公務(wù)卡pos管理辦法總則目的與依據(jù)為加強財務(wù)管理，規(guī)范公務(wù)卡POS機的使用與管理，提高公務(wù)支出透明度，根據(jù)國家有關(guān)財經(jīng)法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標準，結(jié)合本單位實際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于本單位內(nèi)部所有涉及公務(wù)卡POS機使用的部門及人員。定義解釋1.公務(wù)卡：是指本單位工作人員持有的，主要用于日常公務(wù)支出和財務(wù)報銷業(yè)務(wù)的信用卡。2.公務(wù)卡POS機：是指安裝在本單位指定場所，用于受理公務(wù)卡消費交易的專用設(shè)備。管理職責財務(wù)部門職責1.負責公務(wù)卡POS機的申請、安裝、變更與注銷等相關(guān)手續(xù)的辦理。2.制定并完善公務(wù)卡POS機的管理制度和操作流程。3.對公務(wù)卡POS機的使用情況進行監(jiān)督和檢查，確保交易的合規(guī)性。4.負責與銀行等相關(guān)機構(gòu)的溝通協(xié)調(diào)，及時處理POS機使用過程中出現(xiàn)的問題。5.定期對公務(wù)卡POS機的交易數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計、分析和歸檔，為財務(wù)管理提供依據(jù)。使用部門職責1.嚴格按照本辦法及相關(guān)規(guī)定使用公務(wù)卡POS機，確保交易的真實性和合法性。2.負責本部門公務(wù)卡POS機的日常維護和保管，保證設(shè)備的正常運行。3.及時向財務(wù)部門反饋POS機使用過程中出現(xiàn)的異常情況。持卡人職責1.遵守本單位公務(wù)卡使用的相關(guān)規(guī)定，正確使用公務(wù)卡進行公務(wù)消費。2.妥善保管個人公務(wù)卡及密碼，不得轉(zhuǎn)借他人使用。3.及時辦理公務(wù)消費的報銷手續(xù)，確保還款及時。申請與安裝申請條件本單位因公務(wù)活動需要，且具備安全、穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和固定的辦公場所，可申請安裝公務(wù)卡POS機。申請流程1.使用部門向財務(wù)部門提出書面申請，說明申請安裝POS機的原因、使用地點等信息。2.財務(wù)部門對申請進行審核，審核內(nèi)容包括使用部門的業(yè)務(wù)需求、場所條件等。3.審核通過后，財務(wù)部門與合作銀行聯(lián)系，提交相關(guān)資料，辦理POS機安裝手續(xù)。安裝要求1.合作銀行應在規(guī)定時間內(nèi)完成POS機的安裝和調(diào)試工作，確保設(shè)備正常運行。2.POS機應安裝在安全、干燥、通風良好的場所，避免陽光直射和潮濕環(huán)境。3.安裝完成后，合作銀行應向使用部門和財務(wù)部門提供操作手冊和培訓服務(wù)。使用管理交易范圍公務(wù)卡POS機僅用于本單位工作人員的公務(wù)消費，包括辦公用品采購、會議費、差旅費等符合財務(wù)報銷規(guī)定的支出。嚴禁使用公務(wù)卡POS機進行個人消費或其他非公務(wù)用途的交易。操作規(guī)范1.持卡人在進行公務(wù)消費時，應將公務(wù)卡插入或貼近POS機，按照提示輸入密碼完成交易。2.交易完成后，POS機應打印出交易憑證，持卡人應仔細核對交易金額、商戶名稱等信息，并在憑證上簽字確認。3.如交易過程中出現(xiàn)異常情況，如交易失敗、重復扣款等，持卡人應及時與商戶和財務(wù)部門聯(lián)系，妥善處理。限額管理為確保資金安全，對公務(wù)卡POS機的單筆交易金額和每日累計交易金額進行限制。具體限額標準由財務(wù)部門根據(jù)本單位實際情況和財務(wù)管理要求確定，并報上級主管部門備案。報銷管理1.持卡人應在公務(wù)消費后及時辦理報銷手續(xù)，將交易憑證和相關(guān)發(fā)票一并提交給財務(wù)部門審核。2.財務(wù)部門對報銷憑證進行審核，審核內(nèi)容包括交易的真實性、合法性、合規(guī)性等。審核通過后，按照財務(wù)報銷流程進行報銷處理。3.如發(fā)現(xiàn)報銷憑證存在問題，財務(wù)部門有權(quán)要求持卡人補充或更換憑證，直至符合報銷要求。安全管理密碼管理1.公務(wù)卡POS機的操作密碼應嚴格保密，不得泄露給他人。使用部門應指定專人負責保管密碼，并定期更換。2.持卡人的公務(wù)卡密碼應妥善保管，不得將密碼告知他人或?qū)懺谌菀妆话l(fā)現(xiàn)的地方。如密碼遺忘或泄露，持卡人應及時聯(lián)系發(fā)卡銀行進行重置。數(shù)據(jù)安全1.合作銀行應采取有效的技術(shù)措施，保障公務(wù)卡POS機交易數(shù)據(jù)的安全。交易數(shù)據(jù)應進行加密處理，防止數(shù)據(jù)泄露和篡改。2.財務(wù)部門和使用部門應定期對POS機交易數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應妥善保管，防止丟失和損壞。設(shè)備安全1.使用部門應加強對公務(wù)卡POS機的日常維護和保管，定期檢查設(shè)備的運行情況，確保設(shè)備正常運行。2.如發(fā)現(xiàn)POS機出現(xiàn)故障或損壞，使用部門應及時通知合作銀行進行維修或更換。在維修或更換期間，應采取臨時措施保障公務(wù)消費的正常進行。監(jiān)督檢查內(nèi)部審計財務(wù)部門應定期對公務(wù)卡POS機的使用情況進行內(nèi)部審計，審計內(nèi)容包括交易記錄、報銷憑證、設(shè)備管理等。審計結(jié)果應及時反饋給使用部門和相關(guān)人員，并提出整改意見。外部監(jiān)督本單位應接受上級主管部門和財政、審計等部門的監(jiān)督檢查。如發(fā)現(xiàn)存在違規(guī)使用公務(wù)卡POS機的行為，應按照相關(guān)法律法規(guī)和本單位規(guī)定進行處理。違規(guī)處理1.對于違反本辦法規(guī)定使用公務(wù)卡POS機的部門和人員，財務(wù)部門應責令其限期整改。2.對于情節(jié)嚴重的違規(guī)行為，將視情況給予相應的紀律處分，并追究相關(guān)人員的責任。3.如因違規(guī)使用導致單位資金損失的，應依法追究相關(guān)人員的賠償責任。變更與注銷變更情形如因使用部門調(diào)整、辦公場所搬遷等原因需要變更公務(wù)卡POS機的使用信息，使用部門應及時向財務(wù)部門提出書面申請。財務(wù)部門審核通過后，與合作銀行聯(lián)系辦理變更手續(xù)。注銷情形1.因業(yè)務(wù)調(diào)整、設(shè)備老化等原因不再需要使用公務(wù)卡POS機時，使用部門應向財務(wù)部門提出注銷申請。2.財務(wù)部門對申請進行審核，審核通過后，與合作銀行聯(lián)系辦理注銷手續(xù)。3.注銷前，使用部門應確保POS機內(nèi)的交易數(shù)據(jù)已全部上傳，設(shè)備已妥善保管。檔案管理檔案內(nèi)容公務(wù)卡POS機的相關(guān)檔案包括申請資料、安裝協(xié)議、操作手冊、交易記錄、報銷憑證等。保管要求1.財務(wù)部門應指定專人負責公務(wù)卡POS機檔案的保管工作，建立檔案管理制度。2.檔案應按照時間