出口企業(yè)交易管理辦法一、引言親愛的各位同事，在當今全球化的經(jīng)濟環(huán)境下，我們公司作為出口企業(yè)，面臨著廣闊的市場機遇，但同時也伴隨著復雜多變的交易風險。為了確保公司出口業(yè)務的穩(wěn)健發(fā)展，保障公司的合法權益，我們制定了這份《出口企業(yè)交易管理辦法》。希望大家認真學習并遵守，共同維護公司良好的運營秩序，實現(xiàn)我們的共同目標。二、適用范圍本辦法適用于公司所有涉及出口業(yè)務的交易活動，包括但不限于與國外客戶簽訂的銷售合同、訂單處理、貨物交付、貨款結算等環(huán)節(jié)。無論是直接面向終端客戶，還是通過經(jīng)銷商、代理商等渠道進行的出口交易，均應遵循本辦法的相關規(guī)定。三、交易前管理（一）客戶開發(fā)與評估1.市場調(diào)研我們鼓勵大家積極關注國際市場動態(tài)，深入了解目標市場的政治、經(jīng)濟、文化、法律法規(guī)等情況。通過參加行業(yè)展會、研討會，查閱專業(yè)報告、新聞資訊等多種途徑，收集市場信息，為客戶開發(fā)提供有力支持。2.客戶信息收集在與潛在客戶接觸初期，業(yè)務人員應盡可能全面地收集客戶信息，包括但不限于客戶的公司名稱、注冊地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、經(jīng)營規(guī)模、市場聲譽、財務狀況等。希望大家認真對待這一環(huán)節(jié)，詳細準確的客戶信息是我們后續(xù)評估和決策的重要依據(jù)。3.客戶評估由業(yè)務部門牽頭，聯(lián)合財務、法務等相關部門，對潛在客戶進行綜合評估。評估內(nèi)容主要包括客戶的信用狀況、經(jīng)營能力、財務實力、合作意愿等方面。我們將建立客戶評估檔案，記錄評估過程和結果。對于評估結果不理想的客戶，需謹慎考慮是否與其開展業(yè)務合作。（二）合同條款談判1.談判準備業(yè)務人員在與客戶進行合同條款談判前，應充分了解公司的業(yè)務政策、產(chǎn)品特點、市場行情等情況，同時熟悉國際通行的貿(mào)易規(guī)則和相關法律法規(guī)。準備好談判所需的各種資料，如產(chǎn)品目錄、價格表、樣品等。希望大家做好充分準備，以專業(yè)的態(tài)度應對談判。2.主要條款談判合同條款應明確雙方的權利和義務，重點關注以下幾個方面：產(chǎn)品條款：明確產(chǎn)品的規(guī)格、型號、質量標準、包裝要求等內(nèi)容，確保雙方對產(chǎn)品的理解一致。價格條款：確定合理的價格，同時明確價格的構成、計價貨幣、價格調(diào)整條件等。交貨條款：約定交貨時間、交貨地點、運輸方式等，確保貨物能夠按時、安全送達客戶手中。付款條款：根據(jù)客戶的信用狀況和市場慣例，選擇合適的付款方式，如信用證、電匯、托收等，并明確付款期限、付款條件等。違約責任條款：明確雙方在合同履行過程中如出現(xiàn)違約行為應承擔的責任，以保障公司的合法權益。在談判過程中，業(yè)務人員應保持靈活的策略，既要爭取有利的合同條款，又要考慮客戶的接受程度，以達成雙方都能接受的協(xié)議。（三）合同審核與簽訂1.合同審核談判達成初步協(xié)議后，業(yè)務人員應將合同草案提交給財務、法務等相關部門進行審核。財務部門主要審核合同的財務條款，如付款方式、稅務處理等；法務部門主要審核合同的法律條款，確保合同符合法律法規(guī)的要求，不存在法律風險。相關部門應在規(guī)定的時間內(nèi)完成審核，并提出審核意見。業(yè)務人員應根據(jù)審核意見與客戶進行溝通協(xié)商，對合同草案進行修改完善。2.合同簽訂經(jīng)審核無誤的合同，應由公司授權代表與客戶正式簽訂。簽訂合同前，應再次確認合同條款的準確性和完整性。簽訂合同后，業(yè)務人員應及時將合同副本分發(fā)給相關部門，以便各部門做好合同履行的準備工作。四、交易執(zhí)行管理（一）訂單處理1.訂單接收與確認業(yè)務人員收到客戶訂單后，應及時對訂單內(nèi)容進行審核，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間等。如訂單內(nèi)容與合同約定一致，應及時向客戶發(fā)出訂單確認函；如訂單內(nèi)容存在差異，應及時與客戶溝通協(xié)商，達成一致后再發(fā)出訂單確認函。2.生產(chǎn)安排訂單確認后，業(yè)務人員應及時將訂單信息傳遞給生產(chǎn)部門。生產(chǎn)部門應根據(jù)訂單要求，合理安排生產(chǎn)計劃，確保按時完成生產(chǎn)任務。在生產(chǎn)過程中，如遇到原材料供應不足、設備故障等問題，可能影響交貨時間，生產(chǎn)部門應及時通知業(yè)務部門，由業(yè)務部門與客戶溝通協(xié)商解決方案。（二）貨物交付1.包裝與標識生產(chǎn)完成后，貨物應按照合同約定的包裝要求進行包裝，并在外包裝上做好標識，包括產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、目的地等信息。包裝應牢固、防潮、防震，確保貨物在運輸過程中不受損壞。2.運輸安排業(yè)務人員應根據(jù)合同約定的運輸方式，選擇合適的運輸公司，并與其簽訂運輸合同。在安排運輸時，應充分考慮貨物的性質、運輸距離、運輸時間等因素，確保貨物能夠安全、及時送達目的地。同時，應要求運輸公司提供貨物運輸保險，以降低運輸風險。3.報關與報檢貨物出口前，應按照國家相關法律法規(guī)的要求，辦理報關和報檢手續(xù)。業(yè)務人員應及時準備好報關和報檢所需的各種資料，如合同、發(fā)票、裝箱單、提單等，并委托專業(yè)的報關行和報檢機構辦理相關手續(xù)。在辦理報關和報檢過程中，應密切關注審批進度，確保貨物能夠順利通關。（三）貨款結算1.信用證結算如采用信用證付款方式，業(yè)務人員應在收到客戶開來的信用證后，及時將信用證副本提交給財務部門。財務部門應認真審核信用證條款，確保信用證條款與合同約定一致，不存在軟條款等風險。如發(fā)現(xiàn)信用證存在問題，應及時通知業(yè)務人員與客戶溝通修改。在貨物發(fā)運后，業(yè)務人員應按照信用證要求，及時準備好全套單據(jù)，提交給銀行進行議付。財務部門應密切關注信用證的收匯情況，確保貨款按時到賬。2.電匯結算如采用電匯付款方式，業(yè)務人員應在合同中明確付款期限和付款條件。在貨物發(fā)運前，應要求客戶按照合同約定支付預付款；在貨物到達目的地后，應及時通知客戶支付尾款。財務部門應及時查詢貨款到賬情況，確保貨款安全。3.托收結算如采用托收付款方式，業(yè)務人員應在貨物發(fā)運后，及時將全套單據(jù)提交給銀行，并委托銀行向客戶收取貨款。在托收過程中，業(yè)務人員應密切關注銀行的托收進度，及時與客戶溝通，督促客戶付款。財務部門應做好貨款的跟蹤和催收工作，確保貨款能夠按時收回。五、交易風險管理（一）信用風險1.信用監(jiān)控我們應建立客戶信用動態(tài)監(jiān)控機制，定期對客戶的信用狀況進行評估和更新。業(yè)務人員應及時關注客戶的經(jīng)營狀況、財務狀況、付款記錄等信息，如發(fā)現(xiàn)客戶信用狀況出現(xiàn)異常變化，應及時向公司報告。2.風險應對對于信用狀況惡化的客戶，我們應采取相應的風險應對措施，如調(diào)整付款方式、減少訂單量、要求客戶提供擔保等。如客戶出現(xiàn)逾期付款等違約行為，應及時啟動催收程序，通過電話、郵件、函件等方式向客戶催收貨款。如催收無果，應考慮通過法律途徑解決。（二）市場風險1.市場監(jiān)測我們鼓勵大家密切關注國際市場動態(tài)，及時了解市場供求關系、價格波動、匯率變化等情況。通過建立市場監(jiān)測機制，收集和分析市場信息，為公司的業(yè)務決策提供參考依據(jù)。2.風險應對針對市場風險，我們應采取靈活的經(jīng)營策略，如優(yōu)化產(chǎn)品結構、調(diào)整價格策略、開展套期保值業(yè)務等，以降低市場風險對公司業(yè)務的影響。同時，應加強與客戶的溝通與合作，共同應對市場變化。（三）法律風險1.法律培訓公司應定期組織員工進行法律知識培訓，提高員工的法律意識和風險防范能力。培訓內(nèi)容主要包括國際商法、貿(mào)易法規(guī)、知識產(chǎn)權保護等方面的知識。2.風險應對在業(yè)務開展過程中，如遇到法律問題，應及時咨詢公司的法務部門或外部法律顧問。法務部門應積極參與合同審核、糾紛處理等工作，為公司的業(yè)務活動提供法律支持和保障。同時，應加強對公司知識產(chǎn)權的保護，防止侵權行為的發(fā)生。六、交易后管理（一）客戶反饋與滿意度調(diào)查1.客戶反饋收集貨物交付后，業(yè)務人員應及時與客戶溝通，了解客戶對產(chǎn)品質量、交貨時間、服務質量等方面的反饋意見。鼓勵客戶提出寶貴的建議和意見，以便我們不斷改進和提高服務水平。2.滿意度調(diào)查我們將定期開展客戶滿意度調(diào)查，通過問卷調(diào)查、電話訪談等方式，了解客戶對公司整體業(yè)務表現(xiàn)的滿意度。對客戶滿意度調(diào)查結果進行分析和總結，針對存在的問題制定改進措施，并跟蹤改進效果。（二）售后服務1.質量問題處理如客戶反饋產(chǎn)品存在質量問題，業(yè)務人員應及時將問題反饋給生產(chǎn)部門和質量控制部門。生產(chǎn)部門和質量控制部門應迅速組織人員對問題進行調(diào)查和分析，確定問題原因，并提出解決方案。業(yè)務人員應及時與客戶溝通解決方案，積極協(xié)助客戶解決質量問題，確?？蛻魸M意。2.技術支持對于一些技術含量較高的產(chǎn)品，我們應向客戶提供必要的技術支持和培訓，幫助客戶正確使用和維護產(chǎn)品。同時，應建立售后服務熱線或在線客服平臺，及時解答客戶在使用產(chǎn)品過程中遇到的問題。（三）交易檔案管理1.檔案建立每一筆出口交易完成后，業(yè)務人員應及時建立交易檔案，將與該筆交易相關的各種資料，如合同、訂單、發(fā)票、裝箱單、提單、報關單、報檢單、往來郵件等進行整理和歸檔。檔案應按照交易時間順序進行編號和分類，以便查詢和管理。2.檔案保管公司應設立專門的檔案保管場所，配備必要的檔案保管設備，確保交易檔案的安全和完整。檔案保管期限應按照國家相關法律法規(guī)和公司的規(guī)定執(zhí)行，一般情況下，交易檔案應保存至少[X]年。七、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計公司內(nèi)部審計部門應定期對出口業(yè)務交易管理情況進行審計，檢查各項管理制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改建議，并跟蹤整改效果。內(nèi)部審計應涵蓋交易前、交易執(zhí)行和交易后等各個環(huán)