公司印章外借管理辦法總則目的為規(guī)范公司印章外借管理，防范印章外借使用過程中的風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司的合法權(quán)益，確保公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的正常開展，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和公司實(shí)際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司各類印章的外借管理，包括但不限于公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人印章等具有法律效力的印章。管理原則1.嚴(yán)格審批原則：印章外借必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，未經(jīng)批準(zhǔn)不得外借。2.風(fēng)險(xiǎn)可控原則：在印章外借過程中，要采取有效的風(fēng)險(xiǎn)防控措施，確保印章使用安全。3.責(zé)任明確原則：明確印章外借過程中各相關(guān)人員的責(zé)任，做到責(zé)任到人。印章外借的申請(qǐng)申請(qǐng)條件因公司業(yè)務(wù)需要，在公司辦公場所之外使用印章，且無法在公司內(nèi)部完成蓋章手續(xù)的，可以申請(qǐng)印章外借。以下情況一般可作為申請(qǐng)外借的依據(jù)：1.參與重要項(xiàng)目投標(biāo)，需在投標(biāo)現(xiàn)場即時(shí)蓋章確認(rèn)相關(guān)文件。2.與外地客戶簽訂緊急合同，且客戶要求當(dāng)場蓋章生效。3.辦理政府部門要求的緊急事務(wù)，且必須在規(guī)定時(shí)間和地點(diǎn)完成蓋章手續(xù)。申請(qǐng)流程1.填寫申請(qǐng)表：申請(qǐng)人需填寫《印章外借申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明外借印章的名稱、用途、外借時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間、使用地點(diǎn)等信息，并注明外借印章可能涉及的業(yè)務(wù)事項(xiàng)及相關(guān)背景。2.部門負(fù)責(zé)人審核：申請(qǐng)人所在部門負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核外借的必要性、合理性以及申請(qǐng)信息的真實(shí)性。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)結(jié)合業(yè)務(wù)實(shí)際情況，判斷是否確需外借印章，并在申請(qǐng)表上簽署審核意見。3.法務(wù)部門審核：申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過后，提交法務(wù)部門進(jìn)行審核。法務(wù)部門主要審核外借印章可能涉及的法律風(fēng)險(xiǎn)，如合同條款的合法性、印章使用的合規(guī)性等。法務(wù)部門應(yīng)根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定，對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行全面審查，并在申請(qǐng)表上簽署審核意見。4.公司領(lǐng)導(dǎo)審批：經(jīng)法務(wù)部門審核通過后，申請(qǐng)表提交公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)申請(qǐng)事項(xiàng)的重要程度和風(fēng)險(xiǎn)水平，綜合考慮各方面因素，決定是否批準(zhǔn)印章外借。公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，在申請(qǐng)表上簽署批準(zhǔn)意見。申請(qǐng)材料要求申請(qǐng)人在提交《印章外借申請(qǐng)表》時(shí)，應(yīng)同時(shí)提供與外借印章使用相關(guān)的材料，如合同草案、業(yè)務(wù)文件、項(xiàng)目資料等，以便審核人員全面了解外借印章的用途和風(fēng)險(xiǎn)。印章外借的審批審批權(quán)限1.一般業(yè)務(wù)事項(xiàng)的印章外借，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.重大業(yè)務(wù)事項(xiàng)的印章外借，需經(jīng)公司總經(jīng)理或董事長審批。重大業(yè)務(wù)事項(xiàng)是指涉及金額較大、對(duì)公司經(jīng)營發(fā)展有重要影響的業(yè)務(wù)活動(dòng)，如重大投資項(xiàng)目、重大合同簽訂等。審批要點(diǎn)1.必要性審查：審核外借印章是否確屬必要，是否可以通過其他方式（如掃描件蓋章、郵寄文件等）完成業(yè)務(wù)操作。2.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估：評(píng)估外借印章可能帶來的風(fēng)險(xiǎn)，如印章被盜用、濫用的風(fēng)險(xiǎn)，以及可能對(duì)公司造成的經(jīng)濟(jì)損失和法律責(zé)任。3.使用范圍和期限審查：審查外借印章的使用范圍是否明確、合理，外借時(shí)間是否符合業(yè)務(wù)實(shí)際需要，避免印章外借時(shí)間過長或使用范圍不明確導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)。審批結(jié)果通知審批部門應(yīng)在收到申請(qǐng)后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審批，并將審批結(jié)果通知申請(qǐng)人。如審批通過，申請(qǐng)人應(yīng)按照審批意見辦理印章外借手續(xù)；如審批未通過，審批部門應(yīng)向申請(qǐng)人說明原因。印章外借的交接交接手續(xù)1.印章保管人員確認(rèn)：印章保管人員在接到經(jīng)批準(zhǔn)的《印章外借申請(qǐng)表》后，應(yīng)對(duì)申請(qǐng)表上的審批信息進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無誤后，準(zhǔn)備外借印章。2.辦理交接登記：申請(qǐng)人與印章保管人員在公司指定地點(diǎn)辦理印章交接手續(xù)。雙方應(yīng)在《印章外借登記臺(tái)賬》上詳細(xì)記錄印章外借的相關(guān)信息，包括印章名稱、外借時(shí)間、歸還時(shí)間、申請(qǐng)人姓名、審批人姓名等，并由雙方簽字確認(rèn)。3.印章封存：為確保印章在運(yùn)輸和使用過程中的安全，印章保管人員應(yīng)將外借印章進(jìn)行封存，并在封條上注明印章名稱、外借時(shí)間、封存人姓名等信息。申請(qǐng)人在接收印章時(shí)，應(yīng)檢查封條是否完好無損。交接要求1.當(dāng)面交接：印章交接必須在雙方當(dāng)面進(jìn)行，確保交接過程的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。2.明確責(zé)任：交接完成后，申請(qǐng)人對(duì)外借印章的安全和使用負(fù)責(zé)，承擔(dān)因印章外借期間發(fā)生的一切風(fēng)險(xiǎn)和責(zé)任。印章外借的使用使用要求1.專人負(fù)責(zé)：外借印章必須由申請(qǐng)人本人或申請(qǐng)人指定的專人負(fù)責(zé)保管和使用，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。2.嚴(yán)格按照審批用途使用：申請(qǐng)人應(yīng)嚴(yán)格按照《印章外借申請(qǐng)表》上批準(zhǔn)的用途使用印章，不得擅自擴(kuò)大使用范圍。如因業(yè)務(wù)需要確需變更使用用途的，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。3.規(guī)范使用印章：在使用印章時(shí)，應(yīng)確保印章清晰、完整，符合公司印章使用規(guī)范。不得在空白文件上加蓋印章，如確需在空白文件上加蓋印章的，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)特別批準(zhǔn)，并在文件上注明用途和有效期限。4.做好使用記錄：申請(qǐng)人應(yīng)在外借印章使用過程中，做好使用記錄，詳細(xì)記錄印章使用的時(shí)間、地點(diǎn)、文件名稱、文件內(nèi)容、使用人等信息。使用記錄應(yīng)妥善保存，以備公司核查。監(jiān)督管理1.申請(qǐng)人定期匯報(bào)：申請(qǐng)人在外借印章期間，應(yīng)定期向公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門匯報(bào)印章使用情況，包括使用進(jìn)度、遇到的問題等。匯報(bào)方式可以采用書面報(bào)告或口頭匯報(bào)的形式。2.公司不定期檢查：公司相關(guān)部門有權(quán)對(duì)外借印章的使用情況進(jìn)行不定期檢查，申請(qǐng)人應(yīng)積極配合檢查工作，提供相關(guān)使用記錄和文件資料。如發(fā)現(xiàn)申請(qǐng)人存在違規(guī)使用印章的情況，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。印章外借的歸還歸還時(shí)間申請(qǐng)人應(yīng)按照《印章外借申請(qǐng)表》上注明的預(yù)計(jì)歸還時(shí)間及時(shí)歸還印章。如因特殊情況需要延長外借時(shí)間的，應(yīng)提前向公司領(lǐng)導(dǎo)申請(qǐng)延期，并說明原因，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長外借時(shí)間。歸還手續(xù)1.印章檢查：申請(qǐng)人歸還印章時(shí)，印章保管人員應(yīng)對(duì)印章進(jìn)行檢查，確認(rèn)印章是否完好無損、封條是否完整。如發(fā)現(xiàn)印章有損壞或異常情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)。2.辦理歸還登記：雙方在《印章外借登記臺(tái)賬》上記錄印章歸還時(shí)間，并由雙方簽字確認(rèn)。3.使用記錄和文件資料移交：申請(qǐng)人應(yīng)將外借印章期間的使用記錄和相關(guān)文件資料一并移交給印章保管人員，以便公司進(jìn)行存檔和管理。責(zé)任追究違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自外借印章的。2.未按照審批用途使用印章的。3.在空白文件上加蓋印章且未經(jīng)特別批準(zhǔn)的。4.外借印章未妥善保管，導(dǎo)致印章丟失、被盜用的。5.未按時(shí)歸還印章且未辦理延期手續(xù)的。6.拒絕配合公司檢查或提供虛假使用記錄和文件資料的。責(zé)任承擔(dān)對(duì)于違反本辦法規(guī)定的人員，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)