評審，經(jīng)符合性審查合格且投標報價最低的投標文件確定為評標基準價，其價格分計為滿分，即40分；其他投標人的價格分按照與基準價的偏離程度進行扣分。按照下列公式計算：???????投標報價得分=（評標基準價/投標報價）×40%×100，小數(shù)點后保留兩位專業(yè)外包單位投標評分表投標人名稱：評委簽名：評標日期：年月日專業(yè)外包單位投標評分匯總表注：綜合得分=（評委一打分+評委二打分+評委三打分+評委四打分+評委五打分）÷5根據(jù)上述綜合得分排名，按照《招標書》的規(guī)定，中標人為評標日期：年月日專項服務(wù)單位服務(wù)質(zhì)量月度評定表月份：編號：備注：專項服務(wù)評定客觀事實，作為評定服務(wù)質(zhì)量的重要依據(jù)。專項服務(wù)單位服務(wù)質(zhì)量年度綜合評定表專項服務(wù)單位名稱：評估期間：年月日至年月日評估部門：評估標準：第一至四項A級-5分B級-4分C級-3分D級-2分E級-1分第五項A級-6分B級-5分C級-4分D級-3分E級-2