管理辦法公文標(biāo)準(zhǔn)格式一、引言親愛(ài)的同事們，在公司的日常運(yùn)營(yíng)中，公文是我們溝通、決策和記錄的重要工具。一份格式標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)容規(guī)范的公文，能夠提高信息傳遞的效率，展現(xiàn)公司的專業(yè)形象。為了使大家在撰寫(xiě)公文時(shí)能夠有章可循，我們制定了這份管理辦法公文標(biāo)準(zhǔn)格式，希望大家能夠認(rèn)真學(xué)習(xí)并遵守，讓我們的公文處理工作更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。二、適用范圍本標(biāo)準(zhǔn)格式適用于公司內(nèi)部各部門(mén)之間、公司與外部單位之間的各類公文，包括但不限于通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函等。希望大家在撰寫(xiě)這些公文時(shí)，都能按照本標(biāo)準(zhǔn)格式進(jìn)行操作。三、公文用紙及排版要求（一）用紙規(guī)格我們鼓勵(lì)大家使用A4型紙（210mm×297mm）作為公文用紙。這種規(guī)格的紙張?jiān)谵k公中較為常見(jiàn)，方便打印、復(fù)印和存檔。（二）頁(yè)邊距設(shè)置上頁(yè)邊距為37mm，下頁(yè)邊距為35mm，左頁(yè)邊距為28mm，右頁(yè)邊距為26mm。這樣的頁(yè)邊距設(shè)置能夠保證公文內(nèi)容在頁(yè)面上分布合理，既有足夠的空間展示文字，又不會(huì)顯得過(guò)于擁擠。（三）字體和字號(hào)1.標(biāo)題：一般使用二號(hào)宋體加粗，標(biāo)題要簡(jiǎn)潔明了，能夠準(zhǔn)確概括公文的主要內(nèi)容。例如，“關(guān)于召開(kāi)年度工作總結(jié)會(huì)議的通知”，讓讀者一眼就能知道公文的核心信息。2.正文：使用三號(hào)仿宋體。正文是公文的核心部分，要條理清晰、邏輯連貫。我們希望大家在撰寫(xiě)正文時(shí)，盡量使用通俗易懂的語(yǔ)言，避免使用過(guò)于生僻或復(fù)雜的詞匯。3.落款：包括發(fā)文單位和發(fā)文日期。發(fā)文單位使用三號(hào)仿宋體，發(fā)文日期使用阿拉伯?dāng)?shù)字，使用三號(hào)仿宋體。（四）行距正文一般采用28磅固定行距。這樣的行距設(shè)置能夠使公文內(nèi)容清晰易讀，避免文字過(guò)于緊湊而影響閱讀體驗(yàn)。四、公文格式各要素編排規(guī)則（一）版頭1.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，使用小標(biāo)宋體字，顏色為紅色，以醒目、莊重。例如，“[公司全稱]文件”。2.發(fā)文字號(hào)編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置，居中排布。發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號(hào)組成。年份、發(fā)文順序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)“〔〕”括入；發(fā)文順序號(hào)不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號(hào)”字。例如，“[公司代字]〔2024〕1號(hào)”。發(fā)文字號(hào)是公文的重要標(biāo)識(shí)，能夠方便我們對(duì)公文進(jìn)行分類、查詢和管理。希望大家在編寫(xiě)發(fā)文字號(hào)時(shí)，嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行操作，確保其準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.簽發(fā)人上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。由“簽發(fā)人”三字加全角冒號(hào)和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字，編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置?！昂灠l(fā)人”三字用三號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人姓名用三號(hào)楷體字。（二）主體1.標(biāo)題一般用二號(hào)宋體加粗，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，長(zhǎng)短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。例如，“關(guān)于加強(qiáng)公司內(nèi)部財(cái)務(wù)管理的報(bào)告”，如果標(biāo)題較長(zhǎng)，可以分兩行排列，使標(biāo)題更加美觀。2.主送機(jī)關(guān)編排于標(biāo)題下空一行位置，居左頂格，回行時(shí)仍頂格，最后一個(gè)機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。主送機(jī)關(guān)是公文的主要受理機(jī)關(guān)，要準(zhǔn)確填寫(xiě)其全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。例如，“各部門(mén)”“各分公司”等。3.正文公文的主體，用來(lái)表述公文的內(nèi)容。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。我們鼓勵(lì)大家在撰寫(xiě)正文時(shí)，按照一定的邏輯順序進(jìn)行組織，例如按照事情的發(fā)展順序、重要程度等，使正文更加有條理。4.附件說(shuō)明如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱。如有多個(gè)附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號(hào)（如“附件：1.××××”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件名稱較長(zhǎng)需回行時(shí)，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對(duì)齊。附件是公文的重要補(bǔ)充材料，要確保附件內(nèi)容與公文正文相關(guān)，并且標(biāo)注清晰。5.發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期和印章發(fā)文機(jī)關(guān)署名應(yīng)當(dāng)用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。成文日期一般右空四字編排，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，并與署名機(jī)關(guān)相符。有特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報(bào)可以不加蓋印章。6.附注如有附注，居左空二字加圓括號(hào)編排在成文日期下一行。附注一般用于說(shuō)明公文的印發(fā)范圍、傳達(dá)對(duì)象等需要說(shuō)明的事項(xiàng)。（三）版記1.抄送機(jī)關(guān)如有抄送機(jī)關(guān)，一般用四號(hào)仿宋體字，在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排?！俺汀倍趾蠹尤敲疤?hào)和抄送機(jī)關(guān)名稱，回行時(shí)與冒號(hào)后的第一個(gè)字對(duì)齊，最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)句號(hào)。抄送機(jī)關(guān)是除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)。2.印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期一般用四號(hào)仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。五、公文的排版與印制要求（一）排版排版時(shí)要注意文字的對(duì)齊方式，一般正文采用兩端對(duì)齊的方式，使文字在頁(yè)面上分布更加均勻。同時(shí)，要注意段落之間的間距，一般段落之間空一行，使公文更加清晰易讀。（二）印制公文應(yīng)當(dāng)雙面印刷，頁(yè)碼套正，兩面誤差不超過(guò)2mm。黑色油墨應(yīng)當(dāng)達(dá)到色譜所標(biāo)BL100%，紅色油墨應(yīng)當(dāng)達(dá)到色譜所標(biāo)Y80%、M80%。印品著墨要均勻，字面不花、不白、無(wú)斷劃。印刷公文要保證質(zhì)量，使公文的內(nèi)容清晰、完整地呈現(xiàn)出來(lái)。（三）裝訂公文應(yīng)當(dāng)左側(cè)裝訂，不掉頁(yè)，兩頁(yè)頁(yè)碼之間誤差不超過(guò)4mm，裁切后的成品尺寸允許誤差±2mm，四角成90°，無(wú)毛茬或缺損。裝訂要牢固，確保公文在使用過(guò)程中不會(huì)散落。六、公文的辦理與歸檔（一）辦理公文辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔。收文辦理主要程序包括簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦、答復(fù)等；發(fā)文辦理主要程序包括復(fù)核、登記、印制、核發(fā)等。希望大家在辦理公文時(shí)，嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作，確保公文的處理及時(shí)、準(zhǔn)確。（二）歸檔公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和其他有關(guān)規(guī)定，及時(shí)整理（立卷）、歸檔。個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。歸檔的公文要按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，例如按照時(shí)間、文種、主題等，方便日后的查詢和利用。七、監(jiān)督與檢查公司將定期對(duì)各部門(mén)的公文處理工作進(jìn)行監(jiān)督與檢查，檢查內(nèi)容包括公文的格式是否符合標(biāo)準(zhǔn)、辦理程序是否規(guī)范