高校檔案用品管理辦法一、引言親愛的同事們，高校檔案作為學(xué)校發(fā)展歷程和各項(xiàng)工作的重要記錄，具有不可替代的價(jià)值。而檔案用品作為承載和保護(hù)檔案的關(guān)鍵要素，其管理的好壞直接影響檔案的質(zhì)量與壽命。在過去二十年的工作中，我深刻體會(huì)到規(guī)范檔案用品管理對(duì)于高校檔案工作的重要性。今天，我們制定這份《高校檔案用品管理辦法》，旨在確保檔案用品的合理使用、妥善保管，從而更好地服務(wù)于學(xué)校的檔案事業(yè)，希望大家認(rèn)真遵守并積極配合。二、適用范圍本辦法適用于我校各部門、學(xué)院、直屬單位等涉及檔案用品采購、使用、保管等相關(guān)活動(dòng)。無論是教學(xué)檔案、科研檔案，還是行政檔案等各類檔案所使用的用品，均在此管理辦法覆蓋范圍內(nèi)。三、檔案用品分類1.裝訂類用品：如檔案裝訂線、裝訂夾、裝訂機(jī)及配套耗材等，用于將零散的檔案資料整理成冊(cè)，確保檔案的完整性與有序性。2.存儲(chǔ)類用品：包括檔案盒、檔案袋、文件夾、文件柜等，為檔案提供安全、適宜的存放空間，保護(hù)檔案不受外界環(huán)境因素的損害。3.書寫與標(biāo)記類用品：像鋼筆、中性筆、記號(hào)筆、標(biāo)簽紙等，用于在檔案上進(jìn)行書寫、標(biāo)注，使檔案信息更加清晰明確。4.防護(hù)類用品：例如干燥劑、防蟲劑、防霉劑等，有助于維持檔案存儲(chǔ)環(huán)境的良好狀態(tài)，防止檔案受到潮濕、蟲害、霉變等侵害。四、采購管理1.采購計(jì)劃制定各部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際檔案工作需求，在每年年末制定下一年度的檔案用品采購計(jì)劃。計(jì)劃需詳細(xì)列出所需檔案用品的種類、規(guī)格、數(shù)量等信息。例如，教學(xué)部門可能因?qū)W生畢業(yè)材料歸檔需求，需要大量檔案袋和裝訂用品；科研部門則可能因科研項(xiàng)目檔案整理，對(duì)文件夾和標(biāo)簽紙有特定需求。各部門將采購計(jì)劃提交至學(xué)校檔案管理中心匯總。檔案管理中心結(jié)合學(xué)校整體檔案工作規(guī)劃以及各部門需求情況，進(jìn)行綜合審核與調(diào)整，形成學(xué)校年度檔案用品采購總計(jì)劃。2.供應(yīng)商選擇我們鼓勵(lì)通過公開招標(biāo)、競(jìng)爭性談判等規(guī)范的采購方式選擇具有良好信譽(yù)和質(zhì)量保障的供應(yīng)商。在選擇供應(yīng)商時(shí)，要充分考察其產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。比如，可以查看供應(yīng)商過往為其他高校提供檔案用品的案例，了解其產(chǎn)品在實(shí)際使用中的表現(xiàn)。建立供應(yīng)商評(píng)估與考核機(jī)制，定期對(duì)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨及時(shí)性、服務(wù)水平等進(jìn)行評(píng)價(jià)。對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，在后續(xù)采購中可優(yōu)先考慮；對(duì)于存在質(zhì)量問題或服務(wù)不佳的供應(yīng)商，及時(shí)終止合作。3.采購流程檔案管理中心依據(jù)審批通過的采購計(jì)劃，按照學(xué)校采購相關(guān)規(guī)定，與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同。合同中要明確檔案用品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、售后服務(wù)等條款。供應(yīng)商按照合同約定按時(shí)將檔案用品送達(dá)指定地點(diǎn)。學(xué)校安排專人負(fù)責(zé)驗(yàn)收工作，對(duì)照采購合同和相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案用品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進(jìn)行仔細(xì)檢查。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)與供應(yīng)商溝通解決，確保采購的檔案用品符合要求。五、質(zhì)量要求1.符合國家標(biāo)準(zhǔn)：所有采購的檔案用品必須符合國家相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)規(guī)范。例如，檔案盒的制作材料應(yīng)具備一定的強(qiáng)度和耐久性，能夠有效保護(hù)檔案；書寫用筆的墨水應(yīng)具有良好的耐水性和耐光性，確保書寫內(nèi)容長期保存不褪色。2.環(huán)保與安全：優(yōu)先選擇環(huán)保、無毒、無害的檔案用品，避免對(duì)檔案和人體健康造成潛在危害。特別是防護(hù)類用品，要確保其成分安全，不會(huì)對(duì)檔案產(chǎn)生腐蝕或其他不良影響。3.質(zhì)量檢驗(yàn)：檔案管理中心應(yīng)定期對(duì)庫存檔案用品進(jìn)行質(zhì)量抽檢，對(duì)于新采購的檔案用品，在驗(yàn)收時(shí)要嚴(yán)格把關(guān)。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量不合格的產(chǎn)品，應(yīng)立即停止使用，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，如退貨、換貨或要求供應(yīng)商整改等。六、使用管理1.領(lǐng)用制度各部門根據(jù)實(shí)際工作需要，填寫檔案用品領(lǐng)用申請(qǐng)表，注明領(lǐng)用檔案用品的種類、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字審核后，到檔案管理中心辦理領(lǐng)用手續(xù)。檔案管理中心建立領(lǐng)用登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄各部門領(lǐng)用檔案用品的情況，包括領(lǐng)用時(shí)間、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人、領(lǐng)用物品明細(xì)等，以便進(jìn)行統(tǒng)計(jì)與查詢。2.規(guī)范使用希望大家在使用檔案用品時(shí)，嚴(yán)格按照正確的方法和操作規(guī)程進(jìn)行。比如，在使用裝訂機(jī)時(shí)，要按照說明書的要求進(jìn)行操作，避免因操作不當(dāng)導(dǎo)致裝訂質(zhì)量問題或設(shè)備損壞。對(duì)于書寫與標(biāo)記類用品，要根據(jù)檔案的性質(zhì)和保存要求選擇合適的筆和標(biāo)記工具。一般情況下，應(yīng)使用耐久性較好的墨水筆進(jìn)行書寫，避免使用鉛筆、圓珠筆等易褪色或易涂改的書寫工具。3.節(jié)約使用我們倡導(dǎo)節(jié)約使用檔案用品，避免浪費(fèi)。各部門在使用過程中要合理規(guī)劃，根據(jù)實(shí)際檔案數(shù)量和規(guī)格選擇合適的檔案盒、檔案袋等用品，避免大材小用。例如，對(duì)于少量的零散文件，可以選擇較小規(guī)格的文件夾進(jìn)行整理，而不是一味使用大尺寸的檔案盒。對(duì)于可重復(fù)使用的檔案用品，如文件夾、文件柜等，要妥善保管，定期維護(hù)，延長其使用壽命。當(dāng)部門人員變動(dòng)或工作調(diào)整時(shí)，相關(guān)檔案用品應(yīng)及時(shí)交接，避免重復(fù)購置。七、保管管理1.存儲(chǔ)環(huán)境要求檔案用品應(yīng)存放在專門的庫房或存儲(chǔ)空間內(nèi)，庫房要保持清潔、干燥、通風(fēng)良好。溫度應(yīng)控制在1424℃之間，相對(duì)濕度保持在45%60%之間?？梢园惭b溫濕度監(jiān)測(cè)設(shè)備，實(shí)時(shí)掌握庫房環(huán)境狀況，并根據(jù)監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)及時(shí)采取調(diào)節(jié)措施。庫房要做好防火、防潮、防蟲、防霉、防盜等工作。配備必要的消防器材，設(shè)置防火分隔；地面采取防潮處理，避免檔案用品受潮；定期投放防蟲劑、防霉劑，防止蟲害和霉變；安裝防盜門窗和監(jiān)控設(shè)備，確保檔案用品的安全。2.存放方式檔案用品應(yīng)分類存放，便于查找和管理。例如，裝訂類用品、存儲(chǔ)類用品、書寫與標(biāo)記類用品、防護(hù)類用品等應(yīng)分別放置在不同的區(qū)域或貨架上，并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌。對(duì)于檔案盒、檔案袋等體積較大的存儲(chǔ)類用品，可以采用堆疊或貨架存放的方式，但要注意堆疊高度不宜過高，以免壓壞底層的用品；對(duì)于小件的書寫與標(biāo)記類用品，可以使用收納盒進(jìn)行整理存放，避免丟失。3.定期盤點(diǎn)檔案管理中心應(yīng)定期對(duì)庫存檔案用品進(jìn)行盤點(diǎn)，一般每季度盤點(diǎn)一次。盤點(diǎn)時(shí)要對(duì)檔案用品的種類、數(shù)量、規(guī)格等進(jìn)行詳細(xì)核對(duì)，確保賬物相符。在盤點(diǎn)過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案用品有損壞、變質(zhì)、過期等情況，要及時(shí)進(jìn)行記錄和處理。對(duì)于損壞無法使用的用品，要進(jìn)行報(bào)廢登記；對(duì)于變質(zhì)、過期的防護(hù)類用品，要按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行妥善處置，避免對(duì)環(huán)境造成污染。八、報(bào)廢管理1.報(bào)廢鑒定當(dāng)檔案用品出現(xiàn)損壞無法修復(fù)、老化失去使用價(jià)值、超過保質(zhì)期等情況時(shí)，由檔案管理中心組織相關(guān)人員進(jìn)行報(bào)廢鑒定。鑒定人員要根據(jù)檔案用品的實(shí)際狀況，綜合考慮其使用年限、損壞程度、是否符合當(dāng)前工作需求等因素，確定是否予以報(bào)廢。2.報(bào)廢申請(qǐng)與審批經(jīng)鑒定確需報(bào)廢的檔案用品，由檔案管理中心填寫報(bào)廢申請(qǐng)表，注明報(bào)廢檔案用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、購置時(shí)間、報(bào)廢原因等信息，提交學(xué)校相關(guān)部門審批。審批通過后，方可進(jìn)行報(bào)廢處理。3.報(bào)廢處理對(duì)于報(bào)廢的檔案用品，要按照環(huán)保和學(xué)校相關(guān)規(guī)定進(jìn)行妥善處理。對(duì)于可回收利用的材料，如金屬裝訂夾、塑料文件夾等，可以聯(lián)系廢品回收公司進(jìn)行回收；對(duì)于不可回收的廢棄物，如過期的防蟲劑、干燥劑等，要按照危險(xiǎn)廢棄物處理要求，交由專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行處置，確保不對(duì)環(huán)境造成污染。九、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督學(xué)校建立檔案用品管理監(jiān)督機(jī)制，檔案管理中心定期對(duì)各部門檔案用品的采購、使用、保管等情況進(jìn)行檢查。檢查內(nèi)容包括采購計(jì)劃執(zhí)行情況、領(lǐng)用登記記錄、使用規(guī)范程度、存儲(chǔ)環(huán)境狀況等。對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)向相關(guān)部門反饋，并提出整改建議。各部門應(yīng)積極配合整改，確保檔案用品管理工作規(guī)范有序進(jìn)行。2.外部監(jiān)督鼓勵(lì)廣大師生對(duì)檔案用品管理工作進(jìn)行監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)有違規(guī)采購、