工會采購管理辦法細則總則目的為了規(guī)范工會采購行為，加強工會采購管理，提高工會經(jīng)費使用效益，保證采購質(zhì)量，維護工會會員的合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國政府采購法》《中華全國總工會關(guān)于加強基層工會經(jīng)費收支管理的通知》等相關(guān)法律法規(guī)和規(guī)定，結(jié)合本工會實際情況，制定本細則。適用范圍本細則適用于本工會組織開展的所有采購活動，包括貨物采購、服務(wù)采購和工程采購等。采購原則工會采購應(yīng)當遵循公開透明、公平競爭、公正和誠實信用的原則，嚴格按照規(guī)定的采購方式和程序進行，確保采購活動的合法性、合規(guī)性和有效性。管理職責(zé)1.工會委員會：負責(zé)審議批準工會年度采購計劃和重大采購項目，監(jiān)督采購活動的實施，確保采購活動符合工會的整體利益和相關(guān)規(guī)定。2.工會財務(wù)部門：負責(zé)工會采購資金的管理和核算，審核采購預(yù)算和采購合同，監(jiān)督采購資金的支付和使用情況。3.工會采購部門：負責(zé)組織實施工會采購活動，包括制定采購計劃、選擇采購方式、發(fā)布采購信息、組織開標評標、簽訂采購合同、驗收采購貨物或服務(wù)等工作。4.工會審計部門：負責(zé)對工會采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購活動的合法性、合規(guī)性和效益性，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。采購計劃管理采購計劃的編制1.工會采購部門應(yīng)當根據(jù)工會工作的實際需要和經(jīng)費預(yù)算情況，在每年年初編制年度采購計劃。年度采購計劃應(yīng)當包括采購項目名稱、采購內(nèi)容、采購預(yù)算、采購時間、采購方式等內(nèi)容。2.各部門根據(jù)工作需求向工會采購部門提出采購申請，采購申請應(yīng)當明確采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)算等信息，并經(jīng)部門負責(zé)人簽字確認。3.工會采購部門對各部門提出的采購申請進行匯總和審核，結(jié)合工會經(jīng)費預(yù)算情況，編制年度采購計劃草案。年度采購計劃草案應(yīng)當征求工會各部門和會員代表的意見，并報工會委員會審議批準。采購計劃的調(diào)整1.年度采購計劃一經(jīng)批準，原則上不得隨意調(diào)整。如因工作需要確需調(diào)整采購計劃的，應(yīng)當由采購部門提出調(diào)整申請，說明調(diào)整的原因、內(nèi)容和金額，經(jīng)工會財務(wù)部門審核，報工會委員會批準后方可調(diào)整。2.對于因緊急情況需要臨時增加采購項目的，應(yīng)當由采購部門提出申請，經(jīng)工會主席批準后實施，并在事后及時補辦相關(guān)手續(xù)。采購方式及程序采購方式1.公開招標：采購金額達到一定標準（具體標準按照國家和地方有關(guān)規(guī)定執(zhí)行）的采購項目，應(yīng)當采用公開招標方式進行采購。公開招標應(yīng)當按照國家有關(guān)規(guī)定發(fā)布招標公告，邀請不特定的供應(yīng)商參加投標。2.邀請招標：符合下列情形之一的采購項目，可以采用邀請招標方式進行采購：具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購的；采用公開招標方式的費用占政府采購項目總價值的比例過大的。邀請招標應(yīng)當向三家以上具備承擔(dān)招標項目能力、資信良好的特定供應(yīng)商發(fā)出投標邀請書。3.競爭性談判：符合下列情形之一的采購項目，可以采用競爭性談判方式進行采購：招標后沒有供應(yīng)商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的；技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的；采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計算出價格總額的。競爭性談判應(yīng)當成立談判小組，與符合資格條件的供應(yīng)商就采購貨物、工程和服務(wù)事宜進行談判，供應(yīng)商按照談判文件的要求提交響應(yīng)文件和最后報價，采購人從談判小組提出的成交候選人中確定成交供應(yīng)商。4.單一來源采購：符合下列情形之一的采購項目，可以采用單一來源方式進行采購：只能從唯一供應(yīng)商處采購的；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。單一來源采購應(yīng)當與供應(yīng)商進行協(xié)商談判，確定采購價格和合同條款。5.詢價：采購的貨物規(guī)格、標準統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目，可以采用詢價方式進行采購。詢價應(yīng)當向三家以上供應(yīng)商發(fā)出詢價單，對供應(yīng)商提供的報價進行比較，確定成交供應(yīng)商。采購程序1.采購申請：各部門根據(jù)工作需要提出采購申請，填寫《工會采購申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人簽字確認后報工會采購部門。2.采購審批：工會采購部門對采購申請進行審核，根據(jù)采購金額和采購方式的不同，按照規(guī)定的審批權(quán)限進行審批。采購金額較大的采購項目，應(yīng)當報工會委員會審議批準。3.采購信息發(fā)布：采用公開招標、邀請招標等方式進行采購的，應(yīng)當按照規(guī)定在指定的媒體上發(fā)布采購信息，包括招標公告、投標邀請書、采購文件等。4.供應(yīng)商資格審查：對參與投標或報價的供應(yīng)商進行資格審查，確保供應(yīng)商具備相應(yīng)的資質(zhì)和能力。資格審查內(nèi)容包括供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、資質(zhì)證書、業(yè)績情況等。5.開標評標：按照規(guī)定的時間和地點組織開標評標活動，開標應(yīng)當公開進行，評標應(yīng)當按照招標文件規(guī)定的評標標準和方法進行，確定中標供應(yīng)商。6.采購合同簽訂：采購部門與中標供應(yīng)商簽訂采購合同，采購合同應(yīng)當明確采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、質(zhì)量標準、交貨時間、交貨地點、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。采購合同應(yīng)當經(jīng)工會財務(wù)部門審核，報工會主席簽字批準后生效。7.采購驗收：采購貨物或服務(wù)到達后，采購部門應(yīng)當組織相關(guān)人員按照采購合同的要求進行驗收。驗收內(nèi)容包括貨物的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、型號等，驗收合格后出具驗收報告。對于大型采購項目，應(yīng)當邀請專業(yè)機構(gòu)進行驗收。8.采購付款：采購部門根據(jù)驗收報告和采購合同的約定，填寫《工會采購付款申請表》，經(jīng)工會財務(wù)部門審核，報工會主席簽字批準后，辦理付款手續(xù)。采購合同管理合同簽訂1.采購合同應(yīng)當采用書面形式，由采購部門與供應(yīng)商簽訂。采購合同應(yīng)當明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、質(zhì)量標準、交貨時間、交貨地點、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。2.采購合同簽訂前，采購部門應(yīng)當對合同條款進行認真審核，確保合同條款符合法律法規(guī)和工會的相關(guān)規(guī)定。對于涉及金額較大、技術(shù)復(fù)雜的采購合同，應(yīng)當聘請專業(yè)律師進行審核。3.采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)當將合同副本送工會財務(wù)部門和審計部門備案。合同履行1.采購部門和供應(yīng)商應(yīng)當按照采購合同的約定履行各自的義務(wù)。采購部門應(yīng)當及時組織驗收，供應(yīng)商應(yīng)當按照合同約定的時間、地點和質(zhì)量標準交付貨物或提供服務(wù)。2.在合同履行過程中，如發(fā)生變更或解除合同的情況，應(yīng)當經(jīng)雙方協(xié)商一致，并簽訂書面協(xié)議。變更或解除合同的協(xié)議應(yīng)當報工會財務(wù)部門和審計部門備案。3.如供應(yīng)商未能按照合同約定履行義務(wù)，采購部門應(yīng)當及時采取措施，要求供應(yīng)商承擔(dān)違約責(zé)任。對于情節(jié)嚴重的，應(yīng)當解除合同，并依法追究供應(yīng)商的法律責(zé)任。合同檔案管理1.采購部門應(yīng)當建立采購合同檔案，對采購合同的簽訂、履行、變更、解除等情況進行記錄和管理。采購合同檔案應(yīng)當包括合同文本、補充協(xié)議、驗收報告、付款憑證等相關(guān)資料。2.采購合同檔案應(yīng)當按照規(guī)定的期限進行保存，保存期限一般為合同履行完畢后至少五年。采購資金管理采購預(yù)算管理1.工會財務(wù)部門應(yīng)當根據(jù)年度采購計劃，編制采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)當包括采購項目的名稱、預(yù)算金額、資金來源等內(nèi)容。2.采購預(yù)算應(yīng)當經(jīng)工會委員會審議批準后執(zhí)行。在采購過程中，應(yīng)當嚴格按照預(yù)算控制采購金額，不得超預(yù)算采購。采購資金支付1.采購資金應(yīng)當按照采購合同的約定進行支付。采購部門應(yīng)當在采購貨物或服務(wù)驗收合格后，及時填寫《工會采購付款申請表》，并附相關(guān)的采購合同、驗收報告、發(fā)票等資料，經(jīng)工會財務(wù)部門審核，報工會主席簽字批準后，辦理付款手續(xù)。2.對于采用分期付款方式支付采購資金的，應(yīng)當按照合同約定的付款節(jié)點進行支付。在支付每一期款項前，應(yīng)當對供應(yīng)商的履約情況進行審核，確保供應(yīng)商按照合同約定履行了義務(wù)。3.工會財務(wù)部門應(yīng)當加強對采購資金支付的管理，嚴格審核付款憑證的真實性、合法性和完整性，防止出現(xiàn)虛假發(fā)票、重復(fù)付款等問題。采購資金監(jiān)督1.工會審計部門應(yīng)當定期對采購資金的使用情況進行審計監(jiān)督，檢查采購資金的支付是否符合規(guī)定的程序和標準，是否存在挪用、截留、浪費等問題。2.對于審計中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)當及時提出整改意見，要求相關(guān)部門進行整改。對于情節(jié)嚴重的，應(yīng)當依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。采購監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督1.工會審計部門應(yīng)當定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購活動的合法性、合規(guī)性和效益性。審計內(nèi)容包括采購計劃的編制、采購方式的選擇、采購程序的執(zhí)行、采購合同的簽訂和履行、采購資金的使用等方面。2.工會財務(wù)部門應(yīng)當加強對采購資金的管理和監(jiān)督，審核采購預(yù)算和采購合同，監(jiān)督采購資金的支付和使用情況。3.采購部門應(yīng)當建立內(nèi)部監(jiān)督機制，加強對采購人員的管理和監(jiān)督，防止出現(xiàn)違規(guī)行為。外部監(jiān)督1.接受上級工會和財政、審計等部門的監(jiān)督檢查，如實提供有關(guān)采購活動的資料和情況。2.鼓勵工會會員對采購活動進行監(jiān)督，設(shè)立舉報電話和郵箱，接受會員的舉報和投訴。對于會員的舉報和投訴，應(yīng)當及時